資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド
ITトレンドNo.1ヘッダー

資料請求リスト

0件
  • ホーム
  • 製品を探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • はじめての方へ
  • 掲載について
  • ITトレンドEXPO
  1. IT製品 比較TOP
  2. その他
  3. e文書ソリューション
  4. e文書ソリューションの関連記事一覧
  5. 領収書電子化で経費精算業務を効率的できる?実施方法・注意点も解説

領収書電子化で経費精算業務を効率的できる?実施方法・注意点も解説

#その他
2023年01月17日 最終更新
e文書ソリューションの製品一覧
Twitterでツイートする
Facebookでシェアする
Pocketで後で読む
ITトレンド 編集部
IT製品の比較サイト
ITトレンド 編集部
領収書電子化で経費精算業務を効率的できる?実施方法・注意点も解説

領収書は電子化保存できるのでしょうか。経費精算業務を効率化したいと思いつつも、法律上問題はないのか不安を抱いている人も多いでしょう。

この記事では領収書を電子化できるのか解説するとともに、具体的な方法や注意点も紹介します。新しい経費精算体制を構築する参考にしてください。

この記事は2020年12月時点の情報に基づいて編集しています。

e文書ソリューション人気ランキング | 今週のランキング第1位は?

領収書は電子化して保存できるのか

電子化保存が可能な書類は、電子帳簿保存法という法律によって以下の4種類と定められています。

国税関係帳簿
総勘定元帳、仕訳帳など
国税関係書類(決算関係)
貸借対照表、損益計算書など
国税関係書類(取引関係)
領収書、契約書など
一般書類
注文書、見積書など

領収書は取引関係の国税関係書類に含まれるため、電子化して保存できます。

領収書を電子化するメリット

領収書の電子化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

精算業務を効率化できる

領収書の精算業務は、経理担当者と従業員にとって負担です。従業員は領収書を適切に保管し、期日までに経理担当者に提出する必要があります。締め切り間近にまとまって提出する担当者がいたり、内容に不足があると経理担当者の業務の負担は増えるばかりです。

領収書を電子化すれば、これらの負担を軽減できます。スマートフォンで撮影しすぐに電子化できれば、保管や提出が容易になります。会計システムや経費清算システムと連携すれば、撮影したデータを自動で登録も可能です。

コストを削減できる

契約書・領収書を電子化することで、以下のコストを削減できます。

  • ■契約書を印刷する紙・インク代
  • ■領収書のファイリングなど経費計算に関わる人件費
  • ■膨大な書類の保管場所
  • ■書類管理の手間

これらには思いのほか多くのコストがかかっています。電子化にもコストがかかりますが、それを踏まえても大きなメリットを得られるでしょう。

長期的に保存できる

紙の契約書・領収書は長期保管に適していません。適切な場所に保管し忘れる、誤って廃棄してしまうなどが考えられるでしょう。電子化しておけば、これらのリスクを回避できます。電子的に管理し必要に応じて検索できるため、利便性も向上します。

さらに、バックアップで万が一の事態に備えられます。クラウドストレージを利用して遠隔地にバックアップをとっておけば、災害時のデータ復旧も可能です。

領収書を電子化するやり方

続いて、領収書の電子化方法を見ていきましょう。

文書電子化に対応したシステムを導入

領収書を電子化できるシステムには、文書電子化システムとe-文書ソリューションがあります。それぞれ見ていきましょう。

文書電子化システム

自社で書類を電子化するITツールを文書電子化システムと言います。代表的な機能は以下のとおりです。

スキャン
専用スキャナやスマートフォンを利用した文書電子化
管理
ファイル形式の設定やタグ付与
検索
日付やタグによるデータの検索
履歴管理
電子化・訂正履歴の管理
タイムスタンプ付与
真実性の証明

これらの機能により、電子化から保管まで行えます。自社だけで書類管理が完結するため、外部にデータを預けたくない場合も有効です。

e-文書ソリューション

e-文書法や電子帳簿保存法に対応した製品です。文書電子化システムのような文書を電子化・保存する機能を備えているだけでなく、法律を遵守した管理を実現します。

【2023年01月版】

e文書ソリューションの資料請求ランキング

資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキングの第1位は? play_circle_outline

文書電子化業務を外部委託

文書化システムを利用して自社で文書を電子化するには、いくつかの課題があります。まず、文書電子化業務を社内で定着させなければなりません。領収書の提出をはじめ、多くの業務フローに変更が必要なため、従業員の負担は大きいでしょう。

さらに、コスト管理も必要です。文書電子化システムやそれを利用する手間が、電子化によるコスト削減効果を上回っては意味がありません。

これらの課題を解決するうえで有効なのが、文書電子化を専門業者に委託することです。社内の業務フローの変更点は少なく済むうえ、委託にかかる費用は明確でコスト管理も容易です。

自社の情報を外部に預ける不安は残るかもしれません。しかし、多くの文書電子化業者はプライバシーマークを取得するなど、セキュリティ体制を整えています。特に自社で完結させることにこだわりがなければ、外部委託も視野に入れると良いでしょう。

領収書を電子化する際の注意点

最後に、領収書を電子化する際の注意点を3つ紹介します。

電子帳簿保存法上の要件を守る

スキャナ保存のデータが原本と認められるためには、以下の要件を満たさなければなりません。

■真実性の確保
電子データが改変されていないと証明することです。具体的には以下の5つを満たす必要があります。
  • 1.作成・受領後の速やかなスキャニング(一定期間分の一括処理は不可)
  • 2.スキャナの性能維持
  • 3.タイムスタンプの付与
  • 4.訂正・履歴の保存
  • 5.入力者情報の確認
■可視性の確保
可視性とは検索性や見読性のことです。税務調査が円滑に進むよう、必要に応じてすぐにデータを閲覧できる体制が必要です。

