グループウェア導入後に起こる問題とその解決策とは｜活用促進術を大公開

グループウェア導入後のよくある問題点

では、グループウェア導入後によくある問題を紹介していきます。

グループウェアを社員が利用してくれない

多くの企業で情報共有を目的にグループウェアが導入されましたが、社内に浸透しないという問題が多発しています。原因には使いにくさや今までのワークフローを変えることへの抵抗が考えられますが、利用されなければ、導入コストも導入までにかけた時間も無駄になってしまうでしょう。

情報管理がグループウェア内で完結しない

グループウェアを導入したが、情報がグループウェア内に蓄積されていなかったり、他システムにばらばらに管理されたりしており、グループウェア内で情報管理が完結しないという問題に直面している企業も見受けられます。

これでは、どの情報がどこにあるかわからなくなってしまうだけでなく、使い勝手が悪く、社員に利用されない一因にもなってしまうでしょう。

情報が漏洩する

IPアドレスや端末によるアクセス制限機能を搭載していないグループウェアを利用することで、共有した文書の情報が外部に流出してしまうという事例も発生しています。また、グループウェアの誤操作による情報漏洩も発生しており、注意が必要です。

以下の記事では、グループウェア導入時の失敗事例を紹介していますので、この記事での導入後の問題と合わせて参考にしてみてください。

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グループウェア導入後の問題を解決する方法

では、上にあげたような問題を解決する方法を紹介していきます。

グループウェアでポータルサイトを構築する

グループウェアを利用して企業ポータルサイトを構築することで、社員が確実にグループウェアを利用する仕組みを作成できます。これにより、社員のグループウェア利用率は向上するでしょう。

ポータルサイトというのは起点となる画面のことで、ここからPCを利用する作業のほとんどを開始できるようになります。このポータルから会社側からのメッセージや掲示板を確認でき、天気予報や経済ニュースも表示されます。

パーソナライズ機能を利用する

自分に有用な情報が載っていないポータルサイトは次第に利用されなくなりますよね。この解決策として、グループウェアに搭載されたパーソナライズ機能を利用することが挙げられます。

例えば、自分のKPIの達成率と今後の予定がわかれば、自分の目標に向けた動機付けとなります。各社員に必要な情報が提供されるシステムであれば、社員に問題なく利用されるでしょう。

他システムと連携し、情報を集約する

情報が点在している状況を改善し、グループウェアの利便性を高めるためには、他システムとの連携が有効です。さまざまなシステムと連携することで、情報がグループウェアに集約され情報の拠点として活用でき、業務効率化につながります。

例えば、グループウェアと各種基幹システムを連携し、グループウェアから各社員がメインに利用する基幹システムに移動する仕組みを作ることもできるでしょう。

セキュリティ機能の高い製品を選ぶ

情報漏洩や不正アクセスといったセキュリティ系の問題に対しては、当然のことながらセキュリティ機能の高い製品を選ぶことが不可欠です。具体的には、IPアドレスや端末認証機能のついたシステムを導入し、許可した端末以外からのアクセスをブロックするなどの努力が必要でしょう。

製品選択時にはセキュリティ面をないがしろにしがちですが、情報が漏洩してしまうと、会社の信用問題にも発展します。事前にしっかりとセキュリティ面に配慮した製品選定を行うことが一番のセキュリティ対策だと言えるでしょう。

グループウェア導入後の問題を解決して有効活用を！

グループウェアを導入後に発生しがちな問題とその解決策をまとめました。しかし、これらの問題は、導入前に導入後の運用方針をしっかり立てておくことで防げる問題です。また、製品選択によっても予防できます。

グループウェアの導入を考えている方は事前にしっかりと対策をしたうえで、発生した問題にうまく対処していきましょう。製品の選択ミスによる問題発生を防ぎたいという方は、一度資料請求で製品の詳細を見てみることをお勧めします。

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