【比較表】グループウェア18選を比較！機能から口コミまで紹介

グループウェアとは？どんな機能があるの？

まずはグループウェアについておさらいしましょう。

グループウェアの概要

グループウェアとは企業内での情報共有やコミュニケーション活性化のために利用されるツールです。社内のネットワーク上に構築されていたり、サービス提供会社のWebサーバー上に構築されたツールにログインして利用したりしますが、従業員しかアクセスすることができないため、基本的に内部の情報共有に利用されます。

グループウェアの基本機能

グループウェアには以下のような機能が搭載されています。

このようにグループウェアには、メールや掲示板のようなコミュニケーションを活発化する機能、ファイル共有やアドレス帳のように情報を共有する機能、ワークフローやスケジュール管理のように業務を効率化する機能があります。

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価格？クラウド？グループウェアを比較するには？

多くの機能があるグループウェアをどのように選べばいいのかわからない方も多いのではないでしょうか。この記事では、以下の特徴に分けてグループウェアを紹介します。

• ◆中小企業におすすめのグループウェア
• ◆機能が豊富で使いやすいグループウェア
• ◆外部システムとの連携性が高いグループウェア
• ◆シンプルで簡単に使えるグループウェア
• ◆無料で利用できるグループウェア

クラウドやオンプレミスといった提供形態や価格は、各製品紹介で記載しています。

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◆中小企業におすすめのグループウェア

まずは低価格なグループウェアや中小企業に人気のグループウェアを紹介します。

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、低価格で導入のハードルが低く、きめ細かい運用サポートが特徴的です。20ユーザー、200MBまでなら月額3,000円で、初期費用は無料です。10ユーザー毎に月々1,200円、50MB毎に月々600円の追加料金で、利用規模を拡張できます。

スケジュール管理やWebメールなどの基本機能はもちろん、安否確認や備品管理などの便利機能も多数搭載しています。東京や大阪では、参加無料の活用セミナーを開催していますので有効に使えるでしょう。また、コールセンターでのサポートは全ユーザーが利用可能です。

「J-MOTTOグループウェア」利用ユーザーの口コミ

• ■スケジュール登録・変更などが簡単に行えます。（東京都／ 総務・人事／ 卸売・小売業・商業）
• ■ライトユーザーにとってコスパが良いと思われます。（東京都／ 経営企画／ 飲食店・宿泊）
• ■月毎日の管理が楽になりました。 総務関連の部署にもお勧め。（沖縄県／ 営業・販売／ 卸売・小売業・商業）

OrangeOne株式会社の「smile it! 365（Microsoft 「Office 365」＋ サポートサービス）」は、Microsoftが提供するグループウェア「Office365」の導入を支援するサポートサービスです。「Office365」はWebメールやWeb会議機能などを搭載したグループウェアですが、専任者がいないと導入が難しいといった問題があります。

そこでOrangeOne株式会社が、ライセンスの手配から初期設定、QA対応までを行い、短期間で「Office365」を導入できるようにサポートしてくれます。導入パターンはいくつかあるので、現状に合ったプランを選定できる点が魅力です。

株式会社 USEN ICT Solutionsが提供する「サイボウズOffice」は、国産グループウェアなので日本のワークスタイルにマッチしています。中堅・中小企業でシェア率が高く、グループウェアの基本機能を網羅しています。業務内容に合わせて機能の拡張も可能です。

またセキュリティ面も安心で、IPアドレス制限、SSLやBASIC認証のほか、脆弱性のチェックも行っています。オプションとなりますが、外出先からもセキュアな環境でアクセスできるよう、ユーザーごとにクライアント証明書を発行することも可能です。

「サイボウズOffice」利用ユーザーの口コミ

• ■グループウェアとしての最低機能を備えたツールであり、コスパが良い。（大阪府／ 情報処理・情報システム／ 食品、医薬、化粧品）
• ■内外メール活用により、コミュニケーションツールとして活用している。（東京都／ 経営者・役員／ 電気、電子機器）
• ■操作性が非常に良く、ITリテラシーが低い利用者への教育を行わなくても大丈夫。（北海道／ 情報処理・情報システム／ 卸売・小売業・商業）

