e文書法に対応したe文書ソリューション比較６選。機能や保存要件も解説

人気のe-文書法対応ソリューション5選

e-文書法や電子帳簿保存法に対応した製品を６つ比較紹介します。

パッケージソフト型のソリューションです。国税関係書類はもちろん、動画や画像、Office文書などのデータも一括保存できます。リストビューや検索機能など、便利な機能を備えています。また、ブラウザアプリケーションであるため、インストールしなくてよいのも特徴です。

SPA

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

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SPA の比較ポイント

• 高精度の検索機能。全文検索だけでなく明細行や項目検索も可能
• 人による仕分けのナレッジをシステム化した高度な電子棚管理
• 原本保証型のセキュリティコントロール

オンプレミス・クラウド・パッケージソフト型のソリューションです。原本は移動させず、仮想PDFを振り分けられるなど、利便性の高い管理機能を備えています。また、アクセス制御やログ管理、タイムスタンプ付与など、セキュリティ機能も豊富です。

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パッケージソフト・オンプレミス型のソリューションです。必要に応じて、コンサルティングサービスやスキャナ機器、スキャン代行サービスなども提供されます。そのほか、取引年月日や勘定科目、取引金額など、多角的な検索機能も魅力です。

EdiGate/POST

大興電子通信株式会社

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EdiGate/POST の比較ポイント

• 購買コストを大幅削減します。
• Web画面で納期の回答・照会ができます。
• 操作がシンプルでどなたでも簡単に使えます。

オンプレミス・クラウド・パッケージソフト型のソリューションです。帳票データを自動送信する機能や暗号化によるセキュアな通信など、仕入先との通信を円滑化する機能が豊富です。また、インターフェースは直感的に操作できます。

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@Tovas

コクヨ株式会社

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@Tovas の比較ポイント

• 帳票配信の業務効率化とコスト削減を同時に実現！
• 簡単かつシンプルな仕組みと自動配信で運用もらくらく！
• 重要な情報である帳票データも安心・安全に送受信可能

企業間取引における電子帳票の送受信を効率化するクラウドサービスです。データは暗号化によるセキュアな環境で送信され、相手がデータを無事受け取れたか確認できます。また、操作ログを第三者的に証明できる「情報トレーサビリティ」が提供されているのも特徴です。

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クラウド型の買掛金管理自動化支援ソリューションです。 請求書特化型のAI・OCRを搭載しており、フォーマットを自動で認識できるため入力の手間がありません。会計システムやERPとの連携も非常にスムーズです。

e文書ソリューションの保存要件

e文書が正式な文書であると認められるためには、e文書法で定められた以下の要件を満たす必要があります。

見読性

文書がはっきり読める

完全性

改ざんや劣化を防ぐ

検索性

目的のデータをすぐに見つけ出せる

機密性

権利者以外にはアクセスさせない

適切なe文書ソリューションを導入することで、これらの要件を満たしながら利便性の高い環境を構築できます。ぜひ、自社に合ったソリューションを導入してください。

e文書ソリューションの基本機能

e文書に対応した製品の基本機能についてご説明します。

スキャナ保存

見読性を担保した読取り機能です。

タイムスタンプ

電子帳簿保存法では、スキャナ保存される書類には、タイムスタンプの付与が定められています。タイムスタンプとは日時・日付・時刻情報を付与する文字列のことで、文書の偽造防止に役立ちます。タイムスタンプの付与は、一般財団法人日本データ通信協会に認定され、時刻認証業務を実施できるタイムスタンプ事業者に限られます。今回紹介したe文書ソリューションを販売している事業者は、認定を受けています。

検索機能

必要な文書をフォルダや文書内の文字から検索できます。

権限の管理

文書にアクセスできる人を限定できます。

e文書ソリューションのさらなる活用

e文書ソリューションに対応した製品の中には、請求書・契約書・注文書などをインターネット上でデータを送受信できるものもあります。顧客とのFAXや郵送を介したやり取りをなくすことで、配送費用・用紙代・インク代などのコストを削減できる可能性があります。セキュリティを確保したまま電子データを送受信する機能をもったe文書ソリューションも出てきています。ぜひ自社に合った製品を比較してみてください。