便利な機能が満載、グループウェアの機能一覧

グループウェアの機能一覧

コミュニケーションに関連する機能

グループウェアの代表的な機能であり、発端となったのがコミュニケーション機能です。

●Webメール

　多くのグループウェアで中核機能となっているのがWebブラウザ上で利用できるメールです。
　現在ではグループウェアから切り離されて独立して提供されているほどです。
　迷惑メール対策が組み込まれている製品もあります。

●チャット

　グループやプロジェクトを指定して、メッセージの送受信や共有ができます。

●在席/離席確認

　在席状況や外出先を表示します。不在者への伝言登録でもできます。

●社内SNS

　社内向けSNS機能です。
　「つぶやき」や「いいね」など、少しカジュアルなコミュニケーションに向いています。

●メモ

　PCのメモ機能と違い、外出先や別の端末からも確認、利用できるメリットがあります。

情報共有に関連する機能

グループ間でファイルや各種情報を共有できます。
情報共有の機能一覧を紹介します。

●ファイル共有

　グループ、プロジェクト、組織ごとに資料、写真、ドキュメントを整理し格納します。
　ライブラリ機能とも呼ばれます。クラウド上に登録することもできます。
　アクセス制限やバージョン管理が搭載されている製品もあります。

●回覧・レポート

　メッセージや情報を回覧したり、報告書を提出します。回覧状況の確認も可能です。
　インフォメーションとも呼ばれ、社内広報などにも利用されます。

●議事録

　議事録を作成し、参加者に共有します。

●アドレス帳

　グループ、プロジェクト、組織ごとに連絡先を共有します。
　取引先の連絡先も登録できます。情報の検索も可能です。

●人員構成図

　組織構成情報を共有します。
　社員のデスク配置図をビジュアルに表示し、顔と場所を把握できます。

●電子掲示板（BBS）・電子会議

　メッセージや情報の回覧。1つのテーマで情報共有したり、意見交換することができます。
　新たなアイディアの創造やナレッジの共有が可能となります。

●プロジェクト管理

　シンプルなプロジェクト管理が可能となります。
　メンバーを登録し、情報やスケジュールを共有します。

●アンケート

　アンサーシートの作成、配布、集計をします。

業務効率化・生産性向上に関連する機能

オフィス業務を効率化し、生産性を向上します。

●ワークフロー

　各種申請を電子化します。グループウェアの代表的な機能の1つです。

●タイムカード

　出退勤時間を記録・集計し、勤怠管理システムに受け渡します。

●経費精算

　出張の際などの交通費・宿泊費や経費の仮払いなどを申請します。

●施設予約

　会議室やプロジェクタなど、施設や機材の予約管理をします。

●日報

　営業活動や保守作業などの報告を行うことができます。
　プロジェクト管理と連携して、進行管理が可能となります。
　CRM（顧客管理）やSFA（営業支援）との連携ができる製品もあります。

●スケジュール管理

　個人のスケジュール管理のみでなく、メンバーのスケジュールを共有、確認できます。

●ToDo

　やるべきことをリストにして、優先順位をつけたり、進ちょく状況を管理します。

その他の機能

●ポータル画面

　グループウェアのトップページで主要な情報を一覧できるようにします。
　掲示板、メール、スケジュールなどの利用頻度の高い情報を選定できます。
　業務システムと連携してメニュー表示できる製品もあります。

●安否確認

　緊急時や災害時の安否確認をします。
　東日本大震災以降に機能追加されるようになりました。

●運用管理機能

　メンバーの追加/削除や、グループの作成/参加などを管理します。
　アクセス権など、セキュリティ機能も用意されています。

まとめ　−多彩な機能を身近に

クラウドから提供されるリーズナブルな価格の製品も増加しています。
選定に当たっては必要な機能をピックアップし、機能一覧を作って○×式で絞っていきましょう。