ナレッジマネジメントツールの種類
ナレッジマネジメントの方法はいくつかあり、ナレッジマネジメントツールにも得意な機能に特化した製品が多くあります。この記事では、以下のような機能を持ったナレッジマネジメントツールをそれぞれ紹介します。
- ◆ナレッジを蓄積できるナレッジデータベース
- ◆簡単に情報共有・蓄積
- ◆グループウェア
- ◆ヘルプデスク
- ◆サービスデスク
- ◆ドキュメント管理／文書管理
- ◆eラーニング
ここからは特徴別にナレッジマネジメントツールを紹介していきますが、まずはツールの人気ランキングをみたい！という方はITトレンドの月間ランキングを参考にしてみてください。
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◆多機能のナレッジマネジメントツール
グループウェアやドキュメント管理など幅広い機能を持ったナレッジマネジメントツールです。自社で幅広く活用したい、活用の仕方を想定できているという企業におすすめします。
- checkクラウド上に社内の知識・データやノウハウを集約
- check全文検索機能で添付資料の中身まで検索
- check話題やプロジェクトごとに整理できるコミュニケーションスペース
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、チームの情報共有をスムーズにできるクラウドサービスで、必要になったFAQや文書管理などのアプリケーションを自社で作成し活用することができます。
アプリにはデータの蓄積・一覧・検索ができるデータベース機能とコミュニティケーション機能が備わっているため、作成したアプリからナレッジを抽出することも容易です。ナレッジマネジメント以外のアプリも作成可能なため、自社で必要なときに必要な機能がほしいという方におすすめする製品です。
『HOT Knowledge』
北都システム株式会社
- check初期費用0円で、すぐに情報共有を始められます
- check大規模～小規模まで、業種を問わずにご利用いただけます
- check豊富なオプションや個別カスタマイズで最適な仕組みを提供します
北都システム株式会社が提供する「HOT Knowledge」は、ノウハウ共有を軸にし”見やすさ”と”使いやすさ”を追求したナレッジマネジメントシステムです。もちろんノウハウ共有だけでなく、社内FAQや文書管理、スケジュール共有などのグループウェア機能も搭載しており、複数拠点で展開している企業での情報共有やノウハウ共有に適した製品です。
マニュアルがなくとも使える操作が可能で、ただナレッジを蓄積するだけではなく、ユーザに必要な情報をおすすめ表示することができるので、システムが使われなくなることを防げます。
Zendesk Suite
Zendeskが提供する「Zendesk Suite」は、さまざまな業務に対応することのできるカスタマーサービスプラットフォームです。電話やチャットからの問い合わせを1つの画面で管理が可能なため、カスタマーサービス・サポートの業務効率や質に課題を抱えている企業におすすめの製品です。
Zendesk Suiteは、それぞれカスタマーサービス・ナレッジベースとヘルプデスク・ライブチャット・コールセンター用の４つの機能がパッケージとなっており、別々での利用も可能です。無料トライアルも行えるので、気になる方は試しに利用してみることをおすすめします。
Sightone
株式会社アイピークリエイトが提供する「Sightone」は、担当者がどこにいても情報を報告・相談・連絡ができるインシデント（事象管理）システムで、問い合わせに対する素早い対応を行いたい企業や、社内での何気ない一言からアイディアを生み出したいと考えている企業におすすめのツールです。
起こった事象を共有できるため、即座の対応や異なる視点からのアドバイスを受けることができ、顧客満足度の向上や課題解決に繋がります。また蓄積した顧客の要望や市場情報などから次のビジネスチャンスを掴むことも実現できるでしょう。
◆ナレッジデータベースができるナレッジマネジメントツール
ナレッジを蓄積していくことでデータベースとして活用できるナレッジマネジメントツールです。業務改善の担当者がいる企業や蓄積したナレッジを管理してマニュアルや指示書に記載しようと考えている企業におすすめです。
ナレッジベース「Accela」
アクセラテクノロジ株式会社
- check業務とナレッジ活用の一体化で生産性向上
- checkコンテンツからキーワードタグを抽出しナレッジベースを簡単検索
- check海外拠点とのナレッジ共有・活用を実現する自動翻訳連携
