おすすめクラウド型グループウェアを比較
ではさっそく、ITトレンド編集部がおすすめするクラウド型グループウェアを紹介します。
なお、人気が高いグループウェアを見たいという方は以下のボタンからすぐにご覧いただけます。
《J-MOTTOグループウェア》のPOINT
- 1人当たり150円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
『J-MOTTOグループウェア』は、容量200MBまで、20ユーザーで月額3,000円という低価格ながら、25種類の便利な機能と運用サポートが標準搭載のグループウェアです。ユーザーや容量は段階的に追加できるため、柔軟な拡張ができます。
スケジュール管理やWebメール、ワークフロー、電子会議室など、基本機能を網羅しています。運用サポートは全ユーザーが利用でき、コールセンターで対応してくれます。活用方法のセミナーも開催しており、無料で参加が可能です。
- こんな場合におすすめ！
- ■従業員10名以上1,000名未満の企業
- ■グループウェアの操作や運用に不安がある
《Garoon》のPOINT
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
『Garoon』は、教育コストをかけずに誰でも使えるグループウェアです。6,000社、280万人で導入された実績があり、92％のユーザーが「使いやすい」と評価しています。
スケジュールや掲示板、施設予約など、グループウェアの基本機能を搭載しているほか、カスタマイズ性やシステムの連携性に優れているので大企業でも導入できます。また、多言語対応で、海外拠点とのコミュニケーションもスムーズになるでしょう。
- こんな場合におすすめ！
- ■スケーラビリティや使いやすさを重視している
- ■海外進出を目指している中堅・大規模組織
《Coo Kai アプリ４選》のPOINT
- Microsoft 365をお客様仕様にするアドオンアプリケーション
- お客様の社内システム・文化に合わせてカスタマイズ・移行・運用
- Microsoftゴールドパートナーの総合IT企業が提供
『Coo Kai for Office 365』は、Microsoft 365に機能を追加できるクラウド型アドオンアプリケーションです。Microsoft 365にはアドレス帳やカレンダーなど標準搭載されている機能がありますが、この製品は組織階層型でアドレス帳やカレンダーを表示するため、より使いやすくなるでしょう。
そのほか、社内向けの掲示板やメールの誤送信防止機能なども追加できます。掲示板への追記や修正が簡単に行え、メールを送信する前にはアラートが表示されて強制的にチェックを促すのでミスを徹底的になくせます。
- こんな場合におすすめ！
- ■Microsoft 365を導入している
- ■Microsoft 365をもっと使いこなしたい
《desknet's NEO》のPOINT
- 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
- AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
- グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載
『desknet's NEO』は、430万人以上のユーザーに利用されているグループウェアです。自社に合う業務アプリをノンプログラミングで作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れています。
スケジュールや設備予約、Web会議、プロジェクト管理、アンケート、安否確認など、27の機能を標準装備しています。カスタマイズなしでも利用可能です。定期的にバージョンアップを行い、ニーズに応えている点も魅力でしょう。
- こんな場合におすすめ！
- ■カスタマイズ性を重視している
- ■運用し続けられるグループウェアを探している
《HotBiz8》のPOINT
- 一人 55円～利用できるクラウド型グループウェア
- 自由にカスタマイズ可能なワークフローを搭載
- 60日間 無料でお試し
『HotBiz8』は、低コストで導入できるクラウド型グループウェアです。200名までなら何人で利用しても定額10,000円なので、１人あたり月額50円にコストを抑えられます。
メッセージ機能やワークフロー機能などを搭載しており、アプリ「BizAccess」と連携すればスマートフォンにもメッセージの通知が届きます。ワークフロー機能においては、申請フォームのテンプレートをカスタマイズして、自社仕様にすることが可能です。承認経路の設定や代理承認にも対応しており、比較的柔軟性があります。
- こんな場合におすすめ！
- ■システムの運用コストを極力抑えたい
- ■コミュニケーションや情報共有だけでなく、ワークフローも円滑にしたい
「Google Workspace（旧：G Suite）」
製品・サービスのPOINT
- 無料ではじめることも可能！企業での導入負担が小さい
- チームでの連携を高める機能が豊富！遠隔地にいても問題なし
- 管理者機能で社員のアカウントを一元管理！大切な情報を守る
『Google Workspace（旧:G Suite）』は、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Meet（Web会議）など、Googleのサービスと連携できるクラウド型グループウェアです。
Googleドライブ内にはドキュメントやスプレッドシート、スライドなど、業務に必要なツールが搭載されており、オンライン上での同時編集ができます。管理コンソールで各ツールのセキュリティを一括管理できるので、セキュリティも安心でしょう。
- こんな場合におすすめ！
- ■GoogleスプレッドシートやGmailなどをよく使う
- ■グループウェア上でドキュメント作成も行いたい
《Microsoft365》のPOINT
- なじみのあるOfficeアプリをどこでも利用可能！
- 紙は不要！業務プロセスをシステム上で自動化
- 高度なセキュリティ機能でさまざまなリスクに対応！
『Microsoft365』は、WordやExcel、Outlook、Microsoft TeamsなどのOfficeアプリをクラウド上で利用できるソリューションです。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでもアプリを使えます。
メールやカレンダー、チャット、タスクなどさまざまなアプリ、情報を集約しているので、情報共有や共同編集も容易です。セキュリティにも配慮されており、暗号化やアクセス制限、多要素認証など機能が充実しています。