「HotBiz8」は株式会社ASJが提供しており、200名で利用する場合は１ユーザー月額50円という低コストで導入できます。200ユーザーまでなら定額10,000円です。

コミュニケーション促進や情報共有に必要な機能が備わっていますが、中でもワークフロー機能は注目です。複数のテンプレートが用意されているので、項目や表示などを自由にカスタマイズして、自社仕様の申請フォームを簡単に作成できます。

◆機能が豊富で使いやすいグループウェア

グループウェアと言っても搭載されている機能は製品によって違います。自社に必要な機能がある場合や、グループウェアでさまざまな業務を効率化したいのであれば、まず多機能のグループウェアを比較してみましょう。

サイボウズ株式会社が提供する「Garoon（ガルーン）」は、5,600社、270万人超の導入実績を持つグループウェアです。誰でも簡単に操作できるので使い方を教える手間がなく、すぐに運用できる点がメリットです。

大規模での運用にも適応するように、ワークフローや管理機能を強化し、カスタマイズ性にもこだわっています。また、APIによってほかのシステムと連携がしやすくなり、業務効率化に貢献します。

「Garoon（ガルーン）」利用ユーザーの口コミ

• ■クラウドベースですが、セキュリティもしっかりしており、社外でも安心して使用が出来ます。（福岡県／ 情報処理・情報システム／ エネルギー）
• ■グループでの業務進捗や意見・問題点が一覧でわかり、非常に快適です。（埼玉県／ 情報処理・情報システム／ 自動車、輸送機器）
• ■Webブラウザですべて管理可能。　管理画面がわかりやすい。（東京都／ 情報処理・情報システム／ 金融・証券・保険）

株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、415万以上のユーザーに支持されているグループウェアです。自社仕様の業務アプリを簡単に作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れています。

５名から数万名まで、あらゆる規模の企業に対応していながら、１ユーザー月額400円で利用できるコストパフォーマンスの高さも特長です。直感的な操作が可能で、管理権限の委譲など管理者の業務も効率化します。

「desknet's NEO」利用ユーザーの口コミ

• ■社内での文書管理から情報共有まで、簡潔に行えます。（神奈川県／ 情報処理・情報システム／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）
• ■グループウェアとして必要な機能は一通り揃っており、マニュアル等なくても比較的操作は習得し易い。（東京都／ 情報処理・情報システム／ 建設）
• ■フォームに合わせた使い方に対応出来れば、導入も楽。（岡山県／ 情報処理・情報システム／ 機械、重電）

株式会社 USEN ICT Solutionsが提供する「G Suite」は、Gmailやドライブ、カレンダーなどGoogleが提供しているサービスをまとめて使えるグループウェアです。Web会議やWebサイト作成などの機能も搭載しており、仕事に必要なツールがそろっています。さまざまなシステムを導入しなくとも「G Suite」で完結します。

スプレッドシートやドキュメントは同時編集に対応し、スマホやタブレットからも操作が可能です。また、管理コンソールを使えば、各ツールの権限設定などを１つの画面上で管理できます。

「G Suite」利用ユーザーの口コミ

• ■特に予定表や登録関係には良いと思います。（東京都／ 専門職（建築・土木関連）／ 建設）
• ■社内、社外のコミュニケーション環境を大幅に改善。（東京都／ 情報処理・情報システム／ その他）
• ■グループウェアとして必要な機能がそろっている。また、導入についてハードルが低く、簡単に導入が可能。（京都府／ 情報処理・情報システム／ 機械、重電）

サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、フルカスタマイズでオリジナルアプリを作成可能です。100種類以上のテンプレートを使い、ノンプログラミングで作成します。

連携性も高く、グループウェア以外にも受発注管理や見積もり作成機能などさまざまな業務に適用できます。自社の業務内容やニーズに適したグループウェアを導入したい企業に最適です。

Microsoft 365 Business

Microsoftが提供する「Microsoft 365 Business」は、予定表やチャット、オンラインストレージなど機能が豊富なうえに、常に最新バージョンの Word、Excel、PowerPoint などOfficeが付属しているグループウェアです。

デバイスを問わず利用可能で、セキュリティ保護も最新バージョンで行われています。ユーザー１人あたり月額540円からとなっており、Office製品を使い慣れている方には使い勝手の良いでしょう。

