グループウェアとは
グループウェアとは、社内で扱われるさまざまな情報を一元化するためのツールです。組織内での情報共有や、従業員同士のコミュニケーションが円滑になるようサポートしてくれます。
グループウェアを導入することで、例えば従業員同士でメールやチャットをやりとりしたり、SNSや掲示板を通じて交流したりできます。スケジュール機能やTo Doリストを使えば、仕事の漏れやダブルブッキングといったトラブルも防げるでしょう。
製造業の現場は、「情報」の取り扱いによって働き方が大きく変化しています。現場が抱える数多くの課題を解決し、働き方の変化に対応していくためには、グループウェア導入が急務です。
以下の記事では、グループウェアの基本機能などについて詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
製造業が抱える３つの課題
現代の製造業が抱える主な課題としては、以下の３つが挙げられます。
- ・ニーズの多様化による製造管理業務の複雑化
- ・コミュニケーションや情報共有の欠如による連絡ミスやすれ違いの発生
- ・ITツール導入などDX化の停滞
インターネットを通じてさまざまな情報や商品がやりとりされるなか、消費者ニーズは多様化しています。大量生産大量消費の生活スタイルが崩れつつあり、製造業に求められるものも変化しています。そのため、製造管理業務は複雑化しており、対応方法に悩む企業も少なくありません。
また、コミュニケーションや情報共有に課題を抱える企業も多く見られます。オフィスを離れて現場を回る従業員が他従業員と顔をあわせて情報共有できる機会は決して多くはありません。また指示内容がきちんと伝わらず、古い仕様のまま進行してしまうなどの連絡ミスが生じるケースもあります。
製造業の現場では高齢化が進んでおり、ITツールの導入を受け入れにくいという土壌もあるでしょう。DX化をどう進めていくのか、方針を定められない企業も少なくありません。
製造業がグループウェア導入によって得られるメリットとは
製造業がグループウェアを導入すれば、先ほど挙げた課題をスムーズに解決できる可能性があります。業務円滑化やDX推進という、非常に大きなメリットを得られるでしょう。具体的には、以下のような点が挙げられます。
グループウェア導入で従業員同士の情報共有がスムーズになれば、複雑な製造管理にも対応しやすくなります。顧客からなんらかの要望が出た際も、その場ですぐに担当者に確認可能です。
グループウェア上でさまざまな情報を一元化できれば、連絡ミスやすれ違いが起こるリスクも減らせるでしょう。各種書類をシステム上で瞬時に共有できるようになれば、相手からの返信や承認を待つ時間も短縮可能に。業務効率アップにつながります。
グループウェアには従業員全員が難なく使えるよう、操作性にこだわった製品も数多く提供されています。DX化をムリなく進めていけるほか、細やかなアクセス権限設定による情報漏えい対策も可能です。
【製造業向け】グループウェア選定ポイント
製造業でグループウェアを導入するなら、以下の３つのポイントに注目してみてください。業種にあったシステム導入で、課題解決を目指しましょう。
必要な機能が備わっているか
グループウェア選定時には、自社に必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。製造業向けには、以下のような機能をもつグループウェアがおすすめです。
- ・スケジュール機能
- ・チャット機能
- ・タスク管理機能
- ・ドキュメント管理機能
- ・ワークフロー機能
スケジュール機能はメンバーそれぞれの予定をひと目で把握し、共有するのに役立ちます。全員の予定を確認しつつ、仕事を効率的に進められるでしょう。チャット機能があれば、メールよりも素早いコミュニケーションが可能に。情報のやりとりが滞りません。
製造業で特に必要なのは、ドキュメント管理機能です。製造業では稟議書や改善提案書、ヒヤリハットの報告に設計変更の通知書といった、さまざまな書類がやりとりされます。グループウェア上で管理できれば、必要書類が迷子になる心配もありません。メンバー同士の速やかな共有によって、時間のロスも防げるでしょう。
導入形式はクラウドかオンプレミスか
グループウェアには、クラウド型とオンプレミス型の２つの種類があります。
クラウド型とはサービス提供会社が提供するグループウェアを、インターネットを通じて利用する形式のことです。初期費用が少なく運用開始までの準備が簡単というメリットがあります。
一方でオンプレミス型は、社内に独自システムを構築する形式です。初期費用が高く運用までに時間がかかるものの、自社で抱える課題を解決するため、詳細なカスタマイズが可能です。
製造業でグループウェアを導入する場合、一概にどちらのほうがよいとはいい切れません。自社でシステムを管理する余裕がない場合や、外出先から利用する機会が多い場合はクラウド型がおすすめです。一方で、長期的に見てコストを安くしたい場合や業務にあわせてカスタマイズの必要がある場合には、オンプレミス型のほうが向いています。自社の状況から判断しましょう。
