グループウェアの導入事例　自治体編

グループウェア導入事例　自治体編

早速ですが、自治体におけるグループウェアの導入事例を見ていきましょう。

事例1．行政を支える業務インフラ

西日本のX県での導入事例です。同県では2000年から庁舎ではもちろん、全県を挙げた情報化促進計画を立案し、企画部門を中心に業務の電子化を推進してきました。1人1台のPCとメールのID/パスワードを配布し、情報共有の徹底とスピード化を図ってきました。

2010年になって、メールに頼りすぎた業務推進を改め、同県では数千人の職員にグループウェアの使用を義務づけました。「メールによってコミュニケーションが活発化してきたのはいいのですが、その量が多くなり、業務の負荷となってしまいました。グループウェアのファイル共有やワークフロー、回覧機能に置き換え、時間短縮を図ることにしました」と、担当者は語ります。

それまで同県では連絡はもちろん、情報共有や申請書の転送にもメールを使用していました。これを、連絡事項には回覧板を用いる、情報共有には掲示板やファイル共有を用いる、申請にはワークフローを用いることで、メール処理や検索、紛失による混乱などを防止できるようにしています。決裁プロセスの時間も短縮できました。

このほか、スケジュール、タイムカード、TODO、施設予約など、グループウェアの持つ機能を最大限に活用しています。「グループウェアは行政を支える業務インフラになっています」と担当者は笑顔を見せます。

事例2．複数市町村の円滑な情報共有

5つの町と3つの村が市町村合併によって、誕生した地方自治体のY市。基幹系業務のシステム統合に続き、同市の課題となったのは情報共有の環境整備です。メールもグループウェアもそれぞれに異なる製品を利用しており、その統一が求められました。

同市ではすでに利用していた既存製品を候補に事業者に相談。実績やコストを元に、製品を絞り込みました。この際、同市で重視したのが操作性でした。「タイムラグなく、全職員に浸透させなければなりません。このため、使いやすさにこだわりました。教育期間が不要で、即戦力となる製品を選びました」と担当者は語ります。

もちろん、運用担当者の負荷軽減も考慮。問い合わせに忙殺されるような製品では逆効果です。また、移行の際、それぞれの製品からのデータ移行のしやすさも重視しました。

選定された製品のポータル機能も職員に歓迎されています。すべての職員が必要とするシステムがメニューとして一覧され、グループウェアからログインできます。この認証にはシングルサインオンを採用しており、職員の負担を軽減。パーソナライズ化もされており、部門や役職によって表示される画面が異なります。

「構築した事業者にも恵まれました。私たちの無理な要望に積極的に応えてくれました」と担当者導入事業者を評価します。

事例3．仮想化サーバによる冗長構成

首都圏近郊の自治体Z市の導入事例。人口増加が著しく、求められるデータ処理量も増えています。これに対応していくために、同市ではITインフラを刷新。大型のサーバとストレージを導入し、それまで数十台使用していた物理サーバを数台に集約しました。

背景にはマイナンバーの施行もありました。そのサーバと専用クライアント数百台をVDI化するため、インフラ刷新に取り組んだのです。

これを機会に、職員が使用していたグループウェアもリニューアル。最新の機能を活用し、メールシステムのアーカイブも可能になりました。「メールは職員の業務推進の中心的な役割を果たします。その保管が大きな課題になっていました」と、担当者は語ります。

仮想化サーバにより、それぞれのシステムの冗長化も実現。グループウェアの信頼性も大幅に向上し、職員のスムーズな業務推進を支援しています。「インフラ刷新で、自治体のプライベートクラウド構築に成功しました」と担当者は今回の刷新を評価します。

まとめ　～ 規模の大小に問わずグループウェアの活用を！ ～

一般の企業と同様、自治体にも変化への柔軟な対応が求められています。時代や環境の変化に即応できるグループウェアを選択しましょう。