グループウェア導入のメリット・デメリットまとめ｜提供形態別にもご紹介

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内でのコミュニケーション円滑化や業務効率化を目的としたツールです。導入数も増え、社内インフラの主流となっています。これから導入を検討している企業も多いでしょう。

グループウェアのメリット・デメリット

それぞれを具体的に見ていきましょう。

３つのメリット

1．情報やナレッジの共有がスムーズ

グループウェアのメールや掲示板機能を使えば、全社に向けて広報事項を送ったり、業務資料を共有することができます。

チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるので、メール送信のように宛先でメンバーを一人ずつ選択するといった手間が省けます。また、アラート機能を搭載している製品もあり、メンバーの見落としも防げます。

2．ペーパレス化で業務連絡を効率化

これまで資料を紙で配布していた企業も、ファイル共有機能を利用することで、メンバーへ確実・スピーディーに共有することができます。また、ペーパーレス化により、印刷の手間やコストの削減にも繋がります。

3．マルチデバイスに対応ならばアクセス可能

多くの製品がマルチデバイスに対応している製品であれば、外出先でも必要な情報をリアルタイムで閲覧することができます。在宅勤務されていっても情報を共有・コミュニケーションが取れるので、マルチデバイス対応のグループウェアを導入をお勧めします。

気になるデメリットは？

導入を検討されている方は、デメリットもしっかりと抑えておきましょう。

1．部門や役職を越えたコミュニケーションは難しい

グループウェアの多くは、チャット掲示板の作成に管理者の許可が必要です。そのため、部門や役職を越えたコミュニケーションが難しいというデメリットがあります。部門を跨いだコミュニケーションが目的なのであれば、社内SNSが最適でしょう。

2．導入には予算がかかる

グループウェア導入前のデメリットですが、無料のツールなどを利用するのを別として、グループウェアの導入には費用がかかるのも事実です。しかし、複数のツールを使いこなすのは非効率ですし、より現場の混乱を招いてしまいます。その点、費用はかかりますが、グループウェアは社内コミュニケーションや業務効率化といった成果を一つのツールで実現することができます。

3．自社に合う製品を選びきれないことも

ここでも、導入前のデメリットをご紹介しますが、グループウェアには多くの機能が搭載されており、それが逆に選定しにくいポイントとなってしまう場合もあります。また、基本的な機能は変わらないことから選定をおざなりにした結果、従業員の使い勝手が悪くツール離れしてしまうケースも多くあります。製品を選ぶ際は、必要な機能の整理や従業員の使い勝手を基準に選ぶようにしましょう。

「オンプレミス型」「クラウド型」のメリット・デメリット

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型の2つの提供形態があります。価格帯やセキュリティ、機能面など、それぞれのメリット・デメリットを具体的に見ていきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社でサーバーを用意し、ソフトをインストールして利用するタイプです。主に従業員1000人以上の大企業に適しているとされています。

メリット１　自由な設計が可能

自社の状況に合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。機能追加など、社内の様々な要望にも応えることができます。

メリット２　自社管理でセキュリティ対策ができる

自社のサーバー内にデータが保管されているため、外部漏洩のリスクはクラウド型と比較して低く抑えることができるといえるでしょう。

デメリット　初期費用が高い

オンプレミス型は初期費用が高く、さらに別途サーバーの保守運用費用もかかるため、導入コストが高額になる傾向があります。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを介して利用します。オンプレミス型と違い、インストールや運用保守の必要がないため手間なく導入できるのが特長です。中堅・中小企業への導入に適しているといえるでしょう。

メリット１　初期費用が安い

ソフトやサーバーの購入費用が必要ないため、初期費用が無料か、かかっても安価であることがほとんどです。初期コストを抑えて導入したい企業にはおすすめです。

メリット２　最新の環境で利用できる

クラウド型の場合、ベンダー側で定期的に機能追加やバージョンアップが行われます。そのため、常に最新のバージョンや機能を利用することができます。

デメリット　カスタマイズ不可あるいは限定的な設計しかできない

サービス提供会社が準備したサーバーを利用しているため、社内から要望があがってもカスタマイズできません。製品によっては、画面表示など限定的な変更であれば可能な場合もあります。

まとめ

いかがでしたか。グループウェアのメリットだけでなく、デメリットも理解したうえで導入検討を進めることが大切です。また、導入に失敗しないためにも、企業規模に合った提供形態を選択したり、必要な機能は何かを把握するなど、事前準備も重要です。

日本国内だけでも数多くの製品がありますので、自社に最適な製品選定を行いましょう。