文書管理システムを導入することで解決可能な課題

文書管理システム導入前に見られる課題

企業の活動に欠かせない書類やデータファイルの管理では、以下のような問題が起こります。

• 1. 紙の書類の保管場所に苦労する
• 2. アクセス権限が適切に付与できない
• 3. 契約書の管理が煩雑
• 4. 情報漏洩のリスクがある
• 5. サーバ管理にコストがかかる

1. 紙の書類の保管場所に苦労する

見積書や発注書、契約書、会議録、稟議書、報告書など、すべての書類を紙のまま保管するには、膨大なスペースが必要です。書類専用の倉庫や管理室を用意している企業も多いでしょう。もし紙の書類をデータで保管することができれば、倉庫代のコスト削減や空間をより有意義に利用することができます。

2. アクセス権限が適切に付与できない

企業によっては共有が必要な文書をファイルサーバで管理する体制をとっています。しかし、ファイルサーバの標準機能のみでは、文書ごとにどのユーザーにアクセス権限を付与するのか、設定に手間がかかってしまいます。

3. 契約書の管理が煩雑

契約書を紙で管理していると、原本の紛失、劣化といった事態が発生します。また、過去の契約書の有効期限などを参照したいときも、いちいち分厚いバインダーをめくって探さなければなりません。

4. 情報漏洩のリスクがある

重要書類を綴じたバインダーを部内に置くということは、誰でも手に取れる状態にしておくということでもあります。部署によっては無人になる時間もあり、「部外者が書類を持ち出す」といった情報漏洩のリスクも抱えることになります。保管棚に鍵をかけて保管する場合も、鍵を保管する担当者が不在だと取り出せないといった不便がありますし、担当者の机の中から誰でも取り出せるという状況の企業も実際は非常に多く、リスク管理が不十分と言えるでしょう。

5. サーバ管理にコストがかかる

ファイルサーバに文書をアップし管理する場合、社内から管理用の人的リソースを確保する必要があります。加えて社外からのアクセスを考慮するとなると、適切なログイン機能の実装など、高度な知識も要求されます。

文書管理システムで解決できること

これらの課題解決に役立つのが、文書を集中管理する文書管理システムです。文書管理システムでどのように解決するのか見ていきましょう。

文書管理システムで書類をペーパーレス管理

文書管理システムでは、Word（ワード）やExcel（エクセル）、PowerPoint（パワーポイント）、PDFといったさまざまなアプリケーションで作成された文書を、ファイル形式に関わらず保存、管理できます。社外から紙の状態で来た文書も、OCR処理によりテキストデータを付与した状態で登録することが可能です。

書類中のテキストは、文書を登録・更新するときにデータベースに登録されます。このデータベースを使う専用検索エンジンなら、全文書を対象とする全文検索でも素早く完了させられます。さらに、文書登録時に文書ごとに重要度などの属性情報を追加する機能があり、記入されているテキスト以外を使った検索も可能です。

専用のユーザーインターフェースで権限を管理

文書管理システムはメンバーの管理機能を持っています。専用のユーザーインターフェースを搭載しており、人員の登録、削除、異動などを簡単に実行可能です。事業計画案は責任者のみアクセス可能にする、チーム作業の進捗状況を把握する管理表はチーム内でのみ読み書き可能にしておく、といった設定も簡単に行えます。

契約書など重要書類を効率良く安全に管理

契約書を文書管理システムでペーパーレス管理すれば、原本の紛失や劣化を心配する必要がなくなります。過去の契約書を参照したいときも、検索ですぐに探し出せるでしょう。

また、本社と支店などが物理的に離れていても、オンラインで一元管理できます。取引先とどのような契約がなされているか、随時確認しながら、効率的に営業を進めることが可能です。文書管理システムでは、情報漏洩に対する配慮もされています。ファイルを印刷、保存すると、作業者名とともに履歴が記録されるので、セキュリティ面で不安を抱えることはありません。

効率的なサーバ管理ができるというメリット

文書管理システムなら、パッケージを導入するだけで社外からも必要な人員のみが文書にアクセスできる環境を実現できます。複雑な管理業務も不要になるので、費用対効果では自社で構築するより安価になるケースも多いでしょう。最近では、クラウド型の文書管理システムも増えてきており、より安く導入可能になっています。

まとめ　～ 文書管理システムで管理の手間もコストも削減 ～

ここでは５つの課題を提示して、文書管理システムによる解決例を紹介しました。文書管理システムを導入することで、書類の管理の手間やコストを削減し、より簡単にデータを取り出すことができるようになります。

文書管理についての課題で一つでも当てはまるものがあれば、導入を検討することをおすすめします。自社の課題に合わせて、必要な機能を持つのはどの製品か、比較検討の基準にしてみましょう。