【比較表】グループウェア18選を比較！機能から口コミまで紹介

【コロナ対策】在宅勤務で今すぐグループウェアが必要な方へ

2020年5月現在、日本国内では新型コロナ対策として在宅勤務を始める企業が増えています。急なリモートワークを命じられ、コミュニケーション手段としてグループウェアをお探しの方も多いのではないでしょうか。グループウェアにはリモートワークに必要なWeb会議やチャット、ワークフローなどの機能が揃っています。

グループウェア製品は数多く存在するため、お急ぎで製品の導入を検討している方は一括資料請求で製品情報をチェックしてみてはいかがでしょうか。

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価格？クラウド？グループウェアを比較するには？

多くの機能があるグループウェアをどのように選べばいいのかわからない方も多いのではないでしょうか。この記事では、以下の特徴に分けてグループウェアを紹介します。

• ◆中小企業におすすめのグループウェア
• ◆機能が豊富で使いやすいグループウェア
• ◆外部システムとの連携性が高いグループウェア
• ◆シンプルで簡単に使えるグループウェア
• ◆無料で利用できるグループウェア

クラウドやオンプレミスといった提供形態や価格は、各製品紹介で記載しています。

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◆中小企業におすすめのグループウェア

まずは低価格なグループウェアや中小企業に人気のグループウェアを紹介します。

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、社内の情報共有を推進したい企業にオススメのグループウェアです。

20ユーザ、容量200MBまで月々3,000円、初期費用無料で利用でき、25種類の便利な機能が標準搭載されている点が特徴です。サポート体制も充実しており、セキュリティ対策もしっかり行っているので、安心してお使いいただけます。

「J-MOTTOグループウェア」利用ユーザーの口コミ

• ■スケジュール登録・変更などが簡単に行えます。（東京都／ 総務・人事／ 卸売・小売業・商業）
• ■ライトユーザーにとってコスパが良いと思われます。（東京都／ 経営企画／ 飲食店・宿泊）
• ■月毎日の管理が楽になりました。 総務関連の部署にもお勧め。（沖縄県／ 営業・販売／ 卸売・小売業・商業）

株式会社 USEN ICT Solutionsが提供する「サイボウズOffice」は、クラウド型やパッケージ型など自社に合わせて選べる日本企業向けグループウェアです。

中堅・中小企業で高いシェアを持っており、強固なセキュリティ、カスタムアプリの作成など豊富な機能を備えています。価格は、1ユーザーあたり5GBの容量がありながら、１人あたり500円からと割安で利用可能です。

「サイボウズOffice」利用ユーザーの口コミ

• ■グループウェアとしての最低機能を備えたツールであり、コスパが良い。（大阪府／ 情報処理・情報システム／ 食品、医薬、化粧品）
• ■内外メール活用により、コミュニケーションツールとして活用している。（東京都／ 経営者・役員／ 電気、電子機器）
• ■操作性が非常に良く、ITリテラシーが低い利用者への教育を行わなくても大丈夫。（北海道／ 情報処理・情報システム／ 卸売・小売業・商業）

OrangeOne株式会社が提供する『Microsoft 「Office 365」＋ サポートサービス』（smile it! 365）は、クラウド型グループウェアサービス「Office365」の導入支援・サポートサービスです。メールの設定、ファイルの管理など、office365を使って行いたいことを、電話や画面共有をしながらレクチャーしてくれます。

分からないことを教えてくれるだけではなく、現状のヒアリングから発注、導入支援、本番運用まで一貫したサポートを行ってくれることも特徴です。ITツールを使いこなすのに不安がある方や、もっとITを活用したい方におすすめです。日々の業務効率も格段にアップするでしょう。

◆機能が豊富で使いやすいグループウェア

グループウェアと言っても搭載されている機能は製品によって違います。自社に必要な機能がある場合や、グループウェアでさまざまな業務を効率化したいのであれば、まず多機能のグループウェアを比較してみましょう。

サイボウズ株式会社が提供する「Garoon（ガルーン）」は、5200社、250万人超の導入実績を持つグループウェアです。さまざまなグループウェアからの移行が簡単におこなえます。中堅・大規模の企業や組織におすすめの製品です。

