グループのサーバー管理はどうやって行う？
最初に、オンプレミス型・クラウド型それぞれのサーバー管理方法についてご紹介していきます。
自社でサーバー管理する「オンプレ型」
企業側で用意したサーバーにソフトウェアをインストールして管理するオンプレ型。社内の設備で情報の管理を行うので、外部への情報漏洩のリスクを軽減できます。サーバー・ソフトウェアの購入やライセンス料など初期費用が高額になりがちですが用途に合わせてカスタマイズしやすいという特徴があります。
社内ルールが多くカスタマイズが必須、外部へ社内情報を出せない、サーバー保守に人員を確保できる大企業などにおすすめです。
外部サーバーで管理する「クラウド型」
一方、インターネット上のサーバーを活用してソフトウェアを利用するクラウド型。ネット接続できる環境であればどこでも利用でき、サーバー設置や保守が不要なので低コストでの利用ができるという特徴があります。
スマートデバイスからもアクセスしたいという場合や初期費用を抑えたい企業、保守に人員をかけたくない中小企業におすすめです。
オンプレミス型グループウェアのメリット・デメリット
続いてそれぞれのメリット・デメリットについて、さらに詳しくご説明します。
まずは、オンプレミス型のメリット・デメリットです。
メリット１：カスタマイズしやすい
オンプレ型は既存のシステムとの統合性が高く、企業の運用方法に合わせてカスタマイズできる、自由度の高い製品が多くあります。特に運用方法、社内ルールが多様化・複雑化
しやすい大企業においては、カスタマイズ性の高いオンプレミス型を導入することによって、
自社のニーズに合ったグループウェア構築を実現できます。
メリット２：セキュリティが強固
社内のサーバーを活用して情報管理をするオンプレ型は、ウイルス感染や外部への情報漏洩のリスクを軽減できるセキュリティの強固さが大きな特徴です。そのため、機密性の高い情報を取り扱う企業で、セキュリティの面でクラウド型を導入できないという場合でも、オンプレミス型のツールなら安心して導入することができます。
デメリット１：導入・運用が難しい
オンプレミス型の導入に当たっては、サーバーやネットワークの準備、システムのカスタマイズなど環境を整えるまでに数週間~数か月の期間が必要です。すぐに運用を開始したくてもできない場合がありますので、余裕を持った導入期間の計画が必要です。
また、オンプレミス型では導入後、社内でのメンテナンスが必要になります。作業をするためにはSEが必須ですので、SEが居ない企業においてはオンプレミス型の運用は難しいと言えるでしょう。
デメリット２：外出先では利用不可
オンプレミス型では社内に設置されたシステムでの利用に限られます。システムによっては設定によりモバイルアクセスが可能になる物もありますが、煩雑な設定や追加の費用が必要になることが多く、基本的には外出先からの利用には適さないと考えた方がよいでしょう。
クラウド型グループウェアのメリット・デメリット
続いてクラウド型のメリット・デメリットをご説明します。
メリット１：導入・運用が簡単
クラウド型の場合サーバーを用意する手間がなく、PCとインターネットに接続できる環境さえあれば利用可能です。そのため、最短で即日~遅くとも数週間とオンプレミス型と比較し短期間での導入が可能です。
また、障害対応が発生した場合も基本的にはクラウド事業者がリモートで対応してくれるので、メンテナンスなどの難しい作業を社内で行う必要がなく安心して利用できます。
メリット２：外出先でも利用可能
前述の通り、クラウド型はインターネットの接続環境さえあれば利用できますので、社内に限らず外出先からの利用も可能にし、PCだけでなくモバイルからのアクセスもできる利便性が特徴です。そのためモバイルから使用することも想定し、モバイル専用画面が用意されている製品も多く、どこにいてもスムーズに利用することができます。
デメリット１：カスタマイズしにくい
クラウド型では基本的にカスタマイズや既存のソフトウエアとの統合はできません。出来たとしても表示切替など限定的なもので、オンプレミス型と比較し自由度は低めです。社内の運用方法に合わせたいと思ってもニーズによっては対応できないケースもあるので、予め確認する必要があります。
デメリット２：セキュリティ対策が必要
インターネット上のサーバーを利用するクラウド型では、社内サーバーで完結するオンプレミス型よりも情報漏洩のリスクを伴います。近年ではクラウド型もセキュリティ技術が向上し安全性も高くなってきていますが、機密情報の取り扱いには、十分な対策をする方が安心でしょう。
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オンプレミス型・クラウド型両方に対応のグループウェア２選
オンプレミス型・クラウド型、それぞれの特徴をご理解いただいたところで、オンプレミス型とクラウド型両方に対応したグループウェア製品のご紹介をしていきます。
Garoon（ガルーン） の比較ポイント
- 5,600社、270万人を超える導入実績
- 新入社員からベテラン社員まで皆が使えて教育コストや手間を削減
- システム担当者の業務負担を軽減する便利な管理機能
「Garoon」はユーザーの92%が「使いやすい」と回答したグループウェアです。コミュニケーションの基盤となるグループウェアは、みんなが使えることが絶対条件。Garoonでは、わかりやすい操作で高齢職員でも簡単に利用できるため、教育コストもかかりません。
desknet's NEO の比較ポイント
- 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
- AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
- グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載
「desknet's NEO」は390万人以上に利用されている、国産のグループウェアです。日経コンピュータの顧客満足度調査グループウェア部門で１位を獲得した実績のある製品で、1ユーザー当たり月額400円から利用可能です。運用管理に優れており、これまでの業務を大幅に効率化してくれます。
クラウド型のグループウェアについては以下の記事で紹介しています。
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グループウェアについて理解し、製品の導入を検討しよう
今や大企業だけでなく、中小企業やグループ単位での利用など幅広い用途で導入が進むグループウエアは、業務の効率化にはなくてはならないツールと言っても過言ではありません。しかし、それぞれの製品の特徴をよく理解せずに導入し、失敗につながるケースも多くあります。
オンプレミス型・クラウド型それぞれのメリット・デメリットをよく理解しグループウエアを活用しましょう。以下の記事では、人気の製品と選び方を詳しく解説しています。ぜひ読んで、自社に合ったシステムの導入を検討してみましょう。
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