グループウェアの比較18選。選び方から機能・無料・注意点など完全解説

グループウェアの選定で比較すべきポイントは？

グループウェアの製品を比較する前に、どのようなポイントを抑えながら選ぶべきかを解説してきます。

１．そもそもグループウェア導入によって何を実現したいのか？

自社に合ったグループウェアを選ぶためには、まず自社の業務を分析することが必要となります。メールでのコミュニケーションが多いのか、グループ型のチャットが多いのか、それともトップダウンで情報が流れる掲示板型が多いのか、業務フローや組織体制によって情報伝達は異なります。自社のコミュニケーション方法を良く分析するといいでしょう。

2.オンプレミス型とクラウド型のどちらを選ぶか

グループウェアの導入形態はオンプレミス型とクラウド型に分けられます。それぞれメリットとデメリットがあるため、製品選定において重要なポイントです。

クラウド型のグループウェア

クラウド型は、サービス提供会社がインターネット上に構築したシステムにアクセスして利用する形態のことを指します。自社でサーバーやシステムを構築する必要がなく、一般的にオンプレミス型のグループウェアと比較して安価に導入できます。 また、アカウント情報が作成されればすぐに利用できる点や、インターネットにつながっている環境であればどこでも利用できる点もメリットと言えるでしょう。

料金体系は、利用人数ごとの月額課金型であるため、従業員数の急な変動にも柔軟に対応しやすいですが、利用者数が多かったり、 長期間契約し続けたりすると、想定以上にコストが高くなることもあります。

オンプレミス型のグループウェア

オンプレミス型は、自社のサーバー上にシステムを構築して利用する形態のことを指します。自社で構築するため、クラウド型のグループウェアと比較してカスタマイズ性が高く、他のシステムと連携しやすいというメリットがあります。自社のセキュリティポリシーにあわせてシステムを構築できるため、 クラウド型よりも安心して使えるという点や、独自の機能追加をしやすいという点もメリットと言えるでしょう。

料金体系は導入初期にすべての費用がかかるうえにサーバー構築費用なども必要となるため、クラウド型と比較して最初に多額のコストがかかりますが、人数が増えたり長期間使ってもシステムの費用は変わりません。

3.マルチデバイス、グローバル対応なども評価基準のひとつに

今やビジネスにも欠かせないのがスマートフォンやタブレットの利用です。多くの製品がマルチデバイスに対応していますが、使い勝手が非常に重要になります。もちろん機能面でも、外出先から適切な情報が得られるような機能をしっかり試してください。モバイル対応している製品は、スケジュールの開始前や変更があった際に知らせてくれるリマインダー機能がついている場合もあります。

グローバル対応についても、各社の対応が始まっています。たとえば、ボタンクリック一つで英語表記に変更できる製品などもあります。これから海外進出する予定の国も対応しているかしっかりチェックしましょう。

4.機能と価格はトレードオフ。必要な機能は何か？

グループウェアに限らず「価格」が重要な選定ポイントであることは間違いありません。一般的に多くの機能を望めば、価格は高くなります。しかし、使いこなせないほど多くの機能を持っていることも無駄であることに他なりません。経営資源を圧迫するほど高価な製品を導入しては本末転倒です。自社のニーズをしっかりと把握し、機能面と予算面をはかりながら適切な製品を選定しましょう。

それでも、高機能で低価格であることに越したことはありません。クラウド型の場合、1ユーザー単位で価格設定している場合だけではなく、利用規模に応じたボリュームディスカウントが設定されている場合もあります。また、契約期間に応じて割引になるケースもありますので、しっかりと価格体系を確認しましょう。

グループウェアの年間ランキング　BEST5をご紹介

早速ですが、2018年のITトレンドで最もお問い合わせの多かったグループウェア製品をご紹介します

J-MOTTOグループウェア

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

• check社内の情報共有を推進し業務の効率化を進めたい企業
• checkグループウェアを格安で導入したい企業
• check使って便利な25機能が標準装備！

J-MOTTOグループウェアは、社内の情報共有を推進したい企業にオススメのグループウェアで、容量200MBまで、20ユーザーで3,000円という低価格ながら、25種類の便利な機能が標準搭載されているグループウェアです。サポート体制も充実しており、セキュリティ対策もしっかり行っているので、安心してお使いいただけます。

J-MOTTOグループウェアの詳細はこちら

当日のタスク・新着情報などをポータル上に集約できる、グループウェアの機能だけではなく外部からの窓口メール・調査回答状況などの幅広い機能が標準搭載されている、他のシステムをグループウェア上から立ち上げられるシングルサインオン機能など、より高度な役割を担えるグループウェアです。

「NI Collabo Smart」

株式会社NIコンサルティング

• checkワークフローも経費精算もテレワークも標準搭載で業務効率アップ
• checkSFA・CRM・見積・経営コックピットと連携する経営情報ポータル
• checkスマホやタブレットにも自動で最適化するレスポンシブデザイン

