中小企業がグループウェアを導入するメリットは？課題と効果も解説

グループウェア導入の背景

まずは、グループウェアを導入した中小企業の概要や、導入を決意するに至る課題について確認しておきましょう。

企業概要

T社は、従業員の頑張りに応じた成果型の報酬制度や、地元に根差した地域密着型の事業展開に特徴がある不動産仲介業です。利幅の大きい不動産仲介を主力事業としながらも、注文型の戸建て住宅の建設事業にも乗り出しました。売上は順調に増加しており、今後も商圏の拡大や従業員の増員など、積極的な事業展開を検討しています。

グループウェア導入に至るまでの課題

グループウェア導入の背景には、急拡大する売上に、現場の効率化や経営管理が十分に追いついていないことがありました。

不動産を扱うという業務の都合上、ただでさえ紙の書類が多いうえに、成果主義を採用しているため個人管理に陥りやすい状態でした。また、会社の情報資産が私物化している懸念もありました。上司の決裁が必要なケースでも、成約スピードを重視しすぎて、後付けで決裁を回す行為が常態化します。これにより、コンプライアンス上の問題も顕在化してしまいます。

成果主義を重視し、従業員の昇給・昇格の条件が不明確になっているといった課題もありました。しかし、このような人事面の問題は社会保険労務士と相談しながら解消できました。そのため、T社は、現場に任せっきりで統制ができていなかった、現場業務の課題解決に乗り出したのです。

ベンダー選定にあたり重視したこと

T社がやるべきことは、統制が行き届いていない現場の業務を改善することでした。そのために、グループウェアをプラットフォームとして活用する方針を固めました。そして、課題を確実に解決するために、以下の機能に目線を向けます。

ワークフローの条件分岐設定およびインターフェース

最も重視した機能がワークフローです。形骸化している承認プロセスを解決しないことには、業務改善が前に進まないと考えたためです。ワークフローシステムの導入も検討したものの、システムの運用に不慣れなT社は、複数のシステムの乱立を避け、グループウェアの機能にあるワークフローの重視が決定します。

T社の承認プロセスでは、金額や条件に応じて承認者が変わったり、承認者不在時のルールが定められたりしていました。こうした条件分岐を、そのまま設定できるワークフローの導入により実現します。

もう一つ、ワークフロー機能で重視したのが、画面インターフェースです。いくら高機能のワークフローでも、現場の従業員が使いこなせなければ意味がありません。そこで、従来使用していた紙媒体の書類をそのまま画面に再現できる機能や、承認すると陰影が表示される機能を重視しました。

モバイル性能

T社の従業員は、物件がある現場での作業の比率が50％を占めるなど、外出先での業務が多いという特徴がありました。従業員にノートパソコンやスマホを貸与していましたが、実質的に、モバイルワークができる環境は整備されておらず、かさばる紙の書類を持ち運んでいるのが実情となっていました。

そこで、モバイル機器でも、見やすいインターフェースで業務ができるグループウェアを重視したのです。

社内のペーパーレスを促進できるかどうか

T社の業務における紙の書類の多さは深刻で、デスクの上に積み上げられた書類で作業スペースが確保できないほどでした。

紙の書類をすべてなくす完全ペーパーレス化は難しいと感じていたため、ワークフローの導入時には、文書管理機能の操作性を重視しました。そして、決まりを定めて従業員にペーパーレスを強制するのではなく、ペーパーレスを自主的に進めるための環境整備を優先したのです。

具体的な機能として、Webブラウザで文書管理ができる容易さを重要視しています。また、ドラッグ＆ドロップで文書をハンドリングできる操作性にも注視しました。ペーパーレスのメリットは、現場で働く従業員にこそ、多くの恩恵をもたらします。文書管理に優れたグループウェアの導入により、少しずつでもペーパーレスが普及していくと、T社では考えました。

グループウェア導入後の効果

グループウェアは、すでに普及が進んでいるシステムなので、さまざまな製品やサービスが乱立しています。しかし、T社では解決するべき課題と、実現するべき機能が明確になっていました。そのため、複数の製品を比較して、自社に最適なものを選定できました。そして、以下のような効果をあげています。

より充実した顧客サービスを提供するための意識の変化

外出先での業務が多いT社では、グループウェアの活用でコミュニケーション促進や、情報閲覧が可能になりました。これにより、モバイルワークの普及に成功します。すると、顧客に対し、迅速な見積提示や類似する物件の写真を使った提案など、従業員から顧客サービスを充実させるための要望が多数寄せられるようになったのです。

従来であれば、顧客サービスを充実させるための仕組みもシステムも備わっていなかったため、こうした現場従業員からの声が届くことはありませんでした。グループウェアというプラットフォームが整備されてからは、よりよい顧客サービスを提供するという従業員の意識の変化が見られるようになりました。

ペーパーレス化の実現

ワークフローの仕組みが整備され、外出先でも情報が閲覧できるようになったことで、少しずつペーパーレス化も進んでいます。個人レベルのペーパーレス化から、グループや組織におけるペーパーレス化へと、従業員の視点も変わっていきました。

