グループウェアでファイル共有はできるのか
ファイル共有機能とは、複数のユーザーが同じファイルやフォルダーにアクセスできるようにする機能です。チームやグループのメンバーが文書や資料、画像やビデオ、その他のファイルを共有し、共同で編集作業を行えます。
そしてグループウェアとは、組織内のチームやグループが効率的に作業を進めるためのシステムです。業務の生産性向上に役立つ機能が搭載されており、ファイル共有機能も基本機能の一つであるため、多くのグループウェアでファイル共有が可能です。
ファイル共有機能を使用することで、情報共有がスムーズになり、チームでの連携強化や意思決定の効率化、生産性向上などが期待できるでしょう。
グループウェアの基本機能
グループウェアには、ファイル共有以外にも多くの機能が搭載されています。ここでは、グループウェアの基本機能を７つ紹介します。
- ■Webメール
- ブラウザ上でメールを受送信できる機能。一つのメールアカウントを複数のメンバーで共有することも可能。
- ■掲示板
- 利用者全員の端末に共通の情報を表示する機能。重要な情報の伝達漏れを防ぐために、強制的に表示したり、アラートを出したりする機能が用意されている。
- ■グループチャット
- 業務グループなど複数のメンバー間で、テキストをやり取りできる機能。スピード感のあるやり取りや、スタンプでリアクションをつけられるのも特徴。
- ■施設管理
- 会議室や社用車など、企業の共有リソースを一元管理し、予約なども各自で行える機能。予約状況や利用状況が一目で把握でき、無駄のない効率的な施設利用が可能。
- ■スケジュール管理
- 個人やグループのスケジュールを管理し、相互に確認できる機能。共有するメンバー範囲を設定することで、業務や組織の実情にあわせた運用が可能。
- ■ワークフロー
- 経費の申請業務を自動化する機能。申請書の作成から申請、認証、決済までの一連の流れを効率化できる。
- ■日報機能
- 作業内容や営業活動の報告を行う機能。プロジェクト管理と連携して、進行状況を管理できる。
以下の記事では、グループウェアの機能について詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
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《J-MOTTOグループウェア》のPOINT
- 1人当たり150円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、クラウド型のグループウェアです。ファイル共有をはじめ、設備予約やワークフロー、プロジェクト管理など26種類の機能を標準搭載しています。インターネットがあれば利用できるため、複数拠点をかまえる企業でもスムーズな情報共有やコミュニケーションが実現するでしょう。信頼度の高いAWSサーバを採用しており、サービス稼働実績も99.99％とセキュリティ面や運用環境も安全です。また、専用のスマホアプリもリリースされています。
《desknet's NEO》のPOINT
- 現場を支える「使いやすさ」と、現場の課題を解決する「機能」
- AppSuiteで紙・メール・Excel主体の業務をシステム化
- グループウェアにウェブ会議（ビデオ会議）機能を搭載
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、部品を組み合わせてオリジナルの業務アプリも作成できる国産のWebグループウェアです。関数計算やリレーション、アクセス制御など充実した機能を選択し、自社の業務にあわせたアプリ構築ができます。また、スケジュ―ルやメール、文書管理など標準で搭載されている機能も豊富です。５名の小規模オフィスから数万名まで幅広い規模に対応しています。提供形態も選択できるため、セキュリティポリシーや規模にあわせた運用がしやすいでしょう。
《Sales Cloud》のPOINT
- 15万社の圧倒的な導入実績とノウハウ
- 導入企業は、売上30%アップを実現！
- 世界でも日本でもトップシェアのCRM/SFA
「Sales Cloud」は株式会社セールスフォース・ジャパンが提供しており、顧客情報を管理するCRMや営業を支援するSFA、社内コミュニケーション、ワークフローなど幅広い業務をDX化します。はじめは、営業部門だけの導入など一部の業務や部署で運用し、効果を確認しながら段階的な拡張もできるため、社内定着もしやすいでしょう。活用や運用を支援する定着化支援担当者がサポートする点もポイントです。
《ArielAirOne》のPOINT
- 大手企業特有の複雑なビジネスフローに柔軟に対応
- ルート作成の他、条件分岐や承認アクション等も設定が可能
- 一度作成したルートは複数の帳票に利用可能
