グループウェアとは
グループウェアとは社内での情報共有やコミュニケーション活性化のために利用されるツールです。コミュニケーションのためのツール以外にも、スケジュールやタスク管理など業務をスムーズに行うためのツールがまとまっています。
多機能なツールゆえにあらゆる手段で、コミュニケーションをはじめとした業務の改善を行うことが可能です。製品によっては、独自機能を追加して必要な機能をカスタマイズできます。
情報共有ならメールでも可能ですが、相手がすぐにメールを見て返信できるとは限らないので、リアルタイムでの情報共有は難しいでしょう。また、社内SNSはグループウェアと似ていますが、コミュニケーションに特化している社内SNSに対して、グループウェアはコミュニケーションに加えて会議室の予約やワークフローなど業務効率化を目的としている点が違います。
つまり、グループウェアという１つのツール上に、従業員の現状や仕事の進捗、業務に必要なファイルや資料などを集約し、社内で共有しやすくすることでビジネスを円滑に進められるのです。
グループウェアと社内SNSの違い
グループウェアとよく比較検討されるツールが、社内SNSです。目的と搭載している機能が異なるので、どちらが最適なのかを見極めましょう。
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グループウェア |
社内SNS |
| 目的 |
業務効率化、掲示板による社内情報の共有 |
社内コミュニケーション強化 |
| 独自の機能 |
スケジュール管理機能、ToDo管理、掲示板、ワークフロー |
コミュニティ機能、チャット作成、役職・部署を超えたチャットルームの作成 |
グループウェアとSFAの違い
全く異なる製品と捉えられているSFAとグループウェアですが、共通している機能があります。どちらかをすでに導入している場合、もう片方は本当に必要なのかを検討しなければなりません。それを踏まえず導入してしまうと無駄なコストがかかるだけでなく、データの二重入力などが必要になり、担当者の負担が倍増します。共通機能を理解し、必要に応じて導入を検討しましょう。
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グループウェア |
SFA |
| 目的 |
業務効率化、掲示板による社内情報の共有 |
営業部の情報、業務を自動化、分析、営業のボトルネック発見、効率化 |
| 共通機能 |
スケジュール管理、日報、進捗管理、案件管理 |
グループウェアの基本機能
グループウェアには、メールや掲示板のようなコミュニケーションを活発化する機能、ファイル共有やアドレス帳のように情報を共有する機能、ワークフローやスケジュール管理のように業務を効率化する機能が搭載されています。いくつかピックアップして紹介します。
- ■コミュニケーション機能
- Webメールや掲示板機能、チャット、Web会議などコミュニケーションを活発にさせるための機能
- ■ファイル共有
- 資料などのファイルやドキュメントなど業務上共有したいファイルを共有できる機能
- ■ワークフロー
- 休暇申請、予算申請などのワークフロー（稟議申請）を行える機能。紙の処理が不要になり、フローの進捗などが確認しやすい
- ■スケジュール管理
- 各メンバーのスケジュールを共有、確認できる機能
- ■プロジェクト管理
- プロジェクトの管理をグループウェア上でできる機能。プロジェクト単位で管理が可能になるため、どのプロジェクトがどの程度進行しているかの確認が容易になる
- ■タイムカード
- メンバーの出退勤を管理できる機能
- ■経費精算
- 各メンバーのスケジュールを共有、確認できる機能
- ■ToDo
- 個人タスクを管理できるToDo機能。期限や優先度管理も可能で、タスクが完了しているかどうかの確認も可能。
まず、ほとんどのグループウェアに搭載されているのがWebメールや掲示板機能です。社内SNSやWeb会議システムを単体で導入する企業もありますが、グループウェアにそれらを集約することで逐一別のソフトやアプリを立ち上げる必要がなくなります。また、掲示板上に人事情報や社内ニュース、災害時の緊急連絡などを掲載すれば、グループウェアのトップ画面でいつでもどこでも確認できるので、アナログな掲示板よりも伝達漏れが減るでしょう。
ほかにもスケジュール管理やタスク管理、施設予約など、ビジネスを効率よく進めるための支援機能が豊富です。
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グループウェアの主な機能を徹底解説！間違いやすいポイントとは 続きを読む ≫
【レビュー比較表】Google WorkspaceやMicrosoft365など
人気製品を利用している皆様の声をまとめました。利用者が感じている実際の使い心地を参考に、製品選びをしてみてください。
| 製品名 |
レビュー評価 |
いい評価 |
悪い評価 |
| Google Workspace |
全体満足度：4.4
おすすめ度：4.4
機能への満足度：4.4 |
・オンラインで共有し、同時に作業することが出来るため在宅勤務の共同作業に最適。
・豊富なメール容量・高度な検索機能・ラベル等やフィルタ等のカスタマイズのしやすさ。 Gmail以外にも、カレンダーやドライブ・フォーム等、他サービスとの連携や総合的な検索機能も秀逸。 |
