資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド
ITトレンドNo.1ヘッダー

資料請求リスト

0件
  • ホーム
  • 製品を探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • はじめての方へ
  • 掲載について
  • ITトレンドEXPO
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. 文書管理規程とは?作成方法や運用ポイントを解説

文書管理規程とは?作成方法や運用ポイントを解説

#情報共有
2023年08月25日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
Twitterでツイートする
Facebookでシェアする
Pocketで後で読む
ITトレンド 編集部
IT製品の比較サイト
ITトレンド 編集部
文書管理規程とは?作成方法や運用ポイントを解説

適切な文書管理には、社内で統一のルールが必要であり、決まりを定めたものが文書管理規程です。文書管理規程に盛り込む内容はある程度決まっているため、一度ポイントを把握すれば自社の規程に応用できます。

この記事では、文書管理規程とはどのようなものなのか概要や目的を説明し、作成方法についても解説します。規程を満たすために役立つシステムの一括資料請求も可能なため、製品をじっくり検討したい方はぜひご利用ください。

文書管理システム人気ランキング | 今週のランキング第1位は?

文書管理規程とは

文書管理規程とは、企業が文書管理を行うためのルールのことです。顧客や取引先から受け取った文書や、社内で発生する文書をどのように扱うのかを定めた基本原則です。例えば、文書ごとに保存期間を1年や3年などと定めたり、業務スペースではなく書庫に保管するなどと保存・保管場所を指定したり、文書管理に関する社内での統一ルールを設けます。

文書管理規程は、社内で円滑に情報を共有し適切に管理するために必要なものです。文書管理規程を定める目的は大きく2つあります。

文書管理規程の目的
  • ・部署ごとにばらばらな文書の取り扱いを統一し、全社員にとってわかりやすくする
  • ・必要なときにすぐアクセスできるようにする

文書管理規程の整備によって、統一基準がなく混乱を招いていた文書管理が容易になるでしょう。文書管理に関する社内ルールが決まっていれば、必要な文書を素早く見つけることが可能になります。

また、文書管理規程とは別に、文書管理マニュアルの整備も必要です。文書管理マニュアルは、文書管理規程を実務レベルまで落とし込んだガイドラインのようなもので、運用する際の手順をわかりやすくまとめたものです。

文書管理規程は個人情報保護規程や情報セキュリティ保護規程とも関連しているため、重要性は高く大きな役割を果たします。文書管理規程の策定とあわせて関連規程の取り扱いについても同時に明確化しましょう。

以下の記事では、おすすめの文書管理システムを紹介しています。定めた文書管理規程に則り、適正かつ効率的な文書管理の実現に役立ちます。紙文書を電子化して一元管理したい方も、ぜひ参考にしてください。

関連記事
【2023年版】文書管理システム22選を比較!タイプ別に紹介

watch_later 2023.08.29

【2023年版】文書管理システム22選を比較!タイプ別に紹介
続きを読む ≫

文書管理規程の作成方法

ここからは、文書管理規程の作り方について説明します。文書管理規程に盛り込むべき項目や内容、運用する際のポイントを確認しましょう。手順を理解したら、文書管理規程作成のチームを立ち上げ、責任者を選定するところからはじめてみましょう。

なお、文書管理規程のサンプルや見本はインターネット上でも公開されています。文書管理規程のイメージを掴みたいという方は、参考にしてはいかがでしょうか。

文書管理規程の作成・運用ポイント

項目の策定

文書管理規程の作成において中心的な作業となるのが、項目の策定です。以下、文書管理規程に盛り込むべき項目を紹介します。

■適用範囲に関する項目
規程の適用範囲が紙文書だけなのか、電子記録も含むのかといったルールを指します。
■保管・保存・参照・編集に関する項目
紙文書・電子文書それぞれの保管方法や保存期限についてのルールです。複製物の取り扱いやファイル名の決め方なども考えましょう。
■廃棄に関する項目
廃棄の手順や方法などが挙げられます。紙文書と電子文書では廃棄方法は異なります。文書ごとに最適な方法の明記が必要です。
■罰則や改廃に関する項目
規程を破った際の対処や、規程の改廃方法に関するルールなどを明確にしましょう。

昨今はデジタル化の波に乗り、紙文書から電子文書へ移行を進める企業は多いでしょう。ただし、一部の書面で紙文書を取り扱い、すべてを電子文書にすることができない場合は、それぞれの文書の形態に応じた規程の策定が求められます。特に紙文書と電子文書で違いが出やすいのは、保存方法・保管先・廃棄に関する項目です。自社の文書管理に適した規程を定めましょう。

