領収書は電子化して保存できるのか
電子化保存が可能な書類は、電子帳簿保存法という法律によって以下の４種類と定められています。
- 国税関係帳簿
- 総勘定元帳、仕訳帳など
- 国税関係書類（決算関係）
- 貸借対照表、損益計算書など
- 国税関係書類（取引関係）
- 領収書、契約書など
- 一般書類
- 注文書、見積書など
領収書は取引関係の国税関係書類に含まれるため、電子化して保存できます。
領収書を電子化するメリット
領収書の電子化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
精算業務を効率化できる
領収書の精算業務は、経理担当者と従業員にとって負担です。従業員は領収書を適切に保管し、期日までに経理担当者に提出する必要があります。締め切り間近にまとめて提出する担当者がいたり、内容に不足があったりすると経理担当者の業務の負担は増えるばかりです。
領収書を電子化すれば、これらの負担を軽減できます。スマートフォンで撮影しすぐに電子化できれば、保管や提出が容易になります。会計システムや経費清算システムと連携すれば、撮影したデータを自動で登録も可能です。
コストを削減できる
契約書・領収書を電子化することで、以下のコストを削減できます。
- ■契約書を印刷する紙・インク代
- ■領収書のファイリングなど経費計算に関わる人件費
- ■膨大な書類の保管場所
- ■書類管理の手間
領収書や契約書の紙保存には思いのほか多くのコストがかかっています。電子データ化にもコストがかかりますが、それを踏まえても大きなメリットを得られるでしょう。
長期的に保存できる
紙の契約書や領収書は長期保管に適していません。適切な場所に保管し忘れる、誤って廃棄してしまうなどが考えられるでしょう。電子化しておけば、これらのリスクを回避できます。電子的に管理し必要に応じて検索できるため、利便性も向上します。
さらに、バックアップで万が一の事態に備えられます。クラウドストレージを利用して遠隔地に契約書や領収書データのバックアップをとっておけば、災害時のデータ復旧も可能です。
領収書を電子化するやり方
領収書を電子化するにはシステムを導入する、または業務委託する方法があるでしょう。
文書電子化に対応したシステムを導入
領収書を電子化できるシステムには、文書電子化システムとe-文書ソリューションがあります。それぞれ解説します。
文書電子化システム
自社で書類を電子化するITツールを文書電子化システムと言います。代表的な機能は以下のとおりです。
- スキャン
- 専用スキャナやスマートフォンを利用した文書電子化
- 管理
- ファイル形式の設定やタグ付与
- 検索
- 日付やタグによるデータの検索
- 履歴管理
- 電子化・訂正履歴の管理
- タイムスタンプ付与
- 真実性の証明
これらの機能により、電子化から保管まで行えます。自社だけで書類管理が完結するため、外部にデータを預けたくない場合も有効です。
e-文書ソリューション
e-文書法や電子帳簿保存法（電帳法）に対応した製品です。文書電子化システムのような文書を電子化・保存する機能を備えているだけでなく、法律を遵守した管理を実現します。
文書電子化業務を外部委託
文書化システムを利用して自社で文書を電子化するには、いくつかの課題があります。まず、文書電子化業務を社内で定着させなければなりません。領収書の提出をはじめ、多くの業務フローに変更が必要なため、従業員の負担は大きいでしょう。
さらに、コスト管理も必要です。文書電子化システムやそれを利用する手間が、電子化によるコスト削減効果を上回っては意味がありません。
これらの課題を解決するうえで有効なのが、文書電子化を専門業者に委託することです。社内の業務フローの変更点は少なく済むうえ、委託にかかる費用は明確でコスト管理も容易です。
自社の情報を外部に預ける不安は残るかもしれません。しかし、多くの文書電子化業者はプライバシーマークを取得するなど、セキュリティ体制を整えています。特に自社で完結させることにこだわりがなければ、外部委託も視野に入れると良いでしょう。
領収書を電子化する際の注意点
最後に、領収書を電子化する際の注意点を紹介します。
電子帳簿保存法上の要件を守る
スキャナ保存のデータが原本と認められるためには、以下の要件を満たさなければなりません。
- ■真実性の確保
- 電子データが改変されていないと証明することです。具体的には以下の５つを満たす必要があります。
-
- １．作成・受領後の速やかなスキャニング（一定期間分の一括処理は不可）
- ２．スキャナの性能維持
- ３．タイムスタンプの付与
- ４．訂正・履歴の保存
- ５．入力者情報の確認
- ■可視性の確保
- 可視性とは検索性や見読性のことです。税務調査が円滑に進むよう、必要に応じてすぐにデータを閲覧できる体制が必要です。
ちなみに、「真実性の確保」については2020年10月に法律が改正され、制限が緩和されました。改正後は、発行者がタイムスタンプを付与すれば、受取手は付与しなくて良くなっています。また、受取手が自由にデータを改変できないシステムを使っている場合、タイムスタンプは不要になりました。
税務署の承認が必要になる
スキャナ保存をする前に、所轄税務署の承認を得る必要があります。国税庁の公式サイトから申請書をダウンロードできるため、それを印刷して必要事項を記入しましょう。
また、３か月のみなし承認期間がある点にも要注意です。みなし承認とは、申請から一定期間が経過するまでに却下や差し戻しがなければ、承認したとみなす方法です。したがって、税務署への申請後３か月が経過しなければ、契約書や領収書の電子化は認められません。
訴訟時に証拠として提示できない恐れがある
電子帳簿保存法の要件を完璧に満たしても、電子データは訴訟時の証拠として紙の書類より効力が劣ります。民事訴訟法上では、電子データは原本ではなくコピーとして扱われます。なぜなら、電子データは紙の書類と比較し、改変されていないことを判別しづらいためです。
証拠としての提示自体は認められても、紛争相手からデータが原本ではないことを指摘された場合は不利になります。民事訴訟で扱う可能性がある書類は、紙の原本も保管しておいたほうが良いでしょう。
注意点を押さえて適切に領収書を電子化しよう
領収書の電子化保存は電子帳簿保存法によって認められています。以下のメリットが得られるため、積極的に電子化を進めましょう。
また、領収書を電子化する方法は以下の２つです。
以上を踏まえて領収書を電子化し、効率的な管理体制を構築しましょう。
