ナレッジベースとは？普及の背景・メリット・構築方法を解説！

ナレッジベースとは

まずは、ナレッジベースとはどのようなものか概要を見ていきましょう。

業務の経験やノウハウをまとめたデータベースのこと

ナレッジベースとは「知識ベース」とも呼ばれ、業務の経験やノウハウを一ヶ所にまとめたデータベースであり、検索・活用しやすい状態にしたものです。一般的にナレッジベースはインターネット上には公開せず、「社外秘」として共有されます。

企業にとって有益な知識、技術、経験などがまとめられているため、ナレッジベースは企業の知的財産といえます。個人で蓄積していたナレッジを、データベース化すると組織で活用できます。

ナレッジを自社内で活かせるよう管理し、生産性や競争力を向上させることを「ナレッジマネジメント」と呼びます。つまり、ナレッジベースによってナレッジマネジメントが実現できるのです。

普及の要因は人材の流動化・IT技術の発達

終身雇用制度が崩れ、転職が盛んになっため、個人が習得・保有しているナレッジは企業に留まらず外部に流出する可能性があります。

「先輩を見てノウハウを盗む」という風潮では、ナレッジを保有する社員が退職するとそれは継承されません。そのため、ナレッジを広く共有することが求められていました。また、人材不足の対策である「働き方改革」にも対応して、自宅やサテライトオフィスからナレッジを共有できる仕組みが必要となったのです。

現在ではIT技術の発達により、ナレッジベースを利用して簡単にナレッジを収集・蓄積・共有できるようになりました。

ナレッジベースを構築するメリット

ナレッジベースを構築すれば、ナレッジのアップデートが容易になり、最新情報を共有できます。その結果、「業務の効率化」「企業競争力のアップ」「顧客対応の品質向上」を実現できるようになるでしょう。

たとえば、過去の実例やノウハウを参考にすることで、書類作成や営業活動の効率化を図りやすくなります。また、新しく加わったメンバーも迅速に業務知識やノウハウを習得し活躍できるでしょう。

さらに、業務処理のスピードが上がると、企業の競争力アップにつながります。全社でナレッジを活用できれば、他部門の知見に接し、新しいアイデアが生まれる契機にもなります。顧客と直接やり取りする部門の場合は、過去の事例を参照し、対応品質を高められるでしょう。

ナレッジベースを構築する方法

ナレッジベースの重要性は理解出来たと思いますが、どのようにナレッジベースを構築すれば良いのでしょうか。最後に、ナレッジベースを構築する方法をご紹介します。

既存システムを活用する

すでに導入しているシステムでナレッジベースを構築できる場合があります。ナレッジベースとして活用できるシステムは以下のとおりです。

データベース

社内に蓄積した情報を必要に応じて検索し活用できるシステム。

グループウェア

ファイル共有やスケジュール管理のほか、メッセージやチャットによるコミュニケーションツールとして活用できるシステム。

ヘルプデスク

ナレッジや文書などをデータベースとして管理できるシステム。顧客の問い合わせやクレーム内容を自動で記録します。

データマイニングツール

蓄積したデータを分析するツール。自社のさまざまな事例や他社事例を蓄積し、共有することも可能です。

文書管理システム

社内の文書を効率良く管理するシステム。同時に業務に必要なナレッジを共有できます。

社内SNS

社内のコミュニケーションを効率化するシステム。社員同士の書き込みにより、知識やノウハウを共有します。

ナレッジマネジメントツールを利用する

専門的な機能を持つ「ナレッジマネジメントツール」を活用するのもおすすめです。既存システムと連携し、散在するナレッジをひとつにまとめられます。さらに、膨大な量の情報から有益なナレッジを自動で選別し蓄積できます。

オープンソースのナレッジマネジメントツールを利用して、社内にシステムを構築すれば費用を最小限に抑えることも可能です。社内にシステムを構築できる人材がいない場合はクラウド型のナレッジマネジメントツールを利用するのも良いでしょう。

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ナレッジベースを構築し、自社の知識をフル活用しよう！

ナレッジベースは、企業にとって有益な知識や経験、ノウハウをまとめたデータベースです。個人で習得したナレッジも、ナレッジベースで効率良く共有できます。その結果、業務効率や応対品質が向上するでしょう。

ナレッジベースの構築には、既存システムやナレッジマネジメントツールの利用がおすすめです。ナレッジベースを構築し、自社の知識をフル活用しましょう。

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