人気クラウド型グループウェア８選を徹底比較！選び方も徹底解説

おすすめクラウド型グループウェアを比較

では早速、ITトレンド編集部がおすすめするクラウド型グループウェアを比較していきます。

J-MOTTOグループウェア

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

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J-MOTTOグループウェア の比較ポイント

• 社内の情報共有を推進し業務の効率化を進めたい企業
• グループウェアを格安で導入したい企業
• 使って便利な25機能が標準装備！

『J-MOTTOグループウェア』は、容量200MBまで、20ユーザーで月額3,000円という低価格ながら、25種類の便利な機能と運用サポートが標準搭載のグループウェアです。ユーザーや容量は段階的に追加できるため、柔軟な拡張ができます。

スケジュール管理やWebメール、ワークフロー、電子会議室など、基本機能を網羅しています。運用サポートは全ユーザーが利用でき、コールセンターで対応してくれます。活用方法のセミナーも開催しており、無料で参加が可能です。

J-MOTTOグループウェアの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

Garoon

サイボウズ株式会社

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Garoon の比較ポイント

• 5,800社、280万人を超える導入実績
• 新入社員からベテラン社員まで皆が使えて教育コストや手間を削減
• システム担当者の業務負担を軽減する便利な管理機能

『Garoon（ガルーン）』は、教育コストをかけずに誰でも使えるグループウェアです。5,800社、280万人で導入された実績があり、92％のユーザーが「使いやすい」と評価しています。

グループウェアの基本機能を搭載しているほか、カスタマイズ性やシステムの連携性に優れているので大企業でも導入できます。

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desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

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desknet's NEO の比較ポイント

• 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
• AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
• グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載

『desknet's NEO』は、430万人以上のユーザーに利用されているグループウェアです。自社に合う業務アプリをノンプログラミングで作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れています。

27の機能を標準装備しているので、カスタマイズなしでも利用を開始できます。定期的にバージョンアップを行ってニーズに応えている点も魅力です。

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Coo Kai for Office 365

株式会社ピーエスシー

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Coo Kai for Office 365 の比較ポイント

• Office 365をお客様仕様にするアドオンアプリケーション
• お客様の社内システム・文化に合わせてカスタマイズ・移行・運用
• Microsoftゴールドパートナーの総合IT企業が提供

『Coo Kai for Office 365』は、Microsoft社のOffice 365に機能を追加できるクラウド型アドオンアプリケーションです。Office 365にはアドレス帳やカレンダーなど標準搭載されている機能がありますが、この製品は組織階層型でアドレス帳やカレンダーを表示するのでより使いやすくなるでしょう。

そのほか、社内向けの掲示板やメールの誤送信防止機能なども追加できます。Office 365を導入していて、生産性向上を目指している企業に最適です。

Coo Kai for Office 365の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

HotBiz8

株式会社ASJ

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HotBiz8 の比較ポイント

• 一人　55円～利用できるクラウド型グループウェア
• 自由にカスタマイズ可能なワークフローを搭載
• 60日間　無料でお試し

『HotBiz8』は、低コストで導入できるクラウド型グループウェアです。200名までなら何人で利用しても定額10,000円なので、１人あたり月額50円にコストを抑えることができます。

メッセージ機能やワークフロー機能などを搭載しており、アプリ「BizAccess」と連携すればスマートフォンにもメッセージの通知が届きます。ワークフロー機能においては、申請フォームのテンプレートをカスタマイズして、自社仕様にすることが可能です。

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「Google Workspace（旧：G Suite）」

グーグル合同会社

「Google Workspace（旧：G Suite）」 の比較ポイント

• 無料ではじめることも可能！企業での導入負担が小さい
• チームでの連携を高める機能が豊富！遠隔地にいても問題なし
• 管理者機能で社員のアカウントを一元管理！大切な情報を守る

『Google Workspace（旧:G Suite）』は、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Meet（Web会議）など、Googleのサービスと連携できるクラウド型グループウェアです。

