グループウェアとは？
グループウェアとは、業務効率化のために組織内の情報共有・コミュニケーション活性化を目的として導入されるツール。メールや掲示板、カレンダー、ファイル共有、レポートなどの機能が搭載されており、他の社員とのやりとりや予定の確認などはすべてグループウェア上で行うことができるようになっています。
また、情報共有、コミュニケーションにかかわる機能以外でも、勤怠管理、ワークフロー、設備予約機能など、業務効率化につながる機能を幅広く持っているため、社内ポータルのように、「業務を開始したらまずグループウェアを開く」という運用がされている場合も多くあります。
人気のクラウド型グループウェアを23選をみてみよう
早速ですが、グループウェアの製品を見ていきましょう。ここでは、「無料で使えるグループウェア5選」「クラウド型のグループウェア15選」「オンプレミス型のグループウェア3選」に分けてご紹介していきます。
無料のクラウド型グループウェア5選
グループウェアの中には、完全無料で利用できるものもあります。有料版と比較して機能が限定されていたり、一人あたりのデータ量が少なかったりするなどのデメリットはありますが、必要最低限の機能はついているため、まずは無料版から使い始めてみるのも良いでしょう。以下に、人気の無料グループウェアをいくつかご紹介しますので、参考にしてみてください。
完全無料で利用者数の制限もなく、スマートフォン対応もされているグループウェアです。スケジュール、掲示板、タイムカード、チャット機能など基本的な機能は搭載されているため、初めてグループウェアを導入する場合などにおすすめです。
こちらも完全無料で使えるグループウェアです。スケジュールや掲示板などといった基本機能に付随して、電話メモや設備予約、ワークフロー備品管理など、合計23機能を使うことができます。ただし、有料版と比較すると、サポートがない、スマートフォンアプリに対応していないなどのデメリットはあります。
10名までならば無料で利用することができるグループウェアです。社内ノウハウを蓄積していくための各種機能が高評価を得ており、現在9,000社以上に導入されています。搭載されている機能はスケジュール、電話メモ、メッセージ機能など10種類のスタンダードアプリケーションと、タイムカード、ファイル共有、ワークフローなど5種類のプレミアム機能（要追加費用）の、計15機能からなります。10名までの無料プランでは、プレミアム機能まですべて利用することができます。
人数無制限で無料ながら、スケジュール管理、掲示板、メールなどの基本的な機能はしっかり備えているグループウェアです。オプション機能にモバイル端末機能やデスクトップ通知機能、優勝によるサポートなどもあります。
スケジュール、掲示板、ToDoリスト、伝言メモなど、グループウェアに必要な機能を備え、無料で利用できるグループウェアです。外出先でよく利用するスケジュール、伝言メモ、ToDoリスト、アドレス帳といった機能は、標準でモバイル対応されています。
クラウド型グループウェア 15選
グループウェアを本格的に利用するタイミングになったら、各製品を比較して、自社に合う製品を見つけるようにしましょう。必要な機能はついているのか、ツールが対応している従業員規模はマッチしているか、マルチデバイスやグローバル対応など、自社の活用シーンに見合った使い勝手なのかなどの評価基準をもとに、しっかりと比較していきましょう。
容量200MBまで、20ユーザーで3,000円という低価格ながら、25種類の便利な機能が標準搭載されているグループウェアです。ユーザー追加や超過容量分も段階的に設定されているため、柔軟な拡張ができます。
スマートフォン、タブレットなど、画面サイズが小さい状態でも自動的に表示が最適化される「レスポンシブデザイン」を採用。どの端末でも、どの画面の向きでも使いやすいグループウェアです。SFA(営業支援システム）・CRM（顧客管理システム）・見積書作成システム・Webデータベースと完全に連携し、業務効率の向上に寄与できます。
中堅・中小企業で高いシェアを持っているグループウェアです。1ユーザーあたり5GBの容量がありながら、1ユーザーあたり500円と割安で使うことができます。強固なセキュリティ、カスタムアプリの作成など豊富な機能を備えています。
誰でも簡単に利用できるシンプルな画面設計が特長のグループウェアです。標準的な機能だけでなく、SFAやデータベース、ワークフロー、タイムカード、Web社内報など豊富なオプションを取り揃えており、TV会議システムとの連携も可能で、活用の幅を広げられます。
当日のタスク・新着情報などをポータル上に集約できる、グループウェアの機能だけではなく外部からの窓口メール・調査回答状況などの幅広い機能が標準搭載されている、他のシステムをグループウェア上から立ち上げられるシングルサインオン機能など、より高度な役割を担えるグループウェアです。
Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、ハングアウト（Web会議）などを企業向けグループウェアとして利用できるクラウド型グループウェア。あわせて、ドキュメントやスプレッドシート、スライドなど、業務に必要なツールも標準搭載。オンライン上での同時編集などクラウド型のメリットを大きく感じることができます。
4600社、200万人超の導入実績を持つグループウェア。様々なグループウェアからの移行ができます。タイムゾーン対応により海外拠点ともやり取りがスムーズで、組織やグループにとらわれない「スペース」機能など、日本企業の文化に合った使いやすい機能を多く備えています。
363万人以上のユーザーに利用されている、3年連続で顧客満足度No.1のグループウェア。自社似合う業務アプリを4ステップで作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れたグループウェアです。5名から数万名まで、あらゆる規模の企業に対応していながら、1ユーザー400円から利用できるコストパフォーマンスの高さも特長です。
aOffice
クラウドで低コストな導入と、オンプレミス型でカスタマイズした上での導入、どちらの形式にも対応したシンプルなグループウェアです。データベースは汎用的なものを用いているため、グループウェア上に蓄積された情報を直接閲覧することも可能です。