アクセラテクノロジ株式会社が提供する「Accela」は、担当者がノウハウや情報を収集し業務改善を行っている製造業・金融業・サービス業を中心とした企業におすすめのナレッジマネジメントツールです。報告書・コメント・アンケートから情報を収集し、指示書や手順書でナレッジを公開します。
担当者による管理だけでなく、現場の方がどんなナレッジが管理されているか把握している場合、自身でナレッジベースの検索を行いナレッジを参考できます。また、海外拠点がある場合は自動翻訳連携機能のよって制度の高いコミュニケーションも可能です。
Accela 販売の達人
アクセラテクノロジ株式会社
- check全国・全拠点のノウハウ簡単共有
- check情報の一元管理を簡単検索
- check販売拠点や代理店への販売支援ポータル
アクセラテクノロジ株式会社が提供する「Accela 販売の達人」は、販売支援情報をの共有・活用を促進できるツールで、販売担当や営業の業務に必要なナレッジの共有や商談での気付きをメモ・投稿できます。
販売担当者だけでなく、代理店に共有することも可能で、伝えにくいナレッジもPDFや動画などのコンテンツを利用することでわかりやすくなります。また、情報を共有するだけでなく、対応履歴や報告書などを分類し管理ができるので、必要なときに必要な情報を取り出し活用することが可能です。
Accela メンテの達人
アクセラテクノロジ株式会社
- check全国・全拠点のノウハウを簡単共有
- check業務に必要な情報を一元管理し、簡単検索
- check現場ならではの気づき/ノウハウ共有で組織の活性化、生産性改善
アクセラテクノロジ株式会社が提供する「Accela メンテの達人」は、メンテナンス業務の情報を共有できるナレッジマネジメントツールで、メンテナンスサービスやフィールドサポート向けの製品です。コールセンターからメンテナンスの受付を行い、ナレッジベースを活用して顧客情報から業務上のナレッジ情報、完了後の報告書まで共有ができます。
全国になる拠点に共有が可能で、文章で伝わりにくい現場報告書などは画像や動画でわかりやすくすることで、情報共有がスムーズになります。ワークショップ方式を利用してシステム構築を行うため、実際に活用できるシステムの採用が可能です。
Accela BizAntenna 技術キュレーター
アクセラテクノロジ株式会社が提供する「Accela BizAntenna 技術キュレーター」は、製造業向けのナレッジマネジメントツールで、マニュアルや設計書などの情報をナレッジベースとして集約しながらノウハウの継承ができます。
問い合わせの対応のばらつきをなくしつつ、さまざまなナレッジを蓄積することでより価値のある良質なナレッジを育てます。また、動画や写真を用いてナレッジを共有できるので、より具体的にわかりやすく情報伝達が可能になります。
◆情報共有が簡単にできるナレッジマネジメントツール
コメントやメモをするだけで簡単に情報を共有することができ、ナレッジを蓄積できます。また、議事録や日報として残すことも可能です。ちょっとしたナレッジを残していきたい、コミュニケーションを活発化させたいという企業におすすめします。
Qiita:Team
Increments株式会社が提供する「Qiita:Team」は、簡単に記事投稿ができ、メモだけでなく日報や報告書として利用できる社内向け情報共有サービスです。フィードで共有するだけなので記事を整理する必要がなく、あとからでも簡単に記事を検索できる機能も搭載されています。
届いてほしい人へのメンション機能や記事へのコメント機能もあり、SIerなどコミュニケーションが取りにくい職種でも、気軽に情報の共有ができます。気になる方は、無料トライアルも行っているので、試してみてはいかがでしょうか。
esa.io
合同会社 esaが提供する「esa.io」は、不完全な情報をShareしていき何度も更新することで情報を育てていくことができる情報共有ツールです。ちょっとした内容でも共有し、自律的なチームに育てていきたいと考えている企業におすすめする製品です。
Markdownなどの入力補助機能によって簡単に情報を共有が可能で、「書き途中」としても投稿ができ、Webhookによって各種サービスとの連携ができるのでより効果的に活用できるでしょう。気になる方は無料トライアルを実施してみてください。
Kibela
株式会社ビットジャーニー が提供する「Kibela」は、クリエイティブな組織づくりを支援する情報共有ツールで、スタートアップから大企業まで幅広く利用できます。個人的なメモから議事録、日報をMarkdownエディタで簡単に作成可能で、共有された情報にリアクションをすることで興味や関心度合いを測れます。
