人気クラウド型グループウェア15選を徹底比較！選び方も徹底解説

おすすめクラウド型グループウェア８選

では早速、ITトレンド編集部がおすすめするクラウド型グループウェアを８製品紹介していきます。

J-MOTTOグループウェア

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

J-MOTTOグループウェア の比較ポイント

• 社内の情報共有を推進し業務の効率化を進めたい企業
• グループウェアを格安で導入したい企業
• 使って便利な25機能が標準装備！

『J-MOTTOグループウェア』は、容量200MBまで、20ユーザーで3,000円という低価格ながら、25種類の便利な機能が標準搭載されているグループウェアです。ユーザー追加や超過容量分も段階的に設定されているため、柔軟な拡張ができます。

この製品を導入したA社では、これまで一人ひとりが予定を作成していたため、同僚の予定を把握するためにはチャットを利用しており、時間と手間がかかっていました。しかし、導入後は予定が共有され、全員の予定が把握できるようになったため、「〇〇は△時に戻ります。」というような具体的な対応が可能になりました。

Taskworld

タスクワールド・ジャパン

Taskworld の比較ポイント

• 視覚的・直感的で分かりやすいUI、マニュアル不要の使いやすさ
• プロジェクト横断のガントチャートを含む豊富な機能を標準装備
• 「仕事の見える化」でテレワークによる業務効率を強力サポート

『Taskworld』は、あらゆるプロジェクトの管理を視覚的な操作で簡単にできるようにしたグループウェアツールです。プロジェクトのワークフローをテンプレートとして保存できるため、次に同じようなプロジェクトを行うときに新たにワークフローを構築する必要がありません。

W社ではこれまで部門ごとに異なるツールでタスク管理を行ってきましたが、部門間の情報共有が増えたためこのツールを導入したところ、情報共有のためのミーティング回数が激減し、以前週１回から月１回になりました。

Garoon（ガルーン）

サイボウズ株式会社

Garoon（ガルーン） の比較ポイント

• 5,200社、250万人を超える導入実績
• 新入社員からベテラン社員まで皆が使えて教育コストや手間を削減
• システム担当者の業務負担を軽減する便利な管理機能

『Garoon（ガルーン）』は4600社、200万人超の導入実績を持つグループウェア。様々なグループウェアからの移行ができます。タイムゾーン対応により海外拠点ともやり取りがスムーズで、組織やグループにとらわれない「スペース」機能など、日本企業の文化に合った使いやすい機能を多く備えています。

Garoonを導入したH社ではこれまで役員会議の議事録を紙で配布しており、申請業務には紙の申請書が必要だったため、時間がかかることが大きな課題でした。しかし、システム導入後は会議資料をシステムのスケジュール欄に添付し、申請もオンライン上で行うようになったことで、ペーパーレス化が進みました。

desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

desknet's NEO の比較ポイント

• 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
• AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
• グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載

『desknet's NEO』は363万人以上のユーザーに利用されているグループウェア。自社似合う業務アプリを4ステップで作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れています。5名から数万名まで、あらゆる規模の企業に対応していながら、1ユーザー400円から利用できるコストパフォーマンスの高さも特長です。

O社では、これまでも営業日報を社内の文化として大切にしてきましたが、店舗ごとに温度差が生まれてしまうのが課題でした。しかし、システム導入後は全35店舗の間で日報を共有。他店の数値を把握できるようになったことでモチベーションが上がり、ノウハウの共有もできるようになりました。

WaWa Office

株式会社アイアットOEC

WaWa Office の比較ポイント

• グループウェアを中心に様々なオプションがシームレスに連携！
• 簡単な操作で誰でも活用！シンプルな画面で、直感的に操作が可能
• お客様独自の機能をカスタマイズにて対応も可能！

『WaWa Office』は誰でも簡単に利用できるシンプルな画面設計が特長のグループウェアです。標準的な機能だけでなく、SFAやデータベース、ワークフロー、タイムカード、Web社内報など豊富なオプションを取り揃えており、TV会議システムとの連携も可能で、活用の幅を広げられます。

サイボウズ Office

株式会社 USEN ICT Solutions

サイボウズ Office の比較ポイント

• 強固なセキュリティを標準装備
• 標準で使える豊富なアプリケーションや他ラインナップも充実
• スマートフォンでも利用可能

『サイボウズ Office』は中堅・中小企業で高いシェアを持っているグループウェアです。1ユーザーあたり5GBの容量がありながら、1ユーザーあたり500円と割安で使うことができます。強固なセキュリティ、カスタムアプリの作成など豊富な機能を備えています。

G Suite

株式会社 USEN ICT Solutions

G Suite の比較ポイント

• 多機能なツールで新しいビジネスコミュニケーションを実現
• クラウドを活用したスムーズな情報共有
• データと端末のセキュリティを確保

『G Suite』は、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、ハングアウト（Web会議）など、様々なグーグルの機能を連携できるクラウド型グループウェアです。

