グループウェアとは？
グループウェアはネットワークを利用し、情報共有や組織内のコミュニケーションの円滑化を図ることで業務の効率化を進めていくツールの１つです。
グループウェアには以下のような機能があります。
- ・スケジュール管理機能
- 従業員のスケジュールを共有し把握できます。
- ・ワークフロー管理機能
- 各種書類の申請や承認を行えます。
- ・ファイル共有機能
- 資料などの共有が可能です。
- ・設備予約機能
- 会議室や設備貸出の予約状況を管理できます。
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オープンソースのグループウェアとは
オープンソースとは、ソースが公開されているソフトウェアのことです。無料で利用できるため、フリーソフトウェアと混同しがちですが、無料のソフトウェアは基本的にソースを公開していない点でオープンソースとは異なります。
つまり、オープンソースのグループウェアとはソース公開されているグループウェアのことを指します。ソースを書き換えることで、新しい機能の追加をはじめ、さまざまなカスタマイズが可能です。
オープンソースのグループウェアを利用するメリット
では、オープンソースのグループウェアはどのようなメリットを持っているのか、見ていきましょう。
自由にカスタマイズできる
自社でシステムを構築し、自由にカスタマイズができる点は、大きなメリットでしょう。開発技術をもったIT要員を確保し、オープンソースのグループウェアを導入すれば、自社が求める機能を搭載できます。業務効率化に役立てられるでしょう。
利用コストが低い
オープンソースのグループウェアを利用するメリットは、ランニングコストの低さにもあります。有料のグループウェアは利用できる人数により料金が異なりますが、オープンソースのグループウェアは利用人数の制限はありません。機能追加による費用も不要です。
オープンソースのグループウェアを利用するデメリット
もちろん、オープンソースのグループウェアはメリットだけではありません。オープンソースのデメリットを見ていきましょう。
グループウェアとして利用するまでに時間がかかる
オープンソースのグループウェアはカスタマイズされることを前提として公開されています。そのため、グループウェアとして利用するまでに、それなりの時間がかかることには注意が必要でしょう。
また、大規模なカスタマイズをする際には専門的なスキルをもったIT人材を確保しなければならず、導入の際にはその点も踏まえて検討するようにしましょう。
サポート体制に不安がある
オープンソースのグループウェアはライセンス料金は無料ですが、その分保守やサポートの体制はできていません。トラブル対応は自分たちで行う必要があります。
オープンソースのグループウェアを比較
オープンソースのグループウェアについてひと通りご理解いただけたところで、実際にオープンソースのグループウェアを紹介していきます。
シラサギ
「シラサギ」は企業や大学、病院などでの導入実績があり、ユーザーからの要望を新しい機能として追加しシステムの進化を続けています。オープンソースの特徴を最大限に活かし、既存システムとの連携が容易で、機能のカスタマイズも可能です。
また、シラサギにはワークフロー管理機能、文書共有機能などをはじめとしたグループウェアの基本機能が搭載されているため、最低限の機能で十分ならそのまま利用できます。
GroupSession
「GroupSession」もユーザー数無制限で利用できるオープンソースのグループウェアです。オープンソース系グループウェアのパイオニアともいえる存在で、2000年のリリース以降、さまざまな企業や自治体、教育機関での導入実績があります。
わかりやすいUIと操作性を持ち合わせており、日本企業の特徴に合わせた豊富な機能で、組織の活動を円滑にすることが可能です。
OSSカレンダー
「OSSカレンダー」は、文字通りカレンダー機能をメインにしたグループウェアで、個人のスケジュール管理はもちろん、グループでのスケジュール管理も簡単です。カスタマイズ性も高いため、他のサービスやアプリに組み込んで利用することもできます。
Group Office
「Group Office」は、海外の空港や警察署での導入実績があるオープンソースのグループウェアで、社内メンバーやクライアントとの情報共有に長けているシステムです。ヘルプデスク機能も搭載しており、CRMの役割も担ってくれます。
グループウェア Abdul v128a
「グループウェア Abdul v128a」は、Facebookのようなメッセージ機能と施設予約を行えるスケジュール機能・文書共有機能などを搭載したグループウェアです。このグループウェアはCMSベースである点で、他のグループウェアとは一線を画しています。
CMSは、専門的な知識や技術がなくともWebサイトやコンテンツを構築・管理・更新できるシステムのことを指します。そのため、簡単に改造できる点が魅力です。
ＳＴＯＲＫ．
「ＳＴＯＲＫ．」は、散在する情報を集約して業務効率化に結びつけるオープンソースのグループウェアです。掲示板やスケジュール管理のほか、リマインダーや設備予約などの機能を搭載しています。業務システムのデータと連携し、機能を拡張することが可能です。
カスタマイズ不要かつ無料で利用できるグループウェア
ここまで、オープンソースのグループウェアを紹介しましたが、やはりカスタマイズの手間とサポートの欠如がネックだという方も多いのではないでしょうか。ここからは、このそれらの問題を解決する無料のグループウェアを紹介します。
GRIDY
組織内だけではなく、子会社や協力会社との情報共有を可能にしたグループウェアです。23の機能すべてを無料で利用でき、他社製品では有料となっていることが多い「グループ」「総合設定」「ファイル共有」の機能も標準で搭載されています。
R-GROUP
利用者制限なしのクラウド型グループウェアです。2,000社以上の日本企業で導入された実績があります。タイムラインやスケジュール管理、タイムカードや名刺管理などを含む全12機能を搭載しています。また、20カ国語対応であるため、外国人スタッフがいても使えます。
無料で利用できるグループウェア製品は以下の記事でも数多く紹介していますので、参考にしてみてください。
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【おすすめ！】無料トライアルありのグループウェア
無料製品はカスタマイズなしで利用できる点が魅力的ですが、利用できる機能が制限されるなどの問題が発生します。また、サポート体制が十分でない場合もあるでしょう。
これを解決するには、ランニングコストがかかるものの、有料製品の導入を考える必要があります。そこで、無料トライアル付きの製品を紹介します。
J-MOTTOグループウェア の比較ポイント
- 社内の情報共有を推進し業務の効率化を進めたい企業
- グループウェアを格安で導入したい企業
- 使って便利な25機能が標準装備！
「J-MOTTOグループウェア」は、ユーザー数305万以上のクラウド型グループウェアです。月額3,000円で20ユーザー、200MBまで利用でき、ユーザー数が超過する場合は10ユーザーごとに月額1,000円追加となりで、容量は50MBごとに月額600円で追加できます。
グループウェアの基本であるスケジュール管理機能やワークフロー管理機能など25機能を搭載しています。サポート体制も充実しており、最大３ヶ月間の無料トライアルが可能です。
以下の記事では、ほかにもおすすめのグループウェアを紹介していますので、参考にしてみてください。
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オープンソースのグループウェアを理解して適切な活用を！
自社にオープンソースのグループウェア導入を検討する際は、メリット・デメリットをしっかりと考慮する必要があります。デメリットが気になる際は、オープンソース以外のグループウェアを選択することも視野に入れ、自社に合った最適な製品を選びましょう。
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