他にもメンバーの顔や名前、得意分野がわかるので、コミュニケーションを活発化にも繋がります。ユーザ数や機能に制限はありますがフリーで利用が可能で、ユーザ制限なしでも540円／月で利用ができるので気軽に利用してみてはいかがでしょうか。
ABook Biz
株式会社エージェンテックが提供する「ABook Biz」は、社内にある資料・動画・画像・音声などのコンテンツをマルチデバイスで管理できるソリューションで、管理や共有だけでなく編集も行えるので、共有した情報をリッチコンテンツに進化させることもできます。
私用デバイスを利用するBYODにも対応しており、セキュリティ対策は万全に行われています。さらに会議室機能を利用することで、どこからでもコンテンツを共有しながら会議に参加が可能です。
Scrapbox
Nota Inc.が提供する「Scrapbox」は、ネットワーク型のコミュニケーションによってナレッジ共有を行うコラボレーションツールで、従来のようにナレッジを蓄積していく「倉庫」ではなく、無限にアイデアやメモを行うことのできる「ホワイトボード」として活用できます。
ネットワーク型管理によって、ドキュメントにリンクをつけるだけで管理を簡単にすることが可能で、同時編集やイメージの図解も容易に行えます。気になる方は100ページまで無料で試してみてください。
◆グループウェアの機能を持つナレッジマネジメントツール
全社の情報を一元管理しナレッジを共有しながら、グループウェアのようにも利用できるツールです。ナレッジマネジメントだけでなくスケジュールや設備予約のような社内の情報も管理し、業務を効率化させます。
Garoon（ガルーン）
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon（ガルーン）」は、全社の情報共有を集約することのできる、大規模～中堅向けのグループウェアです。情報集約の他にもワークフロー機能もあり、クラウド型であることから複数拠点での情報共有や意思疎通がうまくいっていないと考える企業におすすめのツールです。
さまざまな業種で導入されており、導入実績も豊富にあるため、ツールの移行の際もしっかりとしたサポートがあります。同社製品の「kintone」と組み合わせれば、機能の拡張が可能になり生産性を高めることもできるでしょう。
BizDogaPlus
株式会社イノベーションプラスが提供する「BizDogaPlus」スマホ動画で情報共有ができるグループウェアのような報告ツールで、文字では情報が伝わりにくい作業や業務がある企業におすすめの製品です。スマホや「スマートグラス」といったソリューションを利用し短い動画を撮影するだけで、ナレッジの共有や現場の報告として利用できます。
動画の編集権限や動画管理だけでなく、動画の再生数や再生ランキングもわかるため、どんな動画が求められているかや閲覧ユーザの興味を把握することも可能です。
◆ヘルプデスクの機能を持つナレッジマネジメント
顧客からの問い合わせに対する対応やFAQの管理に関する機能を持ったナレッジマネジメントツールです。FAQを充実させ問い合わせに対するナレッジを収集・活用することによって、顧客満足度の向上にも繋がります。
アルファスコープ
株式会社プラスアルファ・コンサルティング
- check欲しいナレッジにユーザを瞬時に導く豊富な検索！
- check各部門毎にナレッジの作成や参照を設計できる柔軟な管理機能！
- checkナレッジの陳腐化や不足をわかりやすく見える化する充実の分析！
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「アルファスコープ」は、顧客サポートに必要なナレッジを一元管理できるクラウド型FAQソリューションで、円滑な情報共有と情報探索を実現できます。
ユーザ自身で解決できるようなFAQを作成することで問い合わせを減らし、必要な情報を複数の検索手段や検索支援を活用することで業務を効率化させます。また、ツールの活用によってナレッジの蓄積ができ、FAQやオペレートの質向上も可能になります。
- checkコールセンターの問合せ業務に！
- checkイントラサイトのFAQにも！
- checkナレッジ管理による業務効率化に！
株式会社スカラコミュニケーションズが提供する「i-ask」は、FAQの作成・管理・検索が行えるツールで、社内の情報共有として利用したい方にもおすすめのツールです。HTMLの知識がなくても簡単にFAQページを作成可能で、FAQ内の検索機能もあるので、問い合わせ業務の効率化が実現します。
また、FAQページが役に立ったかアンケートを取れる評価機能やFAQ分析・統計機能もあるため、どんなコンテンツに関心がよせられているのかを可視化することができます。
