グループウェアとは？
グループウェアとは企業の基本的なシステムであり、主に社員同士で情報共有するために使われます。コミュニケーションツールの基本となるメールや社内チャット、公開スケジュールなどを共有できます。グループウェアとは何かの突出した機能があるわけではなく、全社員が共通して使う機能を併せ持ったシステムです。
グループウェアの主な機能は以下になります。
- ・ToDoリスト作成
- 社員がグループウェア上でToDoリストを作成することにより、消化するタスクを明確にし、他の社員が確認・指摘できるためプロジェクトの進捗管理が可能です。
- ・公開スケジュールの作成・共有
- 社員のスケジュールを公開することで、会議の日程や情報伝達をスムーズに行うことができます。このことにより、社員の予定を聞く手間を省くことができ、業務を効率化できます。
- ・ファイル共有
- 会議で使用する資料などを保管・共有できます。グループウェアでファイルを共有することにより、配布漏れなどを防止できます。
- ・メールシステム
- グループウェアの基本となる機能にメールシステムがあります。共通のメールシステムを活用することにより、セキュリティ対策や各種設定を一度に行うことができます。
- ・連絡先共有
- 取引がある企業情報を共有することが可能であり、連絡先を共有することで他社との連絡もスムーズにできます。
- ・掲示板
- 社内における共有事項ややり取りを、掲示板の活用により効率化できます。
- ・議事録作成・共有
- 会議の議事録をグループウェアで作成・共有することが可能です。グループウェアで議事録を共有することで、会議に参加していない社員も内容を把握でき、情報の共有をスムーズに行うことができます。
- ・ワークフロー管理
- 各業務の管理をグループウェアで行うことができます。そのため、業務の流れを新人に説明しやすく、教育にかかる時間を短縮することが可能です。
このようにグループウェアは複数の機能を持ち、社員同士のコミュニケーションや情報共有を円滑にします。例えば、外出中の担当者宛に電話がかかってきたとしても、グループウェアでスケジュールを確認して相手に伝えることも可能です。基本的にグループウェアは全社員が閲覧・操作できるため、会議で使う資料をアップロードしておけば、資料を印刷して配布する手間を省くことが可能です。
近年では、パソコンだけでなくスマートフォンと連携することで、外出先でも情報を閲覧・更新できるようになっています。現代において、情報共有ツールであるグループウェアは企業にとって必要不可欠なものとなっています。グループウェアを活用し業務を効率化するためには、自社に必要な機能を持ったグループウェアを選ぶことが大切です。
グループウェアの歴史
グループウェアを理解するためには歴史を知ることが有効です。グループウェアは古くから存在し、今でも有効活用できるように日々進化しています。ここからはグループウェアの歴史について説明していきます。
グループウェアの誕生
グループウェアの原型となる存在は意外と古く、1960年代には既に登場していたといわれています。このグループウェアの元はパソコンの周辺機器であるマウスや、ハイパーテキストを開発した「ダグラス・エンゲルバート」によって開発されました。この世界初のグループウェアが「NLS：oNLine System」になります。
Lotus Notesについて
古くから誕生したグループウェアも徐々に進化していきましたが、1996年に登場したIBMからリリースされた「Lotus Notes」によって爆発的に普及していきます。この頃から仕事でパソコンを活用することが当たり前になり、個々のパソコンだけで業務を行うのではなく、LANケーブルを接続し利用することが増えていきました。
このようにパソコンを「グループ」で活用する考え方が広がり、グループウェアが企業運営の基本となる存在になったのです。この時代に登場したグループウェアの主な機能は文書を管理・共有するというものが主流でした。Lotus Notesでは蓄積する文書に合わせて柔軟にフォーマットを作成することができ、ユーザーが見たい文書をいち早く検索し、内容を把握しやすいため業務をより効率化することができました。
今でも「グループウェアといえばLotus Notes」というイメージが強く、Lotus Notesはグループウェアに革新をもたらした存在です。
グループウェアの発展・普及
グループウェアが普及した1990年代ですが、当時の企業にとってグループウェアは非常に高価であったため、爆発的に普及したといっても大手企業に限定され、中小企業では導入が難しかったとされています。そのため、2000年代前半にはグループウェアの勢いは衰えていきます。
