グループウェアとは
グループウェアとは、社内で扱われるさまざまな情報を一元化するためのツールです。組織内での情報共有や、従業員同士のコミュニケーションが円滑になるようサポートしてくれます。
グループウェアを導入することで、例えば従業員同士でメールやチャットをやりとりしたり、SNSや掲示板を通じて交流したりできます。スケジュール機能やTo Doリストを使えば、仕事の漏れやダブルブッキングといったトラブルも防げるでしょう。
製造業の現場は、「情報」の取り扱いによって働き方が大きく変化しています。現場が抱える数多くの課題を解決し、働き方の変化に対応していくためには、グループウェア導入が急務です。
以下の記事では、グループウェアの基本機能などについて詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
製造業が抱える３つの課題
現代の製造業が抱える主な課題としては、以下の３つが挙げられます。
- ・ニーズの多様化による製造管理業務の複雑化
- ・コミュニケーションや情報共有の欠如による連絡ミスやすれ違いの発生
- ・ITツール導入などDX化の停滞
インターネットを通じてさまざまな情報や商品がやりとりされるなか、消費者ニーズは多様化しています。大量生産大量消費の生活スタイルが崩れつつあり、製造業に求められるものも変化しています。そのため、製造管理業務は複雑化しており、対応方法に悩む企業も少なくありません。
また、コミュニケーションや情報共有に課題を抱える企業も多く見られます。オフィスを離れて現場を回る従業員が他従業員と顔をあわせて情報共有できる機会は決して多くはありません。また指示内容がきちんと伝わらず、古い仕様のまま進行してしまうなどの連絡ミスが生じるケースもあります。
製造業の現場では高齢化が進んでおり、ITツールの導入を受け入れにくいという土壌もあるでしょう。DX化をどう進めていくのか、方針を定められない企業も少なくありません。
製造業がグループウェア導入によって得られるメリットとは
製造業がグループウェアを導入すれば、先ほど挙げた課題をスムーズに解決できる可能性があります。業務円滑化やDX推進という、非常に大きなメリットを得られるでしょう。具体的には、以下のような点が挙げられます。
グループウェア導入で従業員同士の情報共有がスムーズになれば、複雑な製造管理にも対応しやすくなります。顧客からなんらかの要望が出た際も、その場ですぐに担当者に確認可能です。
グループウェア上でさまざまな情報を一元化できれば、連絡ミスやすれ違いが起こるリスクも減らせるでしょう。各種書類をシステム上で瞬時に共有できるようになれば、相手からの返信や承認を待つ時間も短縮可能に。業務効率アップにつながります。
グループウェアには従業員全員が難なく使えるよう、操作性にこだわった製品も数多く提供されています。DX化をムリなく進めていけるほか、細やかなアクセス権限設定による情報漏えい対策も可能です。
【製造業向け】グループウェア選定ポイント
製造業でグループウェアを導入するなら、以下の３つのポイントに注目してみてください。業種にあったシステム導入で、課題解決を目指しましょう。
必要な機能が備わっているか
グループウェア選定時には、自社に必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。製造業向けには、以下のような機能をもつグループウェアがおすすめです。
- ・スケジュール機能
- ・チャット機能
- ・タスク管理機能
- ・ドキュメント管理機能
- ・ワークフロー機能
スケジュール機能はメンバーそれぞれの予定をひと目で把握し、共有するのに役立ちます。全員の予定を確認しつつ、仕事を効率的に進められるでしょう。チャット機能があれば、メールよりも素早いコミュニケーションが可能に。情報のやりとりが滞りません。
製造業で特に必要なのは、ドキュメント管理機能です。製造業では稟議書や改善提案書、ヒヤリハットの報告に設計変更の通知書といった、さまざまな書類がやりとりされます。グループウェア上で管理できれば、必要書類が迷子になる心配もありません。メンバー同士の速やかな共有によって、時間のロスも防げるでしょう。
導入形式はクラウドかオンプレミスか
グループウェアには、クラウド型とオンプレミス型の２つの種類があります。
クラウド型とはサービス提供会社が提供するグループウェアを、インターネットを通じて利用する形式のことです。初期費用が少なく運用開始までの準備が簡単というメリットがあります。