Accelaヘルプデスクの達人
アクセラテクノロジ株式会社
- checkFAQとマニュアルや動画をあわせて問題解決ナレッジとして活用
- check新人オペレーターでも必要な情報を簡単に探し出せる
- checkFAQ公開で、お客様からのお問合せを削減
アクセラテクノロジ株式会社が提供する「Accelaヘルプデスクの達人」は、BtoBや海外展開を行っている企業のヘルプデスクを支援するナレッジマネジメントツールで、企業向けテクニカルサポートや販売代理店の問合せ対応をしている企業におすすめの製品です。
質問に対する回答を用意するだけでなく、製品マニュアルや過去の対応履歴、ノウハウなど必要な情報を一元管理することで、業務の生産性を向上させます。タグによる分類や製品名、顧客名などからも検索が可能でなので、必要なナレッジを即座に見つけ出せます。
「Knowledge Bot」
ソフトバンク・テクノロジー株式会社
- checkSharePoint Online や Microsoft Teams と連携
- check問い合わせ内容を蓄積し回答精度を高める
- check回答のメンテナンスも管理画面で簡単に
ソフトバンク・テクノロジー株式会社が提供する「Knowledge Bot」は、ユーザーからの問い合わせ業務を効率化できるサポートデスク向けチャットボットです。データに基づき24時間365日対応可能で、社内のナレッジを共有する機能も搭載されています。
Webサイト上にチャットボット画面を表示させる事が可能で、質問や回答を登録する際にも開発の必要はなくGIU の操作のみで簡単にQ＆Aの作成ができます。また、データ分析（自然言語処理）が行えるため、チャットボットの品質を向上にも繋がります。
ナレッジリング
株式会社ＣＢＩＴ（シービット）が提供する「ナレッジリング」は、コールセンター向けのFAQシステムで、「問い合わせに対して回答がすぐにできていない」「人によって応対品質がばらばら」などの課題を抱えている企業におすすめの製品です。ファイル内全文検索もできるため、新人教育や社内のヘルプデスクとしても活用できます。
月額9800円＋120円／人と低コストで情報共有だけでなくマニュアルの作成も行えます。気になる方を無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。
Qast
any株式会社が提供する「Qast」は、誰でも簡単にナレッジの投稿・閲覧・検索が行えるので、Q＆Aや簡単なメモ、Slackの投稿でナレッジの蓄積を行いたいと考えている企業におすすめのツールです。
Slackとの連携は、リアクションをするだけでSlack上のメッセージをナレッジとして蓄積でき、投稿のタグ付やグループ分けも可能なので、ナレッジを管理しやすくなっています。無料トライアルも行ってるので気になる方は使用感を試してみてはいかがでしょうか。
◆サービスデスクができるナレッジマネジメントツール
顧客の問い合わせだけでなく、社内での問い合わせに対してのナレッジを管理・共有できるシステムです。蓄積したナレッジを共有することで、問い合わせの数を減らし業務効率アップや好きす向上に繋がります。
Freshservice
OrangeOne株式会社
- checkITサポートに必要な機能をすべて統合
- check直観的なUIと機能性の高さでITサービス管理を簡素化します！
- check今、最も使いやすいITMSツールとして世界中で愛されています！
OrangeOne株式会社が提供する「Freshservice」は、社内のインベントリ管理が行えるクラウド型ITMSツールで、ITサービスに関する問い合わせを一元管理したいと考えている企業におすすめの製品です。簡単にセットアップが可能で、資産管理やマルチチャンネルでの問い合わせに対応ができます。
どこにいてもサービスデスク管理ができるように、モバイル版アプリもあり、2,100円／月から利用可能です。さらに、企業規模の拡大やエンタープライズなどの機能を追加したい場合は、グレードアップすることで活用の幅を増やせるでしょう。
- check効率的なFAQの構築に役立つ機能が充実
- check直観的で高機能、その上設定が簡単なので、即日からご利用可能！
- check21日間無料トライアルでまずは全機能をお試し下さい！
OrangeOne株式会社が提供する「Freshdesk」は、シンプルな問い合わせ一元管理ツールで、問い合わせの一元管理や繰り返し作業の効率化を実現できます。FacebookやTwitter、メッセンジャーを操作するようなインターフェースで、誰でも直感的に操作が行えます。