Googleドライブ内にはドキュメントやスプレッドシート、スライドなど、業務に必要なツールが搭載されており、オンライン上での同時編集ができます。管理コンソールで各ツールのセキュリティを一括管理できるので、セキュリティも安心でしょう。

「Google Workspace（旧：G Suite）」の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

Microsoft365

日本マイクロソフト株式会社

Microsoft365 の比較ポイント

• なじみのあるOfficeアプリをどこでも利用可能！
• 紙は不要！業務プロセスをシステム上で自動化
• 高度なセキュリティ機能でさまざまなリスクに対応！

『Microsoft365』は、WordやExcel、Outlook、Microsoft TeamsなどのOfficeアプリをクラウド上で利用できるソリューションです。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでもアプリを使えます。

メールやカレンダー、チャット、タスクなどさまざまなアプリ、情報を集約しているので、情報共有や共同編集も容易です。セキュリティにも配慮されており、暗号化やアクセス制限、多要素認証など機能が充実しています。

Microsoft365の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

東証一部上場（証券コード：9416）株式会社ビジョンが提供する『JANDI』は、クラウドコミュニケーションツールです。チャット機能、トーク機能はもちろん、ファイル共有やToDoリスト管理などの機能により作業効率が上がるでしょう。

また、Trello・JIRA・Googleカレンダーや、同社の勤怠管理システムなどと連携可能です。

『smile it! 365（Microsoft 「Office 365」＋ サポートサービス）』は、MicrosoftのOffice365を導入したい企業向けの支援サービスです。Office365とはWebメールやWeb会議、ファイル共有などの機能を搭載したグループウェアのことです。

smile it! 365では、Office365の導入にあたって社内に専任者がおらず困っている企業に向けて、ライセンスの手配や初期設定、操作方法などのQA対応を行っています。導入パターンをいくつか用意しているので、無駄のないサポートを受けられます。

『Liferay DXP』は、大企業向けの社内ポータル構築ソフトウェアです。社内用のポータルサイトのほか、部署やチームごとに子サイトを構築することで、情報共有が円滑になるでしょう。Salesforce、Office 365、勤怠管理システムなどと連携が可能で、あらゆるデータを集約するので情報共有がしやすくなります。

直感的に操作でき、多言語対応なので、誰でも使える点もメリットです。世界2,500社以上で導入された実績もあり、信頼できる製品といえます。

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【比較表】クラウド型グループウェア製品の一覧

ここまで紹介したクラウド型グループウェア製品を一覧表にしました。価格や利用規模を比較してみましょう。

クラウド型グループウェアの選び方

多くの製品の中から「これがベスト！」といえるグループウェアを選ぶのは簡単ではありません。しかし、選び方のポイントを押さえておけば、自社が求めるものに極めて近い製品を導入できるでしょう。

では、クラウド型グループウェア製品をどのようなポイントに気をつけて選べばいいのか、解説していきます。

運用コストが自社に見合っているか

クラウド型のグループウェアは初期費用が安いもしくは無料であるのが特長ですが、毎月定額のシステム利用料を支払うことになります。当然のことながら、容量が大きく機能が多彩なシステムほど高価です。過度にハイスペックなシステムを導入した結果、毎月容量が大量に余り、無駄なコストがかかっているということも起こりがちです。

これを防ぐために、自社がどの機能を必要としているのか、使うデータ容量はどのくらいなのかを事前に把握しておきましょう。

使いやすさ、画面の見やすさは十分か

システムの使いやすさや画面の見やすさが十分か、しっかりと確認しましょう。また、グループウェア導入目的の一つである情報共有の効率化を達成するためにも、社員の目に強制的に情報が入るような掲示板機能などがあることもポイントになります。

また、スマートフォン対応のグループウェアを選びましょう。外出先やWi-Fiのない環境で利用できなければ、情報共有が遅れてしまうからです。

サポート体制は十分か

グループウェア製品を導入したあとにも、ベンダーのサポートがしっかりと受けられるかどうかも確認しましょう。導入直後は小さなトラブルや使い方に関する疑問を解決できず時間をロスしてしまうことも考えられます。

