企業の情報共有を促すグループウェアの機能、メリット、活用法とは？

グループウェアとは

グループウェアとは、従業員同士のコミュニケーションの円滑化を図るシステムの１つです。掲示板や資料の共有といったグループウェアの機能を活用することで、外出先でも必要な情報をすぐに確認できます。

グループウェアを活用することで、すぐにミーティングが行えたり、ちょっとした伝言を相手に伝えることが可能です。クラウドの発展によりインターネット回線が整った環境であれば、どこにいてもアクセスできるため、グループウェアの利便性は以前より高くなってきています。

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グループウェアの基本機能

グループウェアは多くの機能が搭載されているので、導入するだけで多くの業務を改善することができます。

機能1.　メール

一般的なメールソフトが備えている機能は一通り備えていると考えてよいでしょう。ただし、製品によってはサポートしている機能に違いがある場合もあるので、スペックをよく確認して、必要な機能がサポートされているかどうか見極めることが大切です。

特に、導入にあたってグループウェアのメールの使用を全社員に強制するような場合には、なるべく不満が少なくなるよう、利用実態を反映させられる製品を選択することも重要です。

機能2.　掲示板

利用者全員の端末に共通の情報を表示する機能です。全社に向けた通知文書はもちろん、表示対象となる部署や期間を指定できる機能を持った製品もあります。

全社に向けた文書が主なので、掲示板に情報を掲載できるユーザーの限定も可能です。なお、掲示板の内容をユーザーが見落としてしまうと、情報の伝達漏れが起こります。それを防止するため、重要な情報をグループウェアの個人ページ（ポータルと呼びます）に強制的に表示したり、アラートを出したりする機能が用意されていることもあります。

機能3.　回覧板

掲示板とは別に、部門内の回覧などに便利な回覧板機能が用意されている製品もあります。一斉メールとは違い、既読をチェックして誰が読んだかが簡単に分かるのが特徴です。

機能4.　グループチャット

業務グループなど複数のメンバー間で、テキストをやり取りできる機能です。業務に関するやや込み入ったやり取りなども、簡単な操作でメンバー全員が共有できるのがメリットです。最近ではこの機能を発展させて、Web会議に近い機能を実現している製品も見られます。

機能5.　施設管理

会議室や社用車など、全社あるいは部門内の共有リソースを一元管理し、予約なども各自で行える機能です。管理担当者の負荷削減はもちろんですが、利用状況が誰でも一目で確認できるので、より無駄のない効率的な施設利用が可能となり、リソース増強の際の検討などにも応用できます。

機能6.　スケジュール管理

個人やグループのスケジュールを管理し、相互に確認できる機能です。国内製品では一般に、個人のスケジュールも互いに確認できるようになっています。もちろん、確認できるメンバーの範囲の設定も可能なので、業務や組織の実情に合わせて利用できます。壁に掛けるホワイトボードと同様に、各メンバーの行き先を画面上で確認できる機能もあります。

機能7.　ワークフロー

企業・組織における業務フローを電子化・可視化し、業務に必要な事務処理などの効率化・自動化を実現する機能です。製品によっては稟議書の作成・申請や、上司による電子決済機能まで提供している場合もあります。企業・組織における意思決定のスピードを上げ、変化の激しいビジネス環境に対応するための機能といえます。

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グループウェアの導入メリット

グループウェアの基本的な機能についてはご理解いただけたかと思います。これらの機能を使うことで、オフィス業務の効率化など、極めて多彩なメリットがあります。そこで、ここではグループウェアの成り立ちとメリットを解説します。

導入メリット1　コミュニケーションが活性化する

「電子メール」は広いオフィスに恵まれた米国で開発されました。個室で執務することが多く、コミュニケーションには文書（手紙）でやり取りすること多くありました。それがインターネットや社内ネットワークを背景にして電子メールへと進化したのです。

狭い日本のオフィスで電子メールは使われないだろうと当初は予想されていましたが、コミュニケーション基盤にまで発展し、今ではメールが止まったら仕事にならないほどとなりました。メールは顔を合わせたり文書でやり取りするよりも簡単で、証拠として形に残ります。

ほぼ同時期に、「掲示板」も会社に浸透し、関係者に一斉に情報を伝達する機能として使われるようになりました。物理的な掲示板が電子化され、パソコンから確認できるようになったのです。この電子メールと掲示板、そして他の便利機能がひとまとめとなり、「グループウェア」というツールが一般化しました。

導入メリット2　グループで情報を共有する

メールと掲示板はコミュニケーション活性化だけではなく、情報を共有するツールとしても利用されます。メールはグループやプロジェクトメンバーに同報することで、業務を遂行する上での資料やファイルを共有でき、全社に及ぶような告示は掲示板を利用します。

やがて、ファイル共有の機能も加わります。関係者が必要とするファイルや資料などの情報を1つのフォルダに入れておくだけで、取扱説明書、住所録、レポートなどもフォルダに入れてメンバー間で参照できるようになりました。

情報の共有にはセキュリティも求められますが、グループウェアなら閲覧できる人間の権限を設定したり、ファイルを暗号化する機能なども見ることが可能です。

導入メリット3　共同作業を支援する

コミュニケーションも情報共有も、共同作業の支援につながります。たとえば、掲示板では1つのテーマに沿って、複数の人間が意見を交換したり、知恵を出し合うことができます。これが発展して「電子会議・Web会議」の機能が搭載されます。

従来の会議をグループウェア上の電子会議やWeb会議で行えるので、プロジェクトの課題を設定して、解決策を探っていくプロセスで得られた知恵をナレッジとして共有できます。

