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グループウェアは今やある程度の規模の企業には必須のシステムとなっています。業務上の伝達事項がスムーズに行えるほか、文書管理から外部アプリケーションとの連携まで、グループウェアの可能性はとても広がっています。
そんなビジネスに欠かせないグループウェアですが、今回ご紹介するのは失敗事例です。グループウェア導入に当たって、このような失敗例もあるということを踏まえて、グループウェア導入に役立てていただければと思います。
早速ですが、グループウェア導入後のよくある失敗事例をみていきましょう
グループウェアの費用は、1ユーザーあたりのライセンスフィーです。複数年契約を行えばディスカウントされることもありますが、企業の予算は単年度単位がほとんどであることから、多くの企業が一年ごとに契約を更新しています。
クラウド型のグループウェアにすれば、ハードウェアの購入コストやサーバ設置スペースの削減になりますが、思わぬ高機能グループウェアを導入してしまい、ライセンスフィーだけでもも大きな負担になってしまうこともあります。自社の業務に最適なグループウェアを選ぶことは非常に重要です。
グループウェアは、全メンバーにもれなく浸透させるべきものです。なぜなら一人でも旧システムを使いたいと主張するメンバーがいれば、そのために旧来の閲覧方法（紙での回覧など）を平行して維持しなくてはいけなくなるからです。
これではコストが倍になります。できる限りトップダウンでグループウェア導入を浸透させましょう。もちろん利用者にメリットがあるように、楽しく、モチベーションが上がるような使い勝手の良いシステムを検討した上で、です。利用状況が中途半端になることが一番問題なので、全メンバーに強制的に利用させることもひとつの方法です。
グループウェアの導入が失敗するケースでは、情報システム部門でのみ決定してしまって、たとえば工場や外回りの営業職など、実際に使う現場での使い勝手をまったくヒアリングせずに導入してしまう場合が多くあります。
これでは現場は混乱してしまいます。導入の際は、最もヘビーに利用するであろう現場の意見を重視してください。意思決定権者と情報システム部門の意見のみで選んだグループウェアは、現場の意見が反映されておらず失敗する可能性が高いのです。
高機能で格安の海外製グループウェアに惹かれて導入を決定したものの、日本企業のビジネス習慣に合わなかったということがあります。たとえばスケジュール機能。アメリカでのスケジュール機能は一般的に個人のスケジュールを公開しません。
しかし、日本でのビジネスは個人のスケジュールを公開することが必須となっています。これは日本のビジネスはチームプレーが多く、アメリカは個人主体のビジネスが多いという点があるためです。この点も考慮する必要があり、海外のグループウェアはローカライズされていないものも多いため、自社にとって使い勝手が良い製品であるかしっかりと見極めましょう。
グループウェア導入の際に、検討すべき事柄のひとつに、企業規模があります。大規模な企業であれば、たとえば文書は役職者のみ公開、承認を得た人のみの公開など、文書管理に制限がある場合があります。
一方で企業規模の小さな組織の場合、原則として文書は全員で共有するスタイルでビジネスを進めたりする場合があります。そのため、大は小を兼ねるではないですが、必ずしも大規模な組織に対応しているグループウェアが、小規模な組織でも活かされるとは限らないのです。そのため、自社にとって適切な企業規模のグループウェア製品を選ぶことが肝要になります。
グループウェアの失敗事例をまとめて解説しましたが、ここからは、失敗を防ぐためにはどのようなことに気をつけていくべきかをご紹介します。以下にグループウェア導入前におこなっておきたいポイントをご紹介していきます。
グループウェア導入の失敗事例から防ぐポイントをまとめてみました。グループウェアはチーム、部門、会社それぞれのセグメント全員が使わないと効果がないどころか、コミュニケーションロスを引き起こしてしまう可能性があります。クラウド型の製品には、契約縛りがあったり、オンプレミス型ではサーバー構築を行うので、一度導入してしまうとリプレイスができにくくなるので、無駄なコストが発生します。
導入にあたっては、自社に合うのかどうか、社員が使いやすいかなどを試験導入などで把握するようにしましょう。
いかがでしたか？グループウェアの失敗事例に始まり、失敗を防ぐポイントをご紹介しました。グループウェアの製品は種類も多く、各提供会社にしかない機能も多く存在しています。導入までを急ぐよりも慎重に導入を勧めていくことをおすすめします。
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