無料のグループウェア９製品を徹底比較！フリー製品の注意点も解説

無料のグループウェア９製品を徹底比較！

では、無料で使えるグループウェア製品を紹介していきます。

GroupSession

『GroupSession』は無料・ユーザー数無制限で使えるグループウェアで、「スケジュール」「施設予約」「掲示板」「稟議」「在席管理」など、日本企業の文化に合わせて細かい設定を可能にした製品です。

申込み後最短60分で利用開始でき、モバイル対応オプションなども無料で利用可能。モバイル対応・デスクトップ通知などの便利なオプションも用意されています。

iQube

『iQube』は日経コンピュータ主催のクラウドランキング汎用情報系SaaS部門で2年連続1位を受賞したことのあるグループウェアです。9,000社の導入実績があり、情報が属人化しない組織づくりに貢献しています。ストレージ容量、利用人数などに制限はありますが、基本的な機能はすべて利用可能です。

GRIDY

『GRIDY』は完全無料のインターネット環境があればすぐに利用できるグループウェアです。標準的な23機能をすべて無料利用できるほか、登録から使用開始まではたった５分。手軽に利用可能です。社内での情報共有だけでなく、セキュアな環境を保持したまま、社外のGRIDYグループウェアユーザーと連携できます。

R-GROUP

『R-GROUP』は名刺管理やシフト表など、他のグループウェアにはあまり搭載されていない機能も利用できる、完全無料のクラウド型グループウェアです。また、ユーザー数の制限もなく、追加費用ゼロでPCだけでなくスマホでも利用できます。

e-Broad office

『e-Broad office』はトップページに必要な情報がシンプルに表示され、使いやすいグループウェアです。50MBまでであれば外部の方にファイル送信できる機能なども搭載されています。スケジュールやToDoリスト、アドレス帳機能はスマホでも利用可能。無料で業務の効率化を実現できます。

サークルスクエア

『サークルスクエア』はサークル・部活動などのコミュニティ運営だけでなく、商用としても役立つグループウェアです。これまでに20,000団体以上が利用してきており、予定の作成や出欠確認、リマインダー機能など、グループ内のやり取りを効率化する機能を多く搭載しています。

Stock

『Stock』はチャットのように情報が流れていくことを防ぐと同時にファイル管理のようにアクセスに時間ことを防ぐ画期的なグループウェアツールで、チーム情報の管理とタスク管理を簡単に行なえます。ただし、無料プランでは利用可能な容量が１GBのみであることには注意が必要です。

enclo

『enclo』はわかりやすいUIが特徴のグループウェアで、余計な機能を排除してシンプルに利用したい方におすすめの製品です。ファイル機能を利用すれば動画やテキスト、画像といったファイルをドラッグアンドドロップで添付し保存できます。

Chat&Messenger

『Chat&Messenger』はビジネスチャットやビデオ通話などの基本機能を備えたグループウェアです。また、ビジネスチャットとカレンダーの連携によるスケジュール管理や会議室の予約、タスク管理もできるため、無料にも関わらず機能としては十分でしょう。

無料グループウェアを利用する際の注意点

ここまで紹介したように、無料にもかかわらず便利なグループウェアはたくさんあります。しかし、無料であるがゆえに、注意点すべき点もあります。では、無料グループウェアを利用する際の注意点を見ていきましょう。

利用上の制限が発生する

無料のグループウェアは、基本的な機能しか搭載されていなかったり、有料版に比べて機能が制限されている場合がほとんどです。また、利用できるデータ容量も有料版に比べると少なくなるでしょう。

サポート体制が弱い

Webサイト上によくある質問などを設けているサービスもありますが、個別のサポートなどは基本的にありません。何か困ったことがあっても、基本的には自分で解決する必要があります。

セキュリティ上の不安がある

無料のグループウェアは、アクセスできるIPアドレスの制限がかけられないなど、セキュリティ面に不安が残るものもあります。最近ではほとんどの製品がセキュリティ対策されていますが、無料である以上、注意は欠かさないようにしましょう。

このような注意点を踏まえると、やはり無料製品に高度な機能や大きな組織でも利用できるセキュリティを求めるのは限界があります。有料とはいえ、低価格で無料製品に比べて便利に、安全に利用できる製品はたくさんありますので、一度以下の記事で確認した上で無料製品か有料製品かの判断をしましょう。

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制約なく無料でグループウェアを活用する方法

無料製品の限界についてグループウェアは無料で使いたいが、機能の制約は受けたくない。そんなときはオープンソースのグループウェアを利用することもできます。オープンソースとは、ソフトウェアの中身が公開され、だれでも自由に改修ができる形式のことです。

一般的にソフトウェアのプログラム部分は企業のノウハウであるため、非公開の場合が多いのですが、オープンソース型はだれでもプログラム部分を確認・編集・再配布などを行えます。

カスタマイズすることで、自社の必要とする機能をすべて網羅し、自社にとって使い勝手のよい製品にすることができます。

しかし、そのためには開発の人員が必要となり、工数がかかってしまいます。事業を運営する中で、その工数・人的コストと有料製品の導入費用を比較し、費用対効果を考慮する必要があるでしょう。

オープンソースのグループウェアについては以下の記事で紹介しています。

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自社にあったグループウェアを見つけて業務効率化を！

グループウェアを使うことで、これまで様々なツールで行っていた基本的な業務を集約させられ、業務の効率化が期待できるでしょう。無料製品は気軽に利用できる一方で機能の制約やセキュリティ上の問題などに直面する可能性があります。

有料製品にも、比較的安価で利用できるシステムは多くありますし、ほとんどの製品は無料トライアル期間を設けていますので、「はじめから有料は怖い…」という企業の方もまずは無料トライアルから始めるなどして、効率的な情報共有を実現しましょう。