セキュリティに優れたグループウェアの選び方！情報漏えいの原因や対策方法も解説

グループウェアの情報漏えいが起こる原因

ここでは、グループウェアで情報漏えいが発生してしまう主な原因を紹介します。

端末の誤操作や置き忘れなどのヒューマンエラー

グループウェアにおける情報漏えいの原因の多くがヒューマンエラーです。例えば、パソコンやスマートフォンを電車や飲食店などに置き忘れ、保存されている情報を第三者に盗み見られてしまうケースがあります。また、機密性の高いファイルを間違えて外部のユーザーに共有してしまったり、誤って文書のアクセス権限を与えてしまったりなど、グループウェアの誤操作による情報漏えいも発生してます。

さらには、グループウェアを使用する際のセキュリティルールを無視した結果、情報漏えいにつながってしまうなど、社員のセキュリティ意識の低さに起因する場合もあるでしょう。

システムへの不正アクセスやウイルス

年々サイバー攻撃の手口が巧妙化しており、不正アクセスやウイルスによる情報漏えい被害も増えています。特に、インターネットを介してシステムにアクセスするクラウド型グループウェアでは、オンプレミス型のグループウェアに比べセキュリティ面に不安があるでしょう。

クラウド型グループウェアを提供するベンダーは、基本的に攻撃への対策を講じています。しかし、強固なセキュリティ対策が施されていないと、日々新しくなるサイバー攻撃手法に対応しきれないこともあるでしょう。

安心して利用できるグループウェアを導入するためには、どのようなセキュリティ対策が施されているのか、ベンダーの公式サイトや詳細資料などで確認する必要があります。以下のボタンから各社製品の一括資料請求が可能なため、ぜひご活用ください。

グループウェアの情報漏えい対策

つづいて、グループウェアにおける情報漏えいを防ぐ方法を２つ解説します。

情報漏えい対策ソフトを組み合わせる

情報漏えい対策ソフトとは、その名のとおり自社の情報が第三者の手に渡らないようにする機能を備えたソフトウェアです。グループウェアと組み合わせて使うことで、セキュリティレベルを高められます。

一口に情報漏えい対策ソフトといっても、その機能は多種多様です。例えば、社内のデバイスを一括管理できるソフトがあります。これを使えばグループウェアにアクセスしているデバイスが誰のものなのか瞬時に把握可能です。ほかにも、誤操作防止機能を備えたソフトや、端末ログを管理できるソフトなどがあります。

シンクライアントを利用する

シンクライアントとは、サーバ側ですべてのデータを管理し、クライアント端末では必要最低限のデータ処理しか行わせないシステムのことです。クライアント端末自体を指してシンクライアントと呼ぶ場合もあります。

クライアントの端末内にはデータが一切保存されないため、端末本体を紛失しても情報漏えいの危険はありません。ただし、すべてデータをサーバに預けるという特性上、サーバにアクセスできる環境でなければ端末は使えません。オフラインでの利用はほぼ不可能です。

そのため、最小限のデータのみ端末内に保存するケースもあります。この場合は、遠隔からの端末ロックやデータ暗号化などの対策が必要です。

セキュリティに優れたグループウェアの選び方

次は、セキュリティに優れたグループウェアの選び方を紹介します。

データセンターにセキュリティ対策がされているか

クラウド型グループウェアを利用する場合は、ベンダーのデータセンターにデータを預けます。そのため、データセンターのセキュリティが優れているかどうかが重要です。具体的には、ファイアウォールなどのサイバー攻撃対策や、データバックアップなどの冗長化が求められます。

また、地震や豪雨などの自然災害でもデータが失われるおそれがあるため、災害時の対策が施されているかも確認しましょう。

アクセス制限や暗号化が可能か

グループウェアではアクセス制限機能が必須です。情報漏えいの原因の多くがヒューマンエラーであるため、厳重な制限の設定が求められます。そのほか、部署ごとにデータを適切に管理するうえでも、アクセス制限機能は必要です。

また、送受信する過程で第三者にデータを盗まれたり改ざんされたりするリスクを防ぐために、通信の暗号化機能も必要です。無料のグループウェアでは暗号化に対応していないことがあるため注意しましょう。

監査ログの取得が可能か

監査ログとは、従業員がシステム上でどのような行動を取っているのかを示す記録のことです。監査ログを取得する機能があれば従業員の行動を監視し、内部犯行を阻止できます。

また、定期的にログを確認することでユーザーが正しくシステムを使っているかどうかの把握も可能です。レポート機能を備えたグループウェアであれば、従業員の不正な操作を素早く把握できます。

モバイル端末の管理が可能か

クラウド型グループウェアはモバイル端末から利用されることも多くあります。そのため、モバイル端末の管理についてもよく検討しなければなりません。

例えば、フリーWi-Fiを使ってグループウェアにアクセスした際に、情報が漏えいするかもしれません。この脅威を防ぐには、ビジネス用のデータを暗号化する機能などが求められます。また、モバイル端末本体を紛失するリスクもあります。端末を拾った第三者にデータを悪用されないためには、遠隔から端末をロックしたり、データを削除したりする機能が有効です。

以下の記事では、ITトレンドおすすめのグループウェアを紹介しています。多機能な製品や企業規模ごとにおすすめの製品などを紹介しているので、「どの製品を選べばよいかわかない」という方は、ぜひ参考にしてください。

セキュリティ対策でグループウェアの情報漏えいを防止しよう

ヒューマンエラーやサイバー攻撃により、グループウェアで情報漏えいが発生してしまうケースもあります。このようなリスクに備えるためには、各社製品のセキュリティ機能をよく確認し、セキュリティに優れたグループウェアを選ぶことが重要です。

下のボタンからグループウェアの一括資料請求が可能なため、製品の比較検討にお役立てください。