2018年年間ランキングで比較！ナレッジマネジメントシステム11選

ナレッジマネジメントシステムを比較するときの６つのポイント

システムを導入する際におさえるべきポイントは、大きく分けて６つあります。 自社が求める条件はどのようなものなのか、読み進めながら確認してみてください。

１．社員全員が使いこなせるか

導入後にどんな風にシステムが稼動することが理想なのか、最初にイメージすることが大切です。

全社員に使用して欲しい、社内共有情報。全社員が、見るだけではなく自らが蓄積しているノウハウもシステムに記載して、社内の業務知識を形式化することも大きな目的です。全員が使いやすくわかりやすいかどうかが最大のポイントになります。

どのスタッフがどんなタイミングでどのように利用することになるのか、事前に検討してシステムを選ぶ必要があります。

２．スモールスタートできるか

スタート時から、現状のFAQシステムや朝礼、会議など日常的に運用しているものを全て変更してしまうと大変なことになります。システムにまだ蓄積されている情報が少ない中、使い方に悩む社員からの問い合わせが管理者に殺到することはなるべく避けたいもの。

まずは一部の部署でテストしてみる、上役の人間のみで使用を開始してみるなど、少しずつ使用を広めてシステムに慣れることができるかどうかもポイントになります。

３．タブレット端末でもアクセスできるか

PCだけではなく、タブレット端末で使用できるかどうかも大きなポイントです。

ヘルプデスクの部署など、ほぼ全ての社員が一日中PCの前にいる場合は必要がないこともありますが、営業職など業務内容によっては、外出先ですぐに確認したい知識が出てくることもあるでしょう。

社員がどこにいても情報にアクセスでき、知識の共有をどこでも受け取れる、そんな環境を作ることが社内知識の蓄積・共有に結びつきます。

４．自社の規模に適しているか

多くの業務内容と部署を抱えている会社が、あまり枝分けができないシステムを利用して検索が難しくなる。 あまり業務内容に種類がなく、一人ひとりの業務知識を多くの社員が必要としているのに枝分けが複雑過ぎて情報に辿り付けない。

どちらも避けたい事態ですね。自社の業務規模が求めるものをシステムが満たしてくれるのか、注意が必要です。

５．提供形態はクラウド型かオンプレミス型か

クラウド型であれば、インフラを仮想環境で提供するため必要な分だけの費用を抑えることができます。サーバーなどの機器調達の必要がなく、運用が効率的に行えることがメリットですが、セキュリティ面が提供会社側に依存するため、どのような対策をとって運用されているのかチェックをする必要があります。

オンプレミス型であれば、自社でシステムを構築するため自由度の高い運用が可能ですが、初期導入コストや維持コストがかかりメンテナンスの手間も発生します。クラウドにするのか、オンプレにするのかは両者のメリットデメリットを比較して検討しましょう。

６．サポート体制は十分か

サポート体制も比較すべきポイントです。必要なときに必要なものが手に入るよう導入したシステムに問題が発生した場合、問い合わせ先が営業していないとしたら。問題解決が翌日以降に持ち越され、効率的な運用で最大限の効果をあげるべきシステムが原因で、機会損失が発生するという本末転倒な結果が出る場合もあります。

自社の業務が深夜、早朝に及ぶ場合、サポートが稼動しているかどうかは非常に重要な問題です。慎重に確認しましょう。

ナレッジマネジメントシステム11選を年間ランキングで比較

ITトレンドでの資料請求データを元にした、2018年の「ナレッジマネジメントシステム」年間ランキングを紹介します。

第１位　HOT Knowledge｜北都システム株式会社

社内のノウハウ・ナレッジを継続して蓄積でき、有効に活用するための「ノウハウ共有機能」を中核に、社内Q&Aや文書管理、通達/連絡、スケジュール共有などのグループウェア機能を備えています。別なシステムを既に運用しているなら、そのシステムとの連携もできます。