そこで、ペーパーレス化を推進するためのプロジェクトチームが立ち上がります。文書の分類や管理方法を定め、組織的なルール作りに乗り出したのです。膨大な文書の中から、優先度の高いものを選定し、具体的なペーパーレスの仕組み作りが始まっています。

働き方改革に対するプラットフォームの提供

業務の効率化により、T社では残業の抑制やモバイルワークの促進など、すこしずつ働き方改革が進められていました。そんな中、新型コロナウイルスの拡大がT社にも深刻な影響を与えます。

在宅勤務の導入が検討されたT社において、グループウェアが中心的な役割を果たしています。すでに使い慣れているため、特に混乱なく在宅勤務への移行を進められました。そして、在宅勤務を実現するために、さらなるペーパーレス化が促進されるという、よい流れが生まれるようになりました。

グループウェア導入のメリット

ここでは、グループウェアの導入によるメリットをいくつか紹介します。

業務効率が上がる

グループウェアを導入することで、リアルタイムでの情報共有が可能になります。特に中小企業の場合、少数精鋭で全員が業務にあたっていることも多いでしょう。そのため、連絡がとれるタイミングに限りがあります。

グループウェアを活用すれば、相手の状況にかかわらず情報共有ができるため、円滑なコミュニケーションを実現可能です。

業務を把握しやすくなる

グループウェアの中で従業員同士が互いのスケジュールを確認できるようになります。したがって、たとえ現場にいなくても、リアルタイムでの意見交換や不明点のすり合わせが可能です。

従業員がそれぞれの業務状況を把握できるため、フォロー体制の確立も容易になるでしょう。

ミスリスクを減少できる

中小企業の場合、従業員一人ひとりにかかる負担がどうしても大きくなってしまいます。グループウェアを導入することで、業務状況の把握や指示体制の統一などが可能になるため、負担の軽減が期待できるでしょう。

中小企業の運営は、小さなミスが大きな悪影響になることも少なくありません。ビジネスの活性化を進めるためにも、グループウェアを有効活用しましょう。

グループウェア導入のデメリット

グループウェアの導入には、コストの面でデメリットがあります。導入そのものにかかるコストはもちろん、コストに見合う業務を行えているかも重要です。

導入時は機能を多くつけてしまいがちですが、自社に適した仕様で利用できているかを確認する必要があるでしょう。グループウェアの運用には、コストも含めて長期的な目線が重要です。

グループウェアを選ぶ際に重視したいポイント

グループウェアを導入する際に意識したいポイントを紹介します。

セキュリティ対策

グループウェアの導入は、従業員が触れられる情報の増加を意味します。そのため、情報漏洩のリスクを防ぐためのセキュリティ対策が非常に重要です。セキュリティ対策として挙げられるのは、情報セキュリティマネジメントの認証が取得されているグループウェアの選択でしょう。

ほかにも、アクセス制限機能の有無や、導入数や事例なども判断材料になるでしょう。

初期費用・利用料金

グループウェアの導入にはコストがかかるため、中小企業の場合は予算のやりくりが重要になります。導入にあたっては、初期費用が負担にならないかどうかを判断しましょう。

また、グループウェアを運用し続けるランニングコストがどのぐらい必要になるかを把握することも必要不可欠です。そのため、初期費用・ランニングコスト含めて予算内で完結するかどうかが基準になるでしょう。

機能性・使用感

グループウェアのようなツールは、運用するのにある程度の知識が必要です。そのため、誰でも簡単に使えるものを選ぶとよいでしょう。ただし、使いやすさに特化するあまり、肝心の機能が不十分になってしまっては本末転倒です。

導入後のサポート体制が自社にフィットするかどうかも、グループウェアを選択するうえで重要な観点と言えます。

中小企業におすすめのグループウェア4選

中小企業におすすめしたいグループウェアを4つ紹介します。

Garoon

サイボウズ株式会社

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《Garoon》のPOINT

1. 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
2. 管理者の負担を軽減できるシステム管理
3. プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品

J-MOTTOグループウェア

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

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《J-MOTTOグループウェア》のPOINT

1. 社内の情報共有を推進し業務の効率化を進めたい企業
2. グループウェアを格安で導入したい企業
3. 使って便利な25機能が標準装備！

desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

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《desknet's NEO》のPOINT

1. 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
2. AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
3. グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載

Coo Kai アプリ４選

株式会社ピーエスシー

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《Coo Kai アプリ４選》のPOINT

1. Microsoft 365をお客様仕様にするアドオンアプリケーション
2. お客様の社内システム・文化に合わせてカスタマイズ・移行・運用
3. Microsoftゴールドパートナーの総合IT企業が提供

組織力を高めるためにグループワーク導入しよう

グループウェアは、組織的な業務を効率よく行うためにかかせないツールです。しかし、企業における仕事のやり方や課題に応じて、真に役立つグループウェアを導入することは難しいといえます。それでも、複数の機能を統合的に提供してくれるグループウェアは、中小企業にこそ多くの恩恵を与えてくれるのも事実です。

組織の力を強め、企業の競争力を高めるために、グループウェアは業務の中心を担ってくれるでしょう。