グループウェアアプリとは
グループウェアアプリとは、チーム内のコミュニケーションや情報共有を効率的に行うためのアプリです。スケジュール管理やタスクの進捗確認、ドキュメントの共有、ビデオ会議など、さまざまな機能を１つのアプリ上に集約しています。
部署やチームのメンバーが場所を問わず、スムーズに連携できるようサポートします。
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【比較表】おすすめのグループウェアアプリ
グループウェアアプリのメリット
ここでは、グループウェアをスマホやタブレットで利用するメリットを紹介します。
- ■場所を問わずアクセス可能
- スマホに対応したグループウェアアプリは、オフィス外や移動中でも簡単にアクセスできるため、場所を問わず業務を行えます。出張先や外出先からもチームとリアルタイムでコミュニケーションを取り、情報共有が可能です。
- ■即時対応が可能
- スマホは手元にあることが多く、通知を即座に受け取りやすいといったメリットがあります。重要な情報やリクエストに対して迅速に対応でき、業務の進行がスムーズです。緊急の案件や変更があった際にも、すぐに反応できます。
- ■直感的で使いやすい
- スマホやタブレットは直感的な操作が可能で、グループウェアの機能を簡単に使いこなせます。タッチ操作や音声入力に対応しているため、複雑な操作は不要です。
スマホアプリに対応したグループウェアの選び方
スマホアプリ対応のグループウェアを選ぶ際には、どのようなポイントに着目すればよいのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
運用コスト
グループウェアアプリのコストを比較する際は、月額費用やライセンス料金はもちろん、メンテナンスやサポート費用も考慮しましょう。また、ユーザー数やデータ容量が増加した場合に、コストがどのように変動するかも確認が必要です。予算に合ったプランを選ぶことで、長期的な運用がスムーズに進みます。
さらに、初期導入時の設定費用やトレーニングコストも算出すると、より現実的な予算立案が可能です。
画面の操作性
タッチ操作が中心となるスマホでは、直感的に操作できるインターフェースが求められます。画面レイアウトや各機能へのアクセシビリティを確認しましょう。また、スクリーンサイズが異なるデバイスでも、操作性が損なわれないデザインが実装されているかも重要です。
本格導入前に、無料トライアルや無料プランを利用し、製品の操作性を確認しましょう。
セキュリティ対策
モバイル端末はもち運びができるため、紛失や盗難のリスクがあります。グループウェアアプリには、業務に関する重要な情報を保存・管理しているため、データ保護が不可欠です。デバイス管理機能やリモートワイプ機能、アプリ自体の暗号化機能が備わっているか確認しましょう。また、通信時のデータ暗号化や多要素認証など、アプリ使用時のセキュリティレベルが高いかどうかも重要です。
端末のデータ保護と通信の安全性の両面において、セキュリティ対策がなされているか確認しておきましょう。
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【比較表】おすすめのグループウェアアプリ
今回紹介するグループウェアアプリについて、機能や特徴、無料トライアルの有無などを一覧表にまとめました。製品比較にぜひご活用ください。
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おすすめのグループウェアアプリ（多機能型）
ここでは、情報共有や業務効率化に役立つ機能が豊富に備わっているグループウェアアプリを紹介します。業務に必要な情報が１つにまとめられるため、ツールの切り替えを最小限にしたい方や業務効率化を目指す企業におすすめです。
《Sales Cloud》のPOINT
- 15万社の圧倒的な導入実績とノウハウ
- 導入企業は、売上30%アップを実現！
- 世界でも日本でもトップシェアのCRM/SFA
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Sales Cloud」は、全世界で15万社以上が導入しているCRM/SFAシステムです。国内でも高いシェアを誇ります。ユーザー主体のコミュニティやFAQサイト、eラーニングコンテンツも充実しており、ツールを最大限活用できるようサポートします。
【参考価格】
月額9,600円～39,600円/ユーザー（税抜き）
《Garoon》のPOINT
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
「Garoon」は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド対応のグループウェアです。ユーザーの92％が操作性の高さを実感しています。スケジュールやワークフローといった情報共有の基盤だけでなく、他システムとの連携や、細かいアクセス設定も利用可能です。また、無料のカスタマーサポートを開設しており、ユーザーから人気を集めています。
【参考価格】初期費用無料
～300ユーザー：月額845円/ユーザー
301～1,001ユーザー：月額800円/ユーザー
※1,001ユーザー以上は問い合わせ
《desknet's NEO》のPOINT
- 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
- AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
- グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、あらゆる規模の組織に対応できる国産のWebグループウェアです。27もの業務アプリに加え、オプションで『AppSuite（カスタムメイド型業務アプリ作成ツール）』が追加可能です。自社独自のアプリをノンプログラミング・低コストで作成できるでしょう。ウェブ会議機能や交通費経費精算、タイムカードなど、その他オプションも充実しています。
【参考価格】
クラウド版：初期費用無料、月額400円～/ユーザー（※５ユーザーから契約可能）
オンプレミス版：初期費用75,000円～、最低利用価格18,000円～
《サイボウズ Office》のPOINT
