
グループウェアとは
グループウェアとは、企業や団体内の情報共有やコミュニケーション、業務効率化を目的としたソフトウェアです。スケジュール管理やファイル共有、タスク管理、チャット機能などを備え、多様な業務を一元管理できます。リモートワークや働き方改革が進むなか、従業員同士の円滑な連携を支援し、生産性を向上させる重要なツールとして注目されています。
以下のページでは、グループウェアの機能や種類、おすすめ製品などを紹介しています
グループウェアを導入するメリット
グループウェアの導入メリットは、以下のとおりです。
- ●リアルタイムな情報共有
- ●リモートワークでも利用可能
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
リアルタイムな情報共有
グループウェアの利用で、社内の迅速な情報共有が可能です。従来は、口頭やメールなどを利用して業務の確認や質問を行っていました。しかし、グループウェアによってリアルタイムに情報を共有できるため、業務効率化はもちろん伝達ミスも防げるでしょう。
リモートワークでも利用可能
ツール上で社内の情報がわかるため、時間や場所を問わずに利用できます。そのため、異なる拠点からはもちろん、リモートワークでも情報の一元管理が可能です。モバイル対応製品であれば、外出先からも操作できる点は魅力の一つでしょう。
以下の記事では、スマホ対応のグループウェアアプリを紹介しています。低価格な製品や無料で利用できる製品も紹介しているので、あわせて参考にしてください。
無料のグループウェアを紹介【比較表】
この記事で紹介している一部製品を比較表で紹介します。各製品の詳細情報についてはのちほど紹介しているので、気になる製品をチェックしてみてください。
製品名 | 参考価格 | 提供形態 | 無料プラン | レビュー評価 | |
---|---|---|---|---|---|
GroupSession | GroupSession byCloud:月額300円~/ユーザー | オンプレミス/クラウド/SaaS/ASP | ◯ |
3.9
| |
R-GROUP | 完全無料 | クラウド/SaaS/ASP | ー |
4.4
| |
GRIDYグループウェア | 完全無料 | クラウド/SaaS/ASP | ー |
3.7
| |
Zoho Connec | 内部ネットワーク:月額40円~/ユーザー 外部ネットワーク:年額13,800円 | クラウド/SaaS/ASP | ◯ |
3.8
|
以下のボタンから、各社製品の資料を一括で請求できます。グループウェアの比較検討にぜひご活用ください。
無料のグループウェアを徹底比較
ここでは、無料で利用できるグループウェア製品を紹介します。気になった製品は「+資料請求リストに追加」ボタンでカート追加をしておき、あとでまとめて資料請求も可能です。
GroupSession
- 掲示板や在籍管理など20種類以上の機能を搭載
- エンタープライズ版はサポートが充実
- クラウド版はスマートフォンアプリにも対応
日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、ユーザー数無制限で利用できる無料のグループウェアです。日本の商習慣に対応した基本機能が搭載されています。公的機関や大学などでの導入実績があり、安心して導入できるでしょう。クラウド型の有料プランでは、無料トライアルも実施しています。
無料プラン内容 | ユーザー数無制限 | 主な対応機能 | Webメール機能/ファイル共有機能/ワークフロー機能 |
有料版参考価格 | GroupSession byCloud:月額300円~/ユーザー |
GroupSessionを利用したユーザーの口コミ
メインメニューのアイコンや時計機能やタイムカードが無駄にスペースを使っていて画面が狭く感じる。必要時のみ表示できるようにして欲しい。
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R-GROUP
- 追加費用なしでスマートフォンでも使用可能
- 名刺管理やシフト管理など便利な機能が多数
- 日本国内だけで2,000社以上の導入実績
R-GROUP株式会社が提供する「R-GROUP」は、利用者数や機能が無制限の完全無料クラウド型グループウェアです。追加費用ゼロで、PCだけでなくスマホでも利用できます。タイムラインやスケジュール、掲示板や無料通話など豊富な機能が搭載されています。アジア圏やアメリカ圏、ヨーロッパ圏などの全20か国語に対応しており、海外拠点での導入も容易です。
無料プラン内容 | ユーザー数無制限 | 主な対応機能 | Webメール機能/ファイル共有機能/勤怠管理機能 |
有料版参考価格 | 完全無料 |
R-GROUPを利用したユーザーの口コミ
人数制限がなく機能制限もないため、まずは無料でグループウェアを導入してみたい方におすすめです。UIが非常にシンプルなので、グループウェアを初めて使用するという方向けかと思います。
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とても使いやすい反面セキュリティー的に弱い点があるので導入側で2段階認証などを選択できるような機能を実装してほしい。
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GRIDYグループウェア
- 23もの機能を搭載!
