e文書ソリューションに対応するにはどのようなものを選べばよいのでしょうか。業務を効率化するために導入を検討していても、具体的にどんなソリューションがあるのか分からず困っていませんか。また、e文書法にきちんと対応できるのか気になる人も多いでしょう。
この記事では、おすすめのe文書法対応ソリューションを比較紹介します。機能やe文書法の保存要件もあわせて解説します。ぜひ、自社への導入を検討する参考にしてください。
この記事は2019年9月時点の情報に基づいて編集しています。
人気のe-文書法対応ソリューション5選
e-文書法や電子帳簿保存法に対応した製品を６つ比較紹介します。
パッケージソフト型のソリューションです。国税関係書類はもちろん、動画や画像、Office文書などのデータも一括保存できます。リストビューや検索機能など、便利な機能を備えています。また、ブラウザアプリケーションであるため、インストールしなくてよいのも特徴です。
SPA の比較ポイント
- 高精度の検索機能。全文検索だけでなく明細行や項目検索も可能
- 人による仕分けのナレッジをシステム化した高度な電子棚管理
- 原本保証型のセキュリティコントロール
オンプレミス・クラウド・パッケージソフト型のソリューションです。原本は移動させず、仮想PDFを振り分けられるなど、利便性の高い管理機能を備えています。また、アクセス制御やログ管理、タイムスタンプ付与など、セキュリティ機能も豊富です。
パッケージソフト・オンプレミス型のソリューションです。必要に応じて、コンサルティングサービスやスキャナ機器、スキャン代行サービスなども提供されます。そのほか、取引年月日や勘定科目、取引金額など、多角的な検索機能も魅力です。
EdiGate/POST（エディゲートポスト） の比較ポイント
- 購買コストを大幅削減します。
- Web画面で納期の回答・照会ができます。
- 操作がシンプルでどなたでも簡単に使えます。
オンプレミス・クラウド・パッケージソフト型のソリューションです。帳票データを自動送信する機能や暗号化によるセキュアな通信など、仕入先との通信を円滑化する機能が豊富です。また、インターフェースは直感的に操作できます。
@Tovas の比較ポイント
- 帳票配信の業務効率化とコスト削減を同時に実現！
- 簡単かつシンプルな仕組みと自動配信で運用もらくらく！
- 重要な情報である帳票データも安心・安全に送受信可能
企業間取引における電子帳票の送受信を効率化するクラウドサービスです。データは暗号化によるセキュアな環境で送信され、相手がデータを無事受け取れたか確認できます。また、操作ログを第三者的に証明できる「情報トレーサビリティ」が提供されているのも特徴です。
AI活用クラウド型請求書処理効率化ソリューション の比較ポイント
- AIを活用したクラウドで、請求書処理を65％効率化！
- 多様なフォームに対応し、入力・確認の生産性が飛躍的に向上。
- 電帳法対応クラウドとの連携で、紙原本の削減も実現！
クラウド型の買掛金管理自動化支援ソリューションです。 請求書特化型のAI・OCRを搭載しており、フォーマットを自動で認識できるため入力の手間がありません。会計システムやERPとの連携も非常にスムーズです。
e文書ソリューションの保存要件
e文書が正式な文書であると認められるためには、e文書法で定められた以下の要件を満たす必要があります。
- 見読性
- 文書がはっきり読める
- 完全性
- 改ざんや劣化を防ぐ
- 検索性
- 目的のデータをすぐに見つけ出せる
- 機密性
- 権利者以外にはアクセスさせない
適切なe文書ソリューションを導入することで、これらの要件を満たしながら利便性の高い環境を構築できます。ぜひ、自社に合ったソリューションを導入してください。
e文書ソリューションの基本機能
e文書に対応した製品の基本機能についてご説明します。
- スキャナ保存
- 見読性を担保した読取り機能です。
- タイムスタンプ
- 電子帳簿保存法では、スキャナ保存される書類には、タイムスタンプの付与が定められています。タイムスタンプとは日時・日付・時刻情報を付与する文字列のことで、文書の偽造防止に役立ちます。タイムスタンプの付与は、一般財団法人日本データ通信協会に認定され、時刻認証業務を実施できるタイムスタンプ事業者に限られます。今回紹介したe文書ソリューションを販売している事業者は、認定を受けています。
- 検索機能
- 必要な文書をフォルダや文書内の文字から検索できます。
- 権限の管理
- 文書にアクセスできる人を限定できます。
e文書ソリューションのさらなる活用
e文書ソリューションに対応した製品の中には、請求書・契約書・注文書などをインターネット上でデータを送受信できるものもあります。顧客とのFAXや郵送を介したやり取りをなくすことで、配送費用・用紙代・インク代などのコストを削減できる可能性があります。セキュリティを確保したまま電子データを送受信する機能をもったe文書ソリューションも出てきています。ぜひ自社に合った製品を比較してみてください。
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