ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

ISOとは？

ISO認証の取得に取り組んでいる、あるいはすでに取得し更新を続けている企業が多くあります。ISOはInternational Organization for Standardizationの略で、国際間の取引をスムーズにするために必要となる標準の規格です。ISO審査機関の審査によって認証されたことを、ISO認証取得といいます。ISOの取得を取引の条件としている企業もあり、日本企業は競って取得を進めて来ました。

ISO規格には多くの種類があり、それらは「9001」「14001」というように番号で整理されています。その主なものを紹介しましょう。

○ISO9000シリーズ（品質マネジメントシステム）

品質保証のための国際規格です。その中心となるのはISO9001で、これを取得していると高品質な製品を提供している、あるいはその取り組みをしていると評価できます。ISO9001:2000といえば、ISO9001の2000年度版を意味し、最新のものは2015年に発行されたISO9001:2015になります。

○ISO14000シリーズ（環境マネジメントシステム）

環境マネジメントシステムに関する国際規格です。原料調達・製造・リサイクルなど環境保全に配慮した企業活動を展開していると評価できます。その中心となる規格がISO14001です。

ISOは文書作り？

2000年前後から日本企業ではISO取得がさかんに行われるようになり、多くの企業がコンサルタントを招き、品質管理や環境保全の取り組みを開始しました。ISO取得担当者の共通の感想は「ISOは文書作りが中心だ」「取得では文書作りに追われた」というものです。

正確には、ISOは文書作りではありません。文書作りが欠かせないため、その印象が日本企業に強く残っているのでしょう。ISOは、まずルール作りから始まります。新規に作ることもありますし、既存のルールを継承することもあります。

そのルールを明文化して、手順をマニュアル化します。これが文書作りです。ルールを公表し徹底するためには文書化が求められるのです。審査を受けるためにも文書の完成度が重要になります。

次に、そのルールに従って活動を実施します。これで終わることなく、ルールが守られているかをチェックし、定期的にルールを確認し、変更したり追加したりすることになります。ここで文書の変更と追加作業が発生します。

このように、文書をベースに活動を継続していくことがISOです。ともすれば日本人は画一的なマニュアル化が苦手で、「あうんの呼吸」「上司の背中を見て仕事を覚える」などを美徳とします。そのような文化の中で、徹底した文書化が求められるISO取得に違和感を覚えた人も多かったかも知れません。

ISOになぜ文書管理システム？

ISOの活動を継続していくには、ISO文書の管理を避けることができません。そこで有効な仕組みが文書管理システムです。ISOの取得を機会に、紙文書やファイルサーバによる管理から文書管理システムに切り替えた企業が多くあります。それには次の理由があります。

■バージョン管理が必要になる

ISO文書は作成後、常にバージョンアップがともない、廃棄に及ぶまで一括した管理が必要です。これを手作業で管理していては、混乱のもととなります。確実にバージョン管理し、変更履歴を残すには文書管理システムが欠かせません。

■改ざん防止が必須となる（セキュリティ）

ISO文書は、関係者以外の人物によって変更されてはなりません。参照や更新の権限を設定し、改ざん防止が必須となります。その機能が文書管理システムには用意されています。

■検索と参照が頻繁に発生する

ISO文書は膨大な量に及ぶため、その検索に手間取ることがあります。この非効率性をなくすには文書管理システムの検索機能が適しています。

■効率的なワークフロー管理が必要となる

ISO文書は作成や更新の際、承認申請が必要となります。そのため、承認手順の遂行にワークフロー管理機能を持っている文書管理システムが適しています。

まとめ　−ISO取得を機会に文書管理システムを

ISO認証の取得と更新には大量の文書の管理がともないます。この管理の効率化と標準化を文書管理システムが支援します。ISO取得を機会に文書管理システムの導入を検討しましょう。