無料のグループウェア９製品を徹底比較！フリー製品の注意点も解説

無料のグループウェア９製品を徹底比較！

では、無料で使えるグループウェア製品を紹介します。

GroupSession

『GroupSession』はユーザー数無制限で使える無料のグループウェアです。自治体や教育機関でも導入されている実績があり、安心して導入できるでしょう。モバイルでの利用やサポートなどは有償オプションとなります。

主な機能

• ■掲示板
• ■スケジュール
• ■ファイル共有
• ■稟議
• ■施設予約

iQube

『iQube』は10名まで・ストレージ30MBまでなら無料で使えるクラウド型グループウェアです。無料プランでも有料プランと同じ機能が使えますが、サポートの利用や容量追加などは有料となります。

主な機能

• ■掲示板
• ■スケジュール
• ■ファイル共有
• ■ワークフロー
• ■ToDoリスト
• ■タイムカード

GRIDY

『GRIDY』は完全無料のSaaS型のWEBグループウェアです。標準的な23機能をすべて無料利用できるほか、セキュアな環境を保持したまま、社外のGRIDYグループウェアユーザーとも情報連携ができます。

主な機能

• ■掲示板
• ■スケジュール
• ■ファイル共有
• ■ワークフロー
• ■ToDoリスト
• ■設備予約

R-GROUP

『R-GROUP』は利用者無制限・完全無料のクラウド型グループウェアです。追加費用ゼロで、PCだけでなくスマホでも利用できます。

主な機能

• ■掲示板
• ■スケジュール
• ■ファイル共有
• ■タイムカード
• ■シフト表
• ■名刺管理

e-Broad office

『e-Broad office』はモバイル対応の無料グループウェアです。トップページに必要な情報だけが表示され、シンプルなので使いやすいでしょう。

主な機能

• ■掲示板
• ■スケジュール
• ■ToDoリスト
• ■伝言メモ
• ■タイムカード

サークルスクエア

『サークルスクエア』はサークル・部活動などのコミュニティ運営だけでなく、商用としても役立つ無料のグループウェアです。これまでに20,000団体以上が利用しています。

主な機能

• ■掲示板
• ■スケジュール
• ■ファイル共有
• ■アンケート

Stock

『Stock』は、ノート形式でチーム内の情報を残し、チャットのように情報が流れていくことを防ぐツールです。簡単無料プランでは利用可能なノート数が40、ストレージが１GBとなります。

主な機能

• ■チャット
• ■タスク管理

enclo

『enclo』はグループでの情報共有を円滑にするためのツールで、フリープランがあるクラウドアプリです。フリープランでは１グループ５名までとなっており、５グループまで・ストレージ300MBまでなら無料で利用でき、メールでのサポートが受けられます。

主な機能

• ■チャット
• ■ファイル共有

Chat&Messenger

『Chat&Messenger』はアカウント登録なしで利用できる無料のグループウェアです。Web会議やビデオ通話が可能で、テレワーク・モバイル連携にも対応しています。

主な機能

• ■掲示板
• ■スケジュール
• ■ファイル共有
• ■ToDoリスト
• ■Web会議

無料グループウェアを利用する際の注意点

ここまで紹介したように、無料にもかかわらず便利なグループウェアはたくさんあります。しかし、無料であるがゆえに、注意点すべき点もあります。では、無料グループウェアを利用する際の注意点を見ていきましょう。

機能やデータ容量に制限がある

無料のグループウェアは、チャットや掲示板などの基本的な機能しか搭載されていないことが多く、有料版に比べて機能が制限されている場合がほとんどです。ワークフローや経費精算、施設予約など、バックオフィス業務を効率化する便利機能を搭載した製品を求める場合は、無料製品だと不十分かもしれません。

また、利用できるデータ容量も有料版に比べると少なかったり、スマホに対応していなかったりするので、利用環境に合っているかを確認しましょう。

サポート体制が弱い

Webサイト上によくある質問・FAQなどを設けているサービスもありますが、個別のサポートなどは基本的にありません。メールや電話で問い合わせができないので、何か困ったことがあっても自分で解決する必要があります。

セキュリティ上の不安がある

無料のグループウェアは、アクセスできるIPアドレスの制限がかけられないなど、セキュリティ面に不安が残るものもあります。最近ではほとんどの製品がセキュリティ対策されていますが、無料である以上、注意は欠かさないようにしましょう。ISO27001の認証やプライバシーマークを取得しているかどうかは確認しておくと良いです。

このような注意点を踏まえると、やはり無料製品に高度な機能や大きな組織でも利用できるセキュリティを求めるのは限界があるでしょう。なお、有料製品といっても比較的低コストで安全に利用できる製品は多く、無料トライアルで試せる場合もあります。以下の記事ではおすすめのグループウェアを紹介していますので機能を比較してみてください。

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制約なく無料でグループウェアを活用する方法

グループウェアを無料で使いたいが、機能の制約は受けたくない。そんなときはオープンソースのグループウェアを利用するのも良いでしょう。オープンソースとは、ソフトウェアの中身が公開され、だれでも自由に改修ができる形式のことです。

一般的にソフトウェアのプログラム部分は企業のノウハウであるため非公開となっていますが、オープンソース型は誰でもプログラム部分を確認でき、編集や再配布なども行えます。カスタマイズすることで必要とする機能をすべて網羅し、使い勝手の良い製品にできます。

ただし、開発の人員が必要となり、工数がかかってしまいます。工数や人的コストと有料製品の導入費用を比較し、費用対効果を考慮する必要があるでしょう。

以下の記事では、オープンソースのグループウェアを比較して紹介していますので、こちらも参考にしてみてください。

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自社にあったグループウェアを見つけて業務効率化を！

グループウェアを使うことで、チャットツールやストレージサービスなどいくつものツールを使う必要がなくなり、円滑な情報共有が可能になるでしょう。

今回紹介した無料製品は掲示板やスケジュール管理、ファイル共有など基本的な機能を搭載していますが、利用環境に応じて必要となる機能は異なります。まずは自社内で要件を整理したうえで有料製品も視野に入れながら複数の製品を比較しましょう。