グループウェアの機能一覧｜できることを一気にご紹介

グループウェアの機能一覧

早速ですが、グループウェアでできることとして、機能を一気にご紹介していきます。自社に置き換えてこの機能は使えそうだな。などを選定していくととても有効な時間になります。それでは、見て行きましょう。

1．コミュニケーションに関連する機能

グループウェアの代表的な機能であり、発端となったのがコミュニケーション機能です。

Webメール機能

多くのグループウェアで中核機能となっているのがWebブラウザ上で利用できるメールです。現在ではグループウェアから切り離されて独立して提供されているほどです。迷惑メール対策が組み込まれている製品もあります。

チャット機能

グループやプロジェクトを指定して、メッセージの送受信や共有ができます。

在席/離席確認

在席状況や外出先を表示します。不在者への伝言登録でもできます。

社内SNS

社内向けSNS機能です。「つぶやき」や「いいね」など、少しカジュアルなコミュニケーションに向いています。

メモ

PCのメモ機能と違い、外出先や別の端末からも確認、利用できるメリットがあります。

2．情報共有に関連する機能

グループ間でファイルや各種情報を共有できます。情報共有の機能一覧を紹介します。

ファイル共有

グループ、プロジェクト、組織ごとに資料、写真、ドキュメントを整理し格納します。ライブラリ機能とも呼ばれます。クラウド上に登録することもできます。アクセス制限やバージョン管理が搭載されている製品もあります。

回覧・レポート

メッセージや情報を回覧したり、報告書を提出します。回覧状況の確認も可能です。 インフォメーションとも呼ばれ、社内広報などにも利用されます。

議事録

議事録を作成し、参加者に共有します。

アドレス帳

グループ、プロジェクト、組織ごとに連絡先を共有します。取引先の連絡先も登録できます。情報の検索も可能です。

人員構成図

組織構成情報を共有します。社員のデスク配置図をビジュアルに表示し、顔と場所を把握できます。

電子掲示板（BBS）・電子会議

メッセージや情報の回覧。1つのテーマで情報共有したり、意見交換することができます。新たなアイディアの創造やナレッジの共有が可能となります。

プロジェクト管理

シンプルなプロジェクト管理が可能となります。 メンバーを登録し、情報やスケジュールを共有します。

アンケート

アンサーシートの作成、配布、集計をします。

3．業務効率化・生産性向上に関連する機能

オフィス業務を効率化し、生産性を向上します。

ワークフロー

各種申請を電子化します。グループウェアの代表的な機能の1つです。

タイムカード

出退勤時間を記録・集計し、勤怠管理システムに受け渡します。

経費精算

出張の際などの交通費・宿泊費や経費の仮払いなどを申請します。

施設予約

会議室やプロジェクタなど、施設や機材の予約管理をします。

日報

営業活動や保守作業などの報告を行うことができます。プロジェクト管理と連携して、進行管理が可能となります。CRM（顧客管理）やSFA（営業支援）との連携ができる製品もあります。

スケジュール管理

個人のスケジュール管理のみでなく、メンバーのスケジュールを共有、確認できます。

ToDo

やるべきことをリストにして、優先順位をつけたり、進ちょく状況を管理します。

4．その他の機能

ポータル画面

グループウェアのトップページで主要な情報を一覧できるようにします。掲示板、メール、スケジュールなどの利用頻度の高い情報を選定できます。業務システムと連携してメニュー表示できる製品もあります。

安否確認

緊急時や災害時の安否確認をします。東日本大震災以降に機能追加されるようになりました。

運用管理機能

メンバーの追加/削除や、グループの作成/参加などを管理します。アクセス権など、セキュリティ機能も用意されています。

まとめ　多彩な機能を身近に

クラウドから提供されるリーズナブルな価格の製品も増加しています。
選定に当たっては必要な機能をピックアップし、機能一覧を作って○×式で絞っていきましょう。