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電子化×自動化で業務効率化を実現する電子活用ソリューション SPA

ウイングアーク1st株式会社
全体満足度
☆☆☆☆☆
★★★★★
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SPA
grade

3つの特徴

  • 1.高精度の検索機能。全文検索だけでなく明細行や項目検索も可能
  • 2.人による仕分けのナレッジをシステム化した高度な電子棚管理
  • 3.原本保証型のセキュリティコントロール

日々業務システムから出力される伝票や発注書や納品書などの帳票類。
SPAは電子帳票の保管から破棄までの一元的なライフサイクル管理を実現し、アナログな業務プロセスの自動化を可能にします。

SmartSMESupporter
ウイングアーク1st株式会社は、中小企業の生産性を高めるためのITツールを提供するITベンダーとして中小企業庁より認定された情報処理支援機関です。
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製品概要

対象従業員規模 全ての規模に対応
対象売上規模 全ての規模に対応
提供形態 オンプレミス / クラウド / パッケージソフト
参考価格 2,300,000円 ~
参考価格補足 上記価格は、1サーバー/税別となっております。
※価格の詳細については別途お問い合わせください。
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製品詳細

電子化と自動化で紙ベースのアナログな業務を効率化

紙による利便性をそのままに、帳票運用環境の電子化を実現

ビジネスを動かす上で欠かせない、請求書や発注書、配送伝票などの帳票類。これらの帳票は、法定制度や社内規定に沿って保存しておくべきもの、万が一のために保管しておくものなど、用途や目的に合わせて管理を行い、必要な際には即時に参照し活用できる必要があります。
「SPA」は、紙による帳票運用の利便性はそのままに、電子帳票の保管・管理を自動化し、帳票運用管理に関わる業務の劇的な効率化を実現できます。

SPA製品詳細1

高度な電子棚管理と高速・高精度の検索機能

■人による仕分けのナレッジをシステム化
電子化した帳票類をファイルサーバー上の共有フォルダで管理している場合に、格納ルールの統一運用ができず、参照時に無駄に検索の手間がかかってしまった、という経験はありませんか?
SPA は、“人”を中心に流れる業務や仕分けのナレッジをシステム化。条件に合わせて電子帳票を指定フォルダへ自動仕分け、参照時にもスピーディーな検索を可能にします。

■仮想PDFによる柔軟な管理と運用
原本はそのままに、仮想的にフォルダへの振り分けを行ったり、ページ単位で抽出し別のPDFデータを作成することができます。例えば、1ヶ月分の請求書が1つにまとまったPDF帳票を会社別にファイル単位に振り分けることが可能です。様々な視点や切り口での仕分けが可能になると共に、原本データを保証し高セキュリティの運用を可能にします。

■高速・高精度の検索機能
電子帳票をまるでDBのように扱うことができ、膨大な帳票の中から瞬時に目的の帳票を見つけられます。また、検索条件に一致した帳票一覧リストの出力を可能です。
単純な全文検索以外にも、当社帳票ツールSVFで作成したPDFの場合、フィールド名検索や明細行での検索、日付・数量や金額での範囲検索もできます。
さらに日本語以外にも8ヶ国語の帳票に対応しています。

SPA製品詳細2

原本保証型の高度なセキュリティコントロール

■原本保証型のセキュリティ設定
原本データを維持したまま、パスワード・印刷制限・透かし・アクセス制御・マスク・墨消しなどのセキュリティ設定を緻密に設定できます。

■権限に応じたアクセス、きめ細やかな設定
①フォルダ単位のアクセス権
「ロール」「グループ」「ユーザー」という概念でユーザーの操作権限を「読み込み」「書き込み」「拒否」の3段階で設定可能。

②監査証跡として利用可能な履歴管理
全てのユーザー操作ログが、サーバー上にログとして記録されます。
「いつ」「誰が」「どこから」「何をしたか」という操作ログの取得をはじめ、PDFファイルのプレビュー、印刷、ダウンロードや、PDFファイルの編集などの各種操作の履歴をファイル単位で記録し、履歴を管理。PDF自体に履歴が残るため、社外への持ち出しなど不正利用時の証跡として利用できるにはもちろん、監査証跡として利用可能。

③タイムスタンプ(時刻認証)の付与と改ざん有無の確認
オプションのライセンスを追加すると、SPAへのアーカイブ時にPDFファイルに対してタイムスタンプを付与できます。これにより、タイムスタンプの付与後の改ざん有無を確認できます。

④PDFファイルへの情報埋め込み
SPAからのダウンロード時に「ダウンロード実行日時」「ダウンロードしたログインユーザーID」「ダウンロードを行ったログインユーザー名」「任意の文字列」など12種類の情報をPDFファイルに任意に付加可能。これらの情報はPDF自体に埋め込まれるので、USBメモリやメールでPDFを外部へ持ち出しても消えることなく、不正利用の際の証跡として利用できます。

SPA製品詳細3
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e文書ソリューションの製品一覧

導入効果

領収書の電子化と電子帳簿保存法対応

■課題
・ワークフローシステムを導入していたが、経理部での確認処理は領収書の原本が必要の為、
 原本が届くまで経理部での処理ができなかった。また、配送時の紛失リスクもあった。
・領収書原本はチェック・回覧後、経理部にてファイリングし保管していた為、保管コスト・管理コストが発生していた。

■効果
・領収書のスキャンにより原本の到着を待たずに処理が可能となり、経理の業務効率化が実現。
・領収書原本は一時的に保管するが、スキャンした領収書を SPA で電子保管する為、
 定期チェック後原本廃棄が可能となった。紙保管コストと管理コストの削減を実現。

SPA導入効果1
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「SPA」利用ユーザーからの口コミレビュー
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schedule 2020/11/03
SPA
全体満足度
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大阪府/ 営業・販売/ 卸売・小売業・商業(商社含む)
従業員規模1,000名以上 5,000名未満 ユーザー(利用者) 導入6ヵ月以上 ~ 1年未満
部署ごとにまとめて管理
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この製品のいい点
紙の文書管理は場所とセキュリティの問題上コストが多くかかってしまうが、電子書類であればそのコストを大きく低減でき管理が簡単になります。
SPAの改善してほしい点
とくに改善してほしいと言う点はないですが、強いて言うのであれば完成されたソフトですので新しい機能に期待が出来ない点。
SPA導入で得られた効果
データを自動で仕分け出来るのでそこに費やしていた時間を大幅に短縮出来ました。また情報の共有化にも役立ってます。
詳細を見る ▼

企業情報

企業名

ウイングアーク1st株式会社

住所 〒106-6235 東京都港区六本木三丁目2番1号 六本木グランドタワー
設立年月 2004年3月
従業員数 連結651人/単体561人(2020年2月末現在)
資本金 2億円
事業内容 情報資産を活用するためのソフトウェアおよびソリューション提供
代表者名 代表取締役社長 田中 潤
SMEマーク SmartSMESupporter
ウイングアーク1st株式会社は、中小企業の生産性を高めるためのITツールを提供するITベンダーとして中小企業庁より認定された情報処理支援機関です。

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