Word、Excel、Outlookなどをそのままグループウェアとして利用でき、従業員が使い慣れたシステムをそのまま利用することができます。インターネットにつながっていない環境でもファイルの編集ができ、オンラインになった時にまとめて同期を行うなど、使い勝手の良い機能が搭載されています。。
2つの表示モードに切り替え可能なスケジュール管理機能、グループを限定して情報を回覧できる掲示板機能、GPS打刻も可能な勤怠管理機能など、便利な機能が標準搭載されたグループウェアです。すべてのデータは暗号化されており、独自のロック機能で不正を防止できるなど、スマートデバイスでの利用も安心できます。
グループウェアだけでなく、販売管理や経費管理など、ベンチャー企業で必要なシステムがすべて搭載されたシステムです。スケジュール、商談登録、文書管理、掲示板など、基本的なグループウェアの機能は網羅されているため、初めて導入するグループウェアとしても問題なく利用できるでしょう。
中小零細企業にも導入しやすいグループウェアです。社内メール、スケジュール、掲示板などの基本的な機能はもちろん、営業案件の進捗管理、対応履歴や予定の管理といった営業支援機能もついて1ユーザー100円から利用可能です。
Aipo.com
全員の予定を把握できデスクトップ通知などにも対応しているスケジュール機能や、ビジネスチャット、専用のアプリストアからダウンロードでき独自のカスタマイズ可能なアプリ機能など、シンプルかつ柔軟な利用が可能なグループウェアです。直観的に利用できるインターフェースも特長です。
無料グループウェアGroupSessionのクラウド版です。申し込み後、最短1時間で利用可能、モバイル対応やデスクトップ通知機能が標準搭載されているなど、より使い勝手がよい製品です。利用する機能、ユーザー数などによって3つのプランが用意されています。
オンプレミス型グループウェア 3製品ご紹介
クラウド型／オンプレミス型それぞれのメリット・デメリットと自社の状況を整理した結果、オンプレミス型の方が適している場合もあるでしょう。そんな方のために、オンプレミス型として導入できるグループウェアもあわせてご紹介します。
クラウド型グループウェアとしてご紹介したものの中には、オンプレミス型としても提供できる製品もありましたが、こちらでご紹介するのは、オンプレミス型としてのみ提供されている製品です。
設備予約やタスク管理と連携したスケジュール管理、複合機連携が可能なドキュメント管理、ルート管理まで可能なワークフローなど高度な機能を搭載しているグループウェアです。さらに、業務手順を正確にナビゲートしてくれる「業務ナビ」機能も搭載し、企業内の情報を効率的に整理・伝達・共有することができます。
マイクロソフトが提供しているソフトウェアで、メールとグループウェア機能を統合的に利用することができます。高度なセキュリティ、ファイルのバージョン管理機能など、大企業が使うために重用されるであろう機能をしっかりと押さえています。
無料グループウェアGroupSessionの大企業向け製品です。データ量やユーザー数に応じてサーバーを柔軟に拡張できたり、ホットバックアップに対応しています。そのため、24時間アクセスできたりデータの分散保存に対応しているなど、大人数が一度に利用しても問題が起きないように設計が見直されています。
クラウド型とオンプレミス型の違い
グループウェアが登場した時は、社内サーバ上にインストールして使うオンプレミス型やパッケージソフトとして提供されていましたが、現在ではインターネットの普及により、クラウド型のグループウェアを導入する企業が増えてきました。
それでは具体的にクラウド型とオンプレミス型とではどのような違いがあるのでしょうか。提供形態ごとにメリットとデメリットを解説します。
クラウド型のメリット・デメリット
メリット
- 1．オンプレミス型と比べると初期費用が安価
- クラウド型グループウェアの初期費用は無料~数万円と安価に設定されており、ツールをインストールするためのサーバー費用も不要であるため、オンプレミス型と比較して低コストで導入することができます。
- 2．すぐに利用開始できる
- オンプレミス型の場合は、サーバーの構築、ツールのインストールなどの初期設定を行う必要がありますが、クラウド型であればその必要はありません。アカウントを発行すれば、すぐにログインして使い始めることができます。
- 3．インターネット回線に繋がっていればどこでも利用できる
- 例えば外出先などでも、インターネット回線につながっているモバイル端末などがあれば、特別な設定なしにグループウェアを使うことができます。
デメリット
- カスタマイズが限定的
- グループウェアのデータは、サービス提供会社のサーバーに保管されています。そのため、社内システムとの連携や、自社独自のカスタマイズは難しいと考えておいたほうが良いでしょう。
オンプレミス型のメリット・デメリット
メリット
- 1．情報漏えいのリスクは少ない
- オンプレミス型の場合、データは自社サーバー内に保管されています。そのため、インターネット接続をするクラウド型のツールと比較して、情報漏えいなどのリスクは比較的少ないといえるでしょう。
- 2．社内の他システムと連携できるなど、カスタマイズが可能
- 自社のサーバー内に設置するため、他システムとの連携が可能な製品も多くあります。また、クラウド型サービスと比較してカスタマイズの自由度が高く、例えばグループウェアに標準搭載されていない機能を、システム連携によって利用可能にすることもできるようになります。
デメリット
- 初期投資が多額
- オンプレミス型はクラウド型と比較して高価なものが多く、また、サーバー費用などもかかるため、導入時のコストが高くなる傾向にあります。
まとめ
グループウェアの主流となっているクラウド型について、ご理解いただけましたか？繰り返しになりますが、自社に最適なグループウェアを導入するには、各製品をしっかりと比較し、特長や機能などを見極めることが重要です。
気になる製品がありましたら、ぜひサービス提供会社に問い合わせて話を聞いてみましょう。
