グループウエアのサーバー管理はどうやって行う？
最初に、オンプレミス型・クラウド型それぞれのサーバー管理方法についてご紹介して
いきます。
自社でサーバー管理する「オンプレ型」
企業側で用意したサーバーにソフトウェアをインストールして管理するオンプレ型。社内の設備で情報の管理を行いますので、外部への情報漏洩のリスクを軽減できます。サーバー・ソフトウェアの購入やライセンス料など初期費用が高額になりがちですが用途に合わせてカスタマイズしやすいという特徴があります。社内ルールが多くカスタマイズが必須、外部へ社内情報を出せない、サーバー保守に人員を確保できる大企業などにおすすめです。
外部サーバーで管理する「クラウド型」
一方、インターネット上のサーバーを活用してソフトウェアを利用するクラウド型。ネット接続できる環境であればどこでも利用でき、サーバー設置や保守が不要なので低コストでの利用ができるという特徴があります。スマートデバイスからもアクセスしたいという場合や初期費用を抑えたい企業、保守に人員をかけたくない中小企業におすすめです。
オンプレ型グループウエアのメリット・デメリット
続いてそれぞれのメリット・デメリットについて、さらに詳しくご説明します。
まずは、オンプレ型のメリット・デメリットです。
メリット１：カスタマイズしやすい
オンプレ型は既存のシステムとの統合性が高く、企業の運用方法に合わせてカスタマイズできる、自由度の高い製品が多くあります。特に運用方法、社内ルールが多様化・複雑化
しやすい大企業においては、カスタマイズ性の高いオンプレ型を導入することによって、
自社のニーズに合ったグループウエア構築を実現することができます。
メリット２：セキュリティが強固
社内のサーバーを活用して情報管理をするオンプレ型は、ウイルス感染や外部への情報漏洩のリスクを軽減できるセキュリティの強固さが大きな特徴です。そのため、機密性の高い情報を取り扱う企業で、セキュリティの面でクラウド型を導入できないという場合でも、オンプレ型のツールなら安心して導入することができます。
デメリット１：導入・運用が難しい
オンプレ型の導入に当たっては、サーバーやネットワークの準備、システムのカスタマイズなど環境を整えるまでに数週間~数か月の期間が必要です。すぐに運用を開始したくてもできない場合がありますので、余裕を持った導入期間の計画が必要です。また、オンプレ型では導入後、社内でのメンテナンスが必要になります。作業をするためにはSEが必須ですので、SEが居ない企業においてはオンプレ型の運用は難しいと言えるでしょう。
デメリット２：外出先では利用不可
オンプレ型では社内に設置されたシステムでの利用に限られます。システムによっては設定によりモバイルアクセスが可能になる物もありますが、煩雑な設定や追加の費用が必要になることが多く、基本的には外出先からの利用には適さないと考えた方がよいでしょう。
クラウド型グループウエアのメリット・デメリット
続いてクラウド型のメリット・デメリットをご説明します。
メリット１：導入・運用が簡単
クラウド型の場合サーバーを用意する手間がなく、PCとインターネットに接続できる環境さえあれば利用することが可能です。そのため、最短で即日~遅くとも数週間とオンプレ型と比較し短期間での導入が可能です。また、障害対応が発生した場合も基本的にはクラウド事業者がリモートで対応してくれるので、メンテナンスなどの難しい作業を社内で行う必要がなく安心して利用することができます。
メリット２：外出先でも利用可能
前述の通り、クラウド型はインターネットの接続環境さえあれば利用できますので、社内に限らず外出先からの利用も可能にし、PCだけでなくモバイルからのアクセスもできる利便性が特徴です。そのためモバイルから使用することも想定し、モバイル専用画面が用意されている製品も多く、どこにいてもスムーズに利用することができます。
デメリット１：カスタマイズしにくい
クラウド型では基本的にカスタマイズや既存のソフトウエアとの統合はできません。出来たとしても表示切替など限定的なもので、オンプレ型と比較し自由度は低めです。社内の運用方法に合わせたいと思ってもニーズによっては対応できないケースもあるので、予め確認する必要があります。
デメリット２：セキュリティ対策が必要
インターネット上のサーバーを利用するクラウド型では、社内サーバーで完結するオンプレ型よりも情報漏洩のリスクを伴います。近年ではクラウド型もセキュリティ技術が向上し安全性も高くなってきていますが、機密情報の取り扱いには、十分な対策をする方が安心でしょう。
提供形態別！ITトレンドおすすめグループウェア（12月20日時点）
オンプレ型・クラウド型、それぞれの特徴をご理解いただいたところで、グループウエア製品のご紹介をしていきます。