・メールがよく固まることがある。
・マイクロソフトオフィスとの互換性はあるが、スプレッドシートやドキュメントが使いづらい。 |
| Microsoft365 |
全体満足度：4.3
おすすめ度：4.3
機能への満足度：4.3 |
・特にTeamsを起点とした各アプリケーションの連携は非常に役立ちます。
・メール（Outlook）、タスク管理（Exchange)、ストレージ（OneDrive)、コミュニケーション（Teams、Sharepoint）など、豊富なサービスを利用できるのに価格がこなれている。 |
・たまにライセンス認証がエラーとなる場合があります。
・Outlookではメールを検索しても見付けられない。Windows板ではできてMac板にはできないことが多々ある点も改善して欲しい。 |
| Garoon |
全体満足度：3.9
おすすめ度：3.9
機能への満足度：4 |
・これさえあればワークフロー、データベース、コミュニケーションツール、メール、スケジュール管理・TODO管理ができます。
・初めて使う人にもわかりやすくアイコン等表示されており、操作方法を教えてもらわなくても何となく使うことができる。 |
・ 別のサービスやコミュニケーションツールにデータをコンバートすることができない
・スケジューラー機能がイマイチです。スケジュール調整の際、時間ごとの帯状で表示されないので、予定調整が直感的にできないです。 |
【機能・価格比較表】おすすめグループウェアの一覧
おすすめのグループウェアを一覧表にまとめました。各製品の機能や価格を比較し、予算や条件に合う製品があるか探してみましょう。（リンクをクリックすると記事内の紹介文にジャンプします。）
大半のグループウェアは同じ機能を搭載しているので違いがわかりにくいですが、通知・リマインダー機能、チャット・Web会議室機能、ワークフロー機能に関しては製品によって差がありました。そのため、これらの機能を比較項目として入れています。
なお、通知・リマインダー機能は、スケジュールの期日が迫っているときや変更・更新があったときに通知がくる機能です。チャット・Web会議室機能は、リアルタイムで気軽に意見交換や連絡ができる機能で、ワークフロー機能は業務手続きの申請・承認の流れを自動化する機能です。
国内製グループウェア一覧
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
【ランキングTOP３】人気のグループウェア
ITトレンドの2020年間ランキングで、TOP３に入った人気製品を紹介します。どれを選べばいいか検討もつかない、という場合は人気製品から見ていくとよいでしょう。
| 順位 |
製品名 |
いい評価 |
悪い評価 |
| 第１位 |
J-MOTTOグループウェア |
全ての社員のスケジュール管理、勤怠管理（出勤、退勤、欠席等）、通勤費精算、審議承認事項等を一括管理出来て大変便利です。 |
アプリとPC(WEB)のインターフェースのイメージが異なるので、一致させてほしい。 使いにくいです。 |
| 第２位 |
Garoon |
操作が簡単で分かりやすいため、パソコンが苦手な年代でも問題なく使用できる。 |
自由度が高い分、とにかく情報と提示される項目が多過ぎて、横断的な社内業務に携わっていない者へは、情報が網羅されるメリットが少ないし、全員にアカウントを割り当てるには高価。 |
| 第３位 |
Coo Kai for Office 365 |
Coo Kai for Office 365はデータの共有がとてもしやすく、出張先などでMicrosoftのアプリが使用できるのがとても便利でした。 |
時々動作が遅い時がある。またエラーが表示されることもあるため、その点について改善を期待します。 |
最新のグループウェア人気ランキングは以下のボタンからご覧ください。
《J-MOTTOグループウェア》のPOINT
- 1人当たり150円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、低価格で導入のハードルが低く、20ユーザー、200MBまでなら月額3,000円で初期費用は無料です。スケジュール管理やWebメールなどの基本機能はもちろん、設備予約やワークフロー、電子会議室、安否確認などの便利機能も多数搭載しています。また、無料の活用セミナーを開催していたりコールセンターでのサポートを全ユーザーが使えたり、きめ細かい運用サポートが特徴的です。最大３か月の無料トライアルがあるのでぜひお試しください。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 参考価格 |
3,000円 ～ |
参考価格補足 |
月額（20ユーザー 200MB） |
《Garoon》のPOINT
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、中堅・大規模組織向けのグループウェアです。誰でも簡単に操作できるので使い方を教える手間がありません。スケジュール管理や掲示板のほか、ワークフローや施設予約、ファイル管理を搭載し、カスタマイズ性にもこだわっています。Cybozu Desktop 2というリマインダーアプリがあり、それを使えばブラウザを起動していなくても新着情報やスケジュールの通知が届きます。また、APIによってシステム連携が可能です。30日間の無料トライアルで試してみましょう。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 参考価格 |