第２位　アルファスコープ｜株式会社プラスアルファ・コンサルティング

『アルファスコープ』は、企業内に散在している多様なナレッジを一元化し、 円滑な情報共有と情報探索の効率化を実現するFAQ・ナレッジソリューションです。

第３位　CincomECM｜シンコム・システムズ・ジャパン株式会社

個人の持つ知識や情報を組織全体で共有し、有効に活用！企業経営の重要な要素となります。複数のタグを付けることにより、情報に素早くアプローチ。各種業務書類や通達などの情報蓄積の他、コミュニケーション機能で知識を共有、全文検索機能で確実に情報をピックアップ、ダッシュボード機能で可視化を計るなど、検索しやすい環境を提供。現在使用しているシステムとの連携も可能です。 ユーザーやグループごとに専用インターフェースを提供できるので、理想の環境で使用できます。

第４位　Accelaヘルプデスクの達人｜アクセラテクノロジ株式会社

クラウド型ヘルプデスク向けナレッジシステム。問題解決が中心業務となるヘルプデスクでは、質問と回答を用意するだけではなく、付加情報として操作動画や過去の対応履歴など、関連するナレッジを駆使して効率よく問題解決にあたる必要があります。担当者が日々の業務からお客様対応履歴を蓄積、共有することができるので、より情報がブラッシュアップされます。 現場の声に合わせて採用を検討できるよう、実データを使用して環境を構築、しっかり使えるかを確認してから採用に踏み切ることができ安心です。

第５位　Accela 販売の達人｜アクセラテクノロジ株式会社

販売担当者や代理店の利用に特化した製品。顧客情報や対応履歴、PDFやOffice文書など各種ファイル形式のマニュアルを組み合わせて共有可能。販売担当者が商談実施後に報告書を投稿する機能も実装しています。 移動中や客先で全拠点のノウハウや動画情報の共有、活用ができます。

第６位　Accela メンテの達人｜アクセラテクノロジ株式会社

メンテナンス情報の共有に特化したサービス。 現場で即座に運営側が投稿するOffice文書やPDF、動画、画像など各種コンテンツが確認でき、現場側からも気づきや質問の投稿が可能。双方向にブラッシュアップしていくことができるシステムです。 メンテナンス担当は作業終了後に、作業画像や動画を添付ができ利用者の理解が深まります。

第７位　kintone｜サイボウズ株式会社

クラウド型ですが自由度が高く、構成が作成しやすいのが特徴。 テーマごとにコミュニケーションスペースを分けることができるので、欲しい情報がすぐに見つかります。エクセルの読み込みだけでアプリが作成でき、リストにある進行中案件の管理などに活かすことができます。グラフ作成もそのまま可能。売り上げ管理や顧客分析などにも利用できます。スマートフォンやタブレットの使用も可能です。 小規模なら１ユーザーあたり1,500円～で利用でき、少額から始められます。

第８位　こらろぼ｜ブレインズコンサルティング株式会社

こらろぼは、チャットインタフェースとAI技術の活用によって、問い合わせや依頼への対応業務の合理化を実現する、業務効率化のためのプラットフォームです。ユーザからの依頼内容や質問を自動で意図判定して、既存システムとの連携をしながら、問い合わせに対しての自動回答や、各種申請処理の自動化等を実現します。外部システム連携や会話シナリオの作成が柔軟にでき、専門コンサルタントが導入をサポートします。

第９位　Knowledge Explorer｜株式会社図研プリサイト

「Knowledge Explorer」は、ドキュメントを作成している際に、迅速に多種多様な情報を確認することで、検討漏れを徹底的に防止します。例えば、仕様書や社内報告書から類似製品の有無、不具合報告書や過去トラから品質情報の確認、リコールや競合情報からはインターネット情報等をチェックします。また、独自の文書解析技術によって、お客様毎の用途別辞書を自動で作成します。文書作成に必要となる「視点」と「その視点を含む文書」を社内外から自動検索し、提示します。

第10位　Sightone｜株式会社アイピークリエイト

社内において、情報共有ができておらず、お客様にご迷惑をかけてしまった経験はありませんか？「Sightone」は、各スタッフが受け持っている現場情報を共有・蓄積・活用することで、「伝わる→見せる→起せる→高まる→繋がる」を実現します。"気付きは情報、情報は生もの、活かすは今"をコンセプトに、商売のお役に立てていただけるツールです。