◆外部システムとの連携性が高いグループウェア

他のITツールを利用していて、今あるデータも活用したいという方には、外部システムとの連携性が高いグループウェアをおすすめします。ここから、連携性の高いグループウェアを紹介します。

株式会社アイアットOECが提供する「WaWa Office」は、誰でも簡単に利用できるシンプルな画面設計が特長のグループウェアです。カスタマイズにも対応しています。

同社のSFAやデータベース、ワークフロー、タイムカード、Web社内報などのシステムとシームレスに連携できます。テレビ会議システムとの連携も可能で、自社のコミュニケーションインフラとしての基盤を作れます。

「WaWa Office」利用ユーザーの口コミ

• ■承認申請のツールを探していました。あまり多様な機能は必要なく低コストなものを探していたところ、WaWa Officeがぴったりでした。（東京都／ 総務・人事／ 不動産）
• ■社内のグループウエアとして使用。スケジュール管理・掲示板機能・文書検索機能・個人検索機能をWeb上（ブラウザ上）で利用できるので、誰にでも使いやすいソフトです。（岡山県／ 営業・販売／ 機械、重電）
• ■出退勤はもちろんスケジュールや施設予約、メール、超過勤務申請など、基本的なものは全てこのソフトで出来るので、紙ベースの仕事が減少し便利です。（岡山県／ 一般事務／ 公務員（教員を除く））

Zoho connect

ゾーホージャパン株式会社が提供する「Zoho connect」は、世界中で利用されているチームコラボレーションソフトウェアです。Google DriveやAsana、Zapierなどの外部サービスとの連携すると、グループウェアからアクセスできます。

グループウェアの基本機能を搭載しており、円滑なコミュニケーションをサポートします。iPhoneとAndroidに対応したスマホアプリも提供されています。

Aipo

TOWN株式会社が提供する「Aipo」は、シンプルかつ柔軟に利用できるグループウェアです。全員の予定を把握するスケジュール機能や、ビジネスチャットなど、自分に必要な機能を専用のアプリストアからダウンロードし、カスタマイズできます。

特にカレンダー機能においては、Googleカレンダー、Outlookカレンダー、iCloudカレンダーなど外部サービスとの連携が可能です。また、Slackと連携させて、スケジュールのリマインドを受け取ることもできます。

◆シンプルで簡単に使えるグループウェア

シンプルで使いやすいグループウェアを紹介します。グループウェアの中でも搭載機能を絞っているので、PCに慣れていない方が多い企業におすすめのグループウェアです。

鈴与シンワート株式会社が提供する「office365活性化ソリューション」は、Office365と連携して情報共有をスムーズにするシステムです。「InSite」というソリューションにより、たった15分で社内サイトが完成します。チャットボット機能を使えば社内用のヘルプデスクサイトも作成でき、スマートフォンから閲覧可能です。

また、「engauge.works」というコミュニケーションプラットフォームや、「Intellireport」という従業員の働き方を分析するツールも搭載しています。タイムラインで情報共有したり、作成した社内サイトのアクセス状況を可視化したりできます。

iQube

株式会社ガイアックスが提供する「iQube」は、10名までなら無料で利用できるグループウェアです。直感的に操作でき、社内ノウハウを蓄積していくための各種機能が高評で、9,000社以上に導入されています。

搭載されている機能はスケジュール、電話メモ、メッセージ機能など10種類のスタンダードアプリケーションと、タイムカード、ファイル共有、ワークフローなど５種類のプレミアム機能の計15種類です。10名までの無料プランでは、プレミアム機能も利用できます。

enclo

メインソリューション株式会社が提供する「enclo」は、ファイル共有やチャット機能を有しており、UIや操作性に優れたグループウェアです。デザインがとてもシンプルで、導入後に使いづらいといった失敗のリスクはありません。

ほかの製品と比べて機能の充実度は劣りますが、簡単に利用できるので初心者向けのグループウェアといえます。

◆無料で利用できるグループウェア

無料で利用できるグループウェアもいくつかご紹介します。ただし、無料製品にはさまざまな制限がありますので、以下の無料製品の注意点もあわせて読んでください。

GroupSession

日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、人数無制限で無料ながら、スケジュール管理、掲示板、メールなどの基本的な機能はしっかり備えているグループウェアです。国産製品のため日本企業に合わせた細かな機能設定が可能です。