別途お問い合わせ |
参考価格補足 |
ー |
《Coo Kai アプリ４選》のPOINT
- Microsoft 365をお客様仕様にするアドオンアプリケーション
- お客様の社内システム・文化に合わせてカスタマイズ・移行・運用
- Microsoftゴールドパートナーの総合IT企業が提供
「Coo Kai for Office 365」は、株式会社ピーエスシーが提供するクラウド型アドオンアプリケーションです。Microsoft 365に、組織階層型のアドレス帳やカレンダー、社内向け掲示板、メールの誤送信防止などの機能を追加できます。Microsoft 365の標準機能だと、アドレス帳は社員が一覧で表示され、カレンダーは個人単位で表示されますが、機能追加すると部署ごとに表示されるなど自由度が高くなります。Microsoft 365を導入している企業は、１か月の無料トライアルで試してみるとよいでしょう。
| 対象従業員規模 |
250名以上 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 参考価格 |
150円 ～ |
参考価格補足 |
※初期費用不要
※250ID以上からご利用いただけます。
|
| 業種 | 電気、電子機器 |
| 従業員規模 | 5,000名以上 |
| Coo Kai アプリ４選のいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 会議予定を入力する際に、メンバーを指定すると立ち上がったメールにメンバーが追加されます。また場所や時間も共有でき出欠も取れるので便利です。 |
| 業種 | 電気、電子機器 |
| 従業員規模 | 5,000名以上 |
| Coo Kai アプリ４選の改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 予定表にメンバーを追加する際に、悩んで時間がかかる事があるので、簡単に追加できるようになると有難いです。 |
【国内製】グループウェア製品詳細
ここからは、国内製のグループウェアを紹介します。日本の商習慣に合うグループウェアを探している、使いやすさを重視したい、という場合におすすめです。
《desknet's NEO》のPOINT
- 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
- AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
- グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、430万以上のユーザーに支持されている国産グループウェアです。自社仕様の業務アプリを簡単に作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れています。スケジュールやリマインダー、チャットは機能はもちろん、設備予約、来訪者管理、ワークフロー、商談記録など多種多様な機能を使えます。はじめてグループウェアを使う人でも操作がしやすいので、まずは30日間でお試しください。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 参考価格 |
440円 ～ |
参考価格補足 |
ー |
| 業種 | 教育・教育学習支援関係 |
| 従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
| desknet's NEOのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 施設予約で、部屋やプロジェクターなどの共有物品の予約貸出も一元化できるので、他人とのバッティングなどが皆無です。また一年前から予約も可能なので、仕事の予定も立てやすくなりました。 |
| 業種 | 教育・教育学習支援関係 |
| 従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
| desknet's NEOの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 予約する際、予定が他人と被った場合には入力できない。キャンセルが頻繁に出やすいので、キャンセル待ち機能があればなと感じる。更にキャンセル後の通知が受け取れれば尚良い。 |
《WaWa Office》のPOINT
- 視認性が高く誰でも簡単に利用が可能！
- 他のサービスとの連携が充実
- 低コストで手軽に利用ができる
株式会社アイアットOECが提供する「WaWa Office」は、誰でも簡単に利用できるシンプルな画面設計が特徴のグループウェアです。基本機能に加え、電子会議室や設備予約、リマインダーなどの機能を搭載。同社のSFAやデータベース、ワークフロー、タイムカード、Web社内報などのシステムとシームレスに連携できます。なお、無料トライアルの期間は14日間となっていますが、本番環境と同じ機能を使えます。
| 対象従業員規模 |