さらに、簡易的なプロジェクト管理機能もグループウェアには備えられています。プロジェクトメンバーを登録し、情報やスケジュールを共有でき、日報の作成やプロジェクトの進捗管理も可能となります。資料のバージョン管理まで可能な製品やアンケートの作成、配布、集計機能を搭載している製品も登場してきています。

導入メリット4　業務を効率化する

グループだけに特化しているわけではありません。グループウェアは個人も含めて、幅広いオフィス業務をサポートしていくようになります。たとえば、ワークフロー機能で従来書類で管理してきた申請業務を電子化します。出張申請、住所変更、婚姻届、出生届け……、こうした申請業務をPCからできるようになりました。

スケジュールもグループウェア上で作成できます。このスケジュールをプロジェクトで共有し、打ち合わせや会議の時間を効率的に設定できます。スケジュールからToDoリストを生成し、やるべきことを一覧にして、優先順位をつけたり、進捗状況を管理します。スケジュール管理やToDoリストは、近年ではメインで利用されている機能となっています。

会議室の予約もグループウェアから可能になり、その他にもプロジェクタや社用車などの各種設備の予約もできます。

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こんなにあった！グループウェアの活用方法

グループウェアが提供する代表的な機能は上記の通り、メール、ワークフロー、スケジュール管理、掲示板、ファイル共有などがありますが、この他にも使える機能が数多くあります。製品・サービスによっては20から30以上の機能を持っている製品もあり、それぞれの専用ツールと同等の高機能な場合もあります。

これらをうまく使いこなすことによって、業務改善に役立てることも可能です。ここでは、そんなグループウェアの有効な活用方法をお伝えします

紙で回覧していた全社連絡を、掲示板で共有

意外と使える機能の一つが「掲示板機能」で、トップダウン式の情報伝達など、社内での伝達事項を紙でまわしている会社は意外と多いものです。

こんなときは電子掲示板を使って情報共有を行いましょう。たとえば電子入札情報などをオンラインで電子掲示板に乗せれば、社内から現場の各支店まで情報が一度に共有できます。従来のアナログ的な情報共有ではできなかった、物理的に離れた支店でも情報を同じタイミングで共有できるのが強みです。

このような現場の情報から、社内の総務情報まで、旧来は紙で回覧していた情報を電子化にすることによって、迅速に隅々まで情報を行き渡らせることができるようになります。

過去のスケジュール管理を使って、プライオリティを見直す

グループウェアの使い道は、今現在のスケジュールと未来のスケジュールを把握するだけではなく、過去のスケジュール管理もできます。

これらのデータをエクスポートして、過去、プロジェクトや業務にどれだけの時間を費やしたか、分析することができます。過去にリソースをどれだけ配分したかによって、将来予測をしたり、経営資源の適切な配分ができるようになるのです。業務の見直しや適正な人員配置の検討に有用です。

意外なほどコスト削減になる

グループウェア導入は全社的にうまく使いこなすことで、大きなコスト削減になります。社内の紙の文書を廃止、メールの一元化、情報の共有などが効率的に行えるからです。

コスト削減効果が高い活用方法の一つに会議機能があります。支社や支店など遠隔地で離れていても、わざわざ移動することなく会議や打合せを実施できます。移動の交通費だけではなく、移動時間も貴重な経営資源です。業務効率を改善してコスト削減を実現しましょう。

ただしこれには条件があり、全メンバーにグループウェアの利用を浸透させる必要があります。なぜならばグループウェアを使わない人がいると、その分だけ旧来のシステムや管理方法を残す必要があるため非効率になり、コスト削減にはならないためです。導入の際には全メンバーに利用を浸透させましょう。

グループウェアを使っての経費精算がオススメ

経費精算も便利な機能の一つです。そして単に精算するだけでなく、過去の経費の管理、分析が可能になり、また会計データ等に仕分けして決算処理へとつなげる機能を提供しているグループウェアもあります。

このようにグループウェアは定番機能だけでなく拡張性にも優れ、職務の可能性を広げてくれる機能も多く提供されています。これまでの業務を見直すことにも利用でき、少しの工夫で最大限の効果が得られるような機能があります。

デザインの変更が可能で、楽しく使える

グループウェアを使うのはプロのシステム管理者ではなく、一般の社員です。そこで利用を促進させるため、個人の好みに合わせたカスタマイズやレイアウト変更、デザインの変更を可能にする機能が充実している製品も多くあります。積極的にカスタマイズして、楽しく使ってもらいましょう。

色やアイコンを変えることができるようなグループウェアはユーザーの満足度も高まります。デザイン変更が可能なグループウェアを導入すれば、利用者の満足度も高まり、毎朝ログインすると同時にモチベーションも高まるでしょう。

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競争力強化やコスト削減までグループウェアを活用！

グループウェアは、製品によって非常に多彩な機能が提供されています。例えば、タイムカードなどの勤怠管理と連携する機能や、レポート・議事録などの作成機能、文書管理に関する機能など、その内容は多種多様で、サポートする社内業務は、「全部」といっても過言では無いほどです。

グループウェアを導入することで、幅広いメリットを得られます。ミュニケーションの活性化や共同作業の支援は企業の競争力の強化になり、業務の効率化はコスト削減になります。さらに業務を電子化することでペーパーレス化を実現して、オフィスの美化と環境保護にもつながるでしょう。

グループウェアを選定する上で重要なのは、製品の特長や機能の使い勝手をよく調べ、全体として使いやすいシステム構成することです。これが、社内業務の効率化に向けた最善の策といえるでしょう。自社に合ったグループウェアの導入を検討してみましょう。