他にも、ナレッジデータの蓄積や重要指標の分析・ダッシュボードへの出力を行う機能があり、それらを無料で使い始めることも可能です。企業やチームの大きさや必要な機能にあわせてグレードアップすることで、さらに活用が進むでしょう。
◆ドキュメント管理ができるナレッジマネジメントツール
メモをしたドキュメンやファイルを収集・管理・共有することで、ナレッジを蓄積していきます。目当てのドキュメントやファイルを検索する機能も優れているので、PDFやのような形式で管理を行いたいと考えている企業におすすめのツールです。
Knowledge Explorer
株式会社図研プリサイト
- check文書作成中、参考資料をAIが自動検索し「PUSH通知」でお知らせ。
- check現在のシステム、業務プロセスを変えずに情報共有・活用を促進。
- checkさまざまな分析機能で情報収集の効率化を強力にサポート。
株式会社図研プリサイトが提供する「Knowledge Explorer」は、製造業の研究開発部門におすすめするAIを実装したフルオート型ナレッジ活用ソリューションです。作業中のドキュメントをAIが分析し、参考となる資料をプッシュ通知してくれるため、自分で資料を探す手間や知り得なかった情報を探し出すことができます。
さらにナレッジを分析することで、プッシュされたナレッジ全てに目を通さなくとも、欲しい情報の獲得が効率的になります。文書管理や情報共有はおこなっているが、なかなかナレッジを活用しきれていないことに課題を感じている企業の方はぜひご覧になってみてください。
DocBase
株式会社クレイが提供する「DocBase」は、ドキュメントを作成し共有や管理、検索ができる情報共有サービスです。「議事録やメモを取りたい」「会議のペーパーレス化を推進したい」「必要なドキュメントをすぐに取り出したい」と考えている企業にはうってつけの製品になります。
Markdown対応しており、馴染みのない方でも入力サポートによってきれいなドキュメントを作成できます。また、メールやSlack、Chatworkなどのツールと連携することで、よりスムーズな情報共有が実現します。
Confluence
Atlassianが提供する「Confluence」は、プロジェクトのプランニングから議事録などのドキュメント管理、ブログの更新を行いたいと考えている企業におすすめの共有ツールです。特に開発やエンジニアのミーティングやナレッジ共有におすすめします。
ドキュメント管理から検索・整理を行えるので、生産性や作業効率がアップします。クラウド版であればエンタープライズ機能も利用できるので、気になる方は無料版を試してみてはいかがでしょうか。
◆エンタープライズサーチが可能なナレッジマネジメントツール
ナレッジマネジメントツールの中でも社内検索が得意なツールです。自身でナレッジを検索して活用していきたい企業におすすめの製品です。
SAVVY/EWAP （ナレッジマネジメント）
ジップインフォブリッジ株式会社
- check社内情報の検索、ファイルサーバの検索の問題を解決します
- checkナレッジマネジメント強化に最適です
- check「企業内情報の見える化」を実現
ジップインフォブリッジ株式会社が提供する「SAVVY/EWAP」は、ファイルサーバに蓄積されている情報・データを活かしきれていない・欲しいデータが見つけられないという方におすすめの情報検索システムです。超高速全文検索エンジンによるキーワード検索と他観点ツリーによってデータの構造化を可能になり、閲覧者観点から探しやすいシステムとなっています。
この他にも、フォルダ階層の整理・可視化やアクセス・セキュリティ管理の機能があるため、安心して運用を行えます。
◆eラーニングのように活用できるナレッジマネジメントツール
マニュアルの作成や人材育成として利用できるナレッジマネジメントツールです。さまざまな形式のコンテンツを共有でき、スマホやタブレットからも確認できるので、文字では伝えにくい現場の報告や同じ説明を繰り返し行う新人教育などに活用できます。
AiLingual
コニカミノルタ株式会社が提供する「AiLingual」は、業務マニュアルを一から作成し一元管理できるクラウドサービスで、ノウハウの継承や作成したマニュアルをしっかりと活用したいと考えている企業におすすめのツールです。スマホからも閲覧ができるので、場所に縛られずマニュアルを確認することが容易になります。。
作成の際は動画や写真などのコンテンツを交えて簡単に作成ができ、閲覧履歴や更新履歴も把握できるので、誰がいつ時点の情報をみたのか、更新された情報を閲覧したかがわかるようになります。デモや無料トライアルを行っているので、気になる方はその機能を体験してみてはいかがでしょうか。
WikiWorks
