文書管理システム

文書管理機能を網羅的に備えた隙のないシステム Ridoc Smart Navigator V2

Ridoc Smart Navigator V2は多種多様なアプリケーションや複合機と連携し、ドキュメントの電子保存・管理・検索・活用・共有を支援する文書管理システムです。社内にある知を一元管理することでビジネスへの活用性を高めます。

Ridoc Smart Navigator V2には次の特長があります。


◇ユーザーインターフェース
Ridoc Smart Navigator V2は用途に応じて、Webブラウザと専用ソフトウェアによる２種類のインターフェースを使い分けられるのが特徴です。

Webブラウザを利用するインターフェースは、導入に伴うコストが低く済むのが特徴です。一方、専用ソフトウェアによるインターフェースはブラウザ版と比較して導入コストがかかるものの、より多彩な機能を利用できます。連携しているシステムをすべてツリー形式で表示する他、閲覧している文書の作成アプリケーションの表示、カレンダー形式による文書の表示など、業務を効率化する機能が豊富です。


◇文書登録
ファイルをドラッグアンドドロップするだけなど、極めて簡単な操作で文書を登録できます。クリップで留めるなど、まるで紙の文書を扱うような操作も可能です。


◇検索機能
Ridoc Smart Navigator V2では検索結果がサムネイル形式で表示され、文書の中身を簡易的に閲覧できます。ファイル名だけでは判別しづらいファイルも直感的に特定可能です。

また、ユーザーごとにお気に入り機能も利用可能。文書やフォルダなどの検索条件を保存できます。


◇閲覧と編集
WordやPDF形式の文書を、それらの閲覧アプリケーションがなくてもビューアで確認できます。また、該当アプリケーションをインストールしていれば、文書の拡張子に関連付けされているアプリを起動できるため便利です。

また、文書をシステム上で編集する際、バージョンを管理できます。編集前後のファイルを両方管理可能です。


◇情報共有
Ridoc Smart Navigator V2は複数のドキュメントの一括印刷に対応。製造業や建設業における図面の印刷などに役立ちます。

また、システム上で情報共有したい場合は、登録してあるメールアドレスを指定し、メール通知ボタンをクリックするだけで社内で通知できます。文書のURLが添付されて一斉に送信されるため、逐一通知する手間が省けます。


◇マネジメント
Ridoc Smart Navigator V2は電子帳簿保存法に対応。スキャンしたデータに自動的に書誌情報とタイムスタンプを付与できます。

また、改ざんが行われていないか一括検証するツールもあります。社内監査や税務調査時に、取引文書の取引先や取引期間が改ざんされていないかチェックし、検証結果をCSV形式で出力します。

Ridoc Smart Navigator V2を使うと以下のような課題を解決できます。

【メール誤送信による情報漏洩を防ぎたい】
保管文書のURLリンクを、メールで送信する機能があります。これならファイル自体を送信する必要はありません。

【地理的に離れた場所でも情報共有したい】
本社と支社などの離れた場所でも、Webブラウザを介して文書を共有できます。

【紙文書の電子化にコストを割きたくない】
事前に設定を行えば、文書を電子化した際に自動的に全文検索夜のデータを生成できるため、検索性の高い電子化データを容易に登録できます。