【最新比較表】グループウェアのおすすめ製品、機能や口コミを比較

グループウェアとは

グループウェアとは社内での情報共有やコミュニケーション活性化のために利用されるツールです。コミュニケーションのためのツール以外にもスケジュールやタスク管理など業務をスムーズに行うためのツールがまとまっています。

多機能なツール故にあらゆる手段で、コミュケーションを始めとした業務の改善を行うことが可能です。製品によっては、独自機能を追加できるものもあり、自社に必要な機能をカスタマイズできます。

情報共有ならメールでも可能ですが、相手がすぐにメールを見て返信できるとは限らないので、リアルタイムでの情報共有は難しいでしょう。また、社内SNSはグループウェアと似ていますが、コミュニケーションに特化している社内SNSに対して、グループウェアはコミュニケーションに加えて会議室の予約やワークフローなど業務効率化を目的としている点が違います。

つまり、グループウェアという１つのツール上に、従業員の現状や仕事の進捗、業務に必要なファイルや資料などを集約し、社内で共有しやすくすることでビジネスを円滑に進められるのです。

グループウェアの基本機能

グループウェアには、メールや掲示板のようなコミュニケーションを活発化する機能、ファイル共有やアドレス帳のように情報を共有する機能、ワークフローやスケジュール管理のように業務を効率化する機能が搭載されています。いくつかピックアップして紹介します。

■コミュニケーション機能

チャットやWeb会議、掲示板機能などコミュニケーションを活発にさせるための機能

■ファイル共有

資料などのファイルやドキュメントなど業務上共有したいファイルを共有できる機能

■ワークフロー

休暇申請、予算申請などのワークフロー（稟議申請）を行える機能。紙の処理が不要になり、フローの進捗などが確認しやすい

■スケジュール管理

各メンバーのスケジュールを共有、確認できる機能

■プロジェクト管理

プロジェクトの管理をグループウェア上でできる機能。プロジェクト単位で管理が可能になるため、どのプロジェクトがどの程度進行しているかの確認が容易になる

■タイムカード

メンバーの出退勤を管理できる機能

■経費精算

各メンバーのスケジュールを共有、確認できる機能

■ToDo

個人タスクを管理できるToDo機能。期限や優先度管理も可能で、タスクが完了しているかどうかの確認も可能。

まず、ほとんどのグループウェアに搭載されているのがチャットやWeb会議、掲示板機能です。社内SNSやWeb会議システムを単体で導入する企業もありますが、グループウェアにそれらを集約することで逐一別のソフトやアプリを立ち上げる必要がなくなります。また、掲示板上に人事情報や社内ニュース、災害時の緊急連絡などを掲載すればグループウェアのトップ画面でいつでもどこでも確認できるので、アナログな掲示板よりも伝達漏れが減るでしょう。

ほかにも議事録の作成やタスク管理、稟議書や日報の提出・承認、施設予約など、ビジネスを効率よく進めるための支援機能が豊富です。

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グループウェア導入のメリット

組織内でしっかりと機能するグループウェアを導入するとなれば、やはり無料製品では事足りず、有料製品が必要となり、コストがかかってしまいます。しかし、以下のような効果があるのでぜひ導入を前向きに検討してみましょう。

情報共有の効率化

グループウェアに搭載されているメールやチャット、掲示板などのコミュニケーションツールによって、スムーズな情報共有が可能です。メールでファイルなどを共有する場合は一人ひとり宛先を選択して送らなければなりませんが、グループウェアならグループや部署ごとに一括で送信できます。またスケジュールを共有して変更があった際や急遽Web会議を行う際なども、グループウェア内で呼びかけて相手の反応をすぐに確認できるので、個別に連絡を取り合うより効率的です。

リモートワークがスムーズに

グループウェアが持つコミュニケーション機能やワークフローを活用することによって、リモートワークをスムーズに行うことが可能になります。対面よりコミュニケーションが取りづらいリモートワーク上でも、グループウェアに搭載されている掲示板や社内SNS、Web会議によって、コミュニケーションをスムーズに取ることが可能です。また、ワークフロー機能やスケジュール管理、ファイル共有機能によって、リモートでも稼働状況の確認や業務効率化が可能です。

事務作業の効率化

ワークフロー機能を搭載したグループウェアであれば、経費精算を効率化することも可能です。申請・承認フローを事前に設定すれば、申請があるとグループウェア上で承認者のもとへ通知が届くのですぐに対応できるでしょう。これにより、申請の滞留を防げます。

さらに、設備予約機能を活用すると、グループウェア上でスケジュールを確認しながら会議室やプロジェクタの利用予約を行えます。誰がいつ何を予約しているのかがわかるので、ダブルブッキングを回避し、予定調整のために連絡を取り合う手間もありません。

そのほか、従業員の仕事の進捗や現状をリアルタイムで把握し、過剰労働がないかを確認することで労務管理も可能です。こうしたバックオフィス業務を効率化できるのは大きなメリットといえます。

