「文書管理システム導入後に実施する3つのステップ」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

文書管理システムとは？

企業で扱う文書は、レポート、企画書、仕様書、図面、スケジュール表、指示書、プレゼン資料、カタログ、契約書、伝票類など多岐にわたり、その量も膨大です。そのため文書管理には様々な問題が発生します。この問題を解決するシステムが文書管理システムです。

文書管理システムでは、社内で共有が必要な文書を収納し、作成から保管、活用、保存、破棄までの文書のライフサイクルを管理できます。

文書管理システム導入の主な目的は下記のとおりですが、全てが必要とは限りません。目的に合ったシステムを選択することが重要です。

ペーパーレス

紙文書を電子化することにより、オフィス環境の改善や業務の効率化を目的とします。スキャナや複合機など、読み取りを支援する機器が必要となります。

文書検索

属性検索や全文検索の機能を活用して、文書の検索性の向上を目的とします。

ワークフロー機能

申請業務を電子化することで、承認時間の短縮、進捗状況の可視化などを目的とします。

セキュリティ強化

文書を電子化することによるセキュリティの強化を目的とします。アクセス権限設定、アクセス履歴による証跡管理の機能が必要となります。

バージョン管理

開発業務などで必要な、ドキュメントのバージョン管理の実現を目的とします。業務工程にドキュメントを関連付ける機能などが必要となります。

モバイル活用

モバイル機器の活用を目的とします。そのために特化したツールも存在します。

文書管理システムを導入した後にまずやるべきことは、大きく3つのステップに分けられます。以下、順に説明します。

文書管理システム導入後の3つのステップ

ステップ1：システムの初期設定

まず、システムを利用できるユーザーとグループ（部門など）のIDと初期パスワードを登録します。 同時に、ユーザーやグループの権限を設定します。システムによっては、Active Directoryなどのディレクトリサービスと連携できるものもあり、その場合は、これらの管理者と相談しながら、権限設定の手順を考えます。

また、不正や障害があった場合の通知機能の設定や、不正防止や監視に利用するアクセスログの設定も重要な作業です。

この他にも、文書管理規定に合わせた、文書格納用の初期フォルダーを設定をしておくと、ユーザーが規定に沿ってシステムを利用しやすくなります。

ワークフロー管理機能を持つシステムでは、各種ワークフローと申請書のフォーマットの定義が必要となります。文書登録や廃棄のためのワークフロー機能を持つシステムでは、そのための設定も必要です。

ステップ2：各種規定の整備

システムを利用するための各種規定を整備します。ステップ1と前後しても、また並行して実施しても構いません。

まず、文書管理規定を策定します。既に存在する企業では改訂作業となります。 最初に明記すべきことは、文書管理の目的です。これが明確でないと、ユーザーからはただ煩わしい規定に見えてしまい、文書共有が進まなくなる可能性もあります。

また、社内体制や問い合わせ先、トラブル等の連絡先などを決定します。各部門の管理者と責任・権限なども明記します。その際、以下のようなことを、文書管理の目的に沿って決めていきます。

登録に関する規定：

登録できる文書の種類、登録手順、命名ルール、検索性向上のための考え方、登録できる場所、登録先のフォルダ構成、アクセス権限設定基準、保管期限、原本とコピーの取り扱い など

参照・編集、複製などに関する規定：

バージョン管理の基準、離席時のルール、複製物の取り扱い など

廃棄に関する規定：

廃棄手順など

人事異動に関わる規定：

異動、採用、転籍、退職時の措置 など

文書管理規定を策定あるいは改訂した場合に、ISO関連規定、内部統制に関わる規定、個人情報保護ポリシー、情報セキュリティポリシーなどにも改定が必要かどうか検討し、必要があれば改訂します。

ステップ3：ユーザー教育

各種規定を策定・改訂し、新システムを導入した後は、これらに関わる周知はもちろんのこと、ユーザー教育を行う必要があります。内容に応じて、説明会、研修、e-ラーニングなどを使い分けます。

規定に関する教育は特に重要です。いくらセキュリティが強固なシステムを導入しても、社内の人間に悪用されては意味がありません。また、当人に悪意がなくても、情報漏えいが起こってしまえば大きな問題になります。内部統制や個人情報保護、情報セキュリティポリシーなどと絡めて、文書管理規定を順守することの重要性を教育し、アクセスログなどの不正証跡が残ることを周知することで、抑止効果もねらいましょう。

システム操作の教育は、目的別に重要な操作が変わってきますので、そのことを念頭においてカリキュラムを作ります。

どの目的でもセキュリティ確保のための操作や、文書の検索性を高めるための操作は重要です。検索性を高めるための操作教育として以下のようなことを徹底する必要があります。

• ● 文書の命名ルール
• ● フォルダ構成やフォルダの命名ルール
• ● 文書属性の入力のしかた
• ● PDF化やOCR処理によるテキストの付与のしかた

また、モバイル機器での活用がシステムの導入目的であれば、そのために特化した教育も必要となります。規定および操作教育は職位階層別に企画します。部門管理者を置く会社では、彼らに向けた教育も必要です。

まとめ　～ 導入後の運用をイメージして製品選定を ～

ここまで、文書管理システムの導入ステップを紹介してきました。特に文書管理においては、規程作りとその教育がとても重要で、工数もかかります。そのため、システム管理面で、できるだけ手間がかからない製品を選ぶのがよいといえます。

システム運用の手間がかからない製品・サービスとしては、クラウドサービスが選択肢のひとつになるでしょう。セキュリティ面を気になる、あるいは自社のセキュリティポリシーに合わないなど、クラウドサービスの利用に踏み切れないケースを耳にしますが、クラウドサービスと同等以上のセキュリティを自前で構築するためには相応のコストとスキルを要します。

多くの中小企業では、このような負担よりクラウドサービスの利便性を選ぶべきです。その分を文書管理規程の整備や教育に注力するべきです。導入目的を再確認して最適な選定をしてください。