グループウェア導入後にまずやること

旗振り役とモデルとなるチームをつくる

グループウェアの機能は実に多彩です。メール、ワークフロー、スケジュール管理、ファイル共有、設備予約、回覧板、掲示板、タスク管理……。どの企業でもオフィスで標準的に行われる業務を幅広く対象にしているのがグループウェアです。

これほど多機能なツールを現場にそのまま渡しても、おそらくリテラシーの高い一部の人あるいはグループだけしか使わなくなる可能性があります。では、どのようにグループウェアの浸透を図っていけばいいのでしょうか。まずはステップを踏んで導入していくことをお勧めします。

グループウェアの全社一斉導入は危険で、最終ゴールは全社導入であっても、その前に試行錯誤を繰り返しながら成功事例を蓄積していくことが大切です。

そのために、導入後、まずは旗振り役を選定しましょう。エバンジェリストの役割です。この記事を読んでいる方でもけっこうですし、現場でIT推進を担当している方や人望と影響力のある方でもけっこうです。 次に、旗振り役の目の届くところにモデルとなるチームを選びます。部署や小さな拠点単位程度でもいいですが、あまり小さなチームだと導入試験の効果が見えづらくなります。

小さな成功事例をつくる

次に、旗振り役とモデルとなるチームでプロジェクトを発足させ、グループウェアを導入していきます。ポイントとなるのが、グループウェアの数多い機能から何を抽出して、使ってみるかです。人事や経理をこなす事務部門であれば、ワークフロー機能、営業部門であればスケジュール管理から使ってみるのがよいと思います。あまり欲張らずに少しずつ、試験的に使ってみます。

この導入期で重要となるのが、しっかりとした教育を行うことです。関係者を集めて、グループウェアの概要と導入する機能、そして現場が得られるメリットを確実に伝えます。「会社の方針だから使いなさい」というよりも「仕事が楽になる、面倒な手作業が減る」といった具体的なメリットを伝えるのがポイントです。

また、グループウェアを使っているうちに不満が出てきたら、これを丁寧に拾い上げて対応していきます。よくあるのが「モバイル環境でも使いたい」という声です。スケジュール管理を使う営業担当者であれば、外でもメンバーのスケジュールを確認したいこもよくあります。ワークフローでも外出先から申請したり、承認できれば便利です。

また、パソコンは苦手でもスマートフォンであれば使いこなせるという人もいます。このようなリクエストに対応して、セキュリティを考慮しつつモバイル端末からでも使えるように、システムに手を加えていきます。

ゴール！ 全社展開へ

モデルとなったチームでの成功事例を社内にPRし、多くの社員に興味を持たせてから、いよいよ全社展開となります。基本機能となるメール、ワークフロー、スケジュールなどを徹底的に利用を浸透させましょう。

もちろん、グループウェアのすべての機能を使わなければならないということはありません。その企業にふさわしい機能を選定し、順を踏んで少しずつ必要なものを導入していきます。この全社展開で課題となるのが、新しいシステムを積極的に活用しない方々が出てくること。既存の仕事の進め方を変えるわけですから、多かれ少なかれ現場からの反発は出てくるものです。

このような方々に有効なのがトップダウンで進めること。トップが強いリーダーシップで現場を説き伏せます。ただし、返って反発を買ってしまいそうな場合は、旗振り役が地道に説得していくことが必要です。

また、グループウェアを使わざるを得ない仕組みにすることも効果的です。経費の精算は紙伝票では受け付けない、会議室の予約はグループウェアでのみ可能、といった社内ルールをつくります。硬軟織り交ぜて対応することをお勧めします。

ツールを導入支援したSI事業者に相談することもお勧めです。多くのノウハウを持っており、中には専門のコンサルティング部隊を抱えているところもあるので、使ってみるとよいでしょう。