グループウェアとは？おすすめ25製品をランキング順に比較（無料あり）

グループウェアとは

グループウェアとは、社内での情報共有やコミュニケーション活性化のために利用されるツールです。掲示板やスケジュール、ワークフローなどの情報を一元管理し、まとめて業務効率化できるのが特徴です。部署やチーム、プロジェクト単位で活用され、情報共有を速くすることが主眼となっています。

社内SNSやワークフローシステムとの違い

グループウェアと同じく、情報共有の手段として活用されるツールには、社内SNSやワークフローシステムなどがあります。主な違いは活用目的や情報の集約力にあります。

例えば、社内SNSは社内のカジュアルなやり取りを介してコミュニケーションを活性化できるのが特徴です。また、ワークフローシステムは、申請から承認・決裁までの一連の流れを円滑化する目的で利用されます。

対してグループウェアは、コミュニケーション機能に加えて、さまざまな機能を１つのツール上に集約しています。幅広く業務をカバーできる、万能ツールといえるでしょう。

グループウェアをお探しの方へ

この記事では、おすすめのグループウェアを特徴ごとにタイプわけして紹介します。各製品の違いがひと目でわかる比較表もあるので、製品選びの参考にしてください。さっそく製品情報が知りたい方は、以下より自社にあう製品タイプをクリックしてください。

• ▼多機能なグループウェア
• ▼中小企業向けのグループウェア
• ▼大企業向けのグループウェア
• ▼無料で利用できるグループウェア

▼おすすめのグループウェアを一覧表からチェックしたい方はこちら！
【比較表】おすすめのグループウェアランキング一覧

グループウェアの機能

グループウェアの機能は、大まかに「コミュニケーションを円滑化する機能」「情報共有を強化する機能」「バックオフィスの業務を効率化する機能」の３つにわけられます。それぞれの内容をわかりやすく解説します。

コミュニケーション機能

従業員同士のコミュニケーションをスムーズにするための機能です。リアルタイムなやり取りが必要な場合や、社内に自由な発言の場を作りたい場合などに活用するとよいでしょう。詳しい機能の情報は以下のとおりです。

• 【Webメール】ブラウザ上でグループウェアを介してメールを送受信
• 【チャット】グループや個人、プロジェクトを指定してメッセージを共有
• 【在席/離席確認】在席状況や外出先の表示、従業員の出勤状況などの確認
• 【社内SNS】「いいね」など、カジュアルなコミュニケーションにも利用可能
• 【メモ】オンライン上や社外からのメモ入力・保存
• 【掲示板】人事情報や社内ニュース、災害時の連絡など全社向けの情報をアップ
• 【Web会議】オンライン会議に活用

情報共有機能

業務に関わるファイルを保管し共有しやすくしたり、レポート、議事録などを作成できたりします。ツールを切り替えずに情報共有できるため、タスク処理工数を省けるでしょう。

• 【ファイル共有】グループ、プロジェクト、組織ごとに資料を格納・共有
• 【レポート】グループウェア上のフォーマット入力でレポートを作成
• 【議事録】アジェンダや議事録の作成・共有
• 【アドレス帳】グループ、プロジェクト、組織ごとの連絡先を登録・共有
• 【組織図共有】組織構成情報や従業員のデスク配置図を表示
• 【プロジェクト管理】タスク進捗状況の把握
• 【アンケート】意識調査やアイデア募集、社内テストなどのアンケート作成・配布・収集

業務効率化機能

グループウェアには、勤怠管理や経費精算、スケジュール管理など、バックオフィスの業務を効率化する機能が搭載されています。コミュニケーションや情報共有以外の用途にもグループウェアを活用し、社内の業務をまとめて管理したい場合に有効です。

• 【タイムカード】出退勤時間を記録・集計し、勤怠管理システムにつなげる
• 【経費精算】交通費や経費申請書などの提出・承認
• 【施設予約】スケジュールと連動して、施設や機材の予約を管理
• 【日報】営業活動などの日報を作成
• 【スケジュール管理】個人・チームメンバーのスケジュールを共有
• 【ToDo】やるべきことをリスト化し、リマインド

ITトレンドでは、業務効率化に最適なグループウェアを多数取り扱っています。以下のボタンから資料請求できるので、興味のある方はぜひお申し込みください。

グループウェア導入のメリット・デメリット

グループウェアには、迅速な情報共有や業務の効率化といったメリットがあります。一方で、デメリットも存在するため、導入を検討する際はメリットとデメリットの両方を把握しておきましょう。

メリット

グループウェア導入によって得られるメリットは、以下のとおりです。

■情報共有がスムーズに

掲示板などのコミュニケーション機能をグループウェア上に集約することによって、スムーズな情報共有が可能。ツールの切り替え不要で、レポート・議事録などのファイル共有からタスク管理、スケジュールの閲覧まで１つのツールで行える。