5,000名未満 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 参考価格 |
400円 ～ |
参考価格補足 |
ー |
| 業種 | その他製造 |
| 従業員規模 | 10名以上 50名未満 |
| WaWa Officeのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| アナログからの切り替えになる場合など、PCを使い慣れていない人でも直感的に使えるユーザーインターフェースである点は重要だと思います。またクラウドサービスなのでユーザー数によってコストを調整できる点も良いですね。 |
| 業種 | その他製造 |
| 従業員規模 | 10名以上 50名未満 |
| WaWa Officeの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 機能的に十分であり使いやすいのであまり改善点はないのですが、強いて挙げるならばオンラインマニュアルの説明が簡易すぎるので、若干分かりにくいですね。 |
《HotBiz8》のPOINT
- 一人 55円～利用できるクラウド型グループウェア
- 自由にカスタマイズ可能なワークフローを搭載
- 60日間 無料でお試し
「HotBiz8」は株式会社ASJが提供しており、200名で利用する場合は１ユーザー月額50円という低コストで導入できます。200ユーザーまでなら定額10,000円です。コミュニケーション促進や情報共有に必要な機能が備わっています。中でもワークフロー機能は複数のテンプレートが用意され、カスタマイズも可能なので自社仕様の申請フォームを簡単に作成できます。回覧、申請などのアクションがあれば通知が届くので、対応が迅速になるでしょう。無料トライアルの期間は比較的長く、60日間です。じっくり検討してみましょう。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 参考価格 |
11,000円 ～ |
参考価格補足 |
200名まで何人利用しても定額11,000円でご利用いただけます。 |
| 業種 | 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
| HotBiz8のいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 入社してから17年ほど利用していますが、他社グループウェアに比べ圧倒的に安価である点と、充実した機能（メール、スケジュール、施設予約、掲示板、ToDo、ワークフロー 等）が備わっている点で費用対効果の高いグループウェアです。自社の総務との連絡も外部コミュニケーションツールを利用せずチャット機能で充足するため、使い勝手がとても良いです。 |
| 業種 | 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
| HotBiz8の改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| Webブラウザへのアドイン機能を充実してほしいです（メールやスケジュールのポップアップ機能や、ToDoの通知等） |
製品・サービスのPOINT
- 社員間のスケジュール共有や重複を解決！
- 低価格でかんたん導入！導入後も手厚いサポートで社内に浸透を！
- 複数の施設や部署間でのやり取りが多い企業様にお勧め！
TOWN株式会社が提供する「Aipo」は、シンプルかつ柔軟に利用できるグループウェアです。全員の予定を把握するスケジュール機能や、ビジネスチャットなど、必要な機能を専用のアプリストアからダウンロードし、カスタマイズできます。Googleカレンダー、Outlookカレンダー、iCloudカレンダー、Slackなど外部サービスとの連携が可能です。
| 対象従業員規模 |
10名以上 250名未満 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 参考価格 |
350円 ～ |
参考価格補足 |
ー |
《サイボウズ Office》のPOINT
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入70,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、「誰でも使える」にこだわって開発された中小企業向けグループウェアです。日本のビジネスにおける使い勝手を追求した機能が満載であり、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をワンパッケージで提供しています。
| 対象従業員規模 |
250名未満 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 参考価格 |
月額500円（税別）／ユーザー～ |
参考価格補足 |
※スタンダードコースの価格です。
※5ユーザーよりご契約いただけます。6ユーザー目以降は1ユーザー単位でご契約いただけます。 |
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【海外製】グループウェア製品詳細
つづいて、海外製のグループウェアを紹介します。ドキュメント共有をしたり、Webミーティングをしたりする機会が多い企業に向いているでしょう。