- ISO27001(ISMS)に準拠した高度なセキュリティ環境!
- 登録から利用開始までわずか5分!
ブルーテック株式会社が提供する「GRIDYグループウェア」は、標準的な23機能をすべて無料で利用できるSaaS型のWebグループウェアです。多くの製品では有料オプションとして扱われる高度な機能も、標準搭載し無料で利用可能です。アクセス制限があるため、セキュリティ面も安心でしょう。社外のGRIDYグループウェアユーザーとも情報連携ができます。
無料プラン内容 | ユーザー数無制限 | 主な対応機能 | Webメール機能/ファイル共有機能/ワークフロー機能/プロジェクト管理機能/勤怠管理機能 |
有料版参考価格 | 完全無料 |
GRIDYグループウェアを利用したユーザーの口コミ
無料なので気軽に試すことができます。 機能としても、タイムカード、スケジュール、施設予約、ファイル共有等、グループウェアとして十分な機能が備わっています。
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メールもメッセージも、端末があればどこにいても閲覧可能です。それでも、例えばPDFファイル等の添付されたデータを開きたいとき、パソコンなら開けますが、携帯電話では開けません。携帯電話でも開けるようにしていただけるとありがたいです。
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Zoho Connect
- フィード機能で気軽に業務情報をやり取り
- タウンホール機能で専門知識を社内に周知
- ファイル共有機能でテキストやプレゼン資料の共同編集も
ゾーホージャパン株式会社が提供する「Zoho Connect」は、社内スケジュールや投稿などの機能を最大5ユーザーまで無料で利用可能です。グループ作成やマニュアル作成、ファイル管理にも対応しています。日本語以外にも中国語や英語など多くの言語で利用できるため、海外拠点のある企業にもおすすめのグループウェアです。
無料プラン内容 | ユーザー数5名まで・グループ数3つまで・10GB | 主な対応機能 | ファイル共有機能/ワークフロー機能 |
有料版参考価格 | 内部ネットワーク:月額40円~/ユーザー 外部ネットワーク:月額13,800円 |
Zoho Connectを利用したユーザーの口コミ
無料版の方を使用しているが、社内全体でスケジュール表やtodoリストなどが共有できる点が良い。また、無料版でも15個までトピックのカテゴリ分けのフォルダが作れるため、全体に共有したい事、部署ごとに共有したい事で分けて投稿できる点も良い。
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他のZOHO関連のソフトを別アカウントで使用していると、ログアウトしなおしたりする動作が煩わしい。グローバルIP等でログインできるようにしていただきたい。
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e-Broad office
「e-Broad office」は、モバイル対応の無料グループウェアです。トップページに必要な情報だけが表示されるシンプルな画面設計のため、誰でも使いやすいでしょう。スケジュールや伝言メモ、タイムカードなど豊富な機能が搭載されています。
【主な対応機能】掲示板/スケジュール/ToDoリスト/伝言メモ/タイムカード
サークルスクエア
「サークルスクエア」は、サークル・部活動などのコミュニティ運営だけでなく、商用としても役立つ無料のグループウェアです。これまでに100,000グループ以上が利用しています。コミュニケーションを活性化するチャットやつぶやき機能に加え、アルバム機能では画像データの共有も可能です。
【主な対応機能】掲示板/スケジュール/ファイル共有/ToDoリスト/アンケート
Stock
「Stock」は、チーム内の情報をノート形式で残せるため、情報を管理・把握しやすいツールです。無料プランでは、ノート数20・1GBストレージまで利用可能です。情報の共有やストックに特化したシンプルな設計で、誰でも操作しやすいでしょう。
【主な対応機能】チャット/タスク管理
enclo
「enclo」は、グループでの情報共有を円滑にするためのクラウドアプリです。フリープランでは最大300MBストレージを、5グループかつ1グループ5名まで無料で利用できます。メールでのサポートが受けられるのも、魅力の一つでしょう。
【主な対応機能】チャット/ファイル共有
Chat&Messenger
「Chat&Messenger」は、アカウント登録なしで利用できる無料のグループウェアです。Web会議やビデオ通話が可能で、テレワークやモバイル連携にも対応しています。施設予約や勤怠管理など、機能が豊富な点も特徴です。
【主な対応機能】掲示板/スケジュール/ファイル共有/ToDoリスト/Web会議
無料グループウェア導入の注意点
ここまで紹介したとおり、無料でも便利なグループウェアは多くありますが、注意点すべき点もあります。無料グループウェアを利用する際の注意点は、以下のとおりです。
