文書管理規程とは？盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説！

文書管理規程とは？

文書管理規程とは、企業が文書管理を行うためのルールのことです。つまり顧客や取引先から受け取った文書や社内で発生する文書をどのように扱うのかを定めた基本原則です。

文書管理規程を定める目的には、次のようなものがあります。

• ・部署によってバラバラだった文書の取り扱いを統一し全社員にとってわかりやすくする
• ・必要なときにすぐアクセスできるようにする

文書管理規程の整備によって、これまで統一基準がなく混乱を招いていた文書管理が容易になるでしょう。また、文書管理規程とは別に文書管理マニュアルもありますが、こちらは文書管理規程を実務者レベルまで落とし込んだガイドラインのようなもので、実際に運用する際の手順がわかりやすくまとめられています。

文書管理規程は個人情報保護規程や情報セキュリティ保護規程などといった様々な取り決めとも関連しているため、重要度は高くなります。文書管理規程の策定と併せて関連規程の取り扱いについても同時に明確化する必要があります。

文書管理規程の作成方法

ここでは文書管理規程を作成するにあたって必要なことや盛り込むべき項目について解説します。

項目の策定

文書管理規程の作成で行う中心的な作業が項目の策定です。以下、文書管理規程に盛り込むべき項目を紹介します。

■適用範囲に関する項目

規程が適用される範囲が紙文書だけなのか、電子記録も含むのかといった点のルールを指します。

■保管、参照、編集に関する項目

複製物の取り扱いや保管期限、保管場所、ファイル命名のルールなどが考えられます。

■廃棄に関する項目

廃棄の手順、方法などが挙げられます。

■罰則や改廃に関する項目

規程を破った際の対処や、規程の改廃方法に関するルールなどを明確にしましょう。

昨今はデジタル化の波に乗り、紙文書から電子文書へと比重が移りつつあります。特に紙文書と電子文書で違いが出やすいのが、保存方法や保管先、廃棄に関する項目です。それぞれの文書の形態に応じた規程を策定する必要があります。

また、文書管理規程の主管部署は総務が一般的ですが、電子文書の割合が高かったり文書管理システムを導入している場合は、情報システム部門の協力を仰ぎ共同管理を検討してみるのもよいでしょう。規程の漏れや不備を減らすことにもつながります。

社内への通知

文書管理規程が機能しない要因の一つに、「社員が規程の存在を認識していない」ということが挙げられます。文書管理規程を作成するにあたっては、社員に通達するところまでを一つのプロセスとして考える必要があります。

内部統制や個人情報保護、情報セキュリティポリシーなどと絡めて文書管理規程を守る重要性を教育し、問題の発生を防止しましょう。当人に悪意がなくても、情報漏えいが起こってしまえば大きな問題になりますので周知徹底は非常に重要です。

文書管理マニュアルの作成ポイント

文書管理規程はあくまで規則を示す法律のようなものであって、具体的にどのように文書を管理すればよいかを示すマニュアルとは異なります。ここでは文書管理マニュアルを作成するにあたってのポイントを紹介します。

文書のライフサイクルを意識する

文書管理には、発生→伝達→保管・保存→廃棄という一連の流れがあります。

発生は文書が作成された段階、伝達はその文書が様々な方法で社内外に送信される段階を指します。その後文書は保管・保存され、最終的に廃棄という流れをたどります。このようなフローの各フェーズに分けてマニュアルを作成することが社員の理解に繋がるのです。

紙文書と電子文書の２パターンを用意する

紙文書と電子文書は性質が異なるため、マニュアルは２種類用意することが大切です。特に文書を保管する場所に関しては、コンピュータ上に保存する電子文書とオフィス内にスペースを設けて保存する紙文書では大きく異なります。違いが発生するたびに社員から質問が入り、対応しなければならないという事態を避けるためにも、マニュアルは種類別に作成しましょう。

規程を適切に作成し、スムーズな文書管理の実現を！

ここまで文書管理規程とマニュアルの作成ポイントについて紹介してきました。文書管理においては、規程作りとその社内通知がとても重要です。企業のコンプライアンスを強化するためにも、適切な規程とマニュアルを作成し、よりスムーズな文書管理を実現させていきましょう。

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