| 対象従業員規模 |
全ての規模に対応 |
対象売上規模 |
全ての規模に対応 |
| 参考価格 |
680円 ～ |
参考価格補足 |
ー |
Zoho Connect
ゾーホージャパン株式会社が提供する「Zoho Connect」は、世界中で利用されているチームコラボレーションソフトウェアです。Google DriveやAsana、Zapierなどの外部サービスとの連携し、グループウェアから各サービスにアクセスできます。iPhoneとAndroidに対応したスマホアプリも提供されています。
無料で利用できるグループウェア
導入コストがネックとなっている企業も少なくないでしょう。ここからは無料で使えるグループウェアを紹介します。ただし、無料製品にはさまざまな制限がありますので、以下の注意点もあわせてご覧ください。
- １．機能制限
- スケジュール管理機能と掲示板機能など、最低限の機能しか搭載されていない場合があります。
- ２．人数制限
- 無料製品の多くは数名～十数名前後まで無料と設定されています。
- ３．データ量制限
- 一人あたりに割り当てられるデータ量が少なく、共有できるファイルの量などが制限されます。
iQube
株式会社ガイアックスが提供する「iQube」は、10名までなら無料で利用できるグループウェアです。直感的な操作が可能で、社内ノウハウを蓄積していくための各種機能が特徴です。搭載されている機能はスケジュール、電話メモ、メッセージ機能など10種類のスタンダードアプリケーションと、タイムカード、ファイル共有、ワークフローなど５種類のプレミアム機能の計15種類です。
GroupSession
日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、ユーザー数無制限で無料ながら、スケジュール管理、掲示板、メールなどの基本的な機能はしっかり備えているグループウェアです。国産製品のため日本企業に合わせた細かな機能設定が可能です。モバイル端末機能やデスクトップ通知機能、有償サポートなどはオプションで追加できます。
GRIDYグループウェア
ナレッジスイート株式会社が提供する「GRIDYグループウェア」は、スケジュールやメールなど基本機能のほか、タイムカードや設備予約、備品管理など、合計23機能を利用できるグループウェアです。ユーザー登録数は無制限で、初期費用や利用料金はかかりません。完全無料で多くの機能を使える点が最大のメリットです。
R-GROUP
Rグループ株式会社が提供する「R-GROUP」は、完全無料で利用者数の制限もなく、スマートフォンにも対応したクラウド型グループウェアです。スケジュール、掲示板、タイムカード、チャット機能など基本的な機能は搭載されています。2,000社以上の日本企業で導入実績があり、多国言語にも対応しているのでグローバル企業でも導入可能です。
以下の記事でも無料のグループウェアについて紹介しています。詳しくはこちらをご覧ください。
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グループウェア導入のメリット
組織内でしっかりと機能するグループウェアを導入するとなれば、やはり無料製品では事足りず、有料製品が必要となり、コストがかかってしまいます。しかし、以下のような効果があるのでぜひ導入を前向きに検討してみましょう。
情報共有の効率化
グループウェアに搭載されているメールやチャット、掲示板などのコミュニケーションツールによって、スムーズな情報共有が可能です。メールでファイルなどを共有する場合は一人ひとり宛先を選択して送らなければなりませんが、グループウェアならグループや部署ごとに一括で送信できます。またスケジュールを共有して変更があった際や急遽Web会議を行う際なども、グループウェア内で呼びかけて相手の反応をすぐに確認できるので、個別に連絡を取り合うより効率的です。
リモートワークがスムーズに
対面よりコミュニケーションが取りづらいリモートワーク上でも、掲示板や社内SNS、Web会議機能を活用すれば、コミュニケーションをスムーズに取ることが可能です。また、スケジュール管理やファイル共有機能によって、リモートでも稼働状況の確認や資料の受け渡しが可能です。
事務作業の効率化
ワークフロー機能を搭載したグループウェアなら、経費精算を効率化することも可能です。申請・承認フローを事前に設定すれば、申請があるとグループウェア上で承認者のもとへ通知が届くのですぐに対応できるでしょう。これにより、申請の滞留を防げます。
さらに、設備予約機能を活用すると、グループウェア上でスケジュールを確認しながら会議室やプロジェクタの利用予約を行えます。誰がいつ何を予約しているのかがわかるので、ダブルブッキングを回避し、予定調整のために連絡を取り合う手間もありません。
そのほか、従業員の仕事の進捗や現状をリアルタイムで把握し、過剰労働がないかを確認することで労務管理も可能です。こうしたバックオフィス業務を効率化できるのは大きなメリットといえます。
フィードバックやフォローが即座に可能
こちらもワークフロー機能によって実現されるメリットです。各メンバーの進捗を確認できるので、即座にフォローやフィードバックが可能になります。例えば、誰かひとりの進捗が滞っていてもグループウェア上で把握し、問題に対してコミュニケーションをとって解決することが容易になります。
