e文書法に対応して紙書類をデータ化するメリットは？

紙資料が少なくなるメリット１～オフィス編～

e文書法に対応して紙書類をデータ化すると、紙の資料が社内から大幅に減ることになります。まずは、そのメリットについて紹介します。

保管場所を省略し有効なスペースを生み出せる

企業における書類は、法律で保存期間が定められているものがあります。例えば、経理に関する書類は内容に応じて5年、7年、10年と保存期間が定められています。その裏で、企業では1日で10枚や20枚もの紙資料が出ており、その量は膨大になります。

そこで、e文書ソリューションを使って紙の書類をデータ化し、不要な書類を処分することで保存スペースの有効活用ができるようになります。例えば、空いたスペースに社員用の本棚を作ったり、コミュニケーション用の休憩場所などを設置すると、社員のオフィス満足度の向上にもつながるのではないでしょうか。

防災対策ができる

紙資料はバックアップすることが難しいという問題があります。地震や火災による書類の消失は企業にとって大きなリスクです。近年では、企業が災害に備えてBCPの策定・運用することが重要視されています。その一環として、e文書ソリューションを活用することで、データを守る対策をとる企業が増えています。

紙資料が少なくなるメリット２～生産性編～

次に、紙書類をデータ化することによる生産性の向上について見ていきましょう。

書類管理の工数が削減できる

e文書ソリューションは、分厚いファイルを並べたり綴じなおしたりする膨大な労力を減らすことができます。社員がやるべき生産性の高い仕事に集中できることは働き方改革にもつながります。

資料検索速度が格段に向上する

紙データを電子化しておくことで、必要な書類を探す手間も省くことができます。業務の中で、紙媒体で保存している資料を探すのに苦労した経験のある人も多いでしょう。

e文書ソリューションでは、電子化された文書が整理された状態で保存されています。必要な書類のタイトルやキーワードだけで、検索しデータを手に入れることができることで、業務がかなり効率化されます。営業担当や在宅ワーカーが外出先や自宅など場所を選ばずに資料を検索できることも大きなメリットです。

複製や共有が容易になる

紙媒体で書類を保存していると、書類を複数部署に渡す際にコピー代やインク代がかかります。また、全国の拠点ごとに資料がある時などは、郵送費・FAX費用もかかっているでしょう。書類を電子化することで文書の受け渡しのコストが削減されます。

文書のデータ化のデメリットや適さない場合は？

これから、文書の電子化を検討するにあたってデメリットや電子化に適さない書類についても知っておきましょう。

文書の電子化にかかるコスト

文書の電子化には、スキャンニング、管理ソフトの費用が発生します。そのため、不要な書類は処分対象として、スキャンの対象から外すことで無駄を省くことが可能です。また、データの管理システムは、高機能なオンプレミス型から、比較的安価なクラウド型まで様々な製品があるので、予算や求める機能を考慮して検討するとよいでしょう。

電子化できない書類やスキャナ保存できない書類がある

e文書法で書類のデータ化が広く認められてきていますが、すべての書類が認められているわけではありません。例えば、船舶の「安全手引書」や、免許証、許可証など即座に確認する必要がある書類はデータ保存で代用できません。

また、仕分帳や棚卸表、貸借対照表、損益計算書、決算関係書類などの書類は、紙文書をスキャナ保存することが認められていません。誤って処分してしまうことのないように注意しましょう。（初めから電子化されている場合は、電子保存が可能です。）

e文書法によって紙書類の電子データ化は加速していく見込み

e文書法に沿って、企業内の書類をデータ化することは、オフィスの有効利用、防災対策、コストの削減、業務効率の向上のメリットがあります。

企業での、文書の電子化は確実に広まっており、国税庁の発表では、2018年6月末の時点で、国税書類のスキャナ保存のための利用申請を行った企業が20万社を超えています。現在では、比較的手軽に導入可能なクラウド型などのシステムの登場により、導入ハードルが下がっていることも幅広い企業での導入を後押ししています。

電子化のデメリットも理解した上で、紙書類の電子データ化について前向きに検討していくことがおすすめです。