一方でオンプレミス型は、社内に独自システムを構築する形式です。初期費用が高く運用までに時間がかかるものの、自社で抱える課題を解決するため、詳細なカスタマイズが可能です。
製造業でグループウェアを導入する場合、一概にどちらのほうがよいとはいい切れません。自社でシステムを管理する余裕がない場合や、外出先から利用する機会が多い場合はクラウド型がおすすめです。一方で、長期的に見てコストを安くしたい場合や業務にあわせてカスタマイズの必要がある場合には、オンプレミス型のほうが向いています。自社の状況から判断しましょう。
現場での操作性がよいか
製造業でグループウェアを導入するなら、現場で使いやすいことが必須条件です。「操作が難しく一部の従業員しか使いこなせていない」という状況になれば、導入効果は半減してしまいます。高齢の従業員でも問題なく利用できるよう、直感的に操作できる製品を選んでください。
またスマートフォンにも対応しているグループウェアなら、現場に出ている人でもその場で使えます。現場スタッフと営業がスムーズに情報共有できるようになれば、業務効率もアップするでしょう。
製造業におすすめグループウェアを紹介
グループウェアを導入する場合、「実際にどれを選べばよいのかわからない」と悩む人も多いでしょう。ここでは、製造業におすすめのグループウェアを紹介するので、ぜひチェックしてみてください。
Garoon
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
SharePoint
- 20万以上の組織と1.9億人以上の人に使われるグループウェア！
- ニュース機能で組織内の情報伝達を大きく加速！
- Web版Microsoft365と連動しドキュメントをすぐに共同編集！
Microsoft 365
マイクロソフト社が提供する「Microsoft 365」は、Word・Excel・PowerPointといったビジネスに欠かせないソフトはもちろん、多種多様な機能を利用できるグループウェアです。メールやチャット、ドキュメント管理にオンラインストレージなど、製造業に役立つ機能を搭載しています。「Microsoft 365 Business Basic」プランを選択した場合、１人あたり月額使用料は750円です。１か月間無料で使えるトライアルも用意されています。
Lista
株式会社テクノアが提供する「Lista」は、中小製造業向けに開発されたクラウド型のグループウェアです。納期カレンダー機能を標準搭載することで、情報共有や管理を容易にし、現場の状況を営業担当にもひと目で共有できます。製造業特有の「不良品の増減」といった情報も共有可能です。スマートフォンからでもPCからでも手軽に利用でき、１人あたり月額使用料は490円です。一括購入プランもあるので、利用人数によっては検討してみてください。１か月間の無料トライアルを利用できます。
Jicoo
ジクー株式会社が提供する「Jicoo」は、日程調整を自動化できるグループウェアで、大企業から中小企業まで幅広く導入されています。AIを利用して、日程調整の面倒なやりとりをサポートします。予約から決済まで幅広い機能に対応し、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookなど、複数のカレンダーと連携可能です。基本機能のみであれば無料プランで利用でき、カスタマイズが必要な場合は１人あたり月額880円です。２週間の無料トライアルを実施しています。
POWER EGG
ディサークル株式会社が提供する「POWER EGG」は、グループウェアや申請汎用ワークフロー、Webデータベース、経費精算ワークフロー、CRMの５つの機能を搭載した統合型のツールです。必要な機能を選んで利用できます。操作性に優れており、各種機能を直感的に使えるでしょう。クラウド型とオンプレミス型があり、クラウド型なら基本使用料金月額10,000円に加え、ユーザー数に応じた月額単価300円～500円で使用可能です。30日間の無料体験を利用できます。
製造業向けグループウェアを使って業務を効率化しよう
製造業向けのグループウェアを導入すれば、情報共有やコミュニケーションなど、製造現場が抱えがちな課題を解決できます。ミスを減らし、業務効率化も狙えるでしょう。製造現場におすすめのグループウェアは、必要機能が搭載されていて操作性にも優れたものです。情報を収集し比較検討するためにも、まずは資料請求してみてください。
