グループウェアとは？
グループウェアはネットワークを利用し、情報の共有や組織内のコミュニケーションの円滑化を図ることで業務の効率化を進めていくツールの１つです。
グループウェアの機能として代表的なものには下記のものがあります。
- ・スケジュール管理機能
- 従業員のスケジュールを共有し把握できます。
- ・ワークフロー管理機能
- 各種書類の申請や承認を行えます。
- ・ファイル共有機能
- 資料などの共有が可能です。
- ・設備予約機能
- 会議室や設備貸出の予約状況を管理できます。
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グループウェアの機能一覧｜できることを一気にご紹介！
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オープンソースのグループウェアとは
オープンソースとは、ソースが公開されているソフトウェアのことです。無料で利用できるため、フリーソフトウェアと混同しがちですが、無料のソフトウェアは基本的にソースを公開していない点でオープンソースとは異なります。
つまり、オープンソースのグループウェアとは、ソース公開されているグループウェアのことを指し、ソースを書き換えることで、新しい機能の追加をはじめとした様々なカスタマイズが可能です。
オープンソースのグループウェアを利用するメリット
では、オープンソースのグループウェアはどのようなメリットを持っているのか、見ていきましょう。
自由にカスタマイズできる
自社でシステムを構築し、自社にあった自由なカスタマイズができる点は、大きなメリットでしょう。開発技術をもったIT要員を確保し、オープンソースのグループウェアを導入することで、より自社が求める機能を過不足なく搭載したグループウェアを利用でき、業務効率化に役立てられるでしょう。
利用コストが低い
オープンソースのグループウェアを利用するメリットは、ランニングコストの低さにもあります。有料のグループウェアは利用できる人数により料金が異なりますが、オープンソースのグループウェアは利用人数の制限はありません。機能追加による費用も不要です。
オープンソースのグループウェアを利用するデメリット
もちろん、オープンソースのグループウェアがもつのはメリットだけではありません。では、オープンソースのデメリットを見ていきましょう。
グループウェアとして利用するまでに時間がかかる
オープンソースのグループウェアはカスタマイズされることを前提として公開されているため、自社にあったシステムとして利用するためにはカスタマイズが必須です。そのため、グループウェアとして利用するまでに、それなりの時間がかかることには注意が必要でしょう。
また、大規模なカスタマイズをする際には専門的なスキルをもったIT人材が必要になるため、導入の際にはその点も踏まえて検討するようにしましょう。
サポート体制に不安がある
オープンソースのグループウェアはライセンス料金は無料ですが、その分保守やサポートの体制はできていません。そのため、利用にあたって困った際の解決やトラブル対応は自分たちで行う必要があります。
オープンソースのグループウェア６選
オープンソースのグループウェアについて一通りご理解いただけたところで、実際にオープンソースのグループウェアを紹介していきます。
eNote for Community
「eNote for Community」はグループウェアと営業支援機能を搭載したシステムです。グループウェアの基本的機能である、スケジュール管理機能やSNS共有機能、施設予約管理機能などを搭載しています。一方で、営業支援機能として日報入力機能や得意先管理機能も搭載しています。日報は全社で共有可能なためナレッジの共有もできます。
シラサギ
「シラサギ」は企業や大学、病院などでの導入実績があり、ユーザーからの要望を新しい機能として追加してシステムの進化を続けています。オープンソースの特徴を最大限に活かし、既存システムとの連携が容易であり機能のカスタマイズも可能です。
また、シラサギにはワークフロー管理機能、文書共有機能などをはじめとしたグループウェアの基本機能が搭載されているため、最低限の機能であればそのまま利用することもできます。
GROUP SESSION
「GROUP SESSION（グループセッション）」もユーザー数無制限で利用できるオープンソースのグループウェアです。オープンソース系グループウェアのパイオニアとも言える存在で、2000年のリリース以降、様々な企業や自治体、教育機関での導入実績があります。
わかりやすいUIと操作性を持ち合わせており、日本企業の特徴に合わせた豊富な機能で、組織の活動を円滑にすることが可能です。
OSSカレンダー
「OSSカレンダー」は、文字通りカレンダー機能をメインにしたグループウェアで、個人のスケジュール管理はもちろん、グループでのスケジュール管理も簡単です。カスタマイズ性も高いため、他のサービスやアプリに組み込んで利用することもできます。
Group Office
「Group Office」は空港や警察署での導入実績があるオープンソースのグループウェアで、社内メンバーやクライアントとの情報共有に長けているシステムです。ヘルプデスク機能も搭載しており、CRMの役割も担ってくれます。
グループウェア Abdul v128a
「グループウェア Abdul v128a」はFacebookのようなメッセージ機能と施設予約を行えるスケジュール機能・文書共有機能などを搭載したグループウェアです。このグループウェアはCMSベースである点で、他のグループウェアとは一線を画しています。
CMSはContents Management Systemの略で、HTMLやCSSといった専門的な知識や技術がなくともWebサイトやコンテンツを構築・管理・更新できるシステムのことを指します。そのため、エンジニアなしで改造できる点が魅力です。
ここまで、オープンソースのグループウェア製品を紹介してきましたが、やはりカスタマイズの手間とサポート体制の欠如がネックだという方も多いのではないでしょうか。ここからは、この二つの問題を解決するシステムを紹介していきます。
