グループウェアとは？
グループウェアはネットワークを利用し、情報の共有や組織内のコミュニケーションの円滑化を図ることで業務の効率化を進めていくツールの１つです。
グループウェアの機能として代表的なものには下記のものがあります。
- ・スケジュール管理機能
- 従業員のスケジュールを共有し把握できます。
- ・ワークフロー管理機能
- 各種書類の申請や承認を行えます。
- ・ファイル共有機能
- 資料などの共有が可能です。
- ・設備予約機能
- 会議室や設備貸出の予約状況を管理できます。
グループウェアの導入にあたっての３つの選択肢
グループウェアの導入には３つの選択肢があります。それぞれの導入方法について解説していきます。
1.オープンソースを利用する
オープンソースとはソースが公開されているソフトウェアであり、自社でシステムを構築し自由にカスタマイズできます。自社で開発技術をもったIT要員を確保できればオープンソースのグループウェア導入を検討しても良いでしょう。オープンソースを利用する最大のメリットはランニングコストの低さにあります。
有料のグループウェアは利用できる人数により料金が異なりますが、オープンソースのグループウェアは利用人数の制限はありません。
初期機能は弱い
オープンソースのグループウェアはカスタマイズされることを想定して公開されているため、初期機能は弱くなってしまいます。
大規模なカスタマイズをする際にはスキルをもったIT人材が必要になるため、導入の際にはその点を踏まえて検討するようにしましょう。
サポートは有料が多い
オープンソースのグループウェアはライセンス料金は無料ですが、保守やインフラ整備に関しては有料の場合がほとんどです。
ですが、保守やインフラ整備だけにコストがかかるため、必要経費を抑えたいと考える企業にはオープンソースの導入は検討の余地があるといえるでしょう。
2.無料のサービスを利用する
グループウェアには無料でサービスが提供されているものもあり、無料サービスを導入するケースを解説していきます。
容量・機能が制限されている
無料で提供されているグループウェアは、利用できる機能に制限があったり利用できる人数に制限があったりします。使用できる容量にも制限があるサービスもあるため、利用環境や場面によっては不都合を感じるかもしれません。
3.有料のサービスを利用する
グループウェアにはさまざまな機能が搭載された有料のサービスも提供されています。
グループウェアの有料サービスについて解説していきます。
無料トライアル付きなので体験してから導入できる
有料のグループウェアはさまざまなベンダーからサービスが提供されています。ほとんどの有料のグループウェアには無料トライアルが付いているため、機能性や操作性を確認して導入を検討できます。
オープンソースのグループウェア2選
ここからは、オープンソースのグループウェアを２製品紹介します。
eNote for Community
グループウェアと営業支援機能を搭載したシステムです。グループウェアの基本的機能である、スケジュール管理機能やSNS共有機能、施設予約管理機能などを搭載しています。一方で、営業支援機能として日報入力機能や得意先管理機能も搭載しています。日報は全社で共有可能なためナレッジの共有もできます。
詳細はこちらeNote for Community
シラサギ
企業や大学、病院などでの導入実績があり、ユーザーからの要望を新しい機能として追加してシステムの進化を続けています。オープンソースの特徴を最大限に活かし、既存システムとの連携が容易であり機能のカスタマイズも可能です。シラサギの機能として、ワークフロー管理機能、文書共有機能などをはじめとしたグループウェアの基本機能が搭載されています。
詳細はこちらシラサギ
自社設計せずに無料で使えるグループウェアも見てみよう
無料で提供されているグループウェアを２製品紹介します。
GRIDY
組織内だけではなく子会社や協力会社との情報共有を可能にしたコミュニケーションツールです。機能は充実の23機能すべてが無料で利用でき、他社製品では有料となっている「グループ」「総合設定」「ファイル共有」の機能も搭載されています。インターネットが利用できる環境であればどこでも使用できます。
詳細はこちらGRIDY
R-GROUP
クラウドタイプの利用者制限なしのグループウェアです。機能は、タイムラインやスケジュール管理、タイムカードや名刺管理などを含む全12機能搭載です。また、20カ国語対応であるため外国人スタッフがいても安心です。パソコンやスマホからも利用でき、時間や場所に関係なくグループウェアを使用できます。
