グループウェア導入のメリットとは？デメリットや提供形態も解説！

グループウェアのメリット

グループウェアには、企業価値を向上させ、業務効率化を実現できるメリットが多くあります。ここではグループウェアのメリットを解説します。

１．情報やナレッジの共有がスムーズ

グループウェアのメールや掲示板機能を使えば、全社に向けて広報事項を送ったり、業務資料を共有できます。

チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるので、メール送信のように宛先でメンバーを一人ずつ選択するといった手間が省けます。また、アラート機能を搭載している製品もあり、メンバーの見落としも防げるでしょう。

また、タイムライン機能を搭載したグループウェアも多くあるため、社員と経営層が双方向のコミュニケーションを取れるという大きなメリットもあります。

２．ペーパレス化で業務連絡を効率化

これまで資料を紙で配布していた企業も、ファイル共有機能を利用することで、メンバーへ確実・スピーディーに共有できます。また、ペーパーレス化により、印刷の手間やコストの削減にも繋がります。

３．マルチデバイス対応は外出先からもアクセス可能

多くの製品がマルチデバイスに対応している製品であれば、外出先でも必要な情報をリアルタイムで閲覧できます。在宅勤務されていても情報を共有・コミュニケーションが取れるので、マルチデバイス対応のグループウェアの導入をお勧めします。

４．web会議機能で業務効率化

グループウェアにはweb会議機能があります。この機能を使えば、離れた場所にいる社員をweb上で集めることができるので、会議を行う場所に行く時間と経費を削減できます。

自分のデスクからも会議に参加できるので、ちょっとしたミーティングなどにも活用できます。小さな積み重ねではありますが、長期的な目線で見るとかなりの時間を削減できるので、企業、社員の両者にとってメリットをもたらすツールだといえます。

グループウェアのデメリット

導入を検討されている方は、デメリットもしっかりと抑えておきましょう。

１．部門や役職を越えたコミュニケーションは難しい

グループウェアの多くは、チャット掲示板の作成に管理者の許可が必要です。そのため、部門や役職を越えたコミュニケーションが難しいというデメリットがあります。部門を跨いだコミュニケーションが目的なのであれば、社内SNSが最適でしょう。

２．導入には予算がかかる

グループウェア導入前のデメリットですが、無料のツールなどを利用するのを別として、グループウェアの導入には費用がかかるのも事実です。しかし、複数のツールを使いこなすのは非効率ですし、より現場の混乱を招いてしまいます。その点、費用はかかりますが、グループウェアは社内コミュニケーションや業務効率化といった成果を一つのツールで実現できます。

３．自社に合う製品を選びきれないことも

ここでも、導入前のデメリットをご紹介しますが、グループウェアには多くの機能が搭載されており、それが逆に選定しにくいポイントとなってしまう場合もあります。また、基本的な機能は変わらないことから選定をおざなりにした結果、従業員の使い勝手が悪くツール離れしてしまうケースも多くあります。

製品を選ぶ際は、必要な機能の整理や従業員の使い勝手を基準に選ぶようにしましょう。

４．ツールが社内に浸透しにくい

グループウェアは機能が豊富にあり、導入してもどんなことができるのかよくわからずツールが使われない場合もあります。さらに、ワークフローや施設予約などの今まで社内ルールがあった機能は、従来のやり方にこだわりツールを活用することを嫌う人もいます。

さまざまな機能があり便利なグループウェアだからこそ、導入者や会社のトップが率先して利用し、ルールを決める必要があります。

これらのデメリットを乗り越えて導入を成功に導く方法は、以下の記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

「オンプレミス型」グループウェアの特徴

オンプレミス型は、自社でサーバーを用意し、ソフトをインストールして利用するタイプです。主に従業員1000人以上の大企業に適しているとされています。価格帯やセキュリティ、機能面など、それぞれのメリット・デメリットを具体的に見ていきましょう。

メリット１　自由な設計が可能

自社の状況に合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。機能追加など、社内の様々な要望にも応えることができます。大企業は要件が複雑になることが少なくないため、オンプレミス型を使っている企業が多くあります。

メリット２　自社管理でセキュリティ対策ができる

自社のサーバ内にデータが保管されているため、外部漏洩のリスクはクラウド型と比較して低く抑えることができます。グループウェアはカレンダーの情報など個人情報から企業情報まで多くの情報を取り扱っているので、社内でセキュリティ対策を行いたい場合はオンプレミスをおすすめします。

デメリット１　初期費用が高い

オンプレミス型は初期費用が高く、さらに別途サーバの保守運用費用もかかるため、導入コストが高額になる傾向があります。

しかし、社員数が多い企業ではクラウド型に比べてオンプレミス型の方がコストを抑えられる可能性もあります。クラウド型は1人あたりの月額制であることが多いので、導入前にコスト面を確認してみましょう。

デメリット２　サーバの運用工数やコストが発生する

オンプレミス型は社内で構築するため、サーバのメンテナンスなどの業務が発生します。導入前にこれらの作業に対応可能なSEが在籍しているか確認しましょう。

「クラウド型」グループウェアの特徴

クラウド型は、インターネットを介して利用します。オンプレミス型と違い、インストールや運用保守の必要がないため手間なく導入できるのが特長です。中堅・中小企業への導入に適しているといえるでしょう。

メリット１　初期費用が安い

ソフトやサーバの購入費用が必要ないため、初期費用が無料か、かかっても安価であることがほとんどです。初期コストを抑えて導入したい企業や初めて導入する企業にはクラウド型グループウェアをおすすめします。

メリット２　最新の環境で利用できる

クラウド型の場合、ベンダー側で定期的に機能追加やバージョンアップが行われます。そのため、常に最新のバージョンや機能を利用できます。

メリット３　導入に時間がかからない

クラウド型は、規模によりますが最短即時で利用可能です。そして、オンプレミス型と異なり自社でサーバを用意する必要がなく、インターネットとPCがあれば利用できます。

デメリット　カスタマイズ不可あるいは限定的な設計しかできない

サービス提供会社が準備したサーバを利用しているため、社内から要望があがってもカスタマイズできません。製品によっては、画面表示など限定的な変更であれば可能な場合もあります。

最適なグループウェアを選んでみよう！

いかがでしたか。グループウェアのメリットだけでなく、デメリットも理解したうえで導入検討を進めることが大切です。また、導入に失敗しないためにも、企業規模に合った提供形態を選択したり、必要な機能は何かを把握するなど、事前準備も重要になります。

以下の記事では、グループウェアの人気製品と選び方を詳しく解説しています。ぜひ読んで、自社に最適なシステムの導入を検討してみましょう。