領収書の電子化で経費精算業務を効率的に！実施方法・注意点を解説！

領収書は電子化して保存できるのか

電子化保存が可能な書類は、電子帳簿保存法という法律によって以下の４種類と定められています。

国税関係帳簿

総勘定元帳、仕訳帳など

国税関係書類（決算関係）

貸借対照表、損益計算書など

国税関係書類（取引関係）

領収書、契約書など

一般書類

注文書、見積書など

領収書は取引関係の国税関係書類に含まれるため、電子化して保存できます。

領収書を電子化するメリット

領収書の電子化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

精算業務を効率化できる

領収書の精算業務は、経理担当者と従業員にとって負担です。従業員は領収書を適切に保管し、期日までに経理担当者に提出する必要があります。締め切り間近にまとまって提出する担当者がいたり、内容に不足があると経理担当者の業務の負担は増えるばかりです。

領収書を電子化すれば、これらの負担を軽減できます。スマートフォンで撮影しすぐに電子化できれば、保管や提出が容易になります。会計システムや経費清算システムと連携すれば、撮影したデータを自動で登録も可能です。

コストを削減できる

契約書・領収書を電子化することで、以下のコストを削減できます。

• ■契約書を印刷する紙・インク代
• ■領収書のファイリングなど経費計算に関わる人件費
• ■膨大な書類の保管場所
• ■書類管理の手間

これらには思いのほか多くのコストがかかっています。電子化にもコストがかかりますが、それを踏まえても大きなメリットを得られるでしょう。

長期的に保存できる

紙の契約書・領収書は長期保管に適していません。適切な場所に保管し忘れる、誤って廃棄してしまうなどが考えられるでしょう。電子化しておけば、これらのリスクを回避できます。電子的に管理し必要に応じて検索できるため、利便性も向上します。

さらに、バックアップで万が一の事態に備えられます。クラウドストレージを利用して遠隔地にバックアップをとっておけば、災害時のデータ復旧も可能です。

領収書を電子化するやり方

続いて、領収書の電子化方法を見ていきましょう。

文書電子化に対応したシステムを導入

領収書を電子化できるシステムには、文書電子化システムとe-文書ソリューションがあります。それぞれ見ていきましょう。

文書電子化システム

自社で書類を電子化するITツールを文書電子化システムと言います。代表的な機能は以下のとおりです。

スキャン

専用スキャナやスマートフォンを利用した文書電子化

管理

ファイル形式の設定やタグ付与

検索

日付やタグによるデータの検索

履歴管理

電子化・訂正履歴の管理

タイムスタンプ付与

真実性の証明

これらの機能により、電子化から保管まで行えます。自社だけで書類管理が完結するため、外部にデータを預けたくない場合も有効です。

e-文書ソリューション

e-文書法や電子帳簿保存法に対応した製品です。文書電子化システムのような文書を電子化・保存する機能を備えているだけでなく、法律を遵守した管理を実現します。

文書電子化業務を外部委託

文書化システムを利用して自社で文書を電子化するには、いくつかの課題があります。まず、文書電子化業務を社内で定着させなければなりません。領収書の提出をはじめ、多くの業務フローに変更が必要なため、従業員の負担は大きいでしょう。

さらに、コスト管理も必要です。文書電子化システムやそれを利用する手間が、電子化によるコスト削減効果を上回っては意味がありません。

これらの課題を解決するうえで有効なのが、文書電子化を専門業者に委託することです。社内の業務フローの変更点は少なく済むうえ、委託にかかる費用は明確でコスト管理も容易です。

自社の情報を外部に預ける不安は残るかもしれません。しかし、多くの文書電子化業者はプライバシーマークを取得するなど、セキュリティ体制を整えています。特に自社で完結させることにこだわりがなければ、外部委託も視野に入れると良いでしょう。

領収書を電子化する際の注意点

最後に、領収書を電子化する際の注意点を３つ紹介します。

電子帳簿保存法上の要件を守る

スキャナ保存のデータが原本と認められるためには、以下の要件を満たさなければなりません。

■真実性の確保

電子データが改変されていないと証明することです。具体的には以下の５つを満たす必要があります。

• １．作成・受領後の速やかなスキャニング（一定期間分の一括処理は不可）
• ２．スキャナの性能維持
• ３．タイムスタンプの付与
• ４．訂正・履歴の保存
• ５．入力者情報の確認

■可視性の確保

可視性とは検索性や見読性のことです。税務調査が円滑に進むよう、必要に応じてすぐにデータを閲覧できる体制が必要です。

ちなみに、「真実性の確保」については2020年10月に法律が改正され、制限が緩和されました。改正後は、発行者がタイムスタンプを付与すれば、受取手は付与しなくて良くなっています。また、受取手が自由にデータを改変できないシステムを使っている場合、タイムスタンプは不要になりました。

税務署の承認が必要になる

スキャナ保存をする前に、所轄税務署の承認を得る必要があります。国税庁の公式サイトから申請書をダウンロードできるため、それを印刷して必要事項を記入しましょう。

また、３か月のみなし承認期間がある点にも要注意です。みなし承認とは、申請から一定期間が経過するまでに却下や差し戻しがなければ、承認したとみなす方法です。したがって、税務署への申請後３か月が経過しなければ、契約書や領収書の電子化は認められません。

訴訟時に証拠として提示できない恐れがある

電子帳簿保存法の要件を完璧に満たしても、電子データは訴訟時の証拠として紙の書類より効力が劣ります。民事訴訟法上では、電子データは原本ではなくコピーとして扱われます。なぜなら、電子データは紙の書類と比較し、改変されていないことを判別しづらいためです。

証拠としての提示自体は認められても、紛争相手からデータが原本ではないことを指摘された場合は不利になります。民事訴訟で扱う可能性がある書類は、紙の原本も保管しておいたほうが良いでしょう。

注意点を押さえて適切に領収書を電子化しよう

領収書の電子化保存は電子帳簿保存法によって認められています。以下のメリットが得られるため、積極的に電子化を進めましょう。

• ■精算業務の効率化
• ■コストカット
• ■長期保存

また、領収書を電子化する方法は以下の２つです。

• ■文書電子化に対応したITシステム
• ■外部委託

以上を踏まえて領収書を電子化し、効率的な管理体制を構築しましょう。