書類の電子化を認める「e－文書法」「電子帳簿保存法」とは
文書は、e－文書法・電子帳簿保存法に則って電子化されなければいけません。それぞれの法律の概要を解説します。
e-文書法：文書の電子保存を認める法律
e-文書法(2005年４月１日施行)は、以下２つの法律の総称です。
- ■民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
- ■民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律
これらの法律は、紙での原本保存を義務化していた多くの文書の電子化を認めるものです。事務効率向上・管理コスト削減を目的に作られました。
e-文書法の対象は、法人税法や商法、証券取引法など複数の省庁が管轄する250の法律によって管理されている書類です。具体的には、契約書や見積書、処方箋、図面などです。電子化にあたって事前の承認は必要ありません。
電子化が認められるようになった書類の詳細は以下で確認ができます。
参考：e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定｜内閣官房 情報通信技術（IT）総合戦略室
電子帳簿保存法：国税関係帳簿書類の電子保存に関する法律
電子帳簿保存法(1998年７月１日施行)は、会計帳簿や国税関係書類の電子化を定めた法律です。正規式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
電子帳簿保存法は国税庁が管轄する法律で、e－文書法が施行される前から存在します。
施行当初は、書類作成する段階から電子化を認める法律でした。しかし2005年のe－文書法の施行を受け、もともと紙で作られた文書をスキャンしてデータ化する電子保存の規定を追加しました。
電子帳簿保存法の対象は、所得税法や法人税法によって管理される帳簿や契約書、請求書そして領収書など、税務関連書類です。電子帳簿保存法律を適用するためには、事前に税務署の承認が必要なことがｅ-文書法との大きな違いです。
e－文書法の要件
e－文書法では文書の電子化にあたり、以下の３要件のすべてまたは一部を満たす必要があります。条件は書類によって異なります。具体的には、国税関係書類や医療情報はすべての要件を満たす必要がありますが、建築図書や人事関係書類は見読性の１つのみ満たせば可となります。
では各要件を解説していきます。
見読性を確保する
文書を電子化する際は、パソコンなどの画面でデータを明瞭に見られることが条件です。さらには、プリントアウトする際も情報が明瞭に見えなければいけません。
つまり、電子データ化しても紙媒体と同等の見読性が求められます。見読性の確保のため、スキャナなど解像度の設定を適切に行うことが大切です。
完全性を確保する
電子化したデータは、作成した文書と電子化した文書が同一であること、保存義務期間中に改ざんや消去などを受けていないことを証明できなければなりません。
そのため、誰がスキャンしたかを示す電子署名や、いつ処理を実行したのかを示すタイムスタンプなどの技術が使われます。
また、保存義務期間中に文書が消失したり、破損しないよう保存する仕組みが必要です。紙文書をスキャンした場合は、原本受領から電子データにするまでのプロセスやスキャン品質について記録を残してください。
機密性・検索性を確保する
機密性を確保するためには、関係者以外の人間が電子データを閲覧できない環境整備が必要です。サイバー攻撃による情報漏えいのリスクを避けるため、セキュリティを強化しましょう。
たとえば、データに対してアクセス制限を設ける、アクセスログを収集する、データを暗号化するなどの取り組みが求められます。また、必要なときに目的のデータを検索できることも重要です。検索性の向上を図るため、体系的に電子データを保存しましょう。
電子帳簿保存法の要件
電子帳簿保存法では、文書電子化の際に満たすべき２つの要件を定めています。それぞれ見ていきましょう。
真実性を確保する
税務・財務状況を証明する書類であるという観点から、電子データの削除・訂正などの操作履歴を確認できなければなりません。さらに、ほかの国税関係書類と帳簿の互いの関連性を確認するため、相互関連性の確保も求められます。
また、それを裏付けるシステム概要書やシステム仕様書、操作説明書を備えていることも必要です。
可視性を確保する
電子データは、パソコンなどの画面上でも明瞭な状態で読み取れる必要があります。また、プリントアウトする際も同様です。そして、速やかに出力できるよう保存しなければいけません。
また、日付や金額、勘定科目など、状況に応じて速やかなデータ検索が求められます。複数の条件を組み合わせた検索もできるように設定しましょう。
電子帳簿保存法の改正による変更点
電子帳簿保存法は1998年に施行され、2016、2018年の法改正により規制の緩和が進みました。変更点は以下のとおりです。
- 撮影機器の緩和
- スマートフォンなどで文書の撮影が可能。
- 原本の保管不要
- 電子化した文書であれば原本の破棄が可能。
- 文書の上限金額撤廃
- 取引金額に関係なく電子化が可能。
- 電子署名撤廃
- 電子署名をせず台帳に記録することで代替可能。書類を受領した本人が電子化する場合は受領者読取制度を利用すると、第三者による原本と電子データの確認が不要。ただし、原本に自筆による署名・受領から3日以内のタイムスタンプは必要。
- 保存データの緩和
- グレースケールでの電子化が可能。A４サイズ以下でも画像サイズのデータ保存は不要。
- 小規模事業者の特例緩和
- 従業員数20人以下の事業者は、年１回の定期検査を税理士に委託可能。文書スキャンと内容の確認を別の人が行う必要があるが、税理士に定期検査を委託する場合は不要。
紙の書類を電子化する方法
紙の書類はスキャナやスマートフォンを使用して電子化しますが、電子化は法律に則って正確に行わなければいけません。たとえば、A４サイズ388万画素・256階調以上でスキャンする、ファイルごとにタイムスタンプが必要、などさまざまな要件があります。
これらの要件をクリアするには管理体制の見直しが求められますが、工数やコストがかかり企業への負担が大きいです。
そこで、自社での対応が厳しい場合は、文書電子化システムの導入や、文書電子化の委託サービスを検討しましょう。システムや委託サービスであれば、法律に遵守した正しい方法で文書を電子化できます。最近では「ｅ文書ソリューション」としてさまざまなサービスが人気になっています。
特に繁雑になりやすいレシートや領収書の電子化は、自動化するメリットが大きいでしょう。このように文書電子化システムや委託サービスの導入は、業務負荷の軽減につながるでしょう。
ｅ文書ソリューションに適応した製品について詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
e－文書法・電子帳簿保存法の要件を守り書類を電子化しよう
e－文書法は紙保存が義務化されていた文書の電子化を容認し、電子帳簿保存法は国税関係書類の電子化を認める法律です。
e－文書法では見読性・完全性・機密性・検索性の全部または一部を、電子帳簿保存法では真実性と可視性の両方を満たすことが条件です。システムを導入すると電子化を進めやすく、業務効率化も期待できます。
電子化を行うことで、事務効率化やコスト削減が実現できます。法律を遵守した書類の電子化を検討しましょう。