グーグルドライブ内にはドキュメントやスプレッドシート、スライドなど、業務に必要なツールも標準搭載。オンライン上での同時編集などクラウド型のメリットを大きく感じることができます。

Jトラストシステム株式会社では、先程紹介した『サイボウズガルーン』の導入をサポートしており、見積の提案からシステム管理者への教育やサーバーの構築、保守までを手厚く支援しています。「Garoonを導入したあとにうまく運用できるか不安…」という方も安心してシステムの利用を始められるでしょう。

クラウド型グループウェア製品を比較表で見てみよう

ここまで紹介したITトレンドおすすめクラウド型グループウェア製品の概要を一覧表にしました。全製品をもう一度振り返り、自分たちが求める条件を比較してみましょう。

ここまではITトレンドおすすめのクラウド型グループウェア製品を紹介してきましたが、ここまで多くの製品の中から「これがベスト！」といえるグループウェア製品を選ぶのは簡単ではありません。

しかし、選び方のポイントを理解し、それに沿って製品を選定することで、自社が求めるものに極めて近い製品を導入できるでしょう。では、クラウド型グループウェアの選び方を紹介していきます。

クラウド型グループウェアの選び方

では、クラウド型グループウェア製品をどのようなポイントに気をつけて選べばいいのか、解説していきます。

運用コストが自社に見合っているか

クラウド型のグループウェアは基本的に初期費用が安い（もしくは無料）のが特長ですが、毎月定額のシステム利用料を支払うことになります。当然のことながら、容量が大きく、機能が多彩なシステムほど高価です。そのため、過度にハイスペックなシステムを導入した結果、毎月容量が大量に余り、コストを無駄にするということも起こりがち。

これを防ぐために、自社がどの機能を必要としているのか、使うデータ容量はどのくらいなのかを事前にある程度把握しておきましょう。

使いやすさ、画面の見やすさは十分か

システムの使いやすさや画面の見やすさが十分かどうかもしっかりと確認しましょう。また、グループウェア導入目的の一つである情報共有の効率化を達成するためにも、対象の社員の目に強制的に情報が入るような掲示板機能があるかどうかもポイントになります。

スマートフォンに対応していることも重要です。外出先やWi-Fiのない環境で利用できなければ、情報共有が遅れてしまうからです。ITトレンドのおすすめ製品は、すべてスマートフォンに対応していますので、スマホ対応が前提条件であるという方は、上記の中から選定すると良いでしょう。

サポート体制は十分か

グループウェア製品を導入したあとにも、ベンダーのサポートがしっかりと受けられるかどうかも確認しましょう。導入直後はシステムの勝手がわからないため、小さなトラブルや使い方に関する疑問を解決できず時間をロスしてしまうことも考えられます。

導入前にベンダーに問い合わせ、サポート体制が充実している製品を利用するようにしましょう。

セキュリティ対策は十分か

クラウド型のグループウェアを導入する上で気になるのがセキュリティ対策です。グループウェア上で重要情報や機密情報を取り扱うため、暗号化に対応しているかどうか、また万一のためにバックアップがしっかりと取れるかどうかといった確認が必要になります。

これらのポイントを確かめる際に利用すべきなのが無料トライアルです。多くのベンダーが導入前の無料トライアル期間を設けています。また、最初から有料製品を導入するのはちょっと…という方は、無料で使えるグループウェアを検討するのも手です。機能は制限されるものの、グループウェアとは何かを理解するには十分でしょう。

以下の記事では無料で使えるグループウェアを紹介していますので、気になる方はご参照ください。

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まだまだある！クラウド型グループウェア７製品を一挙紹介

上で紹介した以外にも、クラウド型グループウェアは多数あります。それでは、実際に製品を見ていきましょう。

SYNCDOT GroupWARE

当日のタスク・新着情報などをポータル上に集約できる、グループウェアの機能だけではなく外部からの窓口メール・調査回答状況などの幅広い機能が標準搭載されている、他のシステムをグループウェア上から立ち上げられるシングルサインオン機能など、より高度な役割を担えるグループウェアです。

Microsoft 365 Business

Word、Excel、Outlookなどをそのままグループウェアとして利用でき、従業員が使い慣れたシステムをそのまま利用することができます。インターネットにつながっていない環境でもファイルの編集ができ、オンラインになった時にまとめて同期を行うなど、使い勝手の良い機能が搭載されています。

ビジネスgoo

2つの表示モードに切り替え可能なスケジュール管理機能、グループを限定して情報を回覧できる掲示板機能、GPS打刻も可能な勤怠管理機能など、便利な機能が標準搭載されたグループウェアです。すべてのデータは暗号化されており、独自のロック機能で不正を防止できるなど、スマートデバイスでの利用も安心できます。

