グループウェアとは
グループウェアとは、ネットワークなどを介して組織のスケジュールやタスク、ファイルなどを共有するためのツールです。
建設業界では、社内だけでなく営業所や現場で作業を行う従業員との情報連携が求められます。グループウェアを導入することにより、遠隔地にいる人ともスムーズな情報共有やコミュニケーションが可能になります。
グループウェアの詳細については、以下の記事を参照してください。
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建設業がグループウェアを導入するメリット
建設業はグループウェアを導入することで、さまざまなメリットが得られます。主なメリットは、以下のとおりです。
- ・ツールを利用したスムーズな情報共有
- ・稟議や決裁の迅速化
- ・外出先でも情報共有が可能
- ・デジタル化による業務効率の向上
ツールを利用したスムーズな情報共有
グループウェアを利用すれば、よりスムーズかつ正確性の高い情報共有が期待できます。
建設業界では、対面や電話によるコミュニケーションが主流です。そのため、社内共有に時間を要するだけでなく、伝達ミスや伝達を失念してしまうなどのトラブルが生じやすい問題があります。
グループウェア導入により、時間や場所を問わず迅速な情報共有が可能となり、全体の業務効率化にもつながるでしょう。
稟議や決裁の迅速化
建設業においては、プロジェクトに関わる決裁者が出張などにより、複数の地域に点在している場合があります。そのため、従来の紙ベースでの稟議では、承認までに時間がかかりがちです。
グループウェアを活用すれば、オンライン上での稟議や決裁が可能となり、プロセスのスピードアップが期待できます。
外出先でも情報共有が可能
建設業では、日々の作業記録や報告書を記載し、本社や営業所への提出が必要です。それだけでなく、複数の現場を定期的に訪れなければならない従業員もいます。遠方の現場で作業をする際には、移動だけで多くの時間を費やします。
しかしグループウェアを導入すれば、指示書や報告書などをオンライン上で送受信できるため、外出先でも情報共有が可能です。
書類の確認や提出の時間が短縮するほか、現場に直行直帰できるようになるため、移動時間の削減や業務の効率化が図れるでしょう。
デジタル化による業務効率の向上
建設業界で多く利用されている紙資料をデジタル化すれば、コスト削減や情報共有の効率化に大きく貢献できます。
契約書や設計図、時刻表など紙ベースで管理される書類が非常に多く、これらの管理は時間とコストの面で大きな負担です。
グループウェアを利用して紙資料をデジタル化すれば、資料の検索性が向上するだけでなく、ペーパーレス化によるコスト削減も図れます。
建設業にマッチするグループウェアの選び方
グループウェアを選ぶ際は、以下のポイントを考慮しましょう。建設業界と関連が深いサービスとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。
- ・コミュニケーションの取りやすさで選ぶ
- ・情報共有のしやすさで選ぶ
- ・その他機能の種類で選ぶ
コミュニケーションの取りやすさで選ぶ
建設業界では、プロジェクトの性質上、本社や現場、協力会社や職人といった多様なステークホルダーとの頻繁な連絡が求められます。
そのため、社内外問わず簡単にコンタクトが取れるシステムであり、ゲストアカウントを作成しやすい機能があると便利です。
一つのグループウェアツールを通じて、社内外のコミュニケーションを一元管理できるものを選びましょう。
大容量データの共有ができるかで選ぶ
建設業界では、設計図や工程表、契約書など大量のデータを扱うため、大容量のデータ共有に対応したツールを選ぶのがおすすめです。
CADを用いて作られた設計図や、現場の作業工程を記録するために撮られた写真など、容量が大きいデータの取り扱いが非常に多く、保存する期間も非常に長いのが特徴です。
そのため、大容量データを安全に保存、共有できるサービスや、ストレージの拡張サービスを備えているものを選ぶとよいでしょう。
外部システムと連携できるかで選ぶ
グループウェアを選ぶ際は、すでに利用している外部ツールと連携できるかも重要なポイントです。
多くの企業では、経理精算システムや施工管理システム、図面管理システムなど、特定の業務を効率化するための専門ツールを導入しています。
すでに利用している外部システムと連携が可能であれば、業務プロセスの効率化や生産性の向上が期待できます。
建設業におすすめのグループウェア
ここでは、建設業におすすめのグループウェアを紹介します。自社のニーズにあうツールがないかよく見てみましょう。
《サイボウズ Office》のPOINT
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入70,000社突破
《J-MOTTOグループウェア》のPOINT
- 1人当たり150円~の低コスト!
