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グループウェア導入のメリットとは?デメリットや提供形態も解説!

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2023年01月17日 最終更新
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グループウェア導入のメリットとは?デメリットや提供形態も解説!

業務効率化への期待などから、グループウェアを導入する企業が増加しています。最近では、いつ・どこにいても閲覧が可能なクラウド型製品も注目されており、中堅・中小企業を中心に普及しています。

この記事では、グループウェア導入のメリット・デメリットや「オンプレミス型」「クラウド型」など提供形態別の特徴をご紹介します。

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グループウェアのメリット

グループウェアには、企業価値を向上させ、業務効率化を実現できるメリットが多くあります。ここではグループウェアのメリットを解説します。

1.情報やナレッジの共有がスムーズ

グループウェアのメールや掲示板機能を使えば、全社に向けて広報事項を送ったり、業務資料を共有できます。

チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるので、メール送信のように宛先でメンバーを一人ずつ選択するといった手間が省けます。また、アラート機能を搭載している製品もあり、メンバーの見落としも防げるでしょう。

また、タイムライン機能を搭載したグループウェアも多くあるため、社員と経営層が双方向のコミュニケーションを取れるという大きなメリットもあります。

2.ペーパレス化で業務連絡を効率化

これまで資料を紙で配布していた企業も、ファイル共有機能を利用することで、メンバーへ確実・スピーディーに共有できます。また、ペーパーレス化により、印刷の手間やコストの削減にも繋がります。

3.マルチデバイス対応は外出先からもアクセス可能

多くの製品がマルチデバイスに対応している製品であれば、外出先でも必要な情報をリアルタイムで閲覧できます。在宅勤務されていても情報を共有・コミュニケーションが取れるので、マルチデバイス対応のグループウェアの導入をお勧めします。

4.web会議機能で業務効率化

グループウェアにはweb会議機能があります。この機能を使えば、離れた場所にいる社員をweb上で集めることができるので、会議を行う場所に行く時間と経費を削減できます。

自分のデスクからも会議に参加できるので、ちょっとしたミーティングなどにも活用できます。小さな積み重ねではありますが、長期的な目線で見るとかなりの時間を削減できるので、企業、社員の両者にとってメリットをもたらすツールだといえます。

グループウェアのデメリット

導入を検討されている方は、デメリットもしっかりと抑えておきましょう。

1.部門や役職を越えたコミュニケーションは難しい

グループウェアの多くは、チャット掲示板の作成に管理者の許可が必要です。そのため、部門や役職を越えたコミュニケーションが難しいというデメリットがあります。部門を跨いだコミュニケーションが目的なのであれば、社内SNSが最適でしょう。

2.導入には予算がかかる

グループウェア導入前のデメリットですが、無料のツールなどを利用するのを別として、グループウェアの導入には費用がかかるのも事実です。しかし、複数のツールを使いこなすのは非効率ですし、より現場の混乱を招いてしまいます。その点、費用はかかりますが、グループウェアは社内コミュニケーションや業務効率化といった成果を一つのツールで実現できます。

3.自社に合う製品を選びきれないことも

ここでも、導入前のデメリットをご紹介しますが、グループウェアには多くの機能が搭載されており、それが逆に選定しにくいポイントとなってしまう場合もあります。また、基本的な機能は変わらないことから選定をおざなりにした結果、従業員の使い勝手が悪くツール離れしてしまうケースも多くあります。

製品を選ぶ際は、必要な機能の整理や従業員の使い勝手を基準に選ぶようにしましょう。

4.ツールが社内に浸透しにくい

グループウェアは機能が豊富にあり、導入してもどんなことができるのかよくわからずツールが使われない場合もあります。さらに、ワークフローや施設予約などの今まで社内ルールがあった機能は、従来のやり方にこだわりツールを活用することを嫌う人もいます。

さまざまな機能があり便利なグループウェアだからこそ、導入者や会社のトップが率先して利用し、ルールを決める必要があります。

これらのデメリットを乗り越えて導入を成功に導く方法は、以下の記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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「オンプレミス型」グループウェアの特徴

オンプレミス型は、自社でサーバーを用意し、ソフトをインストールして利用するタイプです。主に従業員1000人以上の大企業に適しているとされています。価格帯やセキュリティ、機能面など、それぞれのメリット・デメリットを具体的に見ていきましょう。

メリット1 自由な設計が可能

自社の状況に合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。機能追加など、社内の様々な要望にも応えることができます。大企業は要件が複雑になることが少なくないため、オンプレミス型を使っている企業が多くあります。