フィードバックやフォローが即座に可能

こちらもワークフロー機能によって、実現できるメリットです。各メンバーの進捗を確認できるので、即座にフォローやフィードバックしていくことが可能になります。例えば、誰かひとりの進捗が滞っていてもグループウェア上で把握し、問題に対してコミュニケーションをとって解決することが容易になります。

グループウェアの選定ポイント

コミュニケーションや業務効率を上げるのがグループウェアなので、基本機能は大体どの製品も共通しています。とはいえ、製品ごとに機能の有無があったり特色があったりするので、よく比較してみる必要があります。そこで、何を意識して製品を選べばいいのか、ポイントを紹介します。

• １．導入目的に合う機能を搭載しているか
• ２．利用環境や業務フローに適しているか
• ３．誰もが操作しやすいか

１．導入目的に合う機能を搭載しているか

まずは、グループウェアを導入して何をしたいのかを整理してみましょう。このとき、自社内で抱えている課題や現状を洗い出すと製品選びがスムーズです。

たとえば、スケジュール変更が頻繁にあり、その都度周知するのが大変という場合は、変更があった際に自動通知が届くリマインダー機能があると便利です。

すでに社内SNSを使っているという場合は、事務作業の効率化にフォーカスして、ワークフローやタスク管理などの機能が充実したグループウェアを選ぶと無駄がないでしょう。

また、これから海外進出を考えている企業では、グローバル対応のグループウェアが必要になります。英語表記のインターフェースに変えられるグループウェアなら現地の従業員も使えます。反対にグローバル対応の必要がないのであれば、国産のグループウェアのほうが日本の商習慣に合っているので使いやすいでしょう。

２．利用環境や業務フローに適しているか

メールでのコミュニケーションが多いのか、グループ型のチャットが多いのか、それともトップダウンで情報が流れる掲示板型が多いのか、企業ごとにコミュニケーションの取り方は異なります。大半のグループウェアにはWebメールやチャット、掲示板機能のどれもが搭載されていますが、利用したい連絡手段に適応できるのかを念のため確認しておきましょう。メールをよく利用する場合は、メールボックスの容量にも注目です。

加えて、スマートフォンやタブレットを業務に利用しているならマルチデバイス対応であることも必須です。特にアプリ対応であれば、気軽に使えるので組織内でグループウェアの利用が浸透しやすいです。

なお、従業員数の増加や企業規模の拡大を見据えて、拡張性のあるグループウェアを導入するのが良いでしょう。はじめは手軽なツールを導入して、その後リプレイスするのも一つの手ですが、操作方法などが変わるので従業員が不満を感じるかもしれません。クラウド型のグループウェアなら利用規模や利用する機能に応じて料金プランが分けられている場合が多いので、柔軟に対応できるでしょう。

３．誰もが操作しやすいか

機能が優れていても「スマートフォンの画面でメッセージが見づらい」「画面がすぐ表示されず動作が遅い」など使いにくさが目立つ場合、組織内で定着せずに全く使われないという事態も起こりえます。無料トライアルが用意されているグループウェアもあるので、実際に現場で操作してみると失敗がないでしょう。

操作性以外にも、初めてグループウェアを導入する場合は初期設定やシステム連携の仕方などベンダーに問い合わせる機会は多いはずです。運用後もシステムエラーやライセンスの追加など相談することもあるかもしれません。そのためベンダーのサポート体制を確認しましょう。電話やメールでのサポートが一般的ですが、受付は平日のみの場合もあるので注意してください。ほかにも初期設定の代行や操作方法のセミナー開催など、どんなサービスがあるのか事前にリサーチしておくと良いです。

なお、この記事で紹介しているおすすめのグループウェアについては、資料請求ができるので各製品の機能やサポートの詳細を知りたい方はぜひご活用ください。

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【人気TOP３】ITトレンドでの人気グループウェア製品

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【おすすめ製品！】グループウェアの製品詳細

ここからはITトレンドがおすすめする各製品の特徴や機能をご紹介していきます。

サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、フルカスタマイズでオリジナルアプリを作成可能です。100種類以上のテンプレートを使い、ノンプログラミングで作成します。連携性も高く、グループウェア以外にも受発注管理や見積もり作成機能などさまざまな業務に適用できます。

OrangeOne株式会社の「smile it! 365（Microsoft 「Office 365」＋ サポートサービス）」は、Microsoftが提供するグループウェア「Office365」の導入を支援するサポートサービスです。「Office365」はWebメールやWeb会議機能などを搭載したグループウェアですが、専任者がいないと導入が難しいといった問題があります。

そこでOrangeOne株式会社が、ライセンスの手配から初期設定、QA対応までを行い、短期間で「Office365」を導入できるようにサポートしてくれます。導入パターンはいくつかあるので、現状に合ったプランを選定できる点が魅力です。

「Liferay DXP」は日本ライフレイ株式会社が提供する大企業向けのポータルサイト構築ソフトウェアです。社内ポータルサイトや、部署・チームごとに子サイトを構築し、情報共有をしやすくします。SalesforceやOffice 365、勤怠管理システム、CRMなどと連携してさまざまなデータを集約します。

なお、掲示板やワークフロー、通知機能などが標準で搭載されており、多言語に対応しています。大手企業など世界2,500社以上での導入実績もあるので、安心して導入できるでしょう。