グループウェア の製品を調べて比較
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グループウェアの選定ポイント
グループウェアはほとんどの製品が似たような機能を搭載しています。とはいえ、製品ごとに機能の有無があったり特色があったりするので、よく比較してみましょう。そこで、何を意識して製品を選べばいいのか、ポイントを紹介します。
- １．導入目的に合う機能を搭載しているか
- ２．利用環境や業務フローに適しているか
- ３．国内製か、海外製か
- ４．誰もが操作しやすいか
１．導入目的に合う機能を搭載しているか
まずは、グループウェアを導入して何をしたいのかを整理してみましょう。このとき、自社内で抱えている課題や現状を洗い出すと製品選びがスムーズです。
例えば、スケジュール変更が頻繁にあり、その都度周知するのが大変という場合は、変更があった際に自動通知が届くリマインダー機能があると便利です。
すでに社内SNSを使っているという場合は、事務作業の効率化にフォーカスして、ワークフローやタスク管理などの機能が充実したグループウェアを選ぶと無駄がないでしょう。
２．利用環境や業務フローに適しているか
メールでのコミュニケーションが多いのか、グループ型のチャットが多いのか、それともトップダウンで情報が流れる掲示板型が多いのか、企業ごとにコミュニケーションの取り方は異なります。大半のグループウェアにはWebメールやチャット、掲示板機能のどれもが搭載されていますが、利用したい連絡手段に適応できるのかを念のため確認しておきましょう。メールをよく利用する場合は、メールボックスの容量にも注目です。
加えて、従業員数の増加や企業規模の拡大を見据えて、拡張性のあるグループウェアを導入するのがよいでしょう。はじめは手軽なツールを導入して、その後リプレイスするのも一つの手ですが、操作方法などが変わるので従業員が不満を感じるかもしれません。クラウド型グループウェアなら、利用規模や利用する機能に応じて料金プランが分けられている場合が多いので、柔軟に対応できるでしょう。
なお、スマートフォンやタブレットを業務に利用しているならアプリ対応であることも必須です。気軽に使えるので組織内でグループウェアの利用が浸透しやすくなります。以下の記事ではアプリ対応のグループウェアを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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３．国内製か、海外製か
グループウェアのタイプは国内製・海外製に大別されます。国内製は、回覧や稟議など日本独自の商習慣に合わせて、掲示板機能やワークフロー機能を搭載したものがほとんどです。また、部署やチームのメンバーのスケジュールを確認して日程調整できたり、社歴順や年齢順にメンバーを並び替えできたり、といった仕様になっていることが多いでしょう。対して海外製は汎用性があり、カスタマイズによって機能の拡張が可能です。ドキュメントの作成やWeb会議機能を備えたものが多く、データ連携や資料共有がしやすいです。
選び方の基準としては、外資系企業やこれから海外進出を考えている企業は海外製を選ぶとよいでしょう。海外製ならグローバル対応で英語表記のインターフェースに変えられるため、現地の従業員も使えます。グローバル対応の必要がないのであれば、国内製のグループウェアのほうが直感的に操作でき、現場に馴染みやすいでしょう。
４．誰もが操作しやすいか
機能が優れていても「スマートフォンの画面でメッセージが見づらい」「画面がすぐ表示されず動作が遅い」など使いにくさが目立つ場合、組織内で定着せずに全く使われないという事態も起こりえます。無料トライアルが用意されているグループウェアもあるので、実際に現場で操作してみると失敗がないでしょう。
操作性以外にも、初めてグループウェアを導入する場合は初期設定やシステム連携の仕方について、ベンダーに問い合わせる機会は多いはずです。運用後もシステムエラーやライセンスの追加など相談することもあるかもしれません。そのためベンダーのサポート体制を確認しましょう。電話やメールでのサポートが一般的ですが、受付は平日のみの場合もあるので注意してください。ほかにも初期設定の代行や操作方法のセミナー開催など、どんなサービスがあるのか事前にリサーチしておくとよいです。
なお、この記事で紹介しているおすすめのグループウェアについては、資料請求ができるので各製品の機能やサポートの詳細を知りたい方はぜひご活用ください。
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最適なグループウェアの導入を
グループウェアは、社内SNSや掲示板などコミュニケーションを円滑にする機能のほか、ワークフローや設備予約、タスク管理など業務効率化に役立つ機能も搭載されています。大半のグループウェアはマルチデバイス対応で同様の機能を搭載していますが、適した利用規模や拡張性の高さなど異なる部分もあります。まずは導入目的や利用環境を整理し、さまざまな製品を比較して検討し、操作しやすいグループウェアを導入しましょう。
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