メリット2 自社管理でセキュリティ対策ができる

自社のサーバ内にデータが保管されているため、外部漏洩のリスクはクラウド型と比較して低く抑えることができます。グループウェアはカレンダーの情報など個人情報から企業情報まで多くの情報を取り扱っているので、社内でセキュリティ対策を行いたい場合はオンプレミスをおすすめします。

デメリット1 初期費用が高い

オンプレミス型は初期費用が高く、さらに別途サーバの保守運用費用もかかるため、導入コストが高額になる傾向があります。

しかし、社員数が多い企業ではクラウド型に比べてオンプレミス型の方がコストを抑えられる可能性もあります。クラウド型は1人あたりの月額制であることが多いので、導入前にコスト面を確認してみましょう。

デメリット2 サーバの運用工数やコストが発生する

オンプレミス型は社内で構築するため、サーバのメンテナンスなどの業務が発生します。導入前にこれらの作業に対応可能なSEが在籍しているか確認しましょう。

「クラウド型」グループウェアの特徴

クラウド型は、インターネットを介して利用します。オンプレミス型と違い、インストールや運用保守の必要がないため手間なく導入できるのが特長です。中堅・中小企業への導入に適しているといえるでしょう。

メリット1 初期費用が安い

ソフトやサーバの購入費用が必要ないため、初期費用が無料か、かかっても安価であることがほとんどです。初期コストを抑えて導入したい企業や初めて導入する企業にはクラウド型グループウェアをおすすめします。

メリット2 最新の環境で利用できる

クラウド型の場合、ベンダー側で定期的に機能追加やバージョンアップが行われます。そのため、常に最新のバージョンや機能を利用できます。

メリット3 導入に時間がかからない

クラウド型は、規模によりますが最短即時で利用可能です。そして、オンプレミス型と異なり自社でサーバを用意する必要がなく、インターネットとPCがあれば利用できます。

デメリット カスタマイズ不可あるいは限定的な設計しかできない

サービス提供会社が準備したサーバを利用しているため、社内から要望があがってもカスタマイズできません。製品によっては、画面表示など限定的な変更であれば可能な場合もあります。

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最適なグループウェアを選んでみよう!

いかがでしたか。グループウェアのメリットだけでなく、デメリットも理解したうえで導入検討を進めることが大切です。また、導入に失敗しないためにも、企業規模に合った提供形態を選択したり、必要な機能は何かを把握するなど、事前準備も重要になります。

