契約書・領収書の電子化が進むワケは？注意点・実施方法を解説！

契約書・領収書を電子化するメリット

契約書や領収書を電子化することでどのようなメリットを得られるのでしょうか。

コストを削減できる

契約書・領収書を電子化することで、以下のコストを削減できます。

• ■契約書を印刷する紙・インク代
• ■領収書のファイリングなど経費計算に関わる人件費
• ■膨大な書類の保管場所
• ■書類管理の手間

これらには思いのほか多くのコストがかかっています。電子化にもコストがかかりますが、それを踏まえても大きなメリットを得られるでしょう。

長期的に保存できる

紙の契約書・領収書は長期保管に適していません。適切な場所に保管し忘れる、誤って廃棄してしまうなどが考えられるでしょう。電子化しておけば、これらのリスクを回避できます。電子的に管理し必要に応じて検索できるため、利便性も向上します。

さらに、バックアップで万が一の事態に備えられます。クラウドストレージを利用して遠隔地にバックアップをとっておけば、災害時のデータ復旧も可能です。

精算業務を効率化できる

領収書の精算業務は、経理担当者と従業員にとって負担です。従業員は領収書を適切に保管し、期日までに経理担当者に提出する必要があります。締め切り間近にまとまって提出する担当者がいたり、内容に不足があると経理担当者の業務の負担は増えるばかりです。

領収書を電子化すれば、これらの負担を軽減できます。スマートフォンで撮影しすぐに電子化できれば、保管や提出が容易になります。会計システムや経費清算システムと連携すれば、撮影したデータを自動で登録も可能です。

契約書・領収書を電子化する際の注意点

契約書や領収書を電子化する際、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

電子帳簿保存法上の要件を守る

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿を電子保存することを容認する法律です。しかし、スキャナ保存のデータが原本と認められるためには、以下の要件を満たさなければなりません。

【真実性の確保】

電子データが改変されていないことを証明する必要があります。書類の授受や電子化などすべてのプロセスで改変を防止する体制が欠かせません。具体的には、以下の５つを満たす必要があります。

• １．作成・受領後の速やかなスキャニング
• ２．スキャナの性能維持
• ３．タイムスタンプの付与
• ４．訂正・履歴の保存
• ５．入力者情報の確認

特に気をつけなければならないのが、「作成・受領後の速やかなスキャニング」です。一定期間の領収書をまとめて電子化することは認められません。

【可視性の確保】

可視性とは、検索性や見読性のことです。税務調査が円滑に進むよう、必要に応じてすぐにデータを閲覧できる体制を構築する必要があります。

税務署の承認が必要になる

スキャナ保存をする前に、所轄税務署の承認を得る必要があります。国税庁の公式サイトから申請書をダウンロードできるため、それを印刷して必要事項を記入しましょう。

また、３か月のみなし承認期間がある点にも要注意です。みなし承認とは、申請から一定期間が経過するまでに却下や差し戻しがなければ、承認したとみなす方法です。したがって、税務署への申請後３か月が経過しなければ、契約書や領収書の電子化は認められません。

訴訟時に証拠として提示できない恐れがある

電子帳簿保存法の要件を完璧に満たしても、電子データは訴訟時の証拠として紙の書類より効力が劣ります。民事訴訟法上では、電子データは原本ではなくコピーとして扱われます。なぜなら、電子データは紙の書類と比較し、改変されていないことを判別しづらいためです。

証拠としての提示自体は認められても、紛争相手からデータが原本ではないことを指摘された場合は不利になります。民事訴訟で扱う可能性がある書類は、紙の原本も保管しておいたほうがよいでしょう。

契約書・領収書を電子化するやり方

契約書や領収書を電子化する方法を見ていきましょう。

文書電子化システムを用いて内製

文書電子化システムとは、自社で書類を電子化するITツールです。以下の機能を備えています。

スキャン

専用スキャナやスマートフォンを利用した文書電子化

管理

ファイル形式の設定やタグ付与

検索

日付やタグによるデータの検索

履歴管理

電子化・訂正履歴の管理

タイムスタンプ付与

真実性の証明

これらの機能により、電子化から保管まで行えます。自社だけで書類管理が完結するため、外部にデータを預けたくない場合も有効です。また、領収書をスマートフォンで撮影して電子化・データ化し、会計システムや経費清算システムと連動させることが可能になります。

文書電子化業務を外部委託

文書化システムを利用して自社で文書を電子化するには、いくつかの課題があります。まず、文書電子化業務を社内で定着させなければなりません。領収書の提出をはじめ、多くの業務フローに変更が必要なため、従業員の負担は大きいでしょう。

さらに、コスト管理も必要です。文書電子化システムやそれを利用する手間が、電子化によるコスト削減効果を上回っては意味がありません。

これらの課題を解決するうえで有効なのが、文書電子化を専門業者に委託することです。社内の業務フローの変更点は少なく済むうえ、委託にかかる費用は明確でコスト管理も容易です。

自社の情報を外部に預ける不安は残るかもしれません。しかし、多くの文書電子化業者はプライバシーマークを取得するなど、セキュリティ体制を整えています。特に自社で完結させることにこだわりがなければ、外部委託も視野に入れるとよいでしょう。

注意点を押さえて適切に契約書・領収書を電子化しよう！

契約書や領収書を電子化することで、以下のメリットを得られます。

• ■コストを削減できる
• ■長期保存しやすい
• ■精算業務が効率化する

電子化の際には以下の点に注意しましょう。

• ■電子帳簿保存法上の要件を守る
• ■税務署に申請が必要
• ■訴訟時の証拠としての効力が弱い

文書を電子化する方法は以下のとおりです。

• ■文書電子化システムを利用
• ■外部委託

以上を踏まえ、適切に契約書や領収書を電子化しましょう。