ちなみに、「真実性の確保」については2020年10月に法律が改正され、制限が緩和されました。改正後は、発行者がタイムスタンプを付与すれば、受取手は付与しなくて良くなっています。また、受取手が自由にデータを改変できないシステムを使っている場合、タイムスタンプは不要になりました。

税務署の承認が必要になる

スキャナ保存をする前に、所轄税務署の承認を得る必要があります。国税庁の公式サイトから申請書をダウンロードできるため、それを印刷して必要事項を記入しましょう。

また、3か月のみなし承認期間がある点にも要注意です。みなし承認とは、申請から一定期間が経過するまでに却下や差し戻しがなければ、承認したとみなす方法です。したがって、税務署への申請後3か月が経過しなければ、契約書や領収書の電子化は認められません。

訴訟時に証拠として提示できない恐れがある

電子帳簿保存法の要件を完璧に満たしても、電子データは訴訟時の証拠として紙の書類より効力が劣ります。民事訴訟法上では、電子データは原本ではなくコピーとして扱われます。なぜなら、電子データは紙の書類と比較し、改変されていないことを判別しづらいためです。

証拠としての提示自体は認められても、紛争相手からデータが原本ではないことを指摘された場合は不利になります。民事訴訟で扱う可能性がある書類は、紙の原本も保管しておいたほうが良いでしょう。

注意点を押さえて適切に領収書を電子化しよう

領収書の電子化保存は電子帳簿保存法によって認められています。以下のメリットが得られるため、積極的に電子化を進めましょう。

  • ■精算業務の効率化
  • ■コストカット
  • ■長期保存

また、領収書を電子化する方法は以下の2つです。

  • ■文書電子化に対応したITシステム
  • ■外部委託

以上を踏まえて領収書を電子化し、効率的な管理体制を構築しましょう。

e文書ソリューション人気ランキング | 今週のランキング第1位は?

このコンテンツの専門家

ITトレンド 編集部
IT製品の比較サイト
勤怠管理・就業管理
CRM
開発ツール
経歴・実績
ITトレンドはイノベーションが2007年より運営している法人向けIT製品の比較・資料請求サイトであり、2020年3月時点で、累計訪問者数2,000万人以上、1,300製品以上を掲載しています。サイトを閲覧し利用する企業内個人であるユーザーは、掲載されている製品情報や口コミレビューなどを参考に、自社の課題に適したIT製品を複数の製品・会社から比較検討ができ、その場で資料請求が一括でできるサイトです。
ITトレンド 編集部

このカテゴリーに関連する記事

e文書法に対応したe文書ソリューション比較3選!機能や保存要件も解説

e文書法に対応したe文書ソリューション比較3選!機能や保存要件も解説

書類電子化を認める法律とは?e-文書法・電子帳簿保存法の違いも解説

書類電子化を認める法律とは?e-文書法・電子帳簿保存法の違いも解説

e文書法に対応して紙書類をデータ化するメリットは?

e文書法に対応して紙書類をデータ化するメリットは?

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「領収書電子化で経費精算業務を効率的できる?実施方法・注意点も解説」というテーマについて解説しています。e文書ソリューションの製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

カテゴリー関連製品・サービス
資料請求で
比較表が作れる!
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
【JIIMA認証取得】文書管理ソリューション invoiceAgent
AI OCR機能による書類のデータ化から、文書管理・保管までをワンストップで行えます。 ※2022年6月より「SPA」は「invoiceAgent」に名称を変更しました。
コクヨ株式会社
コクヨ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
企業間取引の帳票電子化&自動化で業務効率化とコスト削減を実現@Tovas
PDF、CSVなどの帳票データを配信することができるクラウド型のサービスです! 専用サーバ等が不要で、低コストでかつ、短い期間で構築・導入ができます。
大興電子通信株式会社
大興電子通信株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.2
発注型WEB-EDIEdiGate/POST(エディゲートポスト)
仕入先との EDI(電子化)を低コスト・短納期で実現できるクラウドサービスです。 ※オンプレミスにも対応
カテゴリー資料請求ランキング
1月30日(月) 更新
第1位
  • 企業間取引の帳票電子化&自動化で業務効率化とコスト削減を実現@Tovas
  • コクヨ株式会社
第2位
  • 【JIIMA認証取得】文書管理ソリューション invoiceAgent
  • ウイングアーク1st株式会社
第3位
  • 発注型WEB-EDIEdiGate/POST(エディゲートポスト)
  • 大興電子通信株式会社
4位以下のランキングはこちら
ログイン ログイン
新規会員登録 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
レビュー用バナー
新着記事
  • 書類電子化を認める法律とは?e-文書法・電子帳簿保存法の違いも解説
    法定書類の電子保存を認めた法律が2つあることを...
  • e文書法に対応して紙書類をデータ化するメリットは?
    e文書法とは、法律で保管を義務付けられている文書...
  • e文書法に対応したe文書ソリューション比較3選!機能や保存要件も解説
    e文書ソリューションとは、社内の文書電子化を進め...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ
IT製品を探す
製品を探す |
ランキングから探す |
専門家一覧
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
List Finder |
Urumo! |
bizplay |
Sales Doc

Copyright (C) 2023 IT Trend All Rights Reserved.

e文書ソリューションの製品をまとめて資料請求
0件の製品が資料請求リストにあります。
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?