グループウェア導入前に確認すべき２つの成功ポイント
ではまず、グループウェアの導入前に確認しておくべき成功ポイントを紹介していきます。
１．グループウェアの導入目的を明確にする
グループウェアを導入する前に、まずは導入目的を明確にしましょう。導入目的をはっきりさせることで以下のような点もクリアになり、製品選定で失敗する可能性を大幅に下げられます。
- ・必要な機能
- ・導入コスト
- ・導入後の使用イメージ
必要な機能が明確になることで、ある程度製品の価格帯が絞られるため、導入のコストがイメージでき、コストバランスを考えやすくなるでしょう。
２．無料トライアルを利用する
導入前、特に製品選びの段階で重要になるのが無料トライアルの利用です。多くの製品で無料トライアル期間が設けてあり、無料でシステムの使用感や効果を実感することができます。これを利用することで、より自社にあったグループウェアを選択でき、導入成功につながるでしょう。
無料トライアルを実施しているグループウェア製品は以下の記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
グループウェア導入後にやっておきたい４つのステップ
自社にぴったりなグループウェアを導入したが、社内に浸透せず利用されない…ということにならないためには、導入後にどのような工夫が必要なのでしょうか。ここでは、グループウェア導入後に、社内で活用されるシステムになるためのステップを紹介します。
１．１つの部署で試験導入する
まずは、導入の旗振り役となる担当者を決め、１つの部署の中で、試験導入するのがよいでしょう。グループウェアを全社一斉導入してしまうと、導入直後にありがちな細かい変更のたびに大きく告知しなければならないため、混乱を招きかねません。
そのため、全社導入前に１つの部署で試行錯誤を繰り返しながら成功事例を蓄積していくことが大切です。グループウェアの機能は実に多彩なため、これらの機能をどれだけ使いこなせるのかを含め、まずはスモールスタートで確認していくことがポイントになります。
人事や経理をこなす事務部門であれば、ワークフロー機能、営業部門であればスケジュール管理から使うなど、まずは一部の機能から試験的に導入し、徐々に拡張していきましょう。
２．社内で説明会を開く
システム導入時の課題となるのが、新しいシステムを積極的に活用しない社員が出てくることです。しかし、既存の仕事の進め方を変えるわけですから、多かれ少なかれ現場からの反発は当たり前と考えましょう。
この反発を抑えるため、一つの部署である程度どのように運用するかという方針が決定したら、社内で説明会を行いましょう。説明会ではグループウェアの導入目的と機能、メリットについて伝えましょう。特に、利用のメリットを正しく伝えるのが重要です。
３．グループウェアを利用せざるをえない仕組みを作る
社内にグループウェアを浸透させるためには、グループウェアを使わざるを得ない仕組みを構築することも効果的です。例えば、経費の精算は紙伝票では受け付けない、会議室の予約はグループウェアでのみ可能、といった社内ルールを作れば、社員はグループウェアを使う必要が出てくるため、社内に浸透しないという事態を避けられます。
４．マニュアルやQ&Aを作成する
社員が新しいシステムに早く順応できるよう、使用方法やセキュリティ上の決まりを盛り込んだマニュアルを用意しておくとよいでしょう。
また、グループウェアを使っているうちに不満や意見が出てきたら、これを丁寧に拾い上げて対応していきます。この意見をまとめてQ&Aを作成することで２度同じ質問に対応する手間が省ける上、社員としても疑問をすぐに解決できるため、システムの浸透につながります。
グループウェアの導入を成功させるためのヒントは、失敗事例にもたくさん転がっています。以下の記事ではグループウェアの導入に失敗した事例を紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
グループウェアの導入を成功させて、業務効率化を！
いかがでしたか。グループウェアの導入前から導入後まで、導入を成功に導くポイントを紹介してきました。しっかりとした事前準備と、社員の理解を得るための仕組み作りが導入成功のカギになるため、まずは、導入目的の確認からはじめてみてはいかがでしょうか。