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、中小企業向けに開発されたグループウェアです。スケジュール管理や掲示板、メッセージ機能をはじめとした豊富な機能を搭載し、デバイスに関係なく高いセキュリティでアクセス可能です。手頃な価格で、30日間の無料トライアルも利用でき、ユーザー数や解約も柔軟に対応します。
【参考価格】初期費用無料
スタンダードコース：月額600円/ユーザー
プレミアムコース：月額1,000円/ユーザー
《PHONE APPLI PEOPLE》のPOINT
- 顔写真と居場所が表示されるため誰がどこにいるかが即座に分かる
- 社員のスキルを可視化。コラボレーション活性化や人的資本活用
- 名刺はスマホで撮影するだけで登録でき、ペーパーレスを促進
株式会社 Phone Appliが提供する「PHONE APPLI PEOPLE」は、大手企業向けのコミュニケーションポータルです。名刺やWeb電話帳の管理など複数のツールを集約し、業務の効率化とコミュニケーションの活性化を支援します。組織内の情報共有をシンプルにし、フリーアドレスやハイブリッドワークに対応できます。
【参考価格】お問い合わせください。
《kintone》のPOINT
- 表計算ソフトや専門システムよりも快適・柔軟に
- 自社よりもスピーディー＆低コストな開発
- 思いついた業務改善をすぐに実行できる
サイボウズ株式会社提供の「kintone」は、ノーコードで業務システムを簡単に作成できるクラウドサービスです。さまざまなデバイスからアクセスでき、外部サービスとの連携もスムーズに行えます。営業から総務、人事、顧客対応まで全社的な業務効率化とデータの可視化を実現し、業務改善をサポートします。
【参考価格】
ライトコース：月額780円～/ユーザー
スタンダードコース：月額1,500円～/ユーザー
おすすめのグループウェアアプリ（低価格）
ここでは、低コストで利用できるグループウェアアプリを紹介します。コストを抑えつつ機能性も重視したい企業や、無料版では自社の規模に対応できないという場合におすすめです。
《J-MOTTOグループウェア》のPOINT
- 1人当たり150円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、ITトレンドGoodProductにも認定された、クラウド対応のグループウェアです。26機能のすべてをアイコンで画面上に一覧表示でき、効率的な仕事管理・情報共有を実現します。フリーダイヤルのコールセンター設置や万全なセキュリティ対策を実施しています。
【参考価格】初期費用無料
20ユーザーまでの場合：月額3,000円～
10ユーザー以下の場合：年額20,000円～
《NI Collabo 360》のPOINT
- 30を超える機能が月額360円！生産性向上を360°アシスト
- ワークフローや経費精算、安否確認も標準搭載で専用ソフト不要
- スマホアプリが無料で使えてモバイル利用も快適
株式会社NIコンサルティングが提供する「NI Collabo 360」は、テレワーク支援などの業務改善機能を統合した経営改善型グループウェアです。スケジュールや文書管理、メール、社内SNSなど基本機能に加え、30以上のアプリを１つにまとめています。グローバル対応も可能です。
【参考価格】
クラウドサービス：月額360円/ユーザー（税込み）
おすすめのグループウェアアプリ（無料）
ここでは、完全無料で利用できる製品や無料プランのあるグループウェアを紹介します。コストをかけずに導入したい企業や、まずは気軽に利用してみたいという場合におすすめです。ただし、無料アプリはユーザー数や機能が限定されることもあるため、事前に確認が必要です。
《R-GROUP》のPOINT
- 追加費用なしでスマートフォンでも使用可能
- 名刺管理やシフト管理など便利な機能が多数
- 日本国内だけで2,000社以上の導入実績
R-GROUP株式会社が提供する「R-GROUP」は、永年無料で使用できるクラウド型のグループウェアです。国内で2,000社、世界で50,000社以上の導入実績を誇ります。名刺管理やシフト表作成、ステークホルダ間でのスマホ通話無料など、12の機能を搭載。PC版だけでなくスマホ版も無料で利用可能です。グループウェアの導入がはじめての企業や、低コストでの運用を希望する企業の利用に適しているでしょう。
【参考価格】完全無料
《GroupSession》のPOINT
- 掲示板や在籍管理など20種類以上の機能を搭載
- エンタープライズ版はサポートが充実
- クラウド版はスマートフォンアプリにも対応
「GroupSession」は日本トータルシステム株式会社が提供するグループウェアです。有料のクラウド版（GroupSession byCloud）とエンタープライズ版（GroupSession ZION）に加え、無料版が提供されています。無料版であっても、稟議・在籍管理・回覧板など多くの機能を利用できるため、自治体や教育機関などでも導入されています。クラウド版はセキュリティ機能が充実しているほか、スマホアプリにも対応可能です。
【参考価格】
無料プランあり（ユーザー数無制限）
GroupSession byCloud：月額300円～/ユーザー
GroupSession ZION：初期費用2,400,000円、初年度月額133円/ユーザー※1500ユーザーで利用の場合
《GRIDYグループウェア》のPOINT
- 23もの機能を搭載！
- ISO27001(ISMS)に準拠した高度なセキュリティ環境！
- 登録から利用開始までわずか5分！
ブルーテック株式会社が提供する「GRIDYグループウェア」は、情報共有を支援する無料のシステムです。セキュリティ面ではISO27001準拠の高度なアクセス制限とデータ暗号化を採用し、安全な環境での情報共有が可能です。豊富な機能で、ユーザー数に制限なく利用できます。
【参考価格】完全無料（ユーザー数無制限）
また、アプリ対応ではなくても、スマホからブラウザにアクセスして利用できるグループウェアもあります。以下の記事では、人気のグループウェアを紹介しているので、あわせてご覧ください。
まとめ
スマホに対応したグループウェアアプリであれば、どこにいても簡単に必要な情報へアクセスできます。業務効率を上げるとともに、グループウェアの浸透を後押しするでしょう。
製品を導入する際はコストパフォーマンスや操作性、セキュリティ対策を比較検討することが大切です。ITトレンドの資料請求（無料）も活用し、自社にマッチするグループウェアアプリを見つけてください。