以下の記事では、グループウェアの人気製品と選び方を詳しく解説しています。ぜひ読んで、自社に最適なシステムの導入を検討してみましょう。

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サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
中小企業向けかんたんらくらくグループウェアサイボウズ Office
サイボウズ Officeは「誰でも使える」にこだわって開発された中小企業向けグループウェア。 スケジュールや掲示板、メッセージなど、社内の情報共有を円滑にする機能が豊富にそろっています。
株式会社ネオジャパン
株式会社ネオジャパン
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
累計462万人以上の導入実績を持つグループウェアdesknet's NEO
デスクネッツ ネオは、累計462万人以上の導入実績を持つ、国産のWebグループウェアです。 5名から数万名規模まで、あらゆる規模の組織に対応、自社運用で業務効率UPと安定運用を実現します。
TOWN株式会社
TOWN株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.2
スケジュール管理グループウェア「アイポ」
チームの予定共有を素早くかんたんにするスケジュール管理グループウェアです。 シンプルな運用で、日程調整を効率よく行えます。
グーグル・クラウド・ジャパン合同会社
グーグル・クラウド・ジャパン合同会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.4
【中堅中小企業向け】使い慣れたアプリでビジネスを加速Google Workspace
勤務先・自宅等、どこからでも場所を選ばず、ドキュメント作成やコミュニケーション、コラボレーションが実施できるビジネス向けのグループウェアです。
株式会社現場サポート
株式会社現場サポート
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.8
現場クラウド Conne
コミュニケーションで仕事がはかどる!建設現場と社内、JV他社や協力会社とすぐに使えるメッセージ投稿機能、ファイル管理機能等を備えた、建設人のチームワークを高めるクラウドサービスです。
サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアGaroon(ガルーン)
10名~数万人規模で安心して利用できる高いスケーラビリティと使いやすさを両立。高品質の無料カスタマーサポートが管理者を支援。カスタマイズ性、他システムとの連携性も魅力。
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
【中小企業にオススメ!】20ユーザー/月額3,000円からJ-MOTTOグループウェア
【ITトレンド 年間ランキング・Good Product 受賞!】 460万ユーザーを超える導入実績を誇る国産グループウェア『desknet’sNEO』のASPサービス。情報共有に便利な25機能がついて月額3,000円から。
株式会社セールスフォース・ジャパン
株式会社セールスフォース・ジャパン
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
日本/世界でトップシェア!全世界導入数15万社を突破!!Sales Cloud
リアルタイムな見える化により経営状況が一目でわかり、売上の予測、各営業担当者の活動状況や競合他社の動向など、重要な顧客・商談情報を瞬時に確認・共有することが可能です。
株式会社エイジング
株式会社エイジング
Excelで簡単!誰でもつくって管理できる社内ポータル AtoZ for Liferay
業界問わず多数のサイト制作を手掛けております。 ITの知識が不要なので誰でもつくって管理でき、 社内ポータルに必要なすべてをワンパッケージでご提供いたします。
株式会社NIコンサルティング
株式会社NIコンサルティング
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8
月額360円|高機能ワークフローも経費精算も標準搭載「NI Collabo 360」
経営コンサルティング会社が開発する生産性向上のための経営改善型グループウェアです。 スケジュールやメールなどの基本機能にも工夫を凝らし、情報共有にとどまらない生産性向上を実現します。
株式会社ワークスアプリケーションズ
株式会社ワークスアプリケーションズ
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3
【脱Notes支援特別パック実施中】業務デジタル化を強力に推進!ArielAirOne
企業規模1000名以上の導入比率 90%! Notesと同等以上の機能と拡張性を持つ業務開発プラットフォームです。 Notes資産を活用し、小さな移行負荷で、大きな移行効果を得ることができます。
株式会社ピーエスシー
株式会社ピーエスシー
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3
【Microsoft社認定】M365徹底活用「Coo Kai アプリ4選」
Microsoft社が提供するMicrosoft 365を①劇的に使いやすくし、②更なる生産性向上を実現するクラウド型アドオンアプリケーション「Coo Kai」
R-GROUP株式会社
R-GROUP株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.4
完全無料で世界をつなぐ!利用者数制限のないグループウェアR-GROUP
20か国語に対応し、世界中の50,000社以上で利用されているグループウェア。利用者制限もなく永年無料で使用でき、チャットやメール、スケジュール管理など多様な機能を備えています。
シヤチハタ株式会社
シヤチハタ株式会社
月額110円からの電子印鑑・電子決裁・電子契約サービスShachihata Cloud
Shachihata Cloudは紙で行っていたワークフローを、運用を変えずにデジタル化できる電子印鑑・決裁・契約サービスです。さらに、グループウェアやオフィスツールも110円から利用可能。
ゾーホージャパン株式会社
ゾーホージャパン株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
部門や部署の垣根を超えたオープンな職場環境をZoho Connect
コミュニケーションを促進し合理的なチームワークを実現するグループウェア。専門知識を一元管理することで、社内全体の生産性向上を目指せます。
株式会社ASJ
株式会社ASJ
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3
200名まで定額11,000円 クラウド型グループウェアHotBiz8
200名まで定額11,000円で利用できるクラウド型グループウェア。 社内の情報共有に役立つ機能が充実 スムーズな業務を手助けします。
株式会社ガイアックス
株式会社ガイアックス
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.7
社員が持つ個々の知を企業全体の共有財産へiQube
社内の業務ノウハウを蓄積することに主眼を置いたグループウェア。社内wikiや議論用の掲示板、ワークフローなど、業務の効率化を追求するための機能が充実しています。
ナレッジスイート株式会社
ナレッジスイート株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.6
完全無料なのに有料オプション級の機能も搭載!GRIDYグループウェア
初期費用・月額料金ともに完全無料のグループウェア。メールやメッセージといった基本的な機能のほか、備品管理や議事録作成など細かな機能を備え幅広く業務を効率化します。
日本トータルシステム株式会社
日本トータルシステム株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
企業や自治体、医療機関、教育機関など幅広い業界での導入実績GroupSession
無料で使い始められるグループウェア。無料版でも十分な機能を使うことができます。有料のクラウド版とオンプレミス版はそれぞれの強みを持ち、利用規模などに応じて選べます。
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2月6日(月) 更新
第1位
  • 【中小企業にオススメ!】20ユーザー/月額3,000円からJ-MOTTOグループウェア
  • リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
第2位
  • 月額360円|高機能ワークフローも経費精算も標準搭載「NI Collabo 360」
  • 株式会社NIコンサルティング
第3位
  • 累計462万人以上の導入実績を持つグループウェアdesknet's NEO
  • 株式会社ネオジャパン
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