グループウェアの基本（おさらい）
拠点が複数に存在していたり外出がちな社員が多くいるなど、社内での情報共有が滞ってしまうといった課題を抱えていませんか？これらの課題はグループウェアで解決することができます。
グループウェアとは
グループウェアとは、従業員同士のコミュニケーションや情報共有を円滑に行い、業務の効率化を図るためのソフトウェアです。一般的に、一人で完結できる仕事は少なく、中には部署やグループを超えて連携する必要もあるでしょう。その場合、グループウェアを活用することでスムーズに進められる環境を構築することができます。
搭載されている機能
グループウェアには多くの機能が搭載されていますが、ここでは基本的なものをピックアップしてご紹介します
スケジュールやタスクの管理
グループウェアにはカレンダー機能が搭載されており、自分の予定を登録しておくことで他の社員にも共有できます。また、ToDoリストを使って自分のタスク進捗や締切などを管理することもできます。
情報の共有機能
掲示板機能やファイル共有機能などを利用して、通達事項や資料などを電子化して共有することができます。
会議室などの予約機能
会議室ごとに、利用予定を管理・予約することができます。急な来客で空き会議室を探す必要がある場合などに活用できます。
グループウェア活用のメリット
グループウェアを使うことで得られるメリットは、大きく3つあります。
社内コミュニケーションの活性化
グループウェアのメッセージ機能などを活用することによって、従業員同士のオープンなコミュニケーションを促進させることができます。思わぬメンバー同士のコラボレーションを生むことにもつながる可能性があります。
業務の効率化
グループウェアにはさまざま機能が搭載されており、それらを活用すれば、一つのソフトウェア上で多くの業務を完了させられます。わざわざ別のツールを立ち上げる必要がないため、業務効率の向上につながります。
グループウェア無料製品の注意点
これらの便利な機能を無料で使えるという点は、非常に大きなメリットでしょう。しかし、無料のグループウェアには、利用する上で注意しなくてはいけないポイントもあります。
さまざまな制限が発生する
無料のグループウェアは、基本的な機能しか搭載されていなかったり、無料で使える人数が少なかったりします。また、有料のものと違い、全従業員にメールアドレスを作成・付与することはできません。
基本的にサポートサービスがない
Webサイト上によくある質問などを設けているサービスもありますが、個別のサポートなどは無いため、何か困ったことがあっても、基本的には自分で解決する必要があります。
IPアドレス制限など、セキュリティレベルが低い場合がある
無料のグループウェアは、アクセスできるIPアドレスの制限がかけられないなど、セキュリティ面に不安が残るものもあります。不正アクセスやデータ改ざんなどのリスクがあることは認識しておく必要があるでしょう。
制約なく無料でグループウェアを活用するには
グループウェアは無料で使いたいが、無料サービス特有の制約は受けたくない、そんな方もいらっしゃるかもしれません。そのようなときは、オープンソース型のグループウェアを利用する方法もあります。
オープンソース型とは
オープンソースとは、ソフトウェアの中身が公開され、だれでも自由に改修ができる形式のことを指します。一般的にソフトウェアのプログラム部分は企業のノウハウであるため、非公開の場合が多いのですが、オープンソース型はだれでもプログラム部分を確認・編集・再配布などを行えます。
オープンソース型のメリット
オープンソース型のグループウェアを利用するメリットは、大きく二つあります。
自社用にカスタマイズができる
先ほど説明した通り、プログラム部分が公開されているため、自社独自の機能追加などを自由におこなえます。自社にとって使いやすいグループウェアに改修することができるのです。
基本的には利用料が無料
一般的な無料のグループウェアとは違い、利用人数や機能に制限はありません。何人使っても、どんな機能を使っても無料で利用することができます。
制約なく活用するには工数が必要
オープンソース型のグループウェアをカスタマイズすることで、自社の必要とする機能をすべて網羅し、自社にとって使い勝手のよい製品にすることができます。
しかし、そのためには開発の人員が必要となり、工数がかかってしまいます。事業を運営する中で、その工数・人的コストを割く必要があるか考慮する必要があるでしょう。
グループウェア製品を徹底比較
では、実際にグループウェアの製品をまとめてご紹介します。気になる製品があれば、ぜひ詳しく調べてみましょう。
無料で導入できるグループウェアからご紹介しますが、無料製品のデメリットなどを鑑みて有料製品を導入しようと考える方に向けて、有料製品もご紹介しています。
グループウェアを安心して利用したいという方は、ぜひ有料製品も比較対象に入れてみてはいかがでしょうか。
無料のグループウェア製品7選
まずは、無料で使えるグループウェアを7製品ご紹介します。
GroupSession
- ポイント：
- 申込み後最短60分で利用開始でき、モバイル対応オプションなども無料で利用可能。モバイル対応・デスクトップ通知などの便利なオプションも用意されています。
iQube(アイキューブ)
- ポイント：
- 9,000社の導入実績がある、クラウド型の無料グループウェアです。ストレージ容量、利用人数などに制限はありますが、基本的な機能はすべて使えます。
GRIDY(グリッディ)
- ポイント：
- 標準的な23機能をすべて無料利用できます。社内での情報共有だけでなく、セキュアな環境を保持したまま、社外のGRIDYグループウェアユーザーと連携することができます。
