グループウェア導入の失敗事例
早速ですが、グループウェア導入後のよくある失敗事例をみていきましょう。
失敗事例１．コストがかかり過ぎてしまった
グループウェアの費用は、1ユーザーあたりのライセンスフィーです。複数年契約を行えばディスカウントされることもありますが、基本的に多くの企業が一年ごとに契約を更新しています。
A社ではグループウェアを導入するにあたり、できるだけ多くの機能を搭載している方が便利だろうと考え、過度に高機能なグループウェアを導入しました。しかし実際には基本機能以外のほとんどの機能は使わずじまい。月ごとの利用料が高くついてしまいました。
グループウェアの利用料は機能の数に比例するため、自社に必要ない余計な機能を搭載しているグループウェアを導入してしまうと、ライセンスフィーだけでも大きな負担になります。自社の業務に最適なグループウェアを選ぶことが非常に重要だといえるでしょう。
失敗事例２．グループウェア導入に反対するメンバーがいた
グループウェアを社内に浸透させるには、全メンバーに導入メリットをもれなく知らせる必要があります。なぜなら旧システムを使いたいと主張するメンバーが多ければ、そのために旧来の情報共有の方法を平行して維持しなくてはいけなくなるからです。
K社ではグループウェアの導入を決定しましたが、平均年齢が高く新システムになれるためにはスイッチングコストがかかるとの判断で、ある部署から導入を拒否されたのです。結局その部署は従来のシステムを使い、他の部署では新システムを用いるようになったため、かえって情報共有に時間がかかるようになってしまいました。
これでは、グループウェアを利用している社員としていない社員の間に情報格差が生まれ、全体の統一を図るのが難しくなります。現場の意向を汲んだうえで、導入時はトップダウンで浸透させましょう。利用状況が中途半端になることが一番問題なので、全メンバーに強制的に利用させることもひとつの方法です。
失敗事例３．現場の意見を検討・把握しなかった
グループウェアの導入が失敗するケースでは、情報システム部門でのみ決定してしまって、たとえば工場や外回りの営業職など、実際に使う現場での使い勝手をまったくヒアリングせずに導入してしまう場合が多くあります。
M社では、「グループウェアが便利らしい」と聞き、情報システム部門が現場のヒアリング無しに導入を決めました。しかし、営業をはじめとする各部門ではすでに情報共有の方法が確立されており、各部門は混乱。新システムが浸透するまで、かなりの時間を要しました。
導入の際は、最もヘビーに利用するであろう現場の意見を重視してください。意思決定権者と情報システム部門の意見のみで選んだグループウェアは、現場の意見が反映されておらず失敗する可能性が高いのです。
失敗事例４．海外製品を選んだが合わなかった
C社では高機能で格安の海外製グループウェアに惹かれて導入を決定したものの、日本企業である自社のビジネス習慣に合わず、結果的に別のグループウェアを導入することになってしまいました。
たとえばスケジュール機能。アメリカでのスケジュール機能は一般的に個人のスケジュールを公開しません。しかし、日本でのビジネスは個人のスケジュールを公開することが必須となっています。
このように、社風や習慣といった点も考慮する必要があり、海外のグループウェアはローカライズされていないものも多いため、自社にとって使い勝手が良い製品であるかしっかりと見極めましょう。
失敗事例５．企業規模に合わない製品を選んでしまった
グループウェア導入の際に、検討すべき事柄のひとつに、企業規模があります。G社では、比較的従業員の多い企業でありながら少人数向けのシステムを導入してしまったため、社員全員が利用できず、もう一度自社規模にあったシステムを導入するという結果に終わりました。
また、逆に必ずしも大規模な組織に対応しているグループウェアが、小規模な組織でも活かされるとは限りません。そのため、自社にとって適切な企業規模のグループウェア製品を選ぶことが肝要になります。
失敗事例６．運用ルールが明確になっていなかった
J社では、情報共有の課題を解決するため、グループウェアを導入しました。しかし、どのようにグループウェアを運用していくにあたって必要なルールが明確になっておらず、グループウェアの利用機能に関する意見も部署ごとに異なっていました。
結局、部署間でのコミュニケーションを円滑にするために導入されたはずのグループウェアがうまく定着せず、これまで通り各部署で異なるツールを使うという結果に終わりました。
全社導入を考えている場合は、しっかりとスモールスタートし、事前に運用ルールや利用機能を決めておくことでこのようなトラブルを防止できます。各部署にとって魅力的なツールでありつつ便利な運用を行うためには、事前準備を入念に行いましょう。
以下の記事では各製品が対応している規模や製品の特長についても紹介していますので、自社にあった製品を見つけてみてはいかがでしょうか。
グループウェア導入で気をつけること
グループウェアの失敗事例をまとめて解説しましたが、ここからは、失敗を防ぐためにはどのようなことに気をつけていくべきかをまとめていきます。
- 現場社員の声を反映させたグループウェアを導入する
- 自社に必要な機能や使いやすさを重視する
- 導入前に試験導入を行う
- 将来を見据えて拡張性の高い商品の選定を行う
グループウェア導入の失敗事例から防ぐポイントをまとめてみました。グループウェアはチーム、部門、会社それぞれのセグメント全員が使わないと効果がないどころか、コミュニケーションロスを引き起こしてしまう可能性があります。
導入にあたっては、まずは現場のヒアリングを行ったうえで慎重に製品を検討し、自社に合うのかどうか、試験導入で確認する必要があるでしょう。
グループウェア導入の成功ポイントについては以下の記事でさらに詳しく解説していますので参考にしてみてください。
グループウェアの失敗事例を教訓にして導入成功を！
いかがでしたか？グループウェアの失敗事例に始まり、失敗を防ぐポイントをご紹介しました。グループウェアの製品は種類も多く、各提供会社にしかない機能も多く存在しています。導入までを急ぐよりも慎重に導入を勧めていくことをおすすめします。
慎重な導入に必要なことは慎重な製品選定です。まずは資料請求を行い、製品例を知るところからスタートしていきましょう。
