グループウェア導入後に起こる問題とその解決策とは｜活用促進術を大公開

グループウェア導入後のよくある問題点

社員間のコミュニケーションを促すためのグループウェアを導入したのにもかかわらず、社員が利用してくれないなどの問題が導入後によく起こっているようです。他にもどのような問題点があるのかをご紹介していきます。

1.グループウェアを社員が利用してくれない

多くの企業で情報共有を目的にグループウェアが導入されるようになりましたが、利用してすぐはグループウェア内に情報が少なく、皆が見てくれないという問題がよく起こっています。せっかく導入したにもかかわらず、利用していないのでは、コストも導入までに書けた時間も全くの無駄になります。

2.情報管理がグループウェア内で完結しない！

グループウェアの導入しても情報管理はExcelや他システムにばらばらに管理されていては、情報がどこにあるかわからなくなってしまうだけでなく、社員の利用頻度をどんどん下げてしまいます。このような問題を解決するための施策としてAPIによる連携です。どのような他システムとの連携性が良いのかは、あとで、解説していきます。

このように導入後は利用がなかなか広がっていかないと担当者が悩んでいる実態があります。

解決策①　グループウェアの活用促進術とは

グループウェアの導入後によくある問題点をご紹介しましたが、ここでは、グループウェアの利用を促進させる解決策を2つご紹介していきます。

1.グループウェアでポータルサイトを構築

グループウェアで企業ポータルサイトを構築します。ポータルサイトというのは起点となる画面のことで、グループウェアからPCを利用する作業のほとんどを開始できるようになります。このポータルからはメールが確認できます。会社側からのメッセージもあり、天気予報や経済ニュースも表示されます。

社員には出社したら必ずポータルサイトを確認することを義務づけます。他のシステムもポータルサイトから入り、ポータルサイトに戻ります。このようなことができるグループウェアを購入しましょう。

2.パーソナライズな情報を社員に公開する

確認を義務づけても、自分に有用な情報が載っていないポータルサイトは次第に利用されなくなります。そこで必要となるのが、パーソナライズ機能です。その人専用の情報を掲載する機能です。

例えば、営業のA君には、部門で決定したKPIの成績が毎日報告されます。自分の達成度がわかり、目標に向けた動機付けとなります。その上司である課長B氏には、課ごとの成績が一覧されます。どこの課がトップで、自分の課がどのレベルかがグラフ表示されます。経営層には会社全体の状況をリアルタイムで把握できるようなコックピットを提供します。

解決策②　他システムとの連携性で情報を一元管理

グループウェアに情報が少なく、情報管理もばらばらでは、社員が情報を探す手間がかかり、結果的に利用頻度が少なくなっていしまう頭囲問題に対しての解決策としてAPI連携による他システムとの連携性です。ここでは、主にどのようなシステムと連携することが社員がグループウェアの利用を促進させることにつながるのか。その他システムをご紹介していきます。

1.SSO（シングルサインオン）

1回の認証で社内の他のシステムにログインできる機能です。グループウェアのポータルを開いても、そこから他のシステムに移行する際、しつこくIDやパスワードが求められては効率的ではありません。認証が1回で済むSSO機能が用意されているかを確認しましょう。

2.メール連携

ここからは一般的に求められる他システムとの連携機能です。最も基本となるのがメール連携です。朝一で開くメールアプリケーションを、グループウェアのポータル経由で開くことができるようにします。

3.経費データ連携・ワークフロー連携

経費データ精算は全社員に必要な作業ですが、ほとんどの社員にとっては雑用です。経費データ連携により、この作業をポータルから処理できるようにします。ワークフローも同様、会社への申請事項をポータルサイトから可能とします。

4.基幹系システム連携

社員にとってメインとなる基幹系システムへの移動をポータルサイトからできるようにします。たとえば営業担当には売上管理システムをポータルサイトにメニュー表示。製造部門では生産管理システム、流通部門では在庫管理システムにポータルサイトから移動できるようにします。

基幹系システムをERPパッケージで構築している会社が多く、それらパッケージとの連携機能が用意されているかを確認しましょう。既存パッケージとの連携機能が部品として用意されていることで、すばやいシステム構築が可能となります。

まとめ

グループウェアは導入ではなく、いかにして活用を推進するかが重要となります。ポータル構築機能もAPI連携も、確実に事前にチェックしておきましょう。いずれも導入後に用意することは困難な仕組みです。社員が利用する仕組みづくりを整えてグループウェアの利用を促進させよう。