文書管理規程とは
文書管理規程とは、企業が文書管理を行うためのルールのことです。顧客や取引先から受け取った文書や、社内で発生する文書をどのように扱うのかを定めた基本原則です。例えば、文書ごとに保存期間を１年や３年などと定めたり、業務スペースではなく書庫に保管するなどと保存・保管場所を指定したり、文書管理に関する社内での統一ルールを設けます。
文書管理規程は、社内で円滑に情報を共有し適切に管理するために必要なものです。文書管理規程を定める目的は大きく２つあります。
- 文書管理規程の目的
- ・部署ごとにばらばらな文書の取り扱いを統一し、全社員にとってわかりやすくする
- ・必要なときにすぐアクセスできるようにする
文書管理規程の整備によって、統一基準がなく混乱を招いていた文書管理が容易になるでしょう。文書管理に関する社内ルールが決まっていれば、必要な文書を素早く見つけることが可能になります。
また、文書管理規程とは別に、文書管理マニュアルの整備も必要です。文書管理マニュアルは、文書管理規程を実務レベルまで落とし込んだガイドラインのようなもので、運用する際の手順をわかりやすくまとめたものです。
文書管理規程は個人情報保護規程や情報セキュリティ保護規程とも関連しているため、重要性は高く大きな役割を果たします。文書管理規程の策定とあわせて関連規程の取り扱いについても同時に明確化しましょう。
以下の記事では、おすすめの文書管理システムを紹介しています。定めた文書管理規程に則り、適正かつ効率的な文書管理の実現に役立ちます。紙文書を電子化して一元管理したい方も、ぜひ参考にしてください。
文書管理規程の作成方法
ここからは、文書管理規程の作り方について説明します。文書管理規程に盛り込むべき項目や内容、運用する際のポイントを確認しましょう。手順を理解したら、文書管理規程作成のチームを立ち上げ、責任者を選定するところからはじめてみましょう。
なお、文書管理規程のサンプルや見本はインターネット上でも公開されています。文書管理規程のイメージを掴みたいという方は、参考にしてはいかがでしょうか。
項目の策定
文書管理規程の作成において中心的な作業となるのが、項目の策定です。以下、文書管理規程に盛り込むべき項目を紹介します。
- ■適用範囲に関する項目
- 規程の適用範囲が紙文書だけなのか、電子記録も含むのかといったルールを指します。
- ■保管・保存・参照・編集に関する項目
- 紙文書・電子文書それぞれの保管方法や保存期限についてのルールです。複製物の取り扱いやファイル名の決め方なども考えましょう。
- ■廃棄に関する項目
- 廃棄の手順や方法などが挙げられます。紙文書と電子文書では廃棄方法は異なります。文書ごとに最適な方法の明記が必要です。
- ■罰則や改廃に関する項目
- 規程を破った際の対処や、規程の改廃方法に関するルールなどを明確にしましょう。
昨今はデジタル化の波に乗り、紙文書から電子文書へ移行を進める企業は多いでしょう。ただし、一部の書面で紙文書を取り扱い、すべてを電子文書にすることができない場合は、それぞれの文書の形態に応じた規程の策定が求められます。特に紙文書と電子文書で違いが出やすいのは、保存方法・保管先・廃棄に関する項目です。自社の文書管理に適した規程を定めましょう。
また、文書管理規程の一般的な主管部署は総務ですが、電子文書の割合が高く文書管理システムを導入している場合は、情報システム部門の協力を仰ぐのもよいでしょう。総務課と情報システム課との複数の部門での共同管理も選択肢の一つであり、規程の漏れや不備を減らすことにもつながります。
社内への通知
文書管理規程が機能しない要因の一つとして、「社員が規程の存在を認識していない」ことが挙げられます。文書管理規程を作成するにあたっては、社員に通達するところまでを一つのプロセスとして考えなければなりません。
内部統制や個人情報保護、情報セキュリティポリシーなどと絡めて、文書管理規程を守ることの重要性を教育し、問題の発生を防止しましょう。当人に悪意がなくても、情報漏えいが起これば大きな問題になります。周知徹底は非常に重要です。
なお、電子文書の取り扱いが多い企業や、紙文書の電子化を促進したい企業は、文書管理システムの導入がおすすめです。社内での情報共有を円滑にし、規程を満たした文書管理が可能です。詳しい製品情報が知りたい方は、以下のボタンより資料請求を行い、どのような機能や特徴をもつのかじっくり見比べてみましょう。
文書管理マニュアルの作成ポイント
文書管理規程の作成後は、文書管理規程をもとに文書管理マニュアルも準備しましょう。文書管理規程はあくまで規則を示す法律のようなものであって、具体的にどのように文書を管理すればよいかまでは記載されていません。文書管理マニュアルを作成・運用することで、誰でも適切かつ効率的な文書管理ができるでしょう。ここからは、文書管理マニュアルを作成するにあたってのポイントについて説明します。
文書のライフサイクルを意識する
文書管理には、発生→伝達→保管・保存→廃棄という一連の流れがあります。
「発生」は文書が作成された段階、「伝達」はさまざまな方法で文書が社内外に送信される段階です。その後、文書は「保管・保存」され、最終的に「廃棄」に至ります。文書のライフサイクルの各フェーズに分けてマニュアルを作成することで、社員の理解につながるでしょう。
紙文書と電子文書の２パターンを用意する
紙文書と電子文書は性質が異なるため、マニュアルは２種類必要です。特に文書を保管する場所に関しては、コンピュータ上に保存する電子文書とオフィス内にスペースを設けて保存する紙文書では大きく異なります。違いが発生するたびに社員から問い合わせが入り、対応しなければならない事態を避けるためにも、マニュアルは種類別に作成しましょう。
規程を適切に作成しスムーズな文書管理の実現を！
文書管理規程とマニュアルの作成ポイントについて紹介しました。文書管理においては、規程作りと社内通知が非常に重要です。企業のコンプライアンスを強化するためにも、適切な規程とマニュアルを作成し、よりスムーズな文書管理を実現させましょう。
また、文書管理システムを導入すると、文書の作成から廃棄までの工程を文書管理規程に則り、効率的に一元管理できます。検索機能によって必要な文書を素早く正確に探し出せるほか、アクセス制限などによってセキュリティの強化も図れます。以下のボタンより文書管理システムの一括資料請求が可能なため、製品の特徴や機能などを理解するために資料請求を行い、システム導入をすべきか検討してみましょう。