■リモートワークを実現

掲示板や社内SNS、Web会議機能を活用すれば、リモートでもコミュニケーションを活性化できる。また、スケジュール管理や情報管理、ファイル共有機能によって、リモートでも稼働状況の確認や資料の受け渡しが可能。

■事務作業の効率化

ワークフロー機能を搭載したグループウェアなら、経費精算や勤怠にかかる申請などの効率化も可能。さらに、設備予約機能を活用すると、グループウェア上でスケジュールを確認しながら会議室やプロジェクターの利用予約が行える。

■フィードバックやフォローが即座に可能

メンバーの業務進捗を一覧で確認できるため、迅速なフォローが可能。また議事録やレポートに紐づけてメールやチャットが可能なため、情報を参照しながら会話できる。人事評価のフィードバックにも活用しやすい。

デメリット

グループウェアは単なる情報共有ツールにとどまらず、さまざまな便利機能を搭載しています。しかし、多機能すぎるゆえに社内浸透が進まない場合があります。導入対象の業務と必要となる機能を明確にしたうえで製品を選ぶと、搭載機能を無駄なく活用できるでしょう。また社内ルールを制定し、使い方を周知することも大切です。

以下の記事では、グループウェア導入のメリット・デメリットを詳しく紹介しています。

グループウェアの種類

グループウェアには多くの製品がありますが、サービスの特徴や対象とする企業規模によって、４つのタイプに大別されます。自社にあった製品タイプからグループウェアを選択することで、導入効果を最大化できます。

多機能なグループウェア

メールやファイル共有、設備予約やワークフローなど、情報共有や業務効率化に役立つ機能が豊富に備わっています。グループウェアのツールを開くだけで、業務に必要な情報が一目瞭然になり、ツールの切り替えを最小限に抑えられます。さまざまな情報を１つのツールに集約して、業務効率化を図りたい企業におすすめです。

▼【多機能】グループウェアの紹介へジャンプ

中小企業向けのグループウェア

中小企業向けのグループウェアは、最小利用人数として数名から対応しているものが多い傾向にあります。また、１人あたり数十円から数百円で利用できる製品もあります。比較的小規模でコストを抑えて導入したい企業におすすめです。

▼[中小企業向け】グループウェアの紹介へジャンプ

大企業向けのグループウェア

大企業向けのグループウェアは、多くの場合、数千～数万人規模に対応できます。多拠点間での情報共有や、大企業特有の複雑なワークフローなど、部署や役職が多く細かい管理をしたい場合に向いています。また、多言語やタイムゾーンに対応している製品が多いため、海外拠点のある企業や外国人メンバーが在籍する企業にもおすすめです。

▼【大企業向け】グループウェアの紹介へジャンプ

無料で利用できるグループウェア

導入・運用コストに課題を感じている企業や、少人数での利用を想定しているスタートアップ企業では、無料のグループウェアも選択肢の１つです。無料のグループウェアには、ユーザー数無制限のタイプと、人数や容量に制限がある製品とがあります。また、有料版と比較すると機能数が乏しい場合もあるため、自社の求める機能が搭載されているかどうか確認してみましょう。

▼【無料で利用できる】グループウェアの紹介へジャンプ

グループウェアの選定ポイント

ここでは、グループウェアを選定する際に、着目すべきポイントを解説します。自社に適した製品を導入するために、以下のポイントを踏まえて詳細に比較しましょう。

• ●料金・課金形態や費用総額が適しているか
• ●モバイル端末に対応しているか
• ●誰もが操作しやすいか
• ●自社に適した機能が搭載されているか

料金・課金形態や費用総額が適しているか

■クラウド型の費用相場

• ●初期費用：無料の場合が多い
• ●ランニングコスト：月額150円～800円程度/１ユーザーあたり

■オンプレミス型（パッケージ型）の費用相場

• ●初期費用：75,000円～
• ●ランニングコスト：年間900円～2,200円程度/１ユーザーあたり

クラウド型グループウェアの料金体系は、ユーザー数による従量課金制が一般的です。「1〜100人までは月額1,000円」「101〜200人までは月額2,000円」など、一定のユーザー数で段階的に料金が変化します。

オンプレミス型のグループウェアでは、ライセンス契約を採用しているケースが多い傾向です。従業員が多いほど１ユーザーあたりのライセンス費用は安くなります。

製品の提供形態や従業員数、機能やサポート内容によって同じ製品でもコストは変化します。記載されている初期費用や月額料金の安さだけで判断せず、見積もりをとったうえでの比較検討がおすすめです。

モバイル端末に対応しているか

多くの製品はスマホやタブレットでの使用に対応していますが、利便性は製品によって異なります。

スマホから直接アクセス可能な専用アプリを提供している製品と、スマホのブラウザからログインして利用する形式の製品があります。専用アプリの場合、プッシュ通知や位置情報など、スマホ機能の活用が可能です。さらに、画面サイズやタッチ操作を考慮して設計されているため、ブラウザからログインして利用するよりも利便性が高いでしょう。

