グループウェアの機能一覧
グループウェアとは、情報共有やコミュニケーション、スケジュール管理といった機能を搭載したソフトウェアのことです。複数人での仕事を補助する機能を多く備えており、業務効率化に大きく貢献するツールとして、多くの企業で導入されています。具体的に以下のような機能があります。
それでは、グループウェアの機能の特長を一つずつ見ていきましょう。
１．コミュニケーションに関連する機能
グループウェアの代表的な機能であり、発端となったのがコミュニケーション機能です。それでは、コミュニケーションに関連する機能を紹介していきます。
Webメール機能
多くのグループウェアで中核機能となっているのがWebブラウザ上で利用できるメール機能です。端末に依存せず、グループウェア上でメールを受送信できるのがポイントです。迷惑メール対策が組み込まれている製品もあります。
チャット機能
グループやプロジェクトを指定して、いつでもメッセージの送受信や共有ができます。メールではつかみにくい業務の流れや進行具合も、チャット履歴を参照することで、いつでも確認可能。プロジェクトごとに異なるトークルームを利用できるため、メッセージが入り乱れて見失う心配もありません。
在席/離席確認機能
在席状況や外出先を表示します。社員がグループウェア上に滞在しているかどうか確認できるため、タイミングよく連絡することができるでしょう。また、タイムカードと連携することで、打刻時に自動的にグループウェアに反映され、社員の出社状況をリアルタイムで確認できます。
社内SNS機能
社内向けSNS機能です。「つぶやき」や「いいね」など、仕事関係から少し離れたカジュアルなコミュニケーションにも向いているでしょう。全社連絡などのトップダウンとは違い、社員から役員に対するコミュニケーションも行うことができます。
メモ機能
一般的に、PCのメモ機能はオフライン上で作成されるため、PCを開かないとメモの内容を確認することはできません。しかし、グループウェアのメモ機能は、オンライン上に保存されるため、外出先やスマホ・タブレットからも確認、利用できるメリットがあります。
掲示板機能
全社的に共有しておきたい情報を掲示板上にアップすることで社員全員が確認できる機能です。基本的にトップ画面で閲覧できるため、重要情報も見逃すことが大幅に減るでしょう。掲示板に掲載する情報には、以下のようなものが挙げられます。
- ・人事情報
- ・社内ニュース
- ・災害時の緊急連絡
- ・来客情報
Web会議機能
グループウェアには、オンライン上で簡単な会議ができるWeb会議機能を搭載している製品もあります。社内・社外を問わず会議ができるため、リモートワークや出張先からの会議参加も可能となり、働き方改革の促進につながるでしょう。
２．情報共有に関連する機能
コミュニケーション機能に並んでグループウェアの重要な機能となっているのが情報共有機能です。グループ間でファイルや各種情報を共有できます。それでは、情報共有の機能を紹介していきます。
ファイル共有機能
グループ、プロジェクト、組織ごとに資料、写真、ドキュメントを整理し格納し、共有できる機能を搭載しています。クラウドへの登録も可能です。アクセス制限やバージョン管理が搭載されている製品もあります。また、いつでもどこでも必要な情報にアクセスできるため、時間の短縮が可能です。
レポート機能
営業報告書や打ち合わせの議事録など、従来紙ベースで提出していた報告書を、グループウェア上の専用フォーマットに入力するだけで提出でき、その内容を共有できます。これによって、外出先や商談を行った場所からリアルタイムで報告を行えるため、内容も新鮮で正確なものになるでしょう。
議事録作成機能
議事録を作成し、参加者に共有します。これにより会議中、メモに気を取られる心配もありません。また、会議前にアジェンダを作成し、参加メンバーに共有しておくことも可能です。
アドレス帳機能
グループ、プロジェクト、組織ごとに連絡先を共有します。取引先の連絡先も登録できます。登録した取引先の情報を検索できるため、連絡先へのアクセススピードが向上します。
組織図共有機能
組織構成情報を共有します。組織構成が一目でわかることで、誰がどのプロジェクトにかかわっているのかがわかり、コミュニケーションが円滑になるでしょう。また、社員のデスク配置図をビジュアルに表示することで、顔と場所を把握できます。
プロジェクト管理機能
シンプルなプロジェクト管理が可能です。
メンバーを登録し、情報やスケジュールを共有することで各タスクの進捗率や現在の状況、終了予定日を確認できるので、プロジェクトの進捗管理を可視化できます。
アンケート機能
アンサーシートの作成、配布、集計をします。利用シーンとしては社員の意識調査やアイデアの募集、社内テストなどがあり、社内環境の向上やモチベーションアップにつなげる施策ができるでしょう。集計機能がついているシステムもあるので、回答結果の分析も簡単です。
３．業務効率化・生産性向上に関連する機能
オフィス業務を効率化し、生産性を向上します。