タイムゾーン対応により海外拠点ともやり取りがスムーズで、組織やグループにとらわれない「スペース」機能など、日本企業の文化に合った使いやすい機能を多く備えています。また、誰でも簡単に使いこなせる直感的なインターフェイスも特徴の一つです。

「Garoon（ガルーン）」利用ユーザーの口コミ

• ■クラウドベースですが、セキュリティもしっかりしており、社外でも安心して使用が出来ます。（福岡県／ 情報処理・情報システム／ エネルギー）
• ■グループでの業務進捗や意見・問題点が一覧でわかり、非常に快適です。（埼玉県／ 情報処理・情報システム／ 自動車、輸送機器）
• ■Webブラウザですべて管理可能。　管理画面がわかりやすい。（東京都／ 情報処理・情報システム／ 金融・証券・保険）

株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」は、５年連続で顧客満足度No.1の経験を持つグループウェアです。自社に合った業務アプリを4ステップで作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れたグループウェアです。

5名から数万名まで、あらゆる規模の企業に対応していながら、1ユーザー400円から利用できるコストパフォーマンスの高さも特長です。直感的に操作が可能なインターフェイスにより、簡単に導入・運用ができます。また、大量のデータの利用も可能で、数万人規模の環境でも安定した利用が可能。

「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」利用ユーザーの口コミ

• ■社内での文書管理から情報共有まで、簡潔に行えます。（神奈川県／ 情報処理・情報システム／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）
• ■グループウェアとして必要な機能は一通り揃っており、マニュアル等なくても比較的操作は習得し易い。（東京都／ 情報処理・情報システム／ 建設）
• ■フォームに合わせた使い方に対応出来れば、導入も楽。（岡山県／ 情報処理・情報システム／ 機械、重電）

株式会社 USEN ICT Solutionsが提供する「G Suite」は、Gmailやドライブ、カレンダーといったGoogleが提供しているサービスをまとめて使えるグループウェアです。仕事に必要なツールがそろっているので、さまざまなシステムを導入しなくとも「G Suite」で完結します。

スプレッドシートやドキュメントは同時更新が可能なので、常に最新版を見つけることができ、スマホやタブレットからも操作が可能です。カレンダーやWeb会議機能もあるので、会議をしつつ予定を確認することも容易に行えます。

「G Suite」利用ユーザーの口コミ

• ■特に予定表や登録関係には良いと思います。（東京都／ 専門職（建築・土木関連）／ 建設）
• ■社内、社外のコミュニケーション環境を大幅に改善。（東京都／ 情報処理・情報システム／ その他）
• ■グループウェアとして必要な機能がそろっている。また、導入についてハードルが低く、簡単に導入が可能。（京都府／ 情報処理・情報システム／ 機械、重電）

サイボウズ株式会社が提供する「kintone（キントーン）」は、フルカスタマイズで自社にあったアプリをプログラミングなしで作成可能。自社のニーズに合致したグループウェアを利用できます。

カスタマイズ性に優れており、連携性も高いという点で、グループウェアだけでなく機能が非常に豊富なのが特徴です。

Microsoft 365 Business

Microsoftが提供する「Microsoft 365 Business」は、予定表やチャット、オンラインストレージなど機能が豊富なうえに、常に最新バージョンの Word、Excel、PowerPoint などOfficeが付属しているグループウェアです。

利用デバイスを問わず利用可能で、セキュリティ保護も最新バージョンであるOffice365、Windows10で行われています。費用もユーザあたり月額540円～利用できるので、Office製品を使い慣れている方には使い勝手の良いグループウェアです。

◆外部システムとの連携性が高いグループウェア

他のITツールを利用していて、今あるデータも活用したいという方には、外部システムとの連携性が高いグループウェアをおすすめします。ここから、連携性の高いグループウェアを紹介します。

株式会社アイアットOECが提供する「WaWa Office」は、誰でも簡単に利用できるシンプルな画面設計が特長のグループウェアです。標準的な機能だけでなく、SFAやデータベース、ワークフロー、タイムカード、Web社内報など豊富なオプションを取り揃えており、TV会議システムとの連携も可能です。

クラウド提供されているため、簡単に導入・運用が可能。シンプルな画面なので直感的な操作ができます。既存システムとの連携もスムーズに行えるため、今あるデータをそのまま活用でき、自社のコミュニケーションインフラとしての基盤を作れます。

zoho connect

ゾーホージャパン株式会社が提供する「zoho connect」は、世界中で利用されているグループウェアです。様々な外部システムのと連携ができるのが特徴で、クラウドサービスの提供も行っているため、導入も非常に手軽です。