スマートフォン、タブレットなど、画面サイズが小さい状態でも自動的に表示が最適化される「レスポンシブデザイン」を採用。どの端末でも、どの画面の向きでも使いやすいグループウェアです。SFA(営業支援システム）・CRM（顧客管理システム）・見積書作成システム・Webデータベースと完全に連携し、業務効率の向上に寄与できます。レスポンシブWebデザインの活用により、デバイスに関わらず使いやすいインターフェイスとなっています。無料トライアルも可能です。

「NI Collabo Smart」の詳細はこちら

desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

• check現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
• check【新搭載】AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
• check【新搭載】グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載

高機能なのにシンプルなdesknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は、4年連続で顧客満足度No.1のグループウェア。自社似合う業務アプリを4ステップで作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れたグループウェアです。5名から数万名まで、あらゆる規模の企業に対応していながら、1ユーザー400円から利用できるコストパフォーマンスの高さも特長です。直感的に操作が可能なインターフェイスにより、かんたんに導入・運用ができます。また、大量のデータの利用も可能で、数万人規模の環境でも安定した利用が可能です。

desknet's NEOの詳細はこちら

WaWa Office

株式会社アイアットOEC

• checkグループウェアを中心に様々なオプションがシームレスに連携！
• check簡単な操作で誰でも活用！シンプルな画面で、直感的に操作が可能
• checkお客様独自の機能をカスタマイズにて対応も可能！

誰でも簡単に利用できるシンプルな画面設計が特長のグループウェアです。標準的な機能だけでなく、SFAやデータベース、ワークフロー、タイムカード、Web社内報など豊富なオプションを取り揃えており、TV会議システムとの連携も可能で、活用の幅を広げられます。クラウド提供されているため、かんたんに利用が可能です。他社サービスとの連携も可能で、自社のコミュニケーションインフラとしての基盤づくりができます。

WaWa Officeの詳細はこちら

機能が豊富なグループウェア

日々のあらゆる業務を効率化してこそ真価が発揮されるグループウェア。そこで、機能が充実したグループウェアをご紹介します。

Garoon（ガルーン）

サイボウズ株式会社

• check日本企業の文化に合った 使いやすいグループウェア
• check5,000社、240万人 を超える導入実績
• checkさまざまなグループウェアからの移行が可能

4600社、200万人超の導入実績を持つグループウェア。様々なグループウェアからの移行ができます。タイムゾーン対応により海外拠点ともやり取りがスムーズで、組織やグループにとらわれない「スペース」機能など、日本企業の文化に合った使いやすい機能を多く備えています。誰でも簡単に使いこなせる直感的なインターフェイスとなっています。

Garoon（ガルーン）の詳細はこちら

サイボウズOffice

国内での利用シェアが高く、提供形態もクラウド型やパッケージ型など自社に合わせて選ぶことができます。中堅・中小企業で高いシェアを持っているグループウェアです。強固なセキュリティ、カスタムアプリの作成など豊富な機能を備えています。価格は、1ユーザーあたり5GBの容量がありながら、1ユーザーあたり500円と割安で使うことができます。

kintone（キントーン）

フルカスタマイズで自社にあったアプリをプログラミングなしで作成できるため、自社のニーズに合致したグループウェアを利用することができます。カスタマイズ性に優れており、連携性も高いという点で、グループウェアだけでなく機能が非常に豊富なのが特徴です。

外部システムとの連携性が高いグループウェア

他のITツールを利用している方には、外部システムとの連携性が高いグループウェアが相性が良いものかもしれません。以下に、連携性の高いグループウェアをご紹介します。

設備予約やタスク管理と連携したスケジュール管理、複合機連携が可能なドキュメント管理、ルート管理まで可能なワークフローなど高度な機能を搭載しているグループウェアです。さらに、業務手順を正確にナビゲートしてくれる「業務ナビ」機能も搭載し、企業内の情報を効率的に整理・伝達・共有することができます。Googleカレンダーなど、普段使っているGoogleサービスとの連携が可能となります。また、バージョン管理に関しても自動的に最新のバージョンにアップデートされるので、自社でアップデートする必要がありません。

zoho connect

zoho connectは、世界中で利用されているグループウェアです。様々な外部システムのと連携ができるのが特徴で、クラウドサービスの提供も行っているため、導入も非常に手軽です。また動画や画像をチャット感覚で気軽に共有できる点では、離れていても円滑なコミュニケーションを実現できるでしょう。

まだまだあるグループウェア5選

ここからは、注目のグループウェアをご紹介していきます。

GroupSession

人数無制限で無料ながら、スケジュール管理、掲示板、メールなどの基本的な機能はしっかり備えているグループウェアです。オプション機能にモバイル端末機能やデスクトップ通知機能、優勝によるサポートなどもあります。ユーザー数は無制限に利用することができます。また、国産製品なため、細かな機能設定が可能となっています。

iQube(アイキューブ)