ナレッジオンデマンド株式会社が提供する「WikiWorks」は、チームでマニュアルを作成することが可能で、コンテンツの一元管理も行えるので、ドキュメント・ライフサイクルをワンストップでサポートします。社内向けのマニュアルや顧客向けのマニュアルをチームで作成できるので、個々人のナレッジを共有することができ、業務の質を高められます。
作成の際にもHTMLコーディングは不要で、そのマニュアルをさまざまな媒体で出力ができます。さらに、多言語対応もしているので、煩雑な翻訳作業から解放されるでしょう。
shouin
ピーシーフェーズ株式会社が提供する「shouin」は、動画を活用した人材育成クラウドサービスで、動画でのマニュアル配布やスキル評価、トレーニング状況分析を行えるので、新人教育やノウハウの共有が簡単にできます。
複数の拠点がある場合でも、同じ動画を共有できるので店舗によってスキルのばらつきが出にくく、従業員もスマホでいつでも閲覧できるので教育の手間を省けるようになります。
ビジュアルマネージャー
ピーシーフェーズ株式会社が提供する「ビジュアルマネージャー」は、売場演出の実績を見える化し、他店にも展開できるよう共有できる画像共有アプリケーションです。店舗の売場の実績を伸ばしたい、伸び悩んでいるという企業におすすめの製品で、スマホやタブレットで簡単に共有ができます。
また、共有された店頭情報へのリアクション機能や実績の分析を行うことも可能で、同社製品の店舗管理システムを利用することでさらに店舗運営が楽になります。
clipline
株式会社アトムエンジニアリングが提供する「clipline」は、サービス業の多店舗ビジネスの課題を解決するために「スタッフ教育」「マネジメント」「コミュニケーション」ができるシステムです。暗黙知となっている情報を短尺動画として共有し、使える場面ごとに分けることでノウハウやナレッジの共有が実現します。
サービス業のさまざまな業界で活用されているシステムであり、動画制作から導入支援まで充実したサポートを受けられます。
AiLingual
コニカミノルタ株式会社が提供する「AiLingual」は、業務マニュアルを一から作成し一元管理できるクラウドサービスで、ノウハウの継承や作成したマニュアルをしっかりと活用したいと考えている企業におすすめのツールです。スマホからも閲覧ができるので、場所に縛られずマニュアルを確認することが容易になります。。
作成の際は動画や写真などのコンテンツを交えて簡単に作成ができ、閲覧履歴や更新履歴も把握できるので、誰がいつ時点の情報をみたのか、更新された情報を閲覧したかがわかるようになります。デモや無料トライアルを行っているので、気になる方はその機能を体験してみてはいかがでしょうか。
ナレッジマネジメントとは
ナレッジマネジメントとは、暗黙知と呼ばれる個人が持つ「知識」や「ノウハウ」を文書や写真などのコンテンツ化することによって、誰でもわかるような形式知に変換し、業務の効率化やコミュニケーションを円滑にすることです。
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2018.11.29
ナレッジマネジメントツールとは？比較ポイントもご紹介
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ナレッジマネジメントツールを使うメリット
ナレッジマネジメントツールを導入は、以下のようなメリットがあります。
- ●今まで伝えられなかったノウハウやナレッジの蓄積
- ●社員個人個人のスキルアップ
- ●教育工数が削減と業務の効率化
- ●対応力の強化による顧客満足度上昇
- ●ナレッジのリコメンデーション
さらに個人個人で情報を発信したり共有したりすることで、コミュニケーションが活発化し、社員同士の交流も生まれます。
ただし、自社に合っていないツールを選定してしまうと、うまくナレッジを蓄積できず使われなくなってしまうことにもなりかねないので、導入の際はしっかり選定しましょう。
ナレッジマネジメントを導入するメリットやデメリットについて気になる方は、以下の記事を参考にしてください。
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2018.11.30
ナレッジマネジメントツール導入のメリットとは！デメリットあるの？
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ナレッジマネジメントツールを比較するときの６つのポイント
ツールを導入する際におさえるべきポイントは、大きく分けて６つあります。
自社が求める条件はどのようなものなのか、読み進めながら確認してみてください。
