無料のグループウェア９製品を徹底比較！フリー製品の注意点も解説

無料のグループウェア９製品を徹底比較！

無料で利用できるグループウェア製品を紹介します。

iQube

株式会社ガイアックス

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《iQube》のPOINT

1. 10名までは無料で使用可能
2. 9,000社の導入実績
3. アプリ・サーバ・ネットワークレベルでの強固なセキュリティ

GroupSession

日本トータルシステム株式会社

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《GroupSession》のPOINT

1. 掲示板や在籍管理など20種類以上の機能を搭載
2. エンタープライズ版はサポートが充実
3. クラウド版はスマートフォンアプリにも対応

R-GROUP

R-GROUP株式会社

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《R-GROUP》のPOINT

1. 追加費用なしでスマートフォンでも使用可能
2. 名刺管理やシフト管理など便利な機能が多数
3. 日本国内だけで2,000社以上の導入実績

GRIDYグループウェア

ナレッジスイート株式会社

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《GRIDYグループウェア》のPOINT

1. 23もの機能を搭載！
2. ISO27001(ISMS)に準拠した高度なセキュリティ環境！
3. 登録から利用開始までわずか5分！

e-Broad office

『e-Broad office』はモバイル対応の無料グループウェアです。トップページに必要な情報だけが表示され、シンプルなため使いやすいでしょう。

サークルスクエア

「サークルスクエア」はサークル・部活動などのコミュニティ運営だけでなく、商用としても役立つ無料のグループウェアです。これまでに20,000団体以上が利用しています。

Stock

「Stock」は、ノート形式でチーム内の情報を残し、チャットのように情報が流れていくことを防ぐツールです。簡単無料プランでは利用可能なノート数が40、ストレージが１GBです。

enclo

「enclo」はグループでの情報共有を円滑にするためのツールで、フリープランがあるクラウドアプリです。フリープランでは１グループ５名まで・５グループまで・ストレージ300MBまでなら無料で利用できます。メールでのサポートが受けられるのは、魅力のひとつでしょう。

Chat&Messenger

「Chat&Messenger」はアカウント登録なしで利用できる無料のグループウェアです。Web会議やビデオ通話が可能で、テレワーク・モバイル連携にも対応しています。

無料グループウェアの注意点

紹介したように、無料でも便利なグループウェアはたくさんあります。しかし無料であるがゆえに、注意点すべき点もあります。では、無料グループウェアを利用する際の注意点を見ていきましょう。

機能やデータ容量に制限がある

無料のグループウェアは、チャットや掲示板などの基本的な機能のみの搭載など、有料版に比べて機能が制限されている場合もあります。ワークフローや経費精算、施設予約など、バックオフィス業務を効率化する便利機能が搭載されている製品を求める場合は、無料製品だと不十分かもしれません。

また、利用できるデータ容量も有料版に比べると少なかったり、スマホに対応していなかったりするので、利用環境にあっているかを確認しましょう。

サポート体制が弱い

Webサイト上によくある質問・FAQなどを設けているサービスもありますが、個別のサポートなどがない場合もあります。メールや電話で問い合わせができないので、困ったことがあっても自分で解決する必要があります。

セキュリティ上の不安がある

無料のグループウェアは、IPアドレスの制限がかけられないなど、セキュリティ面に不安が残る製品もあります。最近ではほとんどの製品がセキュリティ対策されていますが、注意は欠かさないようにしましょう。ISO27001の認証やプライバシーマークを取得しているかどうかは確認しておくとよいです。

注意点を踏まえると、高度な機能や強固なセキュリティを希望する場合は、有料製品も検討しましょう。なお、有料製品でも低コストで安全に利用できる製品は多くあります。また、無料トライアルで試せる製品もあります。以下のボタンより、最新の資料請求ランキングを確認できるので、機能を比較してみてください。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入すると得られるメリットを紹介します。

リアルタイムな情報共有

グループウェアの利用で、社内の迅速な情報共有が可能です。従来は、口頭やメールなどを利用して業務の確認や質問を行っていました。しかし、グループウェアによってリアルタイムに情報を共有できるため、業務効率化はもちろん伝達ミスも防げるでしょう。

リモートワークでも利用可能

ツール上で社内の情報がわかるため、時間や場所を問わずに利用できます。そのため、異なる拠点からはもちろん、リモートワークでも情報を一元管理が可能です。モバイル対応製品であれば、外出先からも操作できる点は魅力のひとつでしょう。

企業の規模や、業務内容により必要な機能は異なるでしょう。以下のページでは、おすすめのグループウェアを紹介しているので、自社にあう製品選びの参考にしてください。

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制約なく無料でグループウェアを活用する方法

「グループウェアを無料で使用したいけれど、機能の制約は受けたくない。」という方は、オープンソースのグループウェアを利用するのもよいでしょう。オープンソースとは、ソフトウェアの中身が公開され、だれでも自由に改修ができる形式のことです。

一般的にソフトウェアのプログラム部分は、企業のノウハウであるため非公開です。しかしオープンソース型は、誰でもプログラム部分を確認でき、編集や再配布なども可能です。カスタマイズすることで必要とする機能をすべて網羅し、使い勝手のよい製品を開発できるでしょう。

ただし開発には、人員が必要となり、工数もかかります。工数や人的コストと有料製品の導入費用を比較し、費用対効果を考慮しましょう。

以下のページは、オープンソースのグループウェアを比較して紹介しているので、参考にしてください。

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自社にあったグループウェアで業務効率化を！

グループウェアを利用すると、チャットツールやストレージサービスなどいくつものツールを使う必要がなくなり、円滑な情報共有が可能になるでしょう。

今回紹介した無料製品は、掲示板やスケジュール管理、ファイル共有など基本的な機能を搭載しています。しかし、利用環境に応じて企業ごとに必要な機能は異なります。まずは自社内で要件を整理したうえで有料製品も視野に入れながら複数の製品を比較しましょう。