詳細はこちらR-GROUP
成長企業なら有料版を。無料トライアルありのグループウェア6選
無料トライアル付きの有料グループウェアを６製品紹介します。
J-MOTTOグループウェア
305万人以上以上の導入実績を誇るASPで提供されているグループウェアです。月額¥3,000（税抜）で20ユーザー、200MBまで利用でき、超過ユーザーは月額¥1,000（税抜）で10ユーザー、容量も50MB毎に月額¥600（税抜）で追加できます。グループウェアの基本機能であるスケジュール管理機能やワークフロー管理機能をはじめとした25機能を搭載しています。
詳細はこちらJ-MOTTOグループウェア
NI Collabo Smart
オンプレミスからクラウド、パッケージソフトといった全ての提供形態に対応したグループウェアです。ワークフロー管理は専用ソフトの機能に劣らない機能を持ち合わせており、さまざまな申請業務を電子化することで業務の効率アップやペーパーレス化を図れます。
また、SFAをはじめとする各種システムと完全連携しているため、業務効率化だけではなく顧客対応力の強化も期待できます。プログラミングなしでデータベースの作成が可能な「nyoibox-如意箱」とも連携しており、自社で運用している帳票などのIT化を図れます。
詳細はこちらNI Collabo Smart
Garoon（ガルーン）
4,600社の導入実績を誇り、１つのシステムで組織全体の情報共有を可能にします。トップ画面では、自分宛の通知や組織全体で共有される情報などが集約化されているため、情報の伝達性をアップさせることが可能です。
各部署やプロジェクトごとに「ポータル」を作成できるため、効率的に情報を整理して発信できます。「スケジュール」機能では自身のスケジュール管理だけではなく、他の従業員のスケジュールを確認でき会議室の施設予約もできるため、効率よく作業を行うことが可能です。
「スペース」は組織横断型の機能であり、部署を超えてプロジェクトの管理を行うことができ、ディスカッションやファイル共有などの機能を集約し、プロジェクト業務の効率化を図ります。共有ToDo機能を利用することで、プロジェクト全体のタスク管理を行えます。
詳細はこちらGaroon（ガルーン）
eValue NS 2nd Edition
「ドキュメント管理」「スケジューラ」「コミュニケーション」「ワークフロー」の４つの機能がシームレスに連携することでさまざまな業務の見える化を実現し、組織内の情報の効率的な伝達や整理を支援します。
ISO文書管理に必要な「承認」「配布」「受領」のすべてのプロセスを自動化できます。承認ルートや運用ルールをあらかじめ登録しておくことでワークフローを自動で行え、内部統制の対応も図れます。複合機との連携が可能であり、文書の電子化が可能です。
パソコンやタブレット、スマートフォンからのアクセスが可能であり、スマートフォンでは最適化された画面サイズでの文書の閲覧や検索ができます。
詳細はこちらeValue NS 2nd Edition
desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）
４年連続顧客満足度No.1に選ばれたグループウェアです。スマートフォンやタブレットからもアクセスでき、操作性にも優れています。25機能が標準搭載されており、ノンプログラミングで自社に最適なアプリの作成が可能。
蓄積されたデータを集計、グラフ化することで業務の見える化を行えます。画面上に必要な部品を並べてドラッグ・ドロップするだけで複雑なオリジナルアプリを構築できます。定期的にバージョンアップをしており、バージョンアップの際は最新版を無料で使用可能です。
詳細はこちらdesknet's NEO（デスクネッツ ネオ）
WaWa Office
ASPで提供されるグループウェアであり、自社の業務内容に合わせたカスタマイズも可能。ユーザーごとにデスクトップのレイアウトを自由に設定でき、また、利用権限の設定もできます。
社内掲示板を利用してスムーズに情報を共有し、情報の内容により閲覧制限の設定が可能です。取引先などのアドレスは、公開にチェックを入れることで組織全体で共有できます。さまざまな機能がシームレスに連携しているため、スムーズに業務の処理が可能です。
詳細はこちらWaWa Office
まとめ
自社にグループウェアの導入を検討しているのであれば、無料版か有料版のグループウェアの導入をおすすめします。自社の導入目的を再確認し、自社に合った最適な製品を導入しましょう。気になる方はぜひ、資料請求をしてみてください。