１．提供形態はクラウド型かオンプレミス型か
クラウド型であれば、インフラを仮想環境で提供するため必要な分だけの費用を抑えることができます。サーバーなどの機器調達の必要がなく、運用が効率的に行えることがメリットですが、セキュリティ面が提供会社側に依存するため、どのような対策をとって運用されているのかチェックをする必要があります。
オンプレミス型であれば、自社でナレッジマネジメントツールを構築するため自由度の高い運用が可能ですが、初期導入コストや維持コストがかかりメンテナンスの手間も発生します。クラウドにするのか、オンプレにするのかは両者のメリットデメリットを比較して検討しましょう。
２．社員全員が使いこなせるか
導入後にどんな風にツールが稼動することが理想なのか、最初にイメージすることが大切です。
全社員に使用して欲しい、社内共有情報。全社員が、見るだけではなく自らが蓄積しているノウハウもツールに記載して、社内の業務知識を形式化することも大きな目的です。全員が使いやすくわかりやすいかどうかが最大のポイントになります。
どのスタッフがどんなタイミングでどのように利用することになるのか、事前に検討してナレッジマネジメントツールを選ぶ必要があります。
３．スモールスタートできるか
スタート時から、現状のFAQシステムや朝礼、会議など日常的に運用しているものを全て変更してしまうと大変なことになります。ツールにまだ蓄積されている情報が少ない中、使い方に悩む社員からの問い合わせが管理者に殺到することはなるべく避けたいもの。
まずは一部の部署でテストしてみる、上役の人間のみで使用を開始してみるなど、少しずつ使用を広めてナレッジマネジメントツールに慣れることができるかどうかもポイントになります。
４．タブレット端末でもアクセスできるか
PCだけではなく、タブレット端末で使用できるかどうかも大きなポイントです。
ヘルプデスクの部署など、ほぼ全ての社員が一日中PCの前にいる場合は必要がないこともありますが、営業職など業務内容によっては、外出先ですぐに確認したい知識が出てくることもあるでしょう。
社員がどこにいても情報にアクセスでき、知識の共有をどこでも受け取れる、そんな環境を作ることが社内知識の蓄積・共有に結びつきます。
５．自社の規模に適しているか
多くの業務内容と部署を抱えている会社が、あまり枝分けができないツールを利用して検索が難しくなる。
あまり業務内容に種類がなく、一人ひとりの業務知識を多くの社員が必要としているのに枝分けが複雑過ぎて情報に辿り付けない。
どちらも避けたい事態ですね。自社の業務規模が求めるものをナレッジマネジメントツールが満たしてくれるのか、注意が必要です。
６．サポート体制は十分か
サポート体制も比較すべきポイントです。必要なときに必要なものが手に入るよう導入したナレッジマネジメントツールに問題が発生した場合、問い合わせ先が営業していないとしたら。問題解決が翌日以降に持ち越され、効率的な運用で最大限の効果をあげるべきツールが原因で、機会損失が発生するという本末転倒な結果が出る場合もあります。
自社の業務が深夜、早朝に及ぶ場合、サポートが稼動しているかどうかは非常に重要な問題です。慎重に確認しましょう。
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2018.11.29
ナレッジマネジメントツールを選定するポイントとは？
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製品を導入する前に注意するポイントは？
ナレッジマネジメント導入する前に気をつけるポイントとして、次の３点が挙げられます。
- ・自社の課題と導入目的を明確にする
- ・ナレッジマネジメントの必要性を社員に理解してもらう
- ・運用する組織を整える
自社の課題と導入目的を明確にする
なぜナレッジマネジメントツールを導入するのかを、社員全体に周知することが大切です。ナレッジマネジメントツールは知識を蓄積していく事が可能ですが、ナレッジマネジメントの知識タイプとして、2種類の知識タイプが挙げられます。
- ・形式知…明確な言語、数字などで表された、マニュアル化されているもの
- ・暗黙知…はっきりと明示化されていない、メンタルや技術など
暗黙知を形式知として表出化し、組み合わせて新しい暗黙知として定着。そして更に形式知を生み出す、という循環を作ることにより、社内の業務のブラッシュアップの循環が生まれます。
これらを基にした知識づくりのモデルを、「SECIモデル」と呼びます。
- ・Socialization(共同化)…暗黙知を共有し合う
