グループウェア普及の歴史を解説！適切な活用のため今後の課題も紹介

グループウェアとは？

グループウェアとは、主に社員同士で情報共有するために使われる基幹システムです。コミュニケーションツールの基本となるメールや社内チャット、公開スケジュールなどを共有できます。

近年では、パソコンだけでなくスマートフォンと連携することで、外出先でも情報を閲覧・更新できるようになっています。現代において、情報共有ツールであるグループウェアは企業にとって必要不可欠なものでしょう。グループウェアを活用し業務を効率化するためには、自社に必要な機能を持ったグループウェアを選ぶことが大切です。

グループウェアの基本機能については以下の記事をご覧ください。

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これで納得！グループウェアの歴史

グループウェアを理解するためには歴史を知ることが有効です。グループウェアは古くから存在し、今でも有効活用できるように日々進化しています。ここからはグループウェアの歴史について説明していきます。

1960年代：グループウェアの原型となるシステムの誕生

グループウェアの原型となる存在は意外と古く、1960年代には既に登場していたといわれています。このグループウェアの元はパソコンの周辺機器であるマウスや、ハイパーテキストを開発した「ダグラス・エンゲルバート」によって開発されました。この世界初のグループウェアが「NLS：oNLine System」になります。

1990年代：グループウェアの登場

古くから誕生したグループウェアも徐々に進化していきましたが、1996年に登場したIBMからリリースされた「Lotus Notes」によって爆発的に普及していきます。この頃から仕事でパソコンを活用することが当たり前になり、個々のパソコンだけで業務を行うのではなく、LANケーブルを接続し利用することが増えていきました。

このようにパソコンを「グループ」で活用する考え方が広がり、グループウェアが企業運営の基本となる存在になったのです。この時代に登場したグループウェアの主な機能は文書を管理・共有するというものが主流でした。

Lotus Notesでは蓄積する文書に合わせて柔軟にフォーマットを作成することができ、ユーザーが見たい文書をいち早く検索し、内容を把握しやすいため業務をより効率化することができました。

今でも「グループウェアといえばLotus Notes」というイメージが強く、Lotus Notesはグループウェアに革新をもたらした存在です。

2000年代前半：グループウェア普及の停滞

グループウェアが普及した1990年代ですが、当時の企業にとってグループウェアは非常に高価であったため、爆発的に普及したといっても大手企業に限定され、中小企業では導入が難しかったとされています。そのため、2000年代前半にはグループウェアの勢いは衰えていきます。

2010年代前半：クラウド型の普及

しかし、2010年代の前半にグループウェアは再び注目され、発展・普及していきます。それまでのグループウェアはパッケージソフトが多く、便利で使いやすい反面、高価であること以外にもプログラミングの技術者が必要であり、活用するためには手間と時間がかかりました。

そのような状況の中で、日本国内の企業から導入に時間がかからずコストを抑えることができるグループウェアがリリースされたことで、IT技術者が少ない中小企業を中心に再度普及していきます。

現在：グループウェアの高機能化

今ではインターネット技術の発展により、スマートフォンやタブレットと連携することが可能になり、企業にとって必要不可欠な存在になっています。また、グループウェアがさまざまなシステムの機能を統合し、基幹システムとして機能するようになりました。

例えば、ワークフロー機能では、これまで紙ベースまたは経費計算システムで作成してきた経費申請書を入力・提出でき、精算まで行えるようになりました。このように様々な機能を取り込んで基幹システムとして発展したグループウェアは今後さらに市場を伸ばしていくと予想されています。

現在のグループウェアの基本機能については以下の記事で解説しています。

グループウェアが抱える今後の課題

今ではほとんどの企業でグループウェアが導入されています。しかし、今でもインターネット技術をはじめとするIT分野の躍進は大きく、働き方も大きく変わってきているため、時代に合った適切な対応がグループウェアには求められています。ここからはグループウェアの今後の課題を説明していきます。

課題１．ユーザビリティを満たす

ユーザビリティとは製品を使用するときの操作性や効率、利用頻度、満足度などの度合いを意味します。どのグループウェアも企業にとって必要なユーザビリティを満たすことが重要であり、課題です。従業員の人数が多ければ、同時にグループウェアを利用しても安定して稼働することが求められ、また操作性も必要になります。

また、全国展開している企業であれば、全国の店舗・支店・支社と業務を連携し、効率化することが必要です。さらにユーザビリティを満たすために、基本的なグループウェアの機能だけでなく、勤怠管理システムや給与計算システムなど複数のシステムと柔軟に連携することも求められています。

課題２．レスポンシブを高める

レスポンシブとは、デバイスが変わっても問題なく利用できるかどうかを意味します。今までのグループウェアは社内に設置されているパソコンで操作することがほとんどでした。しかし、現在はスマートフォンを所有する従業員も増えているため、複数のデバイスに対応できるグループウェアが求められています。

課題３．セキュリティ対策をしっかりする

グループウェアは情報を共有化するツールであり、企業の機密も多く保存されています。パソコンのウィルス感染によるデータ流出などが問題になっているため、グループウェアにも厳重なセキュリティ対策が必要です。

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グループウェアの歴史を理解して有効活用を！

グループウェアは1990年代から社内のコミュニケーションを効率化するツールとして発展してきました。その中でグループウェアがもつ基本機能は次々と進化を遂げており、今後さらにたくさんの機能を持つシステムになっていくと考えられます。

しかし、重要なのはグループウェアを使いこなせることであり、そのためには余計な機能が多すぎるシステムを選ぶとかえって使いにくくなってしまいます。グループウェアを導入する際は、自社に必要な機能を見極めたうえで製品を選びましょう。

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