また、文書管理規程の一般的な主管部署は総務ですが、電子文書の割合が高く文書管理システムを導入している場合は、情報システム部門の協力を仰ぐのもよいでしょう。総務課と情報システム課との複数の部門での共同管理も選択肢の一つであり、規程の漏れや不備を減らすことにもつながります。

社内への通知

文書管理規程が機能しない要因の一つとして、「社員が規程の存在を認識していない」ことが挙げられます。文書管理規程を作成するにあたっては、社員に通達するところまでを一つのプロセスとして考えなければなりません。

内部統制や個人情報保護、情報セキュリティポリシーなどと絡めて、文書管理規程を守ることの重要性を教育し、問題の発生を防止しましょう。当人に悪意がなくても、情報漏えいが起これば大きな問題になります。周知徹底は非常に重要です。

なお、電子文書の取り扱いが多い企業や、紙文書の電子化を促進したい企業は、文書管理システムの導入がおすすめです。社内での情報共有を円滑にし、規程を満たした文書管理が可能です。詳しい製品情報が知りたい方は、以下のボタンより資料請求を行い、どのような機能や特徴をもつのかじっくり見比べてみましょう。

\ 文書管理システム の製品を調べて比較 /
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
資料請求した製品の比較表が無料で作成できます

文書管理マニュアルの作成ポイント

文書管理規程の作成後は、文書管理規程をもとに文書管理マニュアルも準備しましょう。文書管理規程はあくまで規則を示す法律のようなものであって、具体的にどのように文書を管理すればよいかまでは記載されていません。文書管理マニュアルを作成・運用することで、誰でも適切かつ効率的な文書管理ができるでしょう。ここからは、文書管理マニュアルを作成するにあたってのポイントについて説明します。

文書のライフサイクルを意識する

文書管理には、発生→伝達→保管・保存→廃棄という一連の流れがあります。

文書のライフサイクル

「発生」は文書が作成された段階、「伝達」はさまざまな方法で文書が社内外に送信される段階です。その後、文書は「保管・保存」され、最終的に「廃棄」に至ります。文書のライフサイクルの各フェーズに分けてマニュアルを作成することで、社員の理解につながるでしょう。

紙文書と電子文書の2パターンを用意する

紙文書と電子文書は性質が異なるため、マニュアルは2種類必要です。特に文書を保管する場所に関しては、コンピュータ上に保存する電子文書とオフィス内にスペースを設けて保存する紙文書では大きく異なります。違いが発生するたびに社員から問い合わせが入り、対応しなければならない事態を避けるためにも、マニュアルは種類別に作成しましょう。

規程を適切に作成しスムーズな文書管理の実現を!

文書管理規程とマニュアルの作成ポイントについて紹介しました。文書管理においては、規程作りと社内通知が非常に重要です。企業のコンプライアンスを強化するためにも、適切な規程とマニュアルを作成し、よりスムーズな文書管理を実現させましょう。

また、文書管理システムを導入すると、文書の作成から廃棄までの工程を文書管理規程に則り、効率的に一元管理できます。検索機能によって必要な文書を素早く正確に探し出せるほか、アクセス制限などによってセキュリティの強化も図れます。以下のボタンより文書管理システムの一括資料請求が可能なため、製品の特徴や機能などを理解するために資料請求を行い、システム導入をすべきか検討してみましょう。

文書管理システム人気ランキング | 今週のランキング第1位は?
この記事を読んだ人は、こちらも参考にしています
最新ビジネス書を手軽に学べる
著者出演の動画メディア
電球
仕事で活かせるビジネスノウハウが
動画で学べる
電球
たった10分で学べるビジネス書の
動画解説が見放題
チラヨミロゴ bizplay動画ページリンク
動画を見てみる arrow
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
電球 製品を選ぶときのポイントがわかる!
電球 どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら arrow

このコンテンツの執筆者

ITトレンド 編集部
IT製品の比較サイト
勤怠管理・就業管理
プロジェクト管理
会計ソフト
経歴・実績
ITトレンドはイノベーションが2007年より運営している法人向けIT製品の比較・資料請求サイトであり、2020年3月時点で、累計訪問者数2,000万人以上、1,300製品以上を掲載しています。サイトを閲覧し利用する企業内個人であるユーザーは、掲載されている製品情報や口コミレビューなどを参考に、自社の課題に適したIT製品を複数の製品・会社から比較検討ができ、その場で資料請求が一括でできるサイトです。
ITトレンド 編集部

このカテゴリーに関連する記事

【2023年版】文書管理システム22選を比較!タイプ別に紹介

【2023年版】文書管理システム22選を比較!タイプ別に紹介

文書管理とは?基本や目的、効率化する方法もわかりやすく解説

文書管理とは?基本や目的、効率化する方法もわかりやすく解説

ファイリングのコツとは?ファイル管理業務をすぐに実践できる5つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?ファイル管理業務をすぐに実践できる5つの方法を紹介!