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まだまだある！グループウェア製品

ITトレンド編集部がおすすめするグループウェアを紹介しましたが、ほかにも多種多様なグループウェアがリリースされています。中でも知名度の高い製品をピックアップしたので紹介します。

Zoho Connect

ゾーホージャパン株式会社が提供する「Zoho Connect」は、世界中で利用されているチームコラボレーションソフトウェアです。Google DriveやAsana、Zapierなどの外部サービスとの連携し、グループウェアから各サービスにアクセスできます。iPhoneとAndroidに対応したスマホアプリも提供されています。

Aipo

TOWN株式会社が提供する「Aipo」は、シンプルかつ柔軟に利用できるグループウェアです。全員の予定を把握するスケジュール機能や、ビジネスチャットなど、必要な機能を専用のアプリストアからダウンロードし、カスタマイズできます。Googleカレンダー、Outlookカレンダー、iCloudカレンダー、Slackなど外部サービスとの連携が可能です。

enclo

メインソリューション株式会社が提供する「enclo」は、ファイル共有やチャット機能を有しており、UIや操作性に優れたグループウェアです。ほかの製品と比べて機能の充実度は劣りますが、デザインがシンプルで簡単に利用できるので初心者向けのグループウェアといえます。

無料で利用できるグループウェア

無料で利用できるグループウェアもいくつかご紹介します。ただし、無料製品にはさまざまな制限がありますので、無料製品の注意点もあわせてご覧ください。

iQube

株式会社ガイアックスが提供する「iQube」は、10名までなら無料で利用できるグループウェアです。直感的に操作でき、社内ノウハウを蓄積していくための各種機能が特徴です。搭載されている機能はスケジュール、電話メモ、メッセージ機能など10種類のスタンダードアプリケーションと、タイムカード、ファイル共有、ワークフローなど５種類のプレミアム機能の計15種類です。

GroupSession

日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、ユーザー数無制限で無料ながら、スケジュール管理、掲示板、メールなどの基本的な機能はしっかり備えているグループウェアです。国産製品のため日本企業に合わせた細かな機能設定が可能です。モバイル端末機能やデスクトップ通知機能、有償サポートなどはオプションで追加できます。

GRIDYグループウェア

ナレッジスイート株式会社が提供する「GRIDYグループウェア」は、スケジュールやメールなど基本機能のほか、タイムカードや設備予約、備品管理など、合計23機能を利用できるグループウェアです。ユーザー登録数は無制限で、初期費用や利用料金はかかりません。完全無料で多くの機能を使える点が最大のメリットです。

R-GROUP

Rグループ株式会社が提供する「R-GROUP」は、完全無料で利用者数の制限もなく、スマートフォンにも対応したクラウド型グループウェアです。スケジュール、掲示板、タイムカード、チャット機能など基本的な機能は搭載されています。2,000社以上の日本企業で導入実績があり、多国言語にも対応しているのでグローバル企業でも導入可能です。

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無料グループウェアの注意点

グループウェアには有料製品と無料製品がありますが、「使える機能・人数・データ量」に違いがあります。

１．使える機能の違い

一般的に、無料のグループウェアは有料版と比較して使える機能が制限されているケースが多く、スケジュール管理機能と掲示板機能など、最低限の機能しか搭載されていない場合があります。

２．使える人数の違い

無料のシステムは、利用できる人数が制限されている場合があり、多くは数名～十数名前後まで無料と設定されています。

３．利用できるデータ量の違い

有料のシステムと比べて無料版は一人あたりに割り当てられるデータ量が少なく、共有できるファイルの量などが制限されます。

グループウェアと社内SNS、SFAの違い

グループウェアに似ている製品には、社内SNSやSFAなどがあります。これらの製品と、グループウェアにはどのような機能の違いがあるのでしょうか。製品特長を比較してそれぞれのメリット、デメリットを見ていきます。

グループウェアと社内SNSとの違い

グループウェアとよく比較される製品に社内SNSがあります。この２つには、コミュニケーションを活発化させるという目的があり、似た製品に感じるでしょう。しかし、グループウェアと社内SNSには、明確に目的の違いがあり、それを理解した上でどちらを導入するかを検討すべきでしょう。

グループウェアとSFAとの違い

全く異なる製品と捉えられているSFAとグループウェアですが、共通している機能があります。どちらかをすでに導入している場合、もう片方は本当に必要なのかを検討する必要があります。それを踏まえず導入してしまうと、両方のシステムに対して同様の入力を行う必要が出てくる可能性があります。担当者の負担が倍増するので、共通機能を理解して導入しましょう。

最適なグループウェアの導入を

グループウェアは、社内SNSや掲示板などコミュニケーションを円滑にする機能のほか、ワークフローや設備予約、タスク管理など業務効率化に役立つ機能も搭載されています。大半のグループウェアはマルチデバイス対応で同様の機能を搭載していますが、適した利用規模や拡張性の高さなど異なる部分もあります。まずは導入目的や利用環境を整理し、さまざまな製品を比較して検討し、操作しやすいグループウェアを導入しましょう。