事例１．自治体の行政を支える業務インフラ
まずは西日本のX県庁でのグループウェア活用例を見ていきましょう。
導入前の課題：メールに頼りすぎていた
同県では2000年から庁舎ではもちろん、全県を挙げた情報化促進計画を立案し、企画部門を中心に業務の電子化を推進しており、１人１台のPCとメールのID/パスワードを配布し、情報共有の徹底とスピード化を図ってきました。
しかし、ある問題が発生します。県の担当者によると、「メールによってコミュニケーションが活発化されたが、その量が多くなり、業務の負荷となっている」とのことでした。
それまで同県では連絡はもちろん、情報共有や申請書の転送にもメールを使用していました。そのため、１日でメールボックスが膨れ上がり、処理に時間がかかってしまい、そのほかの重要業務にかけられる時間が少なくなっていたのです。
導入後の効果：メール量の削減と業務の効率化
2010年になって、メールに頼りすぎた業務推進を改め、同県では自治体向けのグループウェアを導入しました。自治体向けグループウェアは、数千人規模の組織に対応しており、ツールのファイル共有や回覧機能を活用することで時間短縮を図りました。
具体的には、連絡事項には回覧板を用いる、情報共有には掲示板やファイル共有を用いる、申請にはワークフローを用いることで、メール処理や検索、管理、紛失などによる混乱などを防止できるようになり、プロセスの時間も大きく減少。
このほか、チャットやスケジュール管理、タイムカード、TODO、施設予約など、グループウェアのもつ機能を最大限に活用することで業務の効率化を実現しており、「グループウェアは行政を支える業務インフラになってる」と担当者は笑顔を見せています。
事例２．複数市町村の円滑な情報共有
次に市町村合併によって、一つの自治体となったある市の例を見てみましょう。
導入前の課題：既存システムに一貫性がない
５つの町と３つの村が市町村合併によって、誕生した地方自治体のY市。基幹系業務のシステム統合に続き、同市の課題となったのは情報共有の環境整備です。メールもグループウェアもそれぞれに異なる製品を利用しており、その統一が求められました。
同市ではすでに利用していた既存製品を候補に事業者に相談。グループウェア選びにあたっては、導入実績やコストをもとに、製品を絞り込みました。この際、同市で重視したのが操作性でした。「タイムラグなく、全職員に浸透させたかったため、使いやすさにこだわった。教育期間が不要で、即戦力となる製品を選定した」と担当者は語ります。
導入後の効果：導入目的にそったシステムでスムーズな運用が可能に
運用担当者の負荷軽減も考慮した結果、従業員がシステムの利用方法を理解するのにほとんど時間がかからず、スムーズなシステム導入ができました。また、移行の際、それぞれの製品からのデータ移行のしやすさも重視した結果、データ移行の負担も抑えられました。
グループウェアの導入によって、各町村の情報共有が効率化。「構築した事業者にも恵まれ、私たちの無理な要望に積極的に応えてくれた」と担当者もベンダーを評価します。
このように、導入を成功させる方法は以下の記事をご覧ください。
事例３．仮想化サーバによる冗長構成
続いての事例は人口増加が著しい首都圏近郊Z市の事例です。
導入前の課題：データ処理量の多さ
Z市では人口増加が著しく、求められるデータ処理量も増えています。また、マイナンバー制度の施行に対応していくため、同市ではITインフラを刷新。大型のサーバとストレージを導入し、それまで数十台使用していたサーバを数台に集約しました。
この機会に、職員が使用していたグループウェアもリニューアル。最新の機能を活用し、メールシステムのアーカイブも可能になりました。「メールは職員の業務推進の中心的な役割を果たすため、その保管が大きな課題となっていた」と、担当者は語ります。
導入後の効果：システムの冗長化とセキュリティ性の向上
仮想化サーバにより、それぞれのシステムの冗長化も実現。グループウェアの信頼性も大幅に向上し、職員のスムーズな業務推進を支援しています。「インフラ刷新で、自治体のプライベートクラウド構築に成功した」と担当者は今回の刷新を評価します。
事例４．グループウェアとともに新しい働き方を導入
最後は、少子高齢化に対応しようと働き方を改革したT市での事例です。
導入前の課題：リモートワークへの対応
T市では、少子高齢化対策の一環として、市の職員が出産、育児休暇制度を取得できることに加え、出産や育児期間にも自宅から業務を行えるリモートワークの導入を検討していました。
しかし、リモートワークの実践には、働いた時間をカウントし給与に反映するタイムカードが切れないことや、書類偏重の文化が足かせとなっており、実際、出社せずに庁外では行えない作業ばかりでした。
導入後の効果：働き方改革を実現
そこでT市はグループウェアを導入。新しいグループウェアにはタイムカード機能がついているほか、ファイル機能が備わっているため、グループウェアの導入を機にこれまでの書類をすべてファイル化。ファイル機能を利用することでほとんどの自治体業務が自宅でできるようになりました。
さらに、Web会議機能を搭載したシステムを導入したことで、これまで会議室に出向かなければできなかった会議も可能に。グループウェアによって、従来になかった働き方を実現させました。
官公庁や地方自治体に多く導入されているおすすめグループウェアについては以下の記事で紹介しています。グループウェア比較の際に、ぜひご覧ください。
自治体の規模の大小問わずグループウェアで業務効率化を
一般の企業と同様、多くの自治体がグループウェアを導入することで業務を効率化しています。また、現在では企業のみならず公共団体にも柔軟な働き方や環境保全のためのペーパーレス化などが求められており、情報共有の効率化が必須となっています。このような変化にしっかりと対応できるよう、グループウェアの導入を検討しましょう。