オンプレ・クラウド対応型グループウエア
株式会社NIコンサルティングが提供。場所を問わず、どんな端末からでも利用ができるマルチデバイス対応のグループウェアです。
- ・ワークフロー、テレワーク、経費精算機能を標準装備。SFA、経営コックピット等との連携も可。
- ・スマートデバイスにも対応した操作性。
- ・オンプレ型 10ユーザー58,000円～。クラウド型 1ユーザー月額380円～。
サイボウズ株式会社が提供。日本企業の文化に合うよう設計され、4,600社、200万人以上の導入実績を持つグループウェアです。
- ・経営指標、日常業務、伝達事項の一画面表示
- ・グループスケジューラー機能の搭載
- ・導入費用、月額料金は別途お問い合わせ。
富士通株式会社が提供。操作性とグループワーク機能の充実にこだわったグループウェアです。
- ・外部メールの対応履歴、進捗状況、対応担当者の共有ができる「窓口メール機能」
- ・YES・Yes・Noでの回答集計ができる「調査回答機能」
- ・4段階のセキュリティ対策機能を搭載。24時間356日対応のサポートセンターあり。
- ・導入費用、月額料金は別途お問い合わせ。
株式会社ネオジャパンが提供。導入後、現場ですぐに使える25のアプリケーションを標準搭載しており、380万人以上の導入実績があります。
- ・カスタムメイド型の業務アプリ作成ツールを搭載
-
- ・Web会議（ビデオ会議）機能を搭載
- ・オンプレ型 5ユーザー39,800円～。クラウド型 1ユーザー月額400円～。
オンプレ型グループウエア
株式会社大塚商会が提供。ワークフロー・文書管理・スケジュール管理・コミュニケーションの4つの機能を一度に搭載した統合型のグループウエアです。
- ・アイコン主体の機能表示、新着情報が一目で分かる画面レイアウト
- ・「業務ナビ機能」業務の手順の見える化を実現
- ・導入費用、月額料金は別途お問い合わせ。
クラウド型グループウエア
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供。低価格で、見やすく使いやすいシンプルな画面デザインに定評があり、305万ユーザー以上の導入実績があります。
- ・ID・パスワード認証、ファイアウォールなどの不正アクセス対策
- ・フリーダイヤルのコールセンターの設置（ユーザー全員が利用可能）
- ・初期費用無料 20ユーザー容量200MB 月額3,000円 最大3か月の無料期間あり
- ・超過料金 10ユーザーごとに月額1,000円、50MBごとに月額600円
株式会社OneTeamが提供。議題やテーマ別に情報を集約・共有し、オンラインで議論できるコミュニケーションツールです。
- ・議題別スレッド作成（既読機能あり）
- ・チャット機能を使用したオンライン議論の実現。
- ・初期導入費用10万円～。ユーザー数により月額料金800円～1,000円程度。
株式会社USEN ICT Solutionが提供。標準搭載のアプリだけでなく、「サイボウズoffice」「Enterprise Mail」などオプションで他ラインナップとの連携カスタマイズが可能です。
- ・契約容量に応じた料金体系
- ・セキュリティ強化 IPアドレス制限、SSL・BASIC認証を採用
- ・スタンダードコース 1ユーザー500円～。プレミアムコース 1ユーザー800円～。
株式会社アイアットOECが提供。企業内LANを活用し、スムーズな情報共有、コミュニケーションを実現するグループウエアです。
- ・ワークフロー、簡易データベース、営業日報管理、既存のシステムとの連携
-
- ・iPhoneアプリ まいスケジュールLiteとの同期
- ・1ユーザー500円～。101名以上の利用は特別料金、別途お問い合わせ。
株式会社USEN ICT Solutionが提供。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブなどビジネスに必要なGoogleのツールを揃えたグループウエアです。
- ・1アカウントあたり30GBの大容量（Gmail)
- ・アーカイブ機能、情報開示、情報ガバナンス機能付加（有料オプション）
- ・初期費用 1ドメインあたり20,000円。1アカウントあたり月額利用料600円～。
まとめ
今や大企業だけでなく、中小企業やグループ単位での利用など幅広い用途で導入が進むグループウエアは、業務の効率化にはなくてはならないツールと言っても過言ではありません。しかし、それぞれの製品の特徴をよく理解せずに導入し、失敗につながるケースも多くあります。オンプレ型・クラウド型それぞれのメリット・デメリットをよく理解し自社に合ったグループウエアを活用するようにしましょう。