しかし、2000年代の後半にグループウェアは再び注目され、発展・普及していきます。それまでのグループウェアはパッケージソフトが多く、便利で使いやすい反面、高価であること以外にもプログラミングの技術者が必要であり、活用するためには手間と時間がかかりました。そのような状況の中で、日本国内の企業から導入に時間がかからずコストを抑えることができるグループウェアがリリースされたことで、IT技術者が少ない中小企業を中心に再度普及していきます。
グループウェアの変革
今ではインターネット技術の発展により、スマートフォンやタブレットと連携することが可能になり、企業にとって必要不可欠な存在になっています。今まではITのシステムというと、専門的な知識や技術が必要になり、一部の人にしか有効活用できませんでしたが、今では誰でも使えるような操作性が高いグループウェアが続々と登場しています。
グループウェアの今後の課題
今ではほとんどの企業でグループウェアが導入されています。しかし、今でもインターネット技術をはじめとするIT分野の躍進は大きく、働き方も大きく変わってきているため、時代に合った適切な対応がグループウェアには求められています。ここからはグループウェアの今後の課題を説明していきます。
課題１．ユーザビリティを満たす
ユーザビリティとは製品を使用するときの有効性や効率、利用頻度、満足度などの度合いを意味します。企業の業務はグループウェアを使って行うことが多いため、企業にとって必要なユーザビリティを満たすことが重要であり、課題になっています。従業員の人数が多ければ、同時にグループウェアを利用しても安定して稼働することが求められ、また操作性も必要になります。グループウェアは従業員ほぼ全員が利用するシステムであるため、簡単に操作できる必要があります。
また、全国展開している企業であれば、全国の店舗・支店・支社と業務を連携し、効率化することが必要です。さらにユーザビリティを満たすために、基本的なグループウェアの機能だけでなく、勤怠管理システムや給与計算システムなど複数のシステムと柔軟に連携することも求められています。
課題２．レスポンシブを高める
レスポンシブとは、デバイスが変わっても問題なく利用できるかどうかを意味します。今までのグループウェアは社内に設置されているパソコンで操作することが多かったですが、スマートフォンを所有する従業員も増えているため、複数のデバイスに対応できるグループウェアが求められています。
また、これからさらに加速していくモバイルの発展により、安定・安全に稼働できることが必要です。
このようにレスポンシブを高めることで、直行直帰をする社員や在宅ワークの社員などと情報を的確に共有し、業務を効率化することが可能です。
課題３．セキュリティ対策をしっかりする
グループウェアは情報を共有化するツールであり、企業の機密も多く保存されています。パソコンのウィルス感染によるデータ流出などが問題になっているため、グループウェアもセキュリティ対策が必要です。また、インターネット上に存在するシステムをレンタルするような方法で利用する「クラウド型グループウェア」も多くなっています。
自社でサーバを構築する必要がないため、導入コストを抑え短期間で稼働することができますが、他社が管理しているサーバを利用することになるため、情報漏えいリスクが高くなります。このようなシステムを利用するときは、より一層強固なセキュリティ対策が求められます。
課題４．企業の変革との整合性をとる
グループウェアの課題に、急速に進む企業の変革に追いついていないことが挙げられます。現状では、在宅ワークをはじめとするワークスタイルの変革が進んでいます。しかし、業務の変革に対してシステムの改善と整合性が取れなくなっています。そのため、企業の変革に柔軟に対応できるシステムが必要であり、グループウェアを導入するときにはカスタマイズする機能やアップデートすることで拡張性が増すシステムが重要になります。
まとめ
グループウェアの歴史は古いですが、基本的な役割は変わっていません。企業にとって情報を共有することが重要であることが歴史を知ることで把握できます。今ではほとんどの企業がグループウェアを導入しているため、その役割の必要性を実感することが大切です。IT技術の発展により、連携できるシステムの数は増え、利用できる機能も多くなっています。そのため、グループウェアの導入目的と必要な機能を明確にし、自社にふさわしいグループウェアの導入が求められています。