R-GROUP
- ポイント：
- 名刺管理やシフト表など、他のグループウェアにはあまり搭載されていない機能も利用できる、完全無料のクラウド型グループウェアです。
e-Broad office
- ポイント：
- トップページに必要な情報がシンプルに表示され、使いやすいグループウェアです。50MBまでであれば外部の方にファイル送信できる機能なども搭載されています。
サークルスクエア
- ポイント：
- サークル・部活動、勉強会などコミュニティ運営に役立つグループウェアです。アルバム、ブログ、活動場所、会計など、サークル運営でよく使う機能が無料で利用できます。
Grmo
- ポイント：
- スケジュール共有、タスク管理、掲示板など必要最低限の5つの機能に絞って提供しています。60日間の無料トライアルが可能です。
ITトレンド編集部厳選グループウェア製品比較11選
有料製品で制限なく使いたい、という方は、こちらをご覧ください。こちらの製品は、ITトレンドから無料でまとめて資料請求できる製品です。
J-MOTTOグループウェア
- ポイント：
- 標準的なグループウェアの機能に加えて、中小企業が便利に使える様々な機能も豊富なオプションで利用することができます。
NI Collabo Smart
- ポイント：
- ワークフロー、経費精算、テレワークなどの豊富な標準搭載で業務効率の向上が狙えるグループウェアです。
サイボウズOffice
- ポイント：
- 国内での利用シェアが高く、提供形態もクラウド型やパッケージ型など自社に合わせて選ぶことができます。
desknet's NEO（デスクネッツ ネオ)
- ポイント：
- AppSuiteを搭載することによって、自社に合わせた業務アプリを作成することができます。拡張性の高いグループウェアです。
WaWa Office
- ポイント：
- 自社独自の機能をカスタマイズで付与することも可能です。豊富なオプションや他社サービスとの連携なども可能です。
SYNCDOT GroupWARE
- ポイント：
- 新着情報やリマインドなどをポータル上で確認ができるなど、社内インフラとしての機能が充実しています。メールは4段階のセキュリティ対策など、情報漏えい対策も安心です。
G Suite
- ポイント：
- メール・カレンダー・ドキュメント共有など、Google由来の各サービスをグループウェアとして利用可能。容量も30GBと安心のサイズです。
Garoon（ガルーン）
- ポイント：
- さまざまなグループウェアからの移行が簡単にできるように設計されています。コーディング不要でカスタマイズできる社内ポータルや、HTMLを使って簡単な社内サイトを作れるなど幅広い機能を搭載しています。
Microsoft 365 Business
- ポイント：
- マイクロソフトの各製品をグループウェアとして利用できます。99.9％の高い稼働率を保証したり、24時間年中無休のサポートがあるなど、安心して使えるように設計されています。
eValue NS 2nd Edition
- ポイント：
- 誰もが直感的に使えるやさしいインターフェースを搭載しています。さまざまな情報や仕事を「ポータル」を共通基盤として統合できるグループウェアです。
aOffice
- ポイント：
- ニーズにあわせてクラウド型とオンプレミス型から導入形態を選べる、シンプルなグループウェアです。Webブラウザを利用しており、カスタマイズ性の高さが特徴です。
その他のおすすめ製品9選
おすすめした製品以外にも様々なグループウェアがあります。ここでは9製品をご紹介します。
IBM Notes
- ポイント：
- 大規模向けのメールサーバー基盤としたグループウェアです。非常にカスタマイズ性が高く、アクセスコントロールなどのセキュリティも高度です。
ビジネスgoo
- ポイント：
- マルチデバイス対応で使いやすい機能が豊富なグループウェアです。ファイル共有なども安心のセキュリティです。
kintone（キントーン）
- ポイント：
- 開発の知識がなくても、かんたんに自作アプリが作れるサービスで、グループウェアに必要なテンプレートが揃っています。
ジョブマネ
- ポイント：
- ベンチャー企業が使いやすいように、様々な機能がオールインワンになっているツールです。最小2名からでも利用可能です。
オルカ
- ポイント：
- 一人100円から使い始められる低単価なグループウェアです。クラウド型で、どの端末からでもURLにアクセスするだけで利用可能です。
P2NetEX
- ポイント：
- 多店舗展開している小売業に特化したグループウェアです。他店の成功事例をリアルタイム共有できるなど、業務改善に役立つ機能が多く搭載されています。
RiNK
- ポイント：
- 営業支援、顧客管理、ワークフローといった、業務に必要な基本機能を網羅したうえで、低価格で利用できるグループウェアです。
タスクワールド
- ポイント：
- タスクの管理・プロジェクトの管理を中心に、チーム内のコミュニケーションを効率化させるための機能も豊富に搭載したグループウェアです。
INSUITE Enterprise
- ポイント：
- 大規模企業向けにポータル機能などが強化されたグループウェアです。テキストだけではなく、動画などでもメッセージを伝えられる機能も搭載されています。
まとめ
グループウェアを使うことで、これまで様々なツールで行っていた基本的な業務を集約させられ、業務の効率化が期待できます。まずは無料ツールから利用し、その効果を試してみるとよいのでは無いでしょうか。