第11位　Accela｜アクセラテクノロジ株式会社

推進部門からの情報提供はもちろん、業務に合わせて設定された任意のフォーマットから、現場の担当者が日々の業務に沿ってお客様対応履歴や作業報告等を登録していくことで、その内容も「ナレッジ」として蓄積され、共有・活用されます。 さらに、これらの「ナレッジ」が現場でどのように活用されているか（どのマニュアルのどのページがよく見られているか、どんなキーワードでよく検索されているか等）、活用状況を把握することで、提供するコンテンツの改善サイクルを回していくことが可能です。

「Accela」では、血液が体内を循環する様子に例えて、推進部門がマニュアルや手順書等を現場に提供し、運用を徹底する経路を「ナレッジの動脈」、現場担当者の気づきやノウハウ、報告を吸い上げる経路を「ナレッジの静脈」と呼んで、循環する中でナレッジが活用され、改善されることを狙います。

製品を導入する前に注意するポイントは？

ナレッジマネジメント導入時の課題として、次の３点が挙げられます。

• ・自社の課題と導入目的を明確にする
• ・ナレッジマネジメントの必要性を社員に理解してもらう
• ・運用する組織を整える

自社の課題と導入目的を明確にする

なぜシステムを導入してナレッジマネジメントシステムを構築していくかを、社員全体に周知することが大切です。 ナレッジマネジメントの知識タイプとして、2種類の知識タイプが挙げられます。

• ・形式知…明確な言語、数字などで表された、マニュアル化されているもの
• ・暗黙知…はっきりと明示化されていない、メンタルや技術など

暗黙知を形式知として表出化し、組み合わせて新しい暗黙知として定着。そして更に形式知を生み出す、という循環を作ることにより、社内の業務のブラッシュアップの循環が生まれます。 これらを基にした知識づくりのモデルを、「SECIモデル」と呼びます。

• ・Socialization(共同化)…暗黙知を共有し合う
• ・Externalization（表出化）…共通の暗黙知から形式知のコンセプトを創造
• ・Combination（連結化）…既存の形式知と新しい形式知を組み合わせる
• ・Internalization（内面化）…新しい形式知を実際に体験し暗黙知として体系化

暗黙知を形式知として共有し、新たな形式知を創造する。この循環は繰り返し、社内の業務を効率化し続けます。そのために、ナレッジマネジメントシステムを社内に開かれた形式で導入し、社内で使用する必要があるのです。

ナレッジマネジメントの必要性を社員に理解してもらう

ナレッジマネジメントでの利用者、ナレッジワーカーには、次の２つの役割があります。

• ・ナレッジコントリビューター（提供者）
• ・ナレッジユーザー（利用者）

この役割を２つとも、多くの人材が担うことが目標になります。 いつも使っていないものが新たに導入された、しかし使用しなくても日常業務は回っていく。いつか時間があるときに使おう、と思われてしまうと、「時間がある時」は永遠に訪れません。

日報や報告書など、日常業務に少しずつシステムを組み込み、社内情報の共有にも使用してしまえば、社員にツールの使用が浸透していきます。システムをツールとして利用することを当たり前にすると、そこに上がってくる知識が同じ社員からのものであることに気づくはずです。

運用する組織を整える

最後に、社内の情報共有を奨励する風土が必要です。

各部署で業務を采配している担当社員が、優れたナレッジを保有する社員に知識の共有を奨励し、優れた知識を共有した社員を正しく評価する。そんな仕組み作りを会社として提供できるかどうかが、重要な鍵となります。

• ・営業部署で高い成績を残している社員の営業手法
• ・処理の早い事務社員が行っている業務のコツ
• ・豊富な経験と知識で社内でも重要な仕事を担っているベテラン社員

優れた暗黙知を持っている人材が、その知識を進んで形式知として共有するマインドを醸成する必要があります。

複数のシステムを比較して、自社に合ったシステム選定を！

システムを利用しているということは、ナレッジがブラッシュアップし続けるということです。当然変化が起こります。現状の業務手順や営業手法だけで満足するのではなく、その変化の波に乗る必要があるように、システムを業務に組み込んでしまうことをおすすめします。

経営陣、管理職、現場マネージャーが、ナレッジマネジメントシステムの可能性を最大限引き出し、システムが全社員に浸透した時、パフォーマンスは飛躍的に向上する可能性があります。 最適な製品を選び、導入を検討してみましょう。