- 直感的にわかる画面と使いやすい機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
《desknet's NEO》のPOINT
- 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
- AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
- グループウェアにウェブ会議(ビデオ会議)機能を搭載
《Garoon》のPOINT
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
《Google Workspace》のPOINT
- どこからでも仕事ができる!リモートワーク環境実現にも貢献
- 共同で資料作成!複数名で同時に編集可能。履歴も確認できる
- タイムリーに共有!グループチャットやファイル共同管理が可能
《クロジカ》のPOINT
- 社員間のスケジュール共有や重複を解決!
- 低価格でかんたん導入!導入後も手厚いサポートで社内に浸透を!
- 複数の施設や部署間でのやり取りが多い企業様にお勧め!
BimClip
株式会社構造計画研究所が提供する「BimClip」は、2つの機能で構成されたシンプルなグループウェアです。「成果物管理機能」および「トピック管理機能」のみで構成され、高機能よりもはじめやすさを重視しているのが特徴的です。同時並行する複数プロジェクトを効率的に俯瞰したり、さまざまなファイルの共有ができたりする機能を備えており、建設業界に特化しています。
SITE
「SITE」は、株式会社CONITが提供する3つの機能で構成されたグループウェアです。建設業向けに「チャット」「スケジュール」「案件管理」の3つの機能に絞り、導入後すぐに利用できるようシンプルに作られています。ITツールが苦手な方でも利用できるように、業界の出身者によるサポート体制も完備しています。
JCCクラウド
「JCCクラウド」は、JCCソフト株式会社が提供する建設業向けのクラウドサービスです。建設業向けのシステム開発を40年以上にわたり行ってきた実績をもちます。建設業に必要なシステムを、クラウド上で自由に組み合わせて利用できる利便性を備えています。
建設タウン
「建設タウン」は、株式会社TRECONが提供する中小企業向けの情報共有クラウドシステムです。日報管理や営業管理、出退勤管理など、建設業務で必要な機能が数多く備わっています。加えて、「建設タウン」を契約することで、同企業が提供する「Gembastation」の機能も使用できます。全国の現場情報にアクセスできるようになり、団体や組合と連携した助け合いも可能です。
Stock
「Stock」は株式会社Stockが提供する情報共有ツールです。既存のチャットツールのように入力した内容が流れずに、情報をストックできるのが特徴です。そのほか、タスク管理機能やDM機能など、痒い所に手が届く機能を厳選して搭載し、シンプルな構成でツールを作成しています。
Microsoft 365
「Microsoft 365」は、日本マイクロソフト株式会社が提供する統合型ビジネスツールです。WordやExcelだけでなくTeamsやOneDriveなど、今のビジネスに欠かせないツールを活用できます。すでに利用しているOffice製品があれば、スムーズに連携できるでしょう。
WaWaoffice for Workspace Organizer
「WaWaoffice for Workspace Organizer」は、株式会社アイアットOECが提供するグループウェアASPサービスです。ASP形式での提供を行い、導入コストの大幅な削減を実現しています。機能はカスタマイズ可能で、ニーズにあわせた柔軟な運用ができるでしょう。
自社の課題を解決するために、建設業向けの製品を比較しよう
グループウェアを導入すれば、従業員とのスムーズな連絡やいつどこでも情報共有が可能など、建設業界が抱える多くの課題解決を望めます。
建設業に特化したグループウェアを選ぶ際は、自社が必要とする機能を事前に確認しておくのが大切です。
自社のニーズにあったグループウェア導入を検討されている方は、ぜひ一括資料請求を行ってサービスの比較・検討をしてみてはいかがでしょうか。