導入前にベンダーに問い合わせ、サポート体制が充実している製品を利用するようにしましょう。

セキュリティ対策は十分か

クラウド型のグループウェアを導入するうえで気になるのがセキュリティ対策です。グループウェア上で重要情報や機密情報を取り扱うため、暗号化に対応しているかどうか、また万一のためにバックアップがしっかりと取れるかどうかといった確認が必要になります。

これらのポイントを確かめる際に利用すべきなのが無料トライアルです。多くのベンダーが導入前の無料トライアル期間を設けています。また、最初から有料製品を導入するのはちょっと…という方は、無料で使えるグループウェアを検討するのも手です。機能は制限されるものの、グループウェアとは何かを理解するには十分でしょう。

以下の記事では無料で使えるグループウェアを紹介していますので、気になる方は参考にしてください。

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グループウェアとは？

グループウェアとは、業務効率化のために組織内の情報共有・コミュニケーション活性化を目的として導入されるツールです。メールや掲示板、カレンダー、ファイル共有、レポートなどの機能が搭載されており、他の社員とのやりとりや予定の確認などはすべてグループウェア上で行えるようになっています。

また、情報共有、コミュニケーションにかかわる機能以外に、勤怠管理、ワークフロー、設備予約機能など、業務効率化につながる機能を搭載しています。社内ポータルのように「業務を開始したらまずグループウェアを開く」という運用がされている場合も多くあります。

グループウェアの機能については以下の記事をご覧ください。

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クラウド型のメリット・デメリット

先程も軽く触れましたが、グループウェアにはクラウド型とオンプレミス型という２つの導入形態があります。この違いをしっかりと理解することで、クラウド型グループウェアの特徴がはっきりと浮かび上がってきますので、それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。

ではまず、クラウド型のメリット・デメリットから説明していきます。

メリット：初期費用が安く、すぐに利用開始できる

クラウド型グループウェアの初期費用は無料の場合が多く、基本的にオンプレミス型に比べ安価に設定されています。ツールをインストールするためのサーバー費用も不要であるため、オンプレミス型と比較して低コストで導入できるでしょう。

また、オンプレミス型の場合はサーバーの構築、ツールのインストールなどの初期設定を行う必要がありますが、クラウド型であればその必要はありません。アカウントを発行すれば、すぐにログインして使い始められます。

デメリット：カスタマイズの柔軟性に欠ける

グループウェアのデータは、サービス提供会社のサーバーに保管されています。そのため、社内システムとの連携や、自社独自のカスタマイズはオンプレミス型に比べて難しいと考えておいたほうが良いでしょう。

オンプレミス型のメリット・デメリット

では、続いてオンプレミス型のメリット・デメリットを説明していきます。

メリット：システムの柔軟性が高い

自社のサーバー内に設置するため、他システムとの連携が可能な製品も多くあります。また、クラウド型サービスと比較してカスタマイズの自由度が高く、グループウェアに標準搭載されていない機能はシステム連携によって実現できるでしょう。

デメリット：初期費用とメンテナンス費用がかかる

オンプレミス型はクラウド型と比較して高価なものが多く、また、サーバー費用などもかかるため、導入コストが高くなる傾向にあります。また、クラウド型はクラウド上でベンダーがメンテナンスを行うのに対して、オンプレミス型では定期的に自社でメンテナンスを行う必要があるため、維持コストも高くなりがちです。

クラウド型の特徴を理解してグループウェアの導入検討を！

繰り返しになりますが、最適なグループウェアを導入するには、各製品をしっかりと比較し、特長や機能などを見極めることが重要です。

機能の見極めには無料トライアルの利用が有効です。無料トライアルに関する情報は資料請求することでご覧いただけますので、導入前に一度資料を請求し、複数のグループウェアを比較しましょう。