また動画や画像をチャット感覚で気軽に共有できる点では、離れていても円滑なコミュニケーションを実現できます。

Aipo.com (アイポ）

TOWN株式会社が提供する「Aipo.com (アイポ）」は、シンプルかつ柔軟に利用できるグループウェアです。全員の予定を把握するスケジュール機能や、ビジネスチャットなど、自分に必要な機能を専用のアプリストアからダウンロードし、カスタマイズできます。

特にカレンダー機能の人気が高く、Googleカレンダー、Outlookカレンダー、iCloudカレンダーなど各種カレンダーとの連携が行え、スマホからの確認やプライベートの予定の確認が簡単に行えます。価格は機能別で異なりますがカレンダーのみだと月額200円からご利用可能です。

◆シンプルで簡単に使えるグループウェア

シンプルで使いやすいグループウェアを紹介します。グループウェアの中でも搭載する機能を絞っているので、PCになれていない方が多い企業におすすめのグループウェアです。

鈴与シンワート株式会社が提供する「office365活性化ソリューション」は、office365と連携して情報共有をスムーズにするシステムです。例えば「InSite」を利用するとたった15分で社内サイトが完成します。社内ニュースを簡単に投稿したり配信することで社内の情報の共有をスムーズにする効果があります。

配信された社内ニュースは、スマートフォンでも簡単に見られ、記事のクリップも可能なため移動時間などを有効活用しながら情報の確認ができます。office365をご利用中もしくはご利用を検討している方におすすめです。

また、記事のリンク先ボタンの表示やサムネイル画像の登録、チャットボットの追加など豊富な機能がそろっています。チャットボットは、24時間365日、担当者の代わりに対応。自動応答を行うため、担当者やヘルプデスクの業務に大きく貢献します。

iQube(アイキューブ)

株式会社ガイアックスが提供する「iQube(アイキューブ)」は、10名までならば無料で利用することができるグループウェアです。社内ノウハウを蓄積していくための各種機能が高評価を得ており、現在9,000社以上に導入されています。

搭載されている機能はスケジュール、電話メモ、メッセージ機能など10種類のスタンダードアプリケーションと、タイムカード、ファイル共有、ワークフローなど5種類のプレミアム機能（要追加費用）の計15機能。10名までの無料プランでは、プレミアム機能まですべて利用できます。

ユーザーに優しい直感的な操作ができ、スケジュールとの連携により、個人やチームでの多岐に渡るタスク管理やレポート管理が効率化が可能です。

enclo（エンクロ）

メインソリューション株式会社が提供する「enclo（エンクロ）」は、ファイル共有やチャット機能を有しており、U/Iや操作性が非常に優れたグループウェアです。デザインもとてもシンプルで、導入後に使いづらいといった失敗のリスクはありません。

他グループウェアの製品と比べて機能の充実度は劣りますが、社内感のコミュニケーションを円滑にしたい方にはとてもおすすめです。

◆無料で利用できるグループウェア

無料で利用できるグループウェアもいくつかご紹介します。但し、無料にはさまざまな制限がありますので、以下の無料の製品の注意点も合わせて読んでください。

GroupSession

日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、人数無制限で無料ながら、スケジュール管理、掲示板、メールなどの基本的な機能はしっかり備えているグループウェアです。

オプション機能にモバイル端末機能やデスクトップ通知機能、優勝によるサポートなどもあり、ユーザー数は無制限に利用できます。また、国産製品のため日本企業に合わせた細かな機能設定が可能です。

GRIDY(グリッディ)

ナレッジスイート株式会社が提供する「GRIDY(グリッディ)」は、スケジュールや掲示板などといった基本機能に付随して、電話メモや設備予約、ワークフロー備品管理など、合計23機能を利用できるグループウェアです。ただし、有料版と比較すると、「サポートがない」「スマートフォンアプリに対応していない」といったデメリットがあります。

スケジュールとの連携により、個人やチームでの多岐に渡るタスク管理やレポート管理が効率化できます。必要最低限の機能から、自分でカスタマイズが可能です。余計な機能を省くことができ、効率的な運用ができます。

