グループウェア無料・アプリ版４選。ITトレンド編集部が紹介

グループウェアのおさらい

企業で活用される基本的なシステムにグループウェアがあります。このグループウェアの導入を検討する時には、グループウェアの機能や特徴をおさらいしておく必要があります。

グループウェアとは

グループウェアとはメールやスケジュール機能、掲示板機能、ファイル共有機能を持った、複数人の仕事を補助するためのツールです。基本的にはさまざまな情報を共有できるツールであり、情報共有によって業務を効率化できます。

無料と有料の違いを理解しておこう

グループウェアには無料版と有料版があります。有料版のグループウェアでも無料のトライアル期間を設けているシステムもあります。導入検討時に無料版と有料版 の違いを理解しておくことが重要です。

無料グループウェアの特徴４つ

現在ではグループウェアの種類が多くあり、中には無料のグループウェアがあります。

ここからは無料グループウェアの特徴を紹介していきます。

使える機能に制限がある

無料版のグループウェアは使える機能に制限があることが多く、ユーザー数にも制限があることが多いです。機能制限はグループウェアの製品によって変わります。

利用人数に制限がある

無料版のグループウェアには人数制限があるものもあります。個人で利用する場合は無料でも、同一企業で複数人利用する場合には課金が必要なグループウェアが多いです。

共有フォルダに容量制限がある

グループウェアには資料を保存する共有フォルダがありますが、無料版だと有料版と比較して、容量に制限があるか、利用できる容量が小さいことが多いです。

お問合せサポートが使えない

有料版のグループウェアであれば、チャット機能などで運営会社に問い合わせを使いサポートを受けることができます。しかし、無料版はサポート対象外であることがほとんどです。

こんなときには無料ツールが使える

グループウェアの無料版は機能制限がありますが、企業規模や状況によっては有効活用できます。

ここからは無料ツールが活用できる状況を説明していきます。

小規模で使うなら最適なツール

無料のグループウェアには人数制限があることもありますが、従業員数が少ない小規模な企業であれば、無料のツールでも使いやすいです。

体験版として使ってみる

有料版のグループウェアの中でも無料のトライアル期間を設けているものもあります。無料トライアル期間は製品によって異なりますが、30日や60日で設定されていることが多いです。

こんな方には有料版をオススメ

無料版のグループウェアは機能制限が多いため、規模が大きい企業には向きません。

ここでは、どのような企業であれば有料版のグループウェアが有効か説明していきます。

社員数が10人以上

社員数が10人以上になると、無料で使えるグループウェアの種類は減ります。業務においても共有する内容も多くなり、アナログの対応や機能制限がある無料のグループウェアであれば、使いにくいと感じることが増えます。

社内のメインシステムとして使う場合

グループウェアの機能にはメールやファイル共有、スケジュール共有があり、社内のメインシステムとして活用されるケースが多いです。また、他の基幹システムと連携して活用するためには、有料版の利用が必須になります。

無料・トライアルのアプリ版グループウェア４選をみていこう

ここからは無料トライアルできるグループウェアを紹介していきます。

サイボウズ

サイボウズはサイボウズ株式会社が提供しているクラウド型のグループウェアです。基本的なグループウェアの機能が充実しているだけでなく、オプションによって企業ごとに最適な機能をカスタマイズできます。スマートフォンや携帯電話でも活用できるため、時間や場所を選ばないワークスタイルを実現します。１ユーザーあたりの利用料は月額500円ですが、30日の無料トライアル期間が設けられています。

詳細はこちらサイボウズ

iQube

iQubeは株式会社ガイアックスが提供しているグループウェアです。このグループウェアの特徴は10人までであれば完全無料で利用できるツールであることです。無料のグループウェアの中では非常に機能が充実しており、役職や部署によって権限付与が可能です。クラウド型のグループウェアのため、モバイルに対応しており、スマートフォンでは一部の機能のみ利用可能です。有料版では１ユーザーあたりの利用料は月額400円であり、人数制限はなくなります。

詳細はこちらiQube

GRIDY

GRIDYはナレッジスイート株式会社が提供しているグループウェアです。このグループウェアは導入・運用にも費用がかかることがなく、無料で利用できます。パソコンとインターネット環境があれば利用でき、登録することで簡単に導入可能です。スマートフォンのモバイル環境を利用する場合は有料版になります。有料版では１ユーザーあたりの利用料は月額500円です。

詳細はこちらGRIDY

Aipo

AipoはTOWN株式会社が提供しているグループウェアです。PCだけでなく近年のモバイル対応に適応したグループウェアであり、ITに不安を感じる方でもスマートフォンで直感的な操作が可能です。プランが複数に分かれており、機能を絞った低価格なプランもあり、社員の様子を見ながら機能を拡張できます。30日の無料トライアル期間があるため、不安を取り除くことが可能です。有料版では１ユーザーあたりの利用料は月額400円です。

詳細はこちらAipo

まとめ

グループウェアは日々の業務の中で欠かせないツールです。グループウェア製品を検討する時は、搭載している機能も重要ですが、社員が使いやすいかどうかも大切です。有料版を導入する前に無料のトライアルを実施することが必要です。無料グループウェアのポイントをおさえて、自社に合うツールの導入検討がおすすめです。