ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

ISOとは？

ISOとはInternational Organization for Standardizationの略で、国際間の取引をスムーズにするために必要となる標準の規格です。ISO審査機関の審査によって承認されることを、ISO認証取得といいます。ISOの取得に取り組んでいる、あるいはすでに取得し更新を続けている日本企業は増えてきています。

ISOを取得すると、ISOを取引の要件としている海外企業との取引が可能になったり、品質に関する客観的な証明が得られるというメリットがあります。

ISO規格には多くの種類があり、それらは「9001」「14001」というように番号で整理されています。その主なものを紹介しましょう。

○ISO9000シリーズ（品質マネジメントシステム）

品質保証のための国際規格です。その中心となるのはISO9001で、これを取得していると高品質な製品を提供している、あるいはその取り組みをしていると評価できます。ISO9001:2000といえば、ISO9001の2000年度版を意味し、最新のものは2015年に発行されたISO9001:2015になります。

○ISO14000シリーズ（環境マネジメントシステム）

環境マネジメントシステムに関する国際規格です。原料調達・製造・リサイクルなど環境保全に配慮した企業活動を展開していると評価できます。その中心となる規格がISO14001です。

ISOと文書管理の関係

ISO取得には文書の作成が必要

2000年前後から日本企業ではISO取得がさかんに行われるようになり、多くの企業がコンサルタントを招き、品質管理や環境保全の取り組みを開始しました。ISO取得担当者の共通の感想は「ISOは文書作りが中心だ」「取得では文書作りに追われた」というものです。

正確には、ISOは文書作りではありません。文書作りが欠かせないため、その印象が日本企業に強く残っているのでしょう。ISOは、まずルール作りから始まります。新規に作ることもありますし、既存のルールを継承することもあります。

そのルールを明文化して、手順をマニュアル化します。これが文書作りです。ISOを取得するためには品質管理に関するルールを公表し徹底するためには文書化が求められるのです。

ISO取得要件となる「文書管理」

作成した文書を利用可能な状態に保つことが次の課題になります。これが文書管理です。日本工業規格による要求事項にも記載されている通りそれらを原本管理し、利用可能な状態にしておくことが重要です。

次に、作成したルールに従って活動を実施します。これで終わることなく、ルールが守られているかをチェックし、定期的にルールを確認し、変更したり追加したりすることになります。ここで文書の変更と追加作業が発生します。

参考： 品質マネジメントシステムー要求事項｜ 日本工業規格

ISO取得にはペーパーレス化できる文書管理システム

ISOの活動を継続していくには、ISOに関連する文書の管理を避けることができません。しかし、紙で文書を管理するとなると、印刷が必要となるだけでなくファイリングなどに多くの時間を要すると考えられます。そこで有効な仕組みが文書管理システムです。紙を電子化し、ペーパーレスの状態で原本管理を実現できます。

ISOの取得後に文書管理システムが有効な理由には、その他に以下のようなものも挙げられます。

■改定後のバージョンアップが必要になるため

ISO関連の文書は作成後、ISOの改定に伴いバージョンアップしなければならないため、廃棄まで一括した管理が必要です。これを手作業で管理していては、混乱のもととなります。確実にバージョン管理し、変更履歴を残すには文書管理システムが欠かせません。

■改ざん防止（セキュリティ対策）が必須となるため

ISO文書は、関係者以外の人物によって変更されてはなりません。参照や更新の権限を設定し、改ざん防止が必須となります。文書管理システムにはアクセス権限の設定機能がついているため関係者以外のアクセスを防止できます。

■検索と参照が頻繁に発生するため

ISO文書は膨大な量に及ぶため、その検索に手間取ることがあります。この非効率性をなくすには文書管理システムの検索機能が適しています。

■効率的な業務管理が必要となるため

ISO文書は作成や更新の際、承認申請が必要となります。そのため、承認手順の遂行にワークフロー管理機能を持っている文書管理システムが適しています。

文書管理システムのメリットについて更に詳しく知りたいという方はこちらの記事を御覧ください。

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ISO認証の取得と更新には大量の文書の作成・管理がともないます。文書管理システムの多彩な機能がこの管理の効率化を支援します。ISO取得を目指す、またISO文書の管理に困っているのであれば、この機会に文書管理システムの導入を検討しましょう。