10名までならば無料で利用することができるグループウェアです。社内ノウハウを蓄積していくための各種機能が高評価を得ており、現在9,000社以上に導入されています。搭載されている機能はスケジュール、電話メモ、メッセージ機能など10種類のスタンダードアプリケーションと、タイムカード、ファイル共有、ワークフローなど5種類のプレミアム機能（要追加費用）の、計15機能からなります。10名までの無料プランでは、プレミアム機能まですべて利用することができます。ユーザーに優しい直感的な操作ができます。スケジュールとの連携により、個人やチームでの多岐に渡るタスク管理やレポート管理が効率化できます。

enclo（エンクロ）

ファイル共有やチャット機能を有したenclo（エンクロ）はU/Iや操作性が非常に優れています。デザインもとてもシンプルで、導入後に使いづらいといった失敗のリスクはあまりなさそうです。他グループウェアの製品と比べて機能の充実度は劣りますが、社内感のコミュニケーションを円滑にしたい方にはとてもおすすめです。

Microsoft 365 Business

利用デバイスを問わず利用可能で、セキュリティ保護も最新バージョンであるOffice365、Windows10で行われています。

Aipo.com (アイポ）

全員の予定を把握できデスクトップ通知などにも対応しているスケジュール機能や、ビジネスチャット、専用のアプリストアからダウンロードでき独自のカスタマイズ可能なアプリ機能など、シンプルかつ柔軟な利用が可能なグループウェアです。直観的に利用できるインターフェースも特長です。

無料で利用できるグループウェア

完全に無料で利用できるグループウェアもいくつかご紹介します。但し、無料にはさまざまな制限がありますので、以下の無料の製品の注意点も合わせて読んでください。

GRIDY(グリッディ)

こちらも完全無料で使えるグループウェアです。スケジュールや掲示板などといった基本機能に付随して、電話メモや設備予約、ワークフロー備品管理など、合計23機能を使うことができます。ただし、有料版と比較すると、サポートがない、スマートフォンアプリに対応していないなどのデメリットはあります。スケジュールとの連携により、個人やチームでの多岐に渡るタスク管理やレポート管理が効率化できます。必要最低限の機能から、自分でカスタマイズが可能です。余計な機能を省くことができ、効率的な運用ができます。

R-GROUP

完全無料で利用者数の制限もなく、スマートフォン対応もされているグループウェアです。スケジュール、掲示板、タイムカード、チャット機能など基本的な機能は搭載されているため、初めてグループウェアを導入する場合などにおすすめです。無料でスマホ対応も可能です。また、提供形態がクラウド型なので、インターネット環境さえあれば簡単に利用ができます。

e-Broad office

スケジュール、掲示板、ToDoリスト、伝言メモなど、グループウェアに必要な機能を備え、無料で利用できるグループウェアです。外出先でよく利用するスケジュール、伝言メモ、ToDoリスト、アドレス帳といった機能は、標準でモバイル対応されています。一般的な基本機能に加え、ワードやエクセルのファイル・画像などを、無料で最大50MBまで一斉送信できる機能があります。

無料の製品はここに注意！

グループウェアには有料のものと無料で利用できるものがありますが、これらの違いをひとことで言うと「使える機能・人数・データ量」です。

1．使える機能の違い

一般的に、無料のグループウェアは有料版と比較して使える機能が制限されているケースが多く、スケジュール管理機能と掲示板機能など、最低限の機能しか搭載されていない場合が多くあります。

2．使える人数の違い

無料のシステムは、利用できる人数が制限されている場合があり、多くは数名～十数名前後まで無料と設定されています。

3．利用できるデータ量の違い

有料のシステムと比べて無料版は一人あたりに割り当てられるデータ量が少なく、共有できるファイルの量などに制限を受けます。

グループウェアを特徴的な機能と参考価格の比較表から選ぶ

グループウェアの多くは、スケジュール管理や掲示板ないしポータル、To Doリスト、チャットやWebメールなどが基本的な機能として搭載されていますが、製品によっては、特徴的な機能を有しているグループウェアもあります。そこで、特徴的な機能と参考価格、無料プランなども含めた比較表を作成してみました。 ぜひ参考にしてみてください

グループウェアとは？

まずはグループウェアについておさらいしましょう。冒頭でもご説明しましたが、グループウェアとは企業内での情報共有やコミュニケーション活性化のために利用されるツールです。社内のネットワーク上に構築されていたり、サービス提供会社が自社Webサーバー上に構築しているツールにログインして利用したりしますが、従業員しかアクセスすることができないため、もっぱら内部の情報共有に利用されます。

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グループウェア導入のメリット

グループウェアを導入するメリットは、社内コミュニケーションの活性化と業務の効率化にあります。わざわざ、同じ場所に集まる必要がなく、オンライン上で、情報共有が行なえます。また、ワークフローや施設予約機能など製品によっては、様々な機能が備わっているので、日々の業務にかかるムダを削減してくれるすぐれものです。

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自社に最適なグループウェアの導入を

グループウェアの製品特徴を理解できましたか？無料のグループウェアでできること、できないことを知れたのではないでしょうか。自社の状況を鑑みた上で、最適なグループウェアを選びましょう。