文書管理とは
文書管理とは、会社情報や顧客情報といった社内のさまざまな文書を管理することです。文書には履歴書や契約書のほか、ビジネスデータを含む財務諸表なども含まれます。単に文書の保管だけでなく、文書の作成・共有・管理・廃棄という「文書のライフサイクル」を一元管理することがポイントです。
さまざまな場面で必要となる文書ですが、企業規模が大きくなればなるほど膨大な数の書類の管理が必要になり課題も発生します。文書管理のよくある課題は以下のとおりです。
- ●膨大な量の紙資料がスペースを取る
- ●求めている文書がスムーズに見つからない
- ●紙文書だと紛失や情報漏えいなどセキュリティ面で不安がある
- ●外出先で文書をスムーズに確認できない
- ●文書データを資産として活用できない
紙文書による文書管理は維持費がかかり煩雑な管理になるうえ、文書内のデータを会社の資産として活用できる機会が減るおそれもあるでしょう。そのため、文書管理の効率化や安全性の向上に取り組む企業が増えています。
文書管理の重要性や目的
適切な文書管理を行うことには、以下の２つの目的があります。ここでは、文書管理の重要性や目的を詳しく解説します。
- ●業務の効率化
- ●コンプライアンスの強化
業務を効率化
文書管理で書類を探す時間の削減ができるため、業務の効率化につながります。企業には保管しなければならない文書が多く存在し、業務上保管した文書が必要になる場面も多々あるでしょう。文書管理が徹底されていなければ、保管場所がわからず探すことに時間を要し、スムーズな資料の活用や情報共有が困難になります。適切な文書管理をすることで資料を探す手間がなくなるため、業務の効率化につながるでしょう。
コンプライアンスの強化
適切な文書管理はセキュリティ対策やコンプライアンス強化につながります。機密情報や個人情報が記載された書類など守秘義務のある書類が外部に流出すれば、企業の信頼が失われるだけでなく訴訟などの問題にも発展する可能性があるでしょう。適切な文書管理を実施していれば文書の所在や利用者が明らかになるため、情報漏えい防止に効果的です。最近ではマイナンバーに関連する個人情報文書も増えており、企業のコンプライアンスをさらに強化する意味でも文書管理は重要といえます。
効率的な文書管理のポイント
効率的に文書管理業務を遂行するには、以下のようなポイントがあります。
- ●文書管理ルールの策定
- ●文書を分類
- ●ファイリング
- ●文書管理システムの導入
それぞれのポイントについて詳しく解説するので、自社にあう方法を参考にしてください。
文書管理ルールの策定
文書管理ルールを社内で策定すれば、部署によりバラバラだった取り扱い方法が統一化し、情報共有もスムーズになるでしょう。まずは文書管理規程とマニュアルの作成をします。規定が適用される対象や保管方法、ファイル命名の決まりなどさまざまな項目のルールを取り決めましょう。個人文書と組織文書の明確化や、文書のライフサイクルにあわせた管理方法などもルール化することがおすすめです。
文書管理規程やマニュアルの作り方については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひあわせてご覧ください。
文書を分類
文書は種類別、部署別に分類すれば書類を探す時間が短縮できます。顧客や取引先など社外に関する書類と社内の規程や人事に関する文書を分けるだけでも、目的の文書は劇的に探しやすくなるでしょう。文書の具体的な分類方法やポイントは以下の記事で紹介しているので、あわせてご覧ください。
ファイリング
ファイリングとは文書をファイルやバインダーに挟み、キャビネットに収納する作業のことです。分類した文書ごとにファイリングし、すばやく取り出せるようにすることが目的で、ファイルを色分けすることや定期的に移し替えることなどがポイントとして挙げられます。
しかし色分けを覚える必要がある、移し替える時間がかかるなどのデメリットもあります。以下の記事ではファイリングの種類やコツを具体的に解説しているので、参考にしてください。
文書管理システムで電子化する
文書管理システムを導入し、紙文書を電子文書化して保管することで書類の管理をさらに効率化できます。文書管理システムは文書の作成・保管・廃棄を一元管理するシステムで、社内文書の分類・管理・活用の効率化が可能です。
ペーパーレス化することにより、文書保管場所が不要になるなどオフィス環境の改善が期待できます。また、スキャナや複合機などの読み取りをサポートする機能があるシステムであれば、紙文書のデジタル化が可能です。自社の課題や目的を明確にし、文書管理システムの導入も検討しましょう。
以下の記事では、文書管理システムの特徴を比較して紹介しています。人気の文書管理システムや費用感を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
文書管理の注意点
文書管理を最適化するためには、以下２つの注意点に気を付けましょう。
- ●保存と保管を区別する
- ●文書の保存期間ルールを確認する
それぞれの注意点について詳しく解説します。
保存と保管を区別する
保管とは、使用頻度の高い書類をすぐ取り出せるような場所で管理することです。一方、保存とは、使用頻度の低い書類を管理する事です。保管と保存の定義は異なるため留意しましょう。
文書のライフサイクルでは、一般的に作成したばかりの文書は使用する可能性が高く、古くなるにつれてその可能性が下がっていくため保管から保存へと移行します。文書の保管と保存の違いについてさらに知りたい方は、以下のページをご覧ください。
文書の保存期間ルールを確認する
文書の保存期間が定められていないと、書類は増え続けスペースが圧迫されてしまうでしょう。退職した従業員の履歴書など、一定の保存期間があけたら整理することをおすすめします。
また、貸借対照表や損益計算書などの法定保存文書は法律で保管期間が定められています。文書の保存期間を把握し、期限を過ぎたものは処分しましょう。文書管理は保存だけではなく、破棄も適正に実施しなければいけません。
文書管理システムの導入メリットとおすすめ製品
文書管理業務をより効率的に行うために文書管理システムを導入する企業が増えています。文書管理システムには以下のような機能やメリットがあります。
- ●保存期限の設定で自動廃棄
- ●検索機能で業務効率化
- ●文書編集しやすくバージョン管理も可能
- ●権限設定でセキュリティ強化
- ●ナレッジマネジメントの実施
管理の手間やコストを削減し、コンプライアンスを強化できる文書管理システムの導入がおすすめです。人気の製品の一部を紹介しますので、気軽に資料請求してみてください。
MyQuick
- GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減
- 文書保存時に独自ルール設定可能。高度な情報管理を実現
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- スピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
- 生成AIとの連携により、文書活用＆検索性向上で効率アップ
方法を理解して効率的に文書管理を実施しよう
文書管理でさまざまな書類を適切に管理することで、コンプライアンス強化や業務効率化が期待できます。効果的な文書管理を実現するには、社内でルールやマニュアルを策定し、文書管理業務を効率化することが重要です。
効率的で安全な文書管理を実現するために、文書管理システムを導入することもおすすめです。この記事から文書管理システムの資料請求も可能なため、自社の文書管理方法を検討する際の参考にしてください。