R-GROUP

Rグループ株式会社が提供する「R-GROUP」は、完全無料で利用者数の制限もなく、スマートフォン対応もされているクラウド型グループウェアです。

スケジュール、掲示板、タイムカード、チャット機能など基本的な機能は搭載されているため、初めてグループウェアを導入する場合などにおすすめです。また、提供形態がクラウド型なので、インターネット環境さえあれば簡単に利用できます。

さらに無料のグループウェアをご覧になりたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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無料の製品はここに注意！

グループウェアには有料のものと無料で利用できるものがありますが、「使える機能・人数・データ量」に違いがあります。

1．使える機能の違い

一般的に、無料のグループウェアは有料版と比較して使える機能が制限されているケースが多く、スケジュール管理機能と掲示板機能など、最低限の機能しか搭載されていない場合があります。

2．使える人数の違い

無料のシステムは、利用できる人数が制限されている場合があり、多くは数名～十数名前後まで無料と設定されています。

3．利用できるデータ量の違い

有料のシステムと比べて無料版は一人あたりに割り当てられるデータ量が少なく、共有できるファイルの量などに制限を受けます。

【比較表】グループウェアの特徴的な機能と参考価格

グループウェアの多くは、スケジュール管理や掲示板、To Doリスト、チャットやWebメールなどが基本的な機能として搭載されていますが、製品によっては、特徴的な機能を有しているグループウェアもあります。

そこで、製品の特徴と参考価格、無料プランなども含めた比較表を作成してみました。ぜひ参考にしてください。また、グループウェアをランキング順にみたいという方は、以下の月間ランキングボタンからご覧ください。

グループウェア の製品を調べて比較

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中小企業におすすめのグループウェア

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機能が豊富で使いやすいグループウェア

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外部システムとの連携性が高いグループウェア

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シンプルで簡単に使えるグループウェア

グループウェアとは？どんな機能があるの？

まずはグループウェアについておさらいしましょう。

グループウェアの概要

グループウェアとは企業内での情報共有やコミュニケーション活性化のために利用されるツールです。社内のネットワーク上に構築されていたり、サービス提供会社が自社Webサーバー上に構築しているツールにログインして利用したりしますが、従業員しかアクセスすることができないため、基本的に内部の情報共有に利用されます。

グループウェアの基本機能

グループウェアには以下のような機能が搭載されています。

このようにグループウェアには、メールや掲示板のようなコミュニケーションを活発化する機能やファイル共有やアドレス帳のように情報を共有する機能、ワークフローやスケジュール管理のように業務を効率化する機能があります。

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グループウェア導入のメリット

グループウェアを導入するメリットは、社内コミュニケーションの活性化と業務の効率化です。わざわざ、同じ場所に集まる必要がなく、オンライン上で、情報共有が行なえ、ワークフローや施設予約機能など製品によっては、様々な機能が備わっているので、日々の業務にかかるムダを削減できます。

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グループウェアの選定ポイントは？

グループウェアの製品を比較する前に、どのようなポイントを抑えながら選ぶべきかを解説してきます。

１．そもそもグループウェア導入によって何を実現したいのか

自社に合ったグループウェアを選ぶためには、まず自社の業務を分析することが必要となります。メールでのコミュニケーションが多いのか、グループ型のチャットが多いのか、それともトップダウンで情報が流れる掲示板型が多いのか、業務フローや組織体制によって情報伝達は異なります。

自社の運用にあっているグループウェアを選定するためにも、自社のコミュニケーション方法をよく分析しましょう。

２．オンプレミス型とクラウド型のどちらを選ぶか

グループウェアの導入形態はオンプレミス型とクラウド型に分けられます。それぞれメリットとデメリットがあるため、製品選定において重要なポイントです。

クラウド型のグループウェア

クラウド型グループウェアは、サービス提供会社がインターネット上に構築したシステムにアクセスして利用する形態のことを指します。自社でサーバーやシステムを構築する必要がなく、一般的にオンプレミス型のグループウェアと比較してコストを抑えてに導入できます。

また、アカウント情報が作成されればすぐに利用できる点や、インターネットにつながっている環境であればどこでも利用できる点もメリットと言えるでしょう。

料金体系は、利用人数ごとの月額課金型であるため、従業員数の急な変動にも柔軟に対応しやすいですが、利用者数が多かったり、長期間契約し続けたりすると、想定以上にコストが高くなることもあります。