モバイル端末でグループウェアを頻繁に利用する場合は、専用アプリを提供している製品がおすすめです。

以下の記事ではアプリ対応のグループウェアを紹介しているので、参考にしてください。

誰もが操作しやすいか

「スマホの画面でメッセージが見づらい」「画面がすぐ表示されず動作が遅い」など使いにくさが目立つ場合、組織内に定着しません。無料トライアルが用意されているグループウェアもあるので、実際に操作してみると失敗がないでしょう。

また、はじめてグループウェアを導入する場合は初期設定やシステム連携、運用管理の方法などに戸惑うでしょう。そのためベンダーのサポート体制も確認しておくべきです。

電話やメールでのサポートが一般的ですが、受付は平日のみの場合もあるので注意してください。ほかにも初期設定の代行や操作方法のセミナー開催など、導入や運用のサポートサービスを提供しているものもあります。

自社に適した機能が搭載されているか

グループウェアを選ぶ際には、自社に適した機能が搭載されているかを確認することが重要です。

例えば、リモートワークを推進する企業では、高品質のWeb会議機能や安全なファイル共有機能、リアルタイムのチャット機能などがあるとよいでしょう。複数のプロジェクトを並行して進めている企業ではプロジェクト管理機能や進捗報告機能。顧客対応を重視する企業では顧客管理機能（CRM）が搭載されている製品が望ましいといえます。

なお、各社製品の機能や特徴を詳しく把握するためには、資料請求の活用が有効です。以下のボタンから各社製品の一括資料請求が可能なため、ぜひご活用ください。

【比較表】おすすめのグループウェアランキング一覧

ITトレンド編集部がおすすめするグループウェアを、2024年上半期ランキング順に比較表にまとめました。左から順に人気製品を紹介しています。また、この記事で紹介している製品を一通り調査して見えてきた、グループウェアの特徴や傾向を以下にまとめました。ぜひ製品の比較検討にお役立てください。

• ●ワークフロー機能とスケジュール管理機能はほぼすべての製品に搭載されている
• ●Webメール機能、ファイル共有機能、設備予約機能は多くの製品で搭載されている
• ●勤怠管理に対応しているものは半数ほどで、多機能タイプと中小企業向けタイプに多い傾向
• ●チャット機能を搭載している製品は半数ほど。外部サービスとの連携や拡張機能の追加によってチャット機能が利用できる製品もある
• ●無料で利用できる製品は少ない。また、利用できる機能や人数、サポート内容は有料に比べて限られる
• ●経費精算に対応している製品は少なく、利用には追加料金がかかるケースもある
• ●大半の製品はクラウド型で提供されているが、大企業向けのグループウェアではオンプレミス型での提供に対応しているものもある

　

なお、最新の月間ランキングは以下のボタンから確認できます。ぜひご利用ください。

おすすめのグループウェア（多機能）

メールやファイル共有、ワークフローやプロジェクト管理機能など、１つのツールでさまざまな業務を効率化できる多機能なグループウェアを紹介します。

Microsoft 365

Microsoft 365は、日本マイクロソフト株式会社が提供するクラウドベースのサブスクリプションサービスです。Wordなどのオフィスアプリ、メールのOutlook、チャットツールのTeams、ファイル共有のOneDriveなどが包括されています。家庭向けから一般法人、大企業、教育機関まで豊富な種類が用意されています。

【参考価格】
Business Basic ：月額899円/ユーザー～

おすすめのグループウェア（中小企業向け）

利用人数が少ない企業や、比較的コストを抑えてツールを導入したい中小企業向けのグループウェアを紹介します。

以下のボタンから各社製品の一括資料請求が可能です。グループウェアの詳細資料をまとめて入手すれば、複数製品の比較検討を効率よく進められます。

おすすめのグループウェア（大企業向け）

大規模特有のワークフローに対応した製品や、多拠点間での情報共有を迅速化できる大企業向けのグループウェアを紹介します。

おすすめのグループウェア（無料で利用できる）

コストを抑えて導入したい企業向けに、無料で利用できるグループウェアを紹介します。なお、無料グループウェアは利用人数や機能に制限が設けられている場合もあるため、自社で希望する使い方ができるとは限りません。より本格的に活用したい場合は、有料版もふくめて検討するのがおすすめです。

まとめ

グループウェア一つで、コミュニケーションツールとして利用できるだけでなく、スケジュールやタスク管理、ファイルの共有などさまざまな用途で活用できます。

なお、この記事で紹介しているすべての製品を調査したところ、勤怠管理機能や経費精算機能が搭載されているグループウェアはそれほど多くない印象でした。情報共有の迅速化だけでなく、バックオフィス業務の効率化も図りたい場合は、社内の業務をまとめて管理できるか確認しましょう。

この記事で紹介しているおすすめの製品は、以下のボタンから一括資料請求が可能です。各製品の詳細情報を比較できるため、導入を検討する際にぜひご利用ください。