モバイル端末機能やデスクトップ通知機能、有償サポートなどはオプションで追加することができます。

GRIDY

ナレッジスイート株式会社が提供する「GRIDY」は、スケジュールやメールなど基本機能のほか、タイムカードや設備予約、備品管理など、合計23機能を利用できるグループウェアです。

ユーザー登録数は無制限で、初期費用や利用料金はかかりません。完全無料で多くの機能を使える点が最大のメリットです。

R-GROUP

Rグループ株式会社が提供する「R-GROUP」は、完全無料で利用者数の制限もなく、スマートフォンにも対応したクラウド型グループウェアです。

スケジュール、掲示板、タイムカード、チャット機能など基本的な機能は搭載されています。日本企業2,000社以上で導入実績があり、多国言語にも対応しているのでグローバル企業でも導入可能です。

さらに無料のグループウェアをご覧になりたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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無料グループウェアの注意点

グループウェアには有料製品と無料製品がありますが、「使える機能・人数・データ量」に違いがあります。

１．使える機能の違い

一般的に、無料のグループウェアは有料版と比較して使える機能が制限されているケースが多く、スケジュール管理機能と掲示板機能など、最低限の機能しか搭載されていない場合があります。

２．使える人数の違い

無料のシステムは、利用できる人数が制限されている場合があり、多くは数名～十数名前後まで無料と設定されています。

３．利用できるデータ量の違い

有料のシステムと比べて無料版は一人あたりに割り当てられるデータ量が少なく、共有できるファイルの量などが制限されます。

【比較表】グループウェアの特徴的な機能と参考価格

グループウェアの多くは、スケジュール管理や掲示板、To Doリスト、チャットやWebメールなどが基本的な機能として搭載されていますが、製品によっては、特徴的な機能を有しているグループウェアもあります。

そこで、製品の特徴と参考価格、無料プランなども含めた比較表を作成しました。ぜひ参考にしてください。また、グループウェアをランキング順にみたいという方は、以下の月間ランキングボタンからご覧ください。

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中小企業におすすめのグループウェア

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機能が豊富で使いやすいグループウェア

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外部システムとの連携性が高いグループウェア

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シンプルで簡単に使えるグループウェア

▼シンプルで簡単に使えるグループウェアの詳しい製品紹介へジャンプ！

グループウェア導入のメリット

グループウェアを導入するメリットは、社内コミュニケーションの活性化と業務の効率化です。わざわざ同じ場所に集まる必要がなく、オンライン上で情報共有ができます。ワークフローや施設予約機能など製品によっては、特殊機能が備わっています。

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グループウェアの選定ポイント

グループウェアを比較する前に、どのようなポイントを押さえて選ぶべきかを解説してきます。

１．そもそもグループウェア導入によって何を実現したいのか

自社に合ったグループウェアを選ぶためには、自社の業務を分析することが必要となります。メールでのコミュニケーションが多いのか、グループ型のチャットが多いのか、それともトップダウンで情報が流れる掲示板型が多いのか、業務フローや組織体制によって情報伝達は異なります。

まずは自社のコミュニケーション方法をよく分析しましょう。

２．オンプレミス型とクラウド型のどちらを選ぶか

グループウェアの導入形態はオンプレミス型とクラウド型に分けられます。それぞれメリットとデメリットがあるため、製品選定において重要なポイントです。

クラウド型のグループウェア

クラウド型グループウェアは、サービス提供会社がインターネット上に構築したシステムにアクセスして利用する形態のことを指します。自社でサーバーやシステムを構築する必要がなく、一般的にオンプレミス型のグループウェアと比較してコストを抑えて導入できます。

また、すぐに利用できる点や、インターネットにつながっている環境であればどこでも利用できる点もメリットといえるでしょう。

料金体系は、利用人数ごとの月額課金型であるため、従業員数の急な変動にも柔軟に対応しやすいです。しかし利用者数が多かったり、長期間契約し続けたりすると、想定以上にコストが高くなることもあります。