- ●機能やデータ容量に制限がある
- ●サポート体制が弱い
- ●セキュリティ上の不安がある
それぞれの注意点について詳しく解説します。
機能やデータ容量に制限がある
無料のグループウェアは、チャットや掲示板などの基本的な機能のみの搭載など、有料版に比べて機能が制限されている場合もあります。ワークフローや経費精算、施設予約など、バックオフィス業務を効率化する便利機能が搭載されている製品を求める場合は、無料製品だと不十分かもしれません。
また、利用できるデータ容量も有料版に比べると少なかったり、スマホに対応していなかったりするので、利用環境にあっているかを確認しましょう。
サポート体制が弱い
Webサイト上によくある質問・FAQなどを設けているサービスもありますが、個別のサポートなどがない場合もあります。メールや電話で問い合わせができないので、困ったことがあっても自分で解決する必要があるため注意が必要です。自社内でトラブル対処ができるか検討したうえで導入するとよいでしょう。
セキュリティ上の不安がある
無料のグループウェアは、IPアドレスの制限がかけられないなど、セキュリティ面に不安を抱く製品もあります。最近では多くの製品でセキュリティ対策が施されていますが、導入前に確認するようにしましょう。例えばISO27001の認証やプライバシーマークを取得しているかは、確認しておくとよい項目です。
注意点を踏まえて、高度な機能や強固なセキュリティを希望する場合は有料製品もあわせて検討するとよいでしょう。有料製品でも低コストで安全に利用できる製品は多くあります。無料トライアルで試せる製品もあるので、以下のボタンより最新の資料請求ランキングを確認し比較してみてください。
グループウェアを制約なく活用する方法
グループウェアを制約なく活用する方法は、「有料製品の導入」と「オープンソースのグループウェア導入」の2つがあります。それぞれの方法について詳しく解説します。
有料製品の導入
無料のグループウェアは機能制限があったり、サポート体制が十分ではなかったりする場合があります。そのため、制限なく本格的にグループウェアを活用するのであれば有料製品も検討してみるのがおすすめです。有料製品であれば基本的なグループウェアの機能を網羅しているほか、システム連携による業務効率化や十分なセキュリティ対策がされているといったメリットもあります。低価格で利用できる製品もあるため、グループウェアを導入する際は有料製品とも比較して検討しましょう。
オープンソースのグループウェア導入
「グループウェアを無料で使用したいけれど、機能の制約は受けたくない。」という方は、オープンソースのグループウェアを利用するのもよいでしょう。オープンソースとは、ソフトウェアの中身が公開され、だれでも自由に改修ができる形式のことです。そのため、カスタマイズすることで必要とする機能をすべて網羅し、使い勝手のよいグループウェアとして活用が浸透するでしょう。
ただし開発には人員が必要となり、工数もかかります。工数や人的コストを考慮した場合に、有料製品の導入にかかる費用はおおよそ妥当、費用対効果として見合うという判断に至る場合もあるかもしれません。以下のページでは、オープンソースのグループウェアを比較して紹介しています。社内のリソースを考慮して選択肢を広げて検討してみましょう。
まとめ
グループウェアを利用すると、チャットツールやストレージサービスなどバラバラにいくつものツールを使い分ける必要がなくなり、円滑な情報共有が可能になります。今回紹介した無料製品は、掲示板やスケジュール管理、ファイル共有など基本的な機能を搭載しています。しかし、利用環境や企業ごとに必要な機能は異なります。まずは自社内で要件を整理したうえで、有料製品も選択肢に入れながらできるだけ多くの製品を比較しましょう。
以下のボタンより、グループウェア製品の一括資料請求が可能です。資料請求した製品で導入検討を進めていく際に便利なオリジナルの比較表ダウンロード(無料)ができるので、ぜひご活用ください。
グループウェアはITツールの中でも無料も含めて多様な選択肢があるツールの一つです。自社の働き方やコミュニケーションのあり方、社員のリテラシーを含めて最適なツール選定を行うことで、社員同士のコミュニケーションを活性化して業務効率を大幅に上げることができます。
グループウェアはツールによって、内包している機能に違いがあります。社内チャットや掲示板、文書管理、申請ワークフロー等、自社に本当に必要な機能を洗い出して選定を行っていくことも重要です。また利用費用もツールによって違いが大きいので利用プランと照らし合わせた見積もり取得も重要になります。

グループウェアに必要なスケジュール、掲示板、回覧板、ユーザ管理、文書管理、施設予約機能などが揃っており、ユーザー数の制限がなく安価に利用できる。各階フロアマップなど独自にメニューを追加することが可能であるため従業員に知らせたい情報をグループウェアで手軽に共有することが出来る
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