ジョブマネ

グループウェアだけでなく、販売管理や経費管理など、ベンチャー企業で必要なシステムがすべて搭載されたシステムです。スケジュール、商談登録、文書管理、掲示板など、基本的なグループウェアの機能が網羅されているため、初めて導入するグループウェアとして多くの導入事例があります。

オルカ

中小零細企業にも導入しやすいグループウェアです。社内メール、スケジュール、掲示板などの基本的な機能はもちろん、営業案件の進捗管理、対応履歴や予定の管理といった営業支援機能もついて1ユーザー100円から利用可能です。

Aipo

全員の予定を把握できデスクトップ通知などにも対応しているスケジュール機能や、ビジネスチャット、専用のアプリストアからダウンロードでき独自のカスタマイズ可能なアプリ機能など、シンプルかつ柔軟な利用が可能なグループウェアです。直観的に利用できるインターフェースも特長です。

GroupSession byCloud

無料グループウェアGroupSessionのクラウド版です。申し込み後、最短1時間で利用可能、モバイル対応やデスクトップ通知機能が標準搭載されているなど、より使い勝手がよい製品です。利用する機能、ユーザー数などによって3つのプランが用意されています。

ここまで、クラウド型グループウェア製品を紹介してきました。クラウド型はベンダーが提供するサーバーにアクセスして利用するため、機能のカスタマイズ性はそれほど高くありません。自社に合わせて柔軟にカスタマイズしたいという場合は、自社内にサーバーを設置するオンプレミス型の利用も考えられます。

以下の記事ではオンプレミス型を含め、さらに多くの製品を紹介していますので、参考にしてみてください。

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グループウェアとは？

グループウェアとは、業務効率化のために組織内の情報共有・コミュニケーション活性化を目的として導入されるツールです。メールや掲示板、カレンダー、ファイル共有、レポートなどの機能が搭載されており、他の社員とのやりとりや予定の確認などはすべてグループウェア上で行うことができるようになっています。

また、情報共有、コミュニケーションにかかわる機能以外でも、勤怠管理、ワークフロー、設備予約機能など、業務効率化につながる機能を幅広く持っているため、社内ポータルのように、「業務を開始したらまずグループウェアを開く」という運用がされている場合も多くあります。

グループウェアの機能については以下の記事をご覧ください。

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先程も軽く触れましたが、グループウェアにはクラウド型とオンプレミス型という2つの導入形態があります。この違いをしっかりと理解することで、クラウド型グループウェアの特徴がはっきりと浮かび上がってきますので、それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。

クラウド型のメリット・デメリット

ではまず、クラウド型のメリット・デメリットから説明していきます。

メリット：初期費用が安く、すぐに利用開始できる

クラウド型グループウェアの初期費用は無料の場合が多く、基本的にオンプレミス型に比べ安価に設定されています。ツールをインストールするためのサーバー費用も不要であるため、オンプレミス型と比較して低コストで導入できるでしょう。

また、オンプレミス型の場合はサーバーの構築、ツールのインストールなどの初期設定を行う必要がありますが、クラウド型であればその必要はありません。アカウントを発行すれば、すぐにログインして使い始められます。

デメリット：カスタマイズの柔軟性に欠ける

グループウェアのデータは、サービス提供会社のサーバーに保管されています。そのため、社内システムとの連携や、自社独自のカスタマイズはオンプレミス型に比べて難しいと考えておいたほうが良いでしょう。

オンプレミス型のメリット・デメリット

では、続いてオンプレミス型のメリット・デメリットを説明していきます。

メリット：システムの柔軟性が高い

自社のサーバー内に設置するため、他システムとの連携が可能な製品も多くあります。また、クラウド型サービスと比較してカスタマイズの自由度が高く、グループウェアに標準搭載されていない機能を、システム連携によって利用可能にすることもできるでしょう。

デメリット：初期費用とメンテナンス費用がかかる

オンプレミス型はクラウド型と比較して高価なものが多く、また、サーバー費用などもかかるため、導入時のコストが高くなる傾向にあります。また、クラウド型はクラウド上でベンダーがメンテナンスを行うのに対して、オンプレミス型では定期的に自社でメンテナンスを行う必要があるため、維持コストも高くなりがちです。

オンプレミス型とクラウド型の違いについては以下の記事でさらに詳しく解説しています。

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クラウド型の特徴を知って自社にあったグループウェアを！

グループウェアの主流となっているクラウド型について、ご理解いただけましたか？繰り返しになりますが、自社に最適なグループウェアを導入するには、各製品をしっかりと比較し、特長や機能などを見極めることが重要です。

機能の見極めには無料トライアルの利用が有効です。無料トライアルに関する情報は資料請求することでご覧いただけますので、導入前に一度資料を請求し、自社にあったグループウェアを導入しましょう。