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オンプレミス型のグループウェア

オンプレミス型グループウェアは、自社のサーバー上にシステムを構築して利用する形態のことを指します。自社で構築するため、クラウド型のグループウェアと比較してカスタマイズ性が高く、ほかのシステムと連携しやすいというメリットがあります。

自社のセキュリティポリシーにあわせてシステムを構築できるため、クラウド型よりも安心して使えるという点や、独自の機能追加をしやすいという点もメリットと言えるでしょう。

サーバー構築費用などが必要となるため、クラウド型と比較して最初に多額の導入コストがかかりますが、人数が増えたり長期間使ったりしてもシステムの運用コストは変わりません。

３．機能と価格のバランスは妥当か

価格も重要な選定ポイントであることは間違いありません。一般的に多くの機能を望めば価格は高くなりますが、使いこなせないほど多くの機能を搭載している必要はないです。自社のニーズをしっかりと把握し、機能面と予算面をはかりながら適切な製品を選定しましょう。

それでも、高機能で低価格であることに越したことはありません。クラウド型の場合、１ユーザー単位で価格設定している場合や、利用規模に応じたボリュームディスカウントが設定されている場合もあります。また、契約期間に応じて割引になるケースもありますので、しっかりと料金体系を確認しましょう。

４．速度・容量・操作性に優れているか

意外と見落としがちなのが、速度や容量、操作性です。業務を効率化するためのツールなので、速度が遅かったり操作性がよくなかったりすると、そもそもツールが社内に定着しないなんてことも起こりえます。

さらに価格重視で導入したら使える容量が少なく、あまり活用しきれていないという例もあります。

実際に利用するとしたら自社でどんな活用をするのかを想定しつつ、導入を検討していきましょう。

５．マルチデバイスで使えるか

今やビジネスにも欠かせないのがスマートフォンやタブレットの利用です。多くの製品がマルチデバイスに対応していますが、使い勝手が重要になります。実際に導入してみて、「スマートフォンやタブレットからだと使いにくかった」や「アプリ版があると良かった」という声を耳にします。

外出先から適切な情報が得られるような機能があるのはもちろん、モバイル対応している製品であるか、スケジュールの開始前や変更があった際に知らせてくれるリマインダー機能などがあるかを確認しましょう。

６．拡張性やカスタマイズ性があるか

従業員数の増加や企業規模の拡大に備えて、拡張性のあるツールを導入しましょう。はじめは手軽なツールを導入して、規模の拡大とともにツールを乗り換えるのも一つの手ですが、グループウェアはさまざまな業務に関わることが多いツールです。

規模が大きくなると、グループウェアの定着が難しくなることを踏まえて導入検討しましょう。

７．グローバル対応機能が必要なのか

グローバル対応についても、各社の対応が始まっています。たとえば、ボタンクリック一つで英語表記に変更できる製品などです。これから海外進出する予定の国も対応しているのか、しっかりチェックしましょう。

逆にグローバル対応する必要がないのであれば、国産のグループウェアを導入することをおすすめします。海外製品だと日本企業特有の課題に対応できないということも起こりえます。

８．サポート体制が整っているか

グループウェアはそもそも機能が多いツールです。そのため、担当者は機能の使い方などの問い合わせを受けることも多くなります。また、ワークフロー機能やメール機能など、通常業務で活用する機能が多く、障害などが起こると業務がストップしてしまう可能性もあるでしょう。

なにかが起こった際でもベンダー側ですぐに対応してくれるよう、メール対応や電話対応といった対応方法や対応スピードを確認しておきましょう。

重要！グループウェアを浸透させるには？

グループウェアは導入しても社内に浸透しない場合があります。トライアルで試すことももちろんですが、機能を欲張りすぎず、ルールをしっかりと策定して運用することをおすすめします。導入しただけで効率化できるものでもないので、従業員が使いやすいよう自社の運用を構築していきましょう。

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自社に最適なグループウェアの導入を

グループウェアは多機能であるため、自社にどんな機能が必要なのか把握したうえで製品を比較すると良いです。システム連携に特化していたり、シンプルな画面にこだわっていたり、製品によって特徴が異なります。さまざまなグループウェアを比較して、社内に定着する製品を導入しましょう。