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オンプレミス型のグループウェア

オンプレミス型グループウェアは、自社のサーバー上にシステムを構築して利用する形態のことを指します。自社で構築するため、クラウド型のグループウェアと比較してカスタマイズ性が高く、他のシステムと連携しやすいというメリットがあります。

自社のセキュリティポリシーにあわせてシステムを構築できるため、クラウド型よりも安心して使えるという点や、独自の機能追加をしやすいという点もメリットと言えるでしょう。

料金体系は導入初期にすべての費用がかかるうえにサーバー構築費用なども必要となるため、クラウド型と比較して最初に多額のコストがかかりますが、人数が増えたり長期間使ってもシステムの費用は変わりません。

３．機能と価格はトレードオフ！必要な機能は何か

グループウェアに限らず「価格」が重要な選定ポイントであることは間違いありません。一般的に多くの機能を望めば、価格は高くなりますが、使いこなせないほど多くの機能を持っていることも無駄であることに他なりません。自社のニーズをしっかりと把握し、機能面と予算面をはかりながら適切な製品を選定しましょう。

それでも、高機能で低価格であることに越したことはありません。クラウド型の場合、1ユーザー単位で価格設定している場合だけではなく、利用規模に応じたボリュームディスカウントが設定されている場合もあります。また、契約期間に応じて割引になるケースもありますので、しっかりと価格体系を確認しましょう。

４．速度・容量・操作性も要チェック！

意外と見落としがちなのが、速度や容量、操作性の部分です。業務を効率化するためのツールなので、速度が遅かったり操作性がよくなかったりすると、そもそもツールが社内に定着しないなんてことも起こりえます。

さらに価格重視で導入したら使える容量が少なく、あまり活用しきれていないという例もありました。

実際に利用するとしたら自社でどんな活用をするのかを想定しつつ、導入を検討していきましょう。

５．マルチデバイスで使えるか

今やビジネスにも欠かせないのがスマートフォンやタブレットの利用です。多くの製品がマルチデバイスに対応していますが、使い勝手が非常に重要になります。実際に導入してみて、「スマートフォンやタブレットからだと使いにくかった」や「アプリ版画あると良かった」という声を耳にします。

機能面で、外出先から適切な情報が得られるような機能をしっかり試すのはもちろん、モバイル対応している製品であるか、スケジュールの開始前や変更があった際に知らせてくれるリマインダー機能など、機能が充実しているかを確認しましょう。

６．拡張性やカスタマイズ性があるか

今後、従業員数の増加や企業規模の拡大に備えて拡張性のあるツールを導入しましょう。はじめは手軽なツールを導入して、規模の拡大とともにツールを乗り換えるのも一つの手ですが、グループウェアはさまざまな業務に関わることが多いツールです。

規模が大きくなると、グループウェアの定着が難しくなることを踏まえて導入検討しましょう。

７．グローバル対応機能が必要なのか

グローバル対応についても、各社の対応が始まっています。たとえば、ボタンクリック一つで英語表記に変更できる製品などです。これから海外進出する予定の国も対応しているのか、しっかりチェックしましょう。

逆にグローバル対応する必要がないのであれば、国産のグループウェアを導入することをおすすめします。海外製品だと日本企業特有の課題に対応できないということも起こりえます。

８．サポート体制が整っているか

グループウェアはそもそも機能が多いツールです。そのため、担当者は機能の使い方などの問い合わせを受けることも多くなります。また、ワークフロー機能やメール機能など、通常業務で活用する機能が多く、障害などが起こると業務がストップしてしまう可能性もあるでしょう。

なにかが起こった際でもすぐに対応してくれるよう、メール対応や電話対応といった対応方法や対応スピードを確認しておきましょう。

重要！グループウェアを浸透させるには？

グループウェアは導入しても社内に浸透しない場合があります。トライアルで試すことももちろんですが、機能を欲張りすぎず、ルールをしっかりと策定して運用することをおすすめします。導入すれば効率化するものでもないので、従業員が使いやすいよう自社の運用を構築していきましょう。

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自社に最適なグループウェアの導入を

グループウェアの製品特徴を理解できましたか？無料のグループウェアでできること、できないことを知ることができたのではないでしょうか。自社の状況を鑑みた上で、最適なグループウェアを選びましょう。