グループウェアとは
グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有を円滑にし、業務効率化を促進するためのツールです。グループチャットやファイル共有、メンバーのスケジュール管理、社内設備の予約機能など、チームやグループが効率的に作業を進めるための機能が豊富に搭載されています。
グループウェアを活用することで、業務効率化はもちろん、チームでの連携強化や意思決定のスピード向上などが期待できるため、企業規模問わず多くの企業で導入されています。
以下の記事では、グループウェアの基本機能や種類などを詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
中小企業がグループウェアを導入するメリット
ここでは、中小企業がグループウェアを導入した際に得られるメリットを紹介します。
情報共有や業務連絡が効率化する
中小企業の場合、少数精鋭で従業員が別々の業務にあたっていることも多く、情報共有がしにくい傾向にあります。グループウェアのファイル共有機能や掲示板機能などを活用すれば、業務に関する情報共有や連絡を効率的に行えます。
また、メールや電話よりも気軽に使えるグループチャット機能も搭載されているため、ちょっとした質問や相談などもしやすく、社内コミュニケーションの円滑化にも役立つでしょう。
業務の進捗が把握しやすくなる
グループウェアにはタスク管理機能が含まれており、誰がどのタスクを担当し、どの程度進んでいるかなど、各従業員が担当するタスクやプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できます。
また、未完了のタスクや期限が迫っているタスクを優先的に取り組むなど、チーム全体で業務の調整や協力を円滑に行えるため、業務効率化にもつながるでしょう。
コストを削減できる
グループウェアのチャット機能やメッセージ機能を活用することで、SMSや電話などの利用料金を抑えたり、文書をデジタル化して印刷コストを削減したりできます。
Web会議機能を活用すれば、わざわざ集合することなく会議や打合せを実施できます。交通費の削減はもちろん、移動に使っていた時間を別の業務に費やせるため、業務の効率化も図れるでしょう。
中小企業向けグループウェアの選定ポイント
中小企業がグループウェアを導入する際に意識したいポイントを紹介します。
セキュリティ対策
グループウェアの導入は、従業員が触れられる情報の増加を意味します。そのため、情報漏えいのリスクを防ぐためには、強固なセキュリティ対策が施されたグループウェアを選択することが非常に重要です。
セキュリティに優れたグループウェアを導入するには、クラウドのセキュリティ対策がされているか、暗号化が可能か、監査ログの取得が可能かなどを確認しましょう。ほかにも、アクセス制限機能の有無や、導入数や事例なども判断材料になるでしょう。
初期費用・利用料金
グループウェアの導入にはコストがかかるため、中小企業の場合は予算の検討が重要になります。導入にあたっては、初期費用が負担にならないかどうかを判断しましょう。
グループウェアにはオンプレミス型とクラウド型の２種類ありますが、中小企業の場合、サーバ設置や保守が不要で初期費用も抑えられるクラウド型が向いているでしょう。ただし、クラウド型のグループウェアは毎月利用料金を払い続ける必要があるため、初期費用だけでなく、ランニングコストを含めて予算内で完結するかどうかが基準になるでしょう。
機能性・使用感
グループウェアは従業員全員が利用するツールのため、誰でも簡単に使えるものを選ぶ必要があります。無料トライアルなどを利用し、機能性と使用感のバランスを見極めましょう。
また、導入後のサポート体制が自社にフィットするかどうかも、グループウェアを選択するうえで重要な観点と言えます。充実したサポート体制があれば、ITリソースが限られている中小企業でも安心して利用できるでしょう。
【比較表】中小企業におすすめのグループウェア
中小企業におすすめのグループウェアを比較表で紹介します。各製品の詳細情報については、後ほど紹介しているので、気になる製品をチェックしてみてください。
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中小企業におすすめのグループウェアを比較
つづいて、各製品の特徴を詳しく見ていきましょう。気になる製品は緑の「＋資料請求リストに追加」ボタンでカート追加しておき、あとからまとめて資料請求ができるので、製品選びにご活用ください。
《J-MOTTOグループウェア》のPOINT
- 1人当たり150円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
ITトレンド年間ランキング2023（グループウェア）１位
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、低価格で使いやすさが魅力のグループウェアです。セキュリティ環境やサポート体制も整っているため、はじめてグループウェアを導入する企業でも安心して運用できます。画面の見やすさをはじめ、標準で搭載されている機能も25種類と充実しており、値段以上の活躍が期待できるでしょう。20ユーザーまでなら月額3,000円で導入が可能で、コストがネックになっている中小企業におすすめのグループウェアです。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP |
| 参考価格 |
初期費用無料
月額150円～/ユーザー |
無料トライアル |
◯（最大３か月） |
| 対応機能 |
Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 / 経費精算機能 |
《desknet's NEO》のPOINT
- 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
- AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
- グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載
ITトレンド年間ランキング2023（グループウェア）３位
株式会社ネオジャパンにより提供されている「desknet's NEO」は、初心者でも直感的に操作できる使用感と、充実した機能が魅力の国産Webグループウェアです。これまで紙媒体やエクセルなどで実施していた業務をシステム化できるため、業務効率のアップが期待できるでしょう。５ユーザーから数万ユーザーまで対応しています。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP |
| 参考価格 |
月額440円～/ユーザー |
無料トライアル |
◯（30日間） |
| 対応機能 |
Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能/勤怠管理機能 |
《Garoon》のPOINT
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
「Garoon」は、サイボウズ株式会社により提供されているグループウェアです。操作性の高いインターフェースにより、教育コストがかからず、短時間での浸透のしやすさに定評があります。誰でも使いやすいように設計されているため、幅広い世代や従業員のITリテラシーに差がある企業にもおすすめです。また、APIやプラグインにより、拡張性の高さも実現しています。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
| 参考価格 |
月額800円～/ユーザー
年額9,405円～/ユーザー |
無料トライアル |
◯（30日間） |
| 対応機能 |
Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能/プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 |
《サイボウズ Office》のPOINT
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、５ユーザーから利用ができる中小企業向けグループウェアです。ユーザーごとの表示内容設定に対応しており、よく使用する機能をトップベージに集約するなど自由なカスタマイズが可能です。リテラシーに関わらず誰でも操作しやすい設計で、はじめてグループウェアを導入する企業にも適しているでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
| 参考価格 |
月額500円～/ユーザー |
無料トライアル |
◯（30日間） |
| 対応機能 |
Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 |
《HotBiz8》のPOINT
- 一人 66円～利用できるクラウド型グループウェア
- 自由にカスタマイズ可能なワークフローを搭載
- 60日間 無料でお試し
「HotBiz8」は、株式会社ASJが提供するクラウド型グループウェアです。IP制限接続に対応しており、社外での運用も安全です。ビジネスチャット機能では未読や既読の確認も可能で、スムーズなコミュニケーションに役立つでしょう。また、申請業務ではすぐに利用できるテンプレートが豊富なうえ、ドラッグアンドドロップで独自のフォーム作成もできます。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド |
| 参考価格 |
初期費用11,000円～（税込み）/～200ユーザー
月額9,900円～（税込み） |
無料トライアル |
◯（60日間） |
| 対応機能 |
Webメール機能/ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 |
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組織力を高めるためにグループウェアを導入しよう
組織力の向上や業務効率化に欠かせないグループウェアは、大企業から中小企業まで幅広く導入が進んでいます。ただし、製品によって使いやすさやセキュリティ性能、サポート体制などは異なるため、製品をそれぞれ比較したうえでの検討・導入をおすすめします。
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