カスタマイズ不要かつ無料で利用できるグループウェア
カスタマイズの手間を解消しつつ無料で利用したいという方は、オープンソースではないものの無料で提供されているシステムを利用するとよいでしょう。では、実際の製品を簡単に紹介します。
GRIDY
組織内だけではなく子会社や協力会社との情報共有を可能にしたコミュニケーションツールです。機能は充実の23機能すべてが無料で利用でき、他社製品では有料となっている「グループ」「総合設定」「ファイル共有」の機能も搭載されています。インターネットが利用できる環境であればどこでも使用できます。
R-GROUP
クラウドタイプの利用者制限なしのグループウェアです。機能は、タイムラインやスケジュール管理、タイムカードや名刺管理などを含む全12機能搭載です。また、20カ国語対応であるため外国人スタッフがいても安心です。パソコンやスマホからも利用でき、時間や場所に関係なくグループウェアを使用できます。
無料で利用できるグループウェア製品は以下の記事でも数多く紹介していますので、参考にしてみてください。
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2020.02.19
無料のグループウェア９製品を徹底比較！フリー製品の注意点も解説
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無料製品はカスタマイズなしで利用できる点で魅力的ですが、無料製品ではユーザー数制限や利用できる機能が制限されるなどの問題が発生します。また、サポート体制もやはり十分でない場合もあるでしょう。
これを解決するには、ランニングコストがかかるものの、有料製品の導入を考える必要があります。では、無料トライアルつきの製品を見ていきましょう。
【おすすめ！】無料トライアルありのグループウェア
では、無料トライアル付きの製品を紹介していきます。
J-MOTTOグループウェア の比較ポイント
- 社内の情報共有を推進し業務の効率化を進めたい企業
- グループウェアを格安で導入したい企業
- 使って便利な25機能が標準装備！
305万人以上以上の導入実績を誇るASPで提供されているグループウェアです。月額¥3,000（税抜）で20ユーザー、200MBまで利用でき、超過ユーザーは月額¥1,000（税抜）で10ユーザー、容量も50MB毎に月額¥600（税抜）で追加できます。
グループウェアの基本機能であるスケジュール管理機能やワークフロー管理機能をはじめとした25機能を搭載しています。
「Garoon」は4,600社の導入実績を誇り、１つのシステムで組織全体の情報共有を可能にします。トップ画面では、自分宛の通知や組織全体で共有される情報などが集約化されているため、情報の伝達性をアップさせることが可能です。
各部署やプロジェクトごとに「ポータル」を作成できるため、効率的に情報を整理して発信できます。「スケジュール」機能では自身のスケジュール管理だけではなく、他の従業員のスケジュールを確認でき会議室の施設予約もできるため、効率よく作業を行うことが可能です。
「スペース」は組織横断型の機能であり、部署を超えてプロジェクトの管理を行うことができ、ディスカッションやファイル共有などの機能を集約し、プロジェクト業務の効率化を図ります。共有ToDo機能を利用することで、プロジェクト全体のタスク管理を行えます。
desknet's NEO の比較ポイント
- 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
- AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
- グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載
「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」は４年連続顧客満足度No.1に選ばれたグループウェアです。スマートフォンやタブレットからもアクセスでき、操作性にも優れています。25機能が標準搭載されており、ノンプログラミングで自社に最適なアプリの作成が可能。
蓄積されたデータを集計、グラフ化することで業務の見える化を行えます。画面上に必要な部品を並べてドラッグ・ドロップするだけで複雑なオリジナルアプリを構築できます。定期的にバージョンアップをしており、バージョンアップの際は最新版を無料で使用可能です。
WaWa Office の比較ポイント
- グループウェアを中心に様々なオプションがシームレスに連携！
- 簡単な操作で誰でも活用！シンプルな画面で、直感的に操作が可能
- お客様独自の機能をカスタマイズにて対応も可能！
ASPで提供されるグループウェアであり、自社の業務内容に合わせたカスタマイズも可能。ユーザーごとにデスクトップのレイアウトを自由に設定でき、また、利用権限の設定もできます。
社内掲示板を利用してスムーズに情報を共有し、情報の内容により閲覧制限の設定が可能です。取引先などのアドレスは、公開にチェックを入れることで組織全体で共有できます。さまざまな機能がシームレスに連携しているため、スムーズに業務の処理が可能です。
以下の記事ではこれ以外にもおすすめグループウェア製品を紹介していますので、参考にしてみてください。
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2020.06.02
【比較表】グループウェア18選を比較！機能から口コミまで紹介
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オープンソースのグループウェアを理解して適切な活用を！
自社にオープンソースのグループウェア導入を検討する際は、メリットをデメリットをしっかりと考慮する必要があります。デメリットが目立つ場合はその他のグループウェアを選択することも視野に入れ、自社に合った最適な製品を選びましょう。
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