- こんな場合におすすめ！
- ■Officeアプリをよく使う
- ■セキュリティを強化したい
《StarOffice》のPOINT
- 40年の歴史に支えられたソリューションが魅力！
- 豊富なプランの中から自社に最適なものを選択可能！
- 全国約400もの保守拠点が徹底サポート！
「StarOffice」は、日本電気株式会社が提供する国産グループウェアです。サポートやセキュリティの強化に力を入れており、全国に約400の保守拠点があり、24時間365日対応可能です。
グループウェアの機能はほかの製品と比較すると少なく感じますが、掲示板やスケジュール管理、文書管理、施設予約、WebAPIなど、基本機能は搭載されています。
- こんな場合におすすめ！
- ■トラブル発生時、ベンダーにはすぐ対応してほしい
- ■信頼性の高い製品を探している
以下の記事では、主要グループウェアを国内製・海外製に分類して比較しています。ITトレンド内の資料請求数ランキングTOP３も紹介しているので、違う視点からも比較検討してみたい方はぜひご覧ください。
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【比較表】クラウド型グループウェアの一覧
ここまで紹介したクラウド型グループウェアを一覧表にまとめました。製品の詳細ページによって提示している価格がバラバラですが、この一覧表では初期費用・一人あたりの月額費用を比較しやすいようにしています。また、製品によって差がある機能をピックアップして、機能の有無を独自に調べました。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
クラウド型グループウェアの選び方
多くの製品の中から「これがベスト！」といえるグループウェアを選ぶのは簡単ではありません。しかし、選び方のポイントを押さえておけば、自社が求めるものに極めて近い製品を導入できるでしょう。
では、クラウド型グループウェアの選び方を解説します。
運用コストが自社に見合っているか
クラウド型グループウェアは初期費用が安いもしくは無料であるのが特長ですが、毎月定額のシステム利用料を支払うことになります。当然のことながら、容量が大きく機能が多彩なシステムほど高価です。過度にハイスペックなシステムを導入した結果、毎月容量が大量に余り、無駄なコストがかかっているということも起こりがちです。
これを防ぐために、自社がどの機能を必要としているのか、使うデータ容量はどのくらいなのかを事前に把握しておきましょう。
使いやすさ、画面の見やすさは十分か
システムの使いやすさや画面の見やすさが十分か、しっかりと確認しましょう。また、グループウェア導入目的の一つである情報共有の効率化を達成するためにも、社員の目に強制的に情報が入るような掲示板機能などがあるとよいです。
また、スマートフォン対応のグループウェアを選びましょう。外出先やWi-Fiのない環境で利用できなければ、情報共有が遅れてしまうからです。中にはスマホアプリに対応した製品もあります。以下の記事では、スマホアプリ対応のグループウェアをいくつか紹介しているのでぜひご覧ください。
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サポート体制は十分か
グループウェア製品を導入したあとにも、ベンダーのサポートがしっかりと受けられるかどうかも確認しましょう。導入直後は小さなトラブルや使い方に関する疑問を解決できず時間をロスしてしまうことも考えられます。導入前にベンダーに問い合わせ、サポート体制が充実している製品を選定しましょう。
セキュリティ対策は十分か
クラウド型のグループウェアを導入するうえで気になるのがセキュリティ対策です。グループウェア上で重要情報や機密情報を取り扱うため、暗号化に対応しているかどうか、また万一のためにバックアップがしっかりと取れるかどうかといった確認が必要になります。
これらのポイントを確かめる際に利用すべきなのが無料トライアルです。多くのベンダーが導入前の無料トライアル期間を設けています。また、最初から有料製品を導入するのはちょっと…という方は、無料で使えるグループウェアを検討するのも手です。使える機能は制限されるものの、グループウェアとは何かを理解するには十分でしょう。
以下の記事では無料で使えるグループウェアを紹介していますので、気になる方は参考にしてください。
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そもそもクラウド型グループウェアとは
グループウェアとは、組織内の情報共有・コミュニケーション活性化を目的として導入されるツールです。メールや掲示板、カレンダー、ファイル共有、レポートなどの機能が搭載されており、他の社員とのやりとりや予定の確認などはすべてグループウェア上で行えるようになっています。
また、情報共有、コミュニケーションにかかわる機能以外に、勤怠管理、ワークフロー、設備予約機能など、業務効率化につながる機能を搭載しています。社内ポータルのように「業務を開始したらまずグループウェアを開く」という運用がされている場合も多いです。
最近はクラウド型のグループウェアが主流になっており、今回紹介した製品はすべてスマホからもグループウェアにアクセスが可能です。オンプレミスと比較してみても、システムの連携において少しデメリットがあるだけで、コストやメンテンナンスの面からみるとメリットが多いでしょう。
|
メリット |
デメリット |
| クラウド |
・初期費用が無料の場合が多い
・サーバ環境の整備不要、すぐ利用開始できる |
・システム連携などの柔軟性に欠ける |
| オンプレミス |
・自社仕様のシステムを構築できる |
・導入、メンテンナンスにコストがかかる
・保守管理も自社内で行うので、人員の確保が必要 |
なお、グループウェアの機能は幅広いので、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひこちらもご覧ください。
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まずは資料請求をして詳細を比較しよう
繰り返しになりますが、最適なグループウェアを導入するには、各製品をしっかりと比較し、特長や機能などを見極めることが重要です。
機能の見極めには無料トライアルの利用が有効です。無料トライアルに関する情報は、以下のボタンから資料請求することでご覧いただけます。導入前に一度資料を請求し、複数のグループウェアを比較しましょう。
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