現場での操作性がよいか
製造業でグループウェアを導入するなら、現場で使いやすいことが必須条件です。「操作が難しく一部の従業員しか使いこなせていない」という状況になれば、導入効果は半減してしまいます。高齢の従業員でも問題なく利用できるよう、直感的に操作できる製品を選んでください。
またスマートフォンにも対応しているグループウェアなら、現場に出ている人でもその場で使えます。現場スタッフと営業がスムーズに情報共有できるようになれば、業務効率もアップするでしょう。
製造業におすすめグループウェアを紹介
グループウェアを導入する場合、「実際にどれを選べばよいのかわからない」と悩む人も多いでしょう。ここでは、製造業におすすめのグループウェアを紹介するので、ぜひチェックしてみてください。
J-MOTTOグループウェア
- 1人当たり200円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい26機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、低コストで導入しやすいクラウド型グループウェアです。スケジュールや設備予約、ワークフロー、文書管理など、社内情報共有に必要な機能を利用できます。製造業での導入実績もあり、工場や事務所間の情報共有を手軽に整えたい企業や、コストを抑えてグループウェアを導入したい中小製造業に向いています。
desknet's NEO
- 情報の集約と、業務改善を 完全ノーコードで実現できる
- 生成AIとの連携により、アシスタントを構築、社内データの分析も
- クラウド・オンプレミス両対応で、多様な環境へ対応可能
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、社内ポータルやスケジュール、ワークフロー、文書管理などを備えたグループウェアです。製造業での導入実績も豊富で、工場や営業所、本社など複数拠点間の情報共有を効率化できます。さらに、AppSuiteを活用すれば、現場の日報や申請業務などを自社の運用にあわせてシステム化できるため、紙やExcel中心の業務を改善したい製造業に適しています。
Garoon
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、大人数・複数拠点での情報共有に適したグループウェアです。製造業での導入実績もあり、工場や支店、本社をまたいだスケジュール共有や社内連絡、ワークフローなどを一元化できます。Microsoft Teamsなど外部サービスとの連携にも対応しており、部門や拠点の多い中堅・大手製造業の情報共有基盤として活用しやすい製品です。
キントーン
- 表計算ソフトや専門システムよりも快適・柔軟に
- 自社よりもスピーディー＆低コストな開発
- 思いついた業務改善をすぐに実行できる
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、自社の業務にあわせたアプリをノーコードで作成できるクラウドサービスです。製造業では、工場日報や生産進捗、設備点検、不具合報告、図面管理など幅広い業務に活用できます。現場で蓄積した情報を一元管理し、部署間でリアルタイムに共有できるため、紙やExcelで管理している業務を効率化しながら製造現場のDXを進めたい企業に適しています。
WaWa Office （株式会社アイアットOEC）
- 視認性が高く誰でも簡単に利用が可能！
- 他のサービスとの連携が充実
- 低コストで手軽に利用ができる
NI Collabo 360 （株式会社NIコンサルティング）
- 30を超える機能が月額360円！生産性向上を360°アシスト
- ワークフローや経費精算、安否確認も標準搭載で専用ソフト不要
- スマホアプリが無料で使えてモバイル利用も快適
POWER EGG 3.0 （ディサークル株式会社）
- サーバーに合わせて選ぶことが可能な2つの提供形態
- ユーザー数に合わせた使用料で経費負担も最小限を実現
- 各種申請ワークフローをシンプルにスムーズにする
Jicoo （ジクー株式会社）
- 数少ないSlackが連携可能な日程調整ツール！
- 目的によってフレキシブルに使い分けられる2種類の日程調整方法
- 複数タイムゾーンの導入で海外拠点とも楽々日程調整！
SharePoint （日本マイクロソフト株式会社）
- 20万以上の組織と1.9億人以上の人に使われるグループウェア！
- ニュース機能で組織内の情報伝達を大きく加速！
- Web版Microsoft365と連動しドキュメントをすぐに共同編集！
製造業向けグループウェアを使って業務を効率化しよう
製造業向けのグループウェアを導入すれば、情報共有やコミュニケーションなど、製造現場が抱えがちな課題を解決できます。ミスを減らし、業務効率化も狙えるでしょう。製造現場におすすめのグループウェアは、必要機能が搭載されていて操作性にも優れたものです。情報を収集し比較検討するためにも、まずは資料請求してみてください。