ISOの取得要件にもとづいた文書管理とは?要件事項や保存期間も解説

ISOの取得要件にもとづいた文書管理とは?要件事項や保存期間も解説

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

法律で定められた文書保管の期間とは?管理方法も解説!

法律で定められた文書保管の期間とは?管理方法も解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

文書管理システムクラウド型製品比較!選び方やメリットも紹介

文書管理システムクラウド型製品比較!選び方やメリットも紹介

内部統制において文書管理が重要?要件を満たすために何をすべき?

内部統制において文書管理が重要?要件を満たすために何をすべき?

文書管理システムとは?機能やメリット・デメリットを解説

文書管理システムとは?機能やメリット・デメリットを解説

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「文書管理規程とは?作成方法や運用ポイントを解説」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード こちらをクリック
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
カテゴリー関連製品・サービス
株式会社MetaMoJi
MetaMoJi Share for Business
株式会社MetaMoJi
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.6 7件
住友電工情報システム株式会社
楽々Document Plus
住友電工情報システム株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
3.9 32件
株式会社TOKIUM
TOKIUM電子帳簿保存
株式会社TOKIUM
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.5 2件
株式会社プロジェクト・モード
NotePM
株式会社プロジェクト・モード
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.3 230件
株式会社鉄飛テクノロジー
FileBlog (ファイルブログ)
株式会社鉄飛テクノロジー
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.2 13件
寺田倉庫株式会社
CLOUD CABINET
寺田倉庫株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.0 1件
NECソリューションイノベータ株式会社
PROCENTER/C
NECソリューションイノベータ株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.0 20件
リックソフト株式会社
Confluence
リックソフト株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.1 77件
株式会社富士通四国インフォテック
Documal SaaS
株式会社富士通四国インフォテック
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.4 5件
株式会社LegalOn Technologies
LegalForceキャビネ
株式会社LegalOn Technologies
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.0 47件
インフォコム株式会社
MyQuick
インフォコム株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.3 17件
オリックス株式会社
PATPOST
オリックス株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
0.0 0件
カテゴリー資料請求ランキング
9月25日(月) 更新
第1位
  • 国内外65000社以上が導入!情報共有ツールConfluence(コンフルエンス)
  • リックソフト株式会社
第2位
  • 電帳法にも対応した文書管理・ワークフローサービスDocumal SaaS
  • 株式会社富士通四国インフォテック
第3位
  • 脱PPAP!セキュアな情報共有プラットフォーム「PROCENTER/C」
  • NECソリューションイノベータ株式会社
4位以下のランキングはこちら
ログイン ログイン
新規会員登録 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 文書管理システムクラウド型製品比較!選び方やメリットも紹介
    クラウド型文書管理システムを紹介します。自社の...
  • 【2023年版】文書管理システム22選を比較!タイプ別に紹介
    この記事では、おすすめの文書管理システムを無料...
  • ファイリングのコツとは?ファイル管理業務をすぐに実践できる5つの方法を紹介!
    ファイリングとは、日々の業務で発生する書類を一...
  • 文書管理システムのメリットとは?導入目的やデメリットも解説
    文書管理システムを導入するメリットは、検索性の...
  • 文書管理とは?基本や目的、効率化する方法もわかりやすく解説
    この記事では文書管理の概要や重要性、目的、効率...
  • ISOの取得要件にもとづいた文書管理とは?要件事項や保存期間も解説
    産業分野における国際標準ISOのうち、品質に関する...
  • これだけは知っておきたい!知的財産権の基礎を5分で解説
    ブランド戦略や商品開発戦略を進めるうえで、知的...
  • 文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!
    文書管理の分類方法は3つ(ワリツケ式・ツミアゲ...
  • 法律で定められた文書保管の期間とは?管理方法も解説!
    文書管理において、押さえておくべき法律の観点が...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっている企業...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ
IT製品を探す
製品を探す |
ランキングから探す |
専門家一覧
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
List Finder |
Urumo! |
bizplay |
Sales Doc |
Matchup

Copyright (C) 2023 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
0件の製品が資料請求リストにあります。
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?