文書管理を効率化するには？紙文書の課題と解決策を解説！

紙の文書管理を効率化する方法

文書管理ができていないと、必要な書類を探すのに時間がかかるなど、業務効率が悪くなります。では、どのようにすれば効率化できるのでしょうか。

不要な書類は捨てる

書類は何も対処しなければ増える一方です。「いつか使うかもしれない」と、処分が後回しになりがちです。不要な書類を処分するには明確なルールを設定しましょう。

ルールを設定する際、利用頻度が基準になります。たとえば、１年に数回見る資料は保管すべきですが、２年以上使っていない書類の利用価値は低いため処分しても問題ないはずです。一定期間の利用頻度を基準に、書類を処分するか決めましょう。

利用頻度が不明である場合は、「処分しても再度入手できるか」が基準になります。

そのほか、毎年作成する書類は「玉突き方式」で管理するのがおすすめです。玉突き方式は、当年度用、前年度用、という具合に書類の保管場所を決め、それらの保管場所に該当しなかった古い書類を処分する方法です。

当年度用の書類はアクセス頻度が高いため、最も身近な場所に保管すれば良いでしょう。

一時保管スペースを設ける

書類はルールを決めて分類し、保管するのが基本ですが、ルールに該当しないケースも出てきます。たとえば、未処理である請求書の保管場所が決まっていないケースです。処理が完了するまでデスクやプリンターの上に置きっぱなしになり、紛失する可能性もあります。

このような場合、ルール外の書類を一時的に保管する「その他の書類ケース」などを作ります。一時保管スペースには複数種類の書類が混在しますが、書類が紛失する心配もありません。書類を探すときは一時保管スペースを確認するだけで済み、効率化を図れます。

また、ルールに該当する書類でも、人手不足のため即座に整理できないケースもあります。この場合は、分類する前の書類を案件ごとにフォルダに入れ、「仕掛りボックス」にまとめる方法がおすすめです。仕掛りボックスを見れば対応中の案件が誰でも分かり、担当者以外も対応できます。仕掛りが終わった後に要・不要を判断し、書類を整理します。

紙の文書管理における課題

工夫次第で紙の文書管理は効率化できますが、書類の量が多ければ限界があります。では、紙の文書管理にはどのような課題があるのか見ていきましょう。

社内文書の私物化

紙の文書管理では、社内文書の私物化が起きやすいです。社内文書の私物化とは、社員個人が書類を管理して情報が共有されていない状態を指します。

これは、個人のデスクやロッカーで書類を保管したほうが書類を探しやすくスムーズである、と勘違いしていることが背景にあります。実際は、共有化している文書のほうが検索時間は短い傾向にあります。私物化している書類は本人にしか保管場所がわからず、最悪の場合紛失のおそれもあるのです。さらに、私物化された書類はセキュリティにも問題があります。

文書管理を効率化したい場合は、社内文書の私物化を禁止し、共有化すべきです。ただ、書類が多いと管理が行き届かず私物化を容認してしまう、というのが現状です。

不要な文書の増加

日常業務を行う中で文書は発生し続けます。後で見るために文書を保管しておきますが、半年もすれば文書の大半は不要になるでしょう。つまり、ほとんど見ない文書が溜まっていくのです。

不要な文書が増え続けると、文書を分類して保管・処分する手間が付きまといます。処分していかないと、保管スペースは拡大するばかりで、縮小することはありません。紙の文書管理では業務に手間がかかり、保管スペースが必要なのです。

文書の電子化とは

紙の文書管理における課題を解決するには、文書を電子化すると良いでしょう。文書の電子化とは、紙文書をPDFなどの電子データに変換して管理することです。

紙文書はスキャンするだけで簡単に電子化できます。特殊なツールを導入しなくても、社内に複合機があればスキャンできるでしょう。もしスキャンする人材が乏しく、電子化の対象となる文書量が膨大なときは、電子化を請け負うサービスもあります。

なお、電子化された文書は社内ネットワーク上に保管され、企業全体で共有します。そのため、事前にファイル名の付け方や保管する場所、フォルダの分類基準など、文書管理のルールを決めて統一してください。

文書を電子化するメリット

なぜ、文書の電子化によって、紙の文書管理における課題を解決できるのでしょうか？文書を電子化するメリットを見ていきましょう。

省スペースになる

紙の書類を管理するには保管スペースを用意しなければなりません。保管スペースを借りる場合はレンタル料が必要で、書類の量が多いほどレンタル料がかさみます。

書類を電子化するとサーバやクラウド環境に保管され、省スペースになります。書類を保管するのに使っているスペースがなくなれば、ほかの目的で有効活用できるでしょう。新しい設備を導入して業務効率化を図ることも可能です。

書類を探しやすくなる

紙の書類は、検索に時間がかかります。対して、電子化された書類はサーバやクラウド環境に保管されるため、条件を指定するだけで瞬時に検索できます。書類を保管場所から見つけ出し閲覧するまでにかかる時間で比較すると、紙と電子化された書類では大きな差になるでしょう。

なお、クラウド環境に書類を保管すると、ネット環境があれば外出先でも必要な書類を検索できます。

書類の紛失を防げる

書類の原本が紙である場合、適切に文書管理しないと紛失や持ち出しのリスクが高まります。さらに、誤って処分してしまったり、時間の経過とともに劣化したりする可能性も考えられるでしょう。

文書を電子化して保存しておけば、バックアップを取り、誤って削除できないようにロックをかけられます。クラウド環境に保管していれば、たとえ火災が発生したとしても書類を消失するリスクを削減できます。

紙と電子の違いを把握して適切に文書管理しよう！

紙の文書管理を効率化するには、不要な書類を処分し、未処理の書類を一時的に保管できるスペースを設けましょう。

ただし、効率化できる範囲には限界があるため、電子化も検討すると良いです。紙文書をスキャンするだけで電子化できます。電子化すれば省スペースになり、検索性が高まります。さらに、書類紛失のリスクも減らせます。

紙と電子の違いを理解し、自社に合った文書管理を実施しましょう。