e文書ソリューションの基本機能

文書電子化のメリット

e文書ソリューションとは、簡単に言うと、書類をスキャンすることで、電子保存可能な状態にするものです。文書電子化には4つのメリットがあります。

メリット１　コスト削減

国税関係書類は、そのほとんどが法定保存文書に定められ、7～10年前後保存しなければなりません。通常は、国税関係書類を紙媒体で保存するために、スペースとファイリングの労力がかかります。文書電子化することにより、紙資料の保守・運用のコストを削減できます。

メリット２　業務効率アップ

紙で保存された資料を探すには、資料のある場所まで移動し、膨大な資料の中から必要な物を探す必要があります。文書電子化すると、文書がコンピュータ内に整理された状態で保存されているため、紙媒体よりもはるかに早く文書をさがすことができます。

メリット３　セキュリティ強化

紙媒体で保存すると、紛失・盗難・コピーなどの問題が発生する可能性があります。一方で文書電子化は、保存するコンピュータの管理を厳重に行えば、セキュリティ面も対策されているので、セキュリティ強化につながります。

メリット４　BCP策定・運用

電子データは、紙の資料より災害に強いです。電子データが物理的に破壊されることがないので、BCP策定・運用する際にも役に立つでしょう。

e文書ソリューションの基本機能

紙資料を電子保存するメリットについては簡単に理解していただけたと思います。ここからe文書ソリューションの基本機能についてご説明します。上記にもありますが、e文書ソリューションは国税関係書類のスキャナ保存をするものです。

e文書ソリューションならではの特長として、法律に適した形でスキャナ保存できるということが挙げられます。電子帳簿保存法では、スキャナ保存される書類には、タイムスタンプを付与しなければならないと決まっているのです。タイムスタンプとは日時・日付・時刻情報を付与する文字列のことで、文書の偽造防止に役立ちます。

スキャナ保存するためのタイムスタンプは、その有効性を証明するため、一般財団法人日本データ通信協会が定める基準を満たす必要があります。タイムスタンプの付与は、一般財団法人日本データ通信協会に認定され、時刻認証業務を実施できるタイムスタンプ事業者に限られます。

しかし、e文書ソリューションを販売している事業者は、スキャン保存する書類にタイムスタンプを付与することができます。この信頼性のあるタイムスタンプにより、法律に適する形で書類のスキャナ保存ができることがe文書ソリューションの特長です。

国税関係書類電子化のさらなる活用

国税関係書類をスキャナ保存することをさらに活かす機能を持つe文書ソリューションもあります。国税関係書類の中でも、請求書・契約書・注文書などはお客様とのやり取りにおいてFAXや郵送をするために、配送費用・用紙代・インク代がかかります。スキャナ保存することにより、インターネット上でデータを送受信できるようになるので、これらのコストを削減できる可能性があります。

しかし、重要書類をインターネット上で送受信することには、セキュリティ上の危険をはらんでいます。自社でセキュリティを確保して、データを送受信することは難しいかもしれません。そこで、セキュリティを確保したまま電子データを送受信する機能をもったe文書ソリューションも出てきているのです。

さらに、スキャナ保存とお客様への電子データ配信を同時に行うe文書ソリューションや、お客様への電子データの送付を自動で行うe文書ソリューションもあります。

電子データを送受信すると、コスト削減だけではなく、お客様への対応も素早くなるので業務の効率化につながります。お客様とのFAX・郵送でのやり取りが多い企業はe文書ソリューションを検討することも良いかと思います。ただしお客様が紙媒体でのやり取りを要望することも多いので、自社の状況をしっかり考えて検討しましょう。

おわりに

e文書ソリューションの基本機能をお伝えしました。2016年9月には電子帳簿保存法が再び改正（平成28年度税制改正）されました。2016年の改正により、デジカメ・スマホで撮影された画像でも、電子保存が可能になります。企業内のペーパーレス化はますます加速すると思われますので、しっかりと対応していきましょう。