ワークフロー機能
さまざまな申請業務を自動化し、効率化を図る機能です。申請に必要な書類や承認ルートの選択ミスがなくなり、申請→承認→決裁までのフローが自動化されます。管理者もインターネット環境下であれば、グループウェアにアクセスして外出先での承認ができるため、未承認案件が溜まりがちといった事態の改善にもつながります。
具体的には以下のような書類の申請が効率化できます。
タイムカード機能
出退勤時間を記録・集計し、勤怠管理システムに受け渡す機能です。指定ネットワーク以外からの打刻を禁止できる機能もあるので、社外からの不正打刻を防ぐこともできます。
経費精算機能
申請書の提出、承認だけでなく、出張の際などの交通費・宿泊費や経費の仮払いなどができます。社内で発生する色々な経費の申請、承認、処理のフローを電子化できるシステムもあるので、経費精算を可視化し、不正や漏れも防止できるでしょう。
施設予約機能
会議室やプロジェクタなど、施設や機材の予約管理ができます。スケジュールと連動できるので、施設予約と同時に、メンバーの予定も登録できます。また、同時間帯の予約の重複の防ぐことができます。
日報機能
営業活動や保守作業などの報告を行うことができます。プロジェクト管理と連携して、進行管理が可能となります。CRMシステム（顧客管理）やSFA（営業支援）との連携ができる製品もあります。
スケジュール管理機能
個人のスケジュール管理のみでなく、メンバーのスケジュールを共有、確認できます。各従業員のスケジュールが可視化されるため業務の割り振りがしやすくなり、計画通りに業務を進めることが可能になり、時間を有効活用できるようになります。
ToDo機能
やるべきことをリストにして、優先順位をつけたり、進捗状況を管理します。期限を設定し、アラート通知をオンにすることで、期日への遅れを大幅に減らせるでしょう。この機能を使うことで、自分の業務に効率的に取り組むことができ、業務効率化につながります。
４．その他の機能
上記以外にもグループウェアは様々な機能を搭載しています。その例を見ていきましょう。
ポータル画面
グループウェアのトップページで主要な情報を一覧できるようにします。掲示板、メール、スケジュールなどの利用頻度の高い情報を選定できます。業務システムと連携してメニュー表示できる製品もあります。
安否確認
緊急時や災害時の安否確認をします。東日本大震災以降に機能追加されるようになりました。この機能で、災害時の全社対応や安否確認が迅速にできるようになります。
これらの機能はほとんどの製品に標準機能として備わっていますが、一部搭載していない製品もありますので、導入前には入念なチェックが必要です。以下の記事ではグループウェア製品を多数紹介していますので、参考にしてみてください。
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グループウェアは本当に必要？
グループウェアはさまざまな機能を搭載しており、機能が充実している製品は、それだけ導入費用が高くなります。グループウェアの機能は課題解決のために有効なのでしょうか。２つの側面から解説していきます。
単体の機能だけで十分な場合は再検討！
グループウェアは従業員同士のコミュニケーションの活性化を図り、業務の効率化や生産性の向上をはかるものです。もし、自社でワークフローの効率化を図り内部統制強化を実現したいのであれば、グループウェアに搭載されているワークフローの機能では不十分でしょう。そのような場合、グループウェアではなくワークフローシステムの導入を検討すべきです。
またグループウェアは多機能ゆえ、機能を十分に活かすことができずに無駄な運用コストが生じてしまうケースも多く見られます。そのようにならないためにも業務を洗い直し、自社に必要な機能は何かを再検討することが大切です。
複数の機能が必要な場合はグループウェア！
企業は成長にするにつれ、共有するべき情報が増えていきます。複数拠点を構える企業の場合、情報の共有や従業員同士のコミュニケーションを維持することがポイントになってきます。このように、迅速な情報の伝達やコミュニケーションの維持など、さまざまな機能が必要な場合はグループウェアの導入を検討すべきでしょう。
グループウェアの機能を活用すれば、時間が合わない従業員とコミュニケーションをとることができます。また、全従業員と情報の共有ができるため、経営意思決定のスピード化が図れます。グループウェアにより、情報伝達遅れやコミュニケーション不足による組織全体の統率が乱れるリスクを抑えてくれるでしょう。
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機能を理解して、自社に合ったグループウェアを導入しよう
グループウェアはクラウドから提供されるリーズナブルな価格の製品も増加しています。選定に当たっては業務を洗い直し、自社に必要な機能をピックアップすることが大切です。製品について詳しく知りたい方は資料請求するなどして、自社に合ったシステムの導入を検討してみましょう。