- ・Externalization（表出化）…共通の暗黙知から形式知のコンセプトを創造
- ・Combination（連結化）…既存の形式知と新しい形式知を組み合わせる
- ・Internalization（内面化）…新しい形式知を実際に体験し暗黙知として体系化
暗黙知を形式知として共有し、新たな形式知を創造する。この循環は繰り返し、社内の業務を効率化し続けます。そのために、ナレッジマネジメントツールを社内に開かれた形式で導入し、社内で使用する必要があるのです。
暗黙知や形式知、SECIモデルについて、さらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧になってみてください。
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ナレッジマネジメントの暗黙知と形式知をイチから解説！具体例も紹介
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2019.02.25
ナレッジマネジメントのSECI（セキ）モデルをイチから解説！
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ナレッジマネジメントの必要性を社員に理解してもらう
ナレッジマネジメントでの利用者、ナレッジワーカーには、次の２つの役割があります。
- ・ナレッジコントリビューター（提供者）
- ・ナレッジユーザー（利用者）
この役割を２つとも、多くの人材が担うことが目標になります。
いつも使っていないものが新たに導入された、しかし使用しなくても日常業務は回っていく。いつか時間があるときに使おう、と思われてしまうと、「時間がある時」は永遠に訪れません。
日報や報告書など、日常業務に少しずつナレッジマネジメントツールを組み込み、社内情報の共有にも使用してしまえば、社員にツールの使用が浸透していきます。ツールの利用することを当たり前にすると、そこに上がってくる知識が同じ社員からのものであることに気づくはずです。
運用する組織を整える
最後に、社内の情報共有を奨励する風土が必要です。
各部署で業務を采配している担当社員が、優れたナレッジを保有する社員に知識の共有を奨励し、優れた知識を共有した社員を正しく評価する。そんな仕組み作りを会社として提供できるかどうかが、重要な鍵となります。
- ・営業部署で高い成績を残している社員の営業手法
- ・処理の早い事務社員が行っている業務のコツ
- ・豊富な経験と知識で社内でも重要な仕事を担っているベテラン社員
優れた暗黙知を持っている人材が、その知識を進んで形式知として共有するマインドを醸成する必要があります。
ナレッジを共有ならGoogleドライブやoffice365でも可能？
わざわざツールを導入するほどでも....と思っている方もいらっしゃるかと思います。そこで、もともと利用しているGoogleドライブ／やoffice365のドキュメント管理機能やチャットツールを用いてナレッジの蓄積や共有を行う方法もあります。
ツールを利用するより少し煩雑になりますが、普段利用しているGoogleドキュメントやExcelを活用しながら、格納するファイルや書き方などのルールを決めることで、ナレッジマネジメントが行えます。
無料で行いたいという方は、製品紹介でも合ったように無料トライアルやフリーで使えるツールもあるので、活用してみてください。ただし、無料のツールは機能制限があるので本格的な活用には向いていないことを念頭に置きましょう。
無料のナレッジマネジメントツールについてまだまだ気になる方は、以下の記事を参照してください。
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ナレッジマネジメントの無料ツールはあるの？
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複数のツールを比較し、自社に合うナレッジマネジメントを！
ツールを利用しているということは、ナレッジがブラッシュアップし続けるということです。当然変化が起こります。現状の業務手順や営業手法だけで満足するのではなく、その変化の波に乗る必要があるように、ツールの利用を業務に組み込んでしまうことをおすすめします。
経営陣、管理職、現場マネージャーが、ナレッジマネジメントツールの可能性を最大限引き出し、全社員にツールの利用が浸透した時、パフォーマンスは飛躍的に向上する可能性があります。しっかりと選定ポイントを掴み、最適なナレッジマネジメントツールを導入しましょう。
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