導入検討の前に知る「グループウェアの問題点」

情報がない！ 見てくれない！

グループウェアの原点は情報共有にあります。2000年前後、1人に1台のPCが支給されるようになり、多くの企業で情報共有を目的にグループウェアが導入されるようになりました。そのグループウェアで情報がない、皆が見てくれないというのであれば、本末転倒です。この問題点を防止する機能としては、以下があります。

ポータル機能

グループウェアで企業ポータルサイトを構築します。ポータルサイトというのは起点となる画面のことで、グループウェアからPCを利用する作業のほとんどを開始できるようになります。このポータルからはメールが確認できます。会社側からのメッセージもあり、天気予報や経済ニュースも表示されます。

社員には出社したら必ずポータルサイトを確認することを義務づけます。他のシステムもポータルサイトから入り、ポータルサイトに戻ります。このようなことができるグループウェアを購入しましょう。

パーソナライズ

確認を義務づけても、自分に有用な情報が載っていないポータルサイトは次第に利用されなくなります。そこで必要となるのが、パーソナライズ機能です。その人専用の情報を掲載する機能です。

たとえば営業のA君には、部門で決定したKPIの成績が毎日報告されます。自分の達成度がわかり、目標に向けた動機付けとなります。その上司である課長B氏には、課ごとの成績が一覧されます。どこの課がトップで、自分の課がどのレベルかがグラフ表示されます。経営層には会社全体の状況をリアルタイムで把握できるようなコックピットを提供します。

ランキング

見て欲しい情報、たとえばノウハウ集などではランキングを付けることで興味を引くことができます。ランキング上位が注目を集めることはもちろん、自らも有用な情報をアップロードしようという動機付けにもなります。

情報管理がグループウェア内で完結しない！

ポータル構築に欠かせない機能がAPI連携です。他システムと連携できなければ、充実したポータル構築は不可能です。それでは、API連携に必要な機能、またはどのような連携が必要なのかを解説します。

SSO（シングルサインオン）

1回の認証で社内の他のシステムにログインできる機能です。グループウェアのポータルを開いても、そこから他のシステムに移行する際、しつこくIDやパスワードが求められては効率的ではありません。認証が1回で済むSSO機能が用意されているかを確認しましょう。

メール連携

ここからは一般的に求められる他システムとの連携機能です。最も基本となるのがメール連携です。朝一で開くメールアプリケーションを、グループウェアのポータル経由で開くことができるようにします。

経費データ連携・ワークフロー連携

経費データ精算は全社員に必要な作業ですが、ほとんどの社員にとっては雑用です。経費データ連携により、この作業をポータルから処理できるようにします。ワークフローも同様、会社への申請事項をポータルサイトから可能とします。

基幹系システム連携

社員にとってメインとなる基幹系システムへの移動をポータルサイトからできるようにします。たとえば営業担当には売上管理システムをポータルサイトにメニュー表示。製造部門では生産管理システム、流通部門では在庫管理システムにポータルサイトから移動できるようにします。

基幹系システムをERPパッケージで構築している会社が多く、それらパッケージとの連携機能が用意されているかを確認しましょう。既存パッケージとの連携機能が部品として用意されていることで、すばやいシステム構築が可能となります。

まとめ　～ 社員に合わせたグループウェア製品を！ ～

グループウェアは導入ではなく、いかにして活用を推進するかが重要となります。ポータル構築機能もAPI連携も、確実に事前にチェックしておきましょう。いずれも導入後に用意することは困難な仕組みです。