「ArielAirOne」は、株式会社ワークスアプリケーションズが提供する大手企業向けグループウェアです。ファイル管理やカレンダーなどのグループウェアはもちろん、社内・部門ポータルや業務アプリケーションなどさまざまな業種で活用しやすい仕様です。ユーザーや組織、ログなどの管理機能も豊富なため、多くの機密情報を扱う企業における内部統制にも役立つでしょう。
《Garoon》のPOINT
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、幅広い世代やITリテラシーの差があっても、誰でも使いやすい設計の中堅・大規模組織向けグループウェアです。操作性の高いインターフェースにより、教育コストがかからず、短時間での浸透のしやすさに定評があります。スケジュールやファイル管理など定番の機能にくわえ、多言語対応やきめ細やかなアクセス設定など高度な機能も豊富です。APIを公開しており、他システムとの連携もしやすいでしょう。機能拡張に役立つプラグインも充実しています。
《サイボウズ Office》のPOINT
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
「サイボウズ Office」は、サイボウズ株式会社が提供する中小企業向けのグループウェアです。５ユーザーから利用が可能で、１か月単位でユーザー数の変更や解約もできます。ユーザーごとのカスタマイズに対応しているため、よく利用する機能やすぐに確認したい項目などをトップページに配置することで、利便性が向上するでしょう。商談報告や議事録などさまざまな文書をフォーマット化し、ユーザー同士の共有できる点も特徴です。また、プレミアムコースでは、タスクや進捗管理など業務アプリ作成機能も搭載しています。
《HotBiz8》のPOINT
- 一人 66円～利用できるクラウド型グループウェア
- 自由にカスタマイズ可能なワークフローを搭載
- 60日間 無料でお試し
「HotBiz8」は、株式会社ASJが提供するクラウド型グループウェアです。200名まで定額11,000円で利用でき、一人あたり月額55円から運用可能です。社員同士のリアルタイムなコミュニケーションがとれるメッセージ機能では、複数人で同時にやり取りができる会議室機能もあり便利です。また、スマホアプリのBizAccessと連携するとスマホへの通知にも対応するため、メッセージの確認漏れ防止につながるでしょう。そのほか、グループ別申請や起案した申請の表示など、柔軟性のあるワークフローも特徴です。
さまざまな種類のグループウェアを比較したい方は、以下のページをご覧ください。幅広い業務をカバーする多機能な製品や独自の特徴を持つ製品、企業規模ごとにおすすめの製品などを紹介しています。
グループウェアの活用方法
グループウェアのなかには、20から30以上の機能を持つ製品もあります。それぞれの専用ツールと同等の高機能な場合も多く、うまく使いこなすことによって業務改善に役立ちます。ここでは、グループウェアの有効な活用方法を紹介します。
紙で回覧していた全社連絡を掲示板で共有する
全社連絡を紙で回覧する場合、文書の作成や印刷、配布、回収などの作業が必要となり業務効率の低下につながります。また、情報の見逃しや遅延が発生しやすく、チームの間で誤解や混乱が生じる可能性もあるでしょう。
グループウェアには、組織全体で情報を共有しやすいように設計された掲示板機能が含まれています。掲示板を活用することで、社内から現場の各支店まで情報が遅延なく一度に共有できるため、情報共有の効率化が実現します。また、掲示板に情報が更新された際やコメントが追加された場合には通知が届くため、情報を見逃すリスクも低減するでしょう。
過去のスケジュール管理を使ってプライオリティを見直す
グループウェアは、現在のスケジュールと未来のスケジュールを把握するだけではなく、過去のスケジュール管理分析も可能です。
過去のスケジュールデータを取り出して、プロジェクトや業務にどれだけの時間や人員を費やしたか、スケジュールどおりに進んでいたかなどを把握できます。過去のリソース配分を把握していれば、経営資源の適切な配分が行えるようになるでしょう。業務の見直しや適正な人員配置の検討に有用です。
コスト削減につなげる
グループウェア導入は全社的にうまく使いこなすことで、大きなコスト削減につながります。例えば、チャットやメッセージ機能を活用してメールや電話などのコミュニケーションコストを抑えたり、文書をデジタル化して印刷コストを削減したりできるでしょう。
また、コスト削減効果が高い活用方法の一つに会議機能があります。支社や支店など遠隔地で離れていても、わざわざ移動することなく会議や打合せを実施できます。移動の交通費だけではなく、移動時間も貴重な経営資源です。業務効率を改善してコスト削減を実現しましょう。
ただし、グループウェアを活用しない人がいると、旧来のシステムや管理方法を残す必要があるため非効率になり、コスト削減にはつながりません。導入の際には、全メンバーにグループウェアの利用を浸透させる必要があります。
グループウェアを活用して情報共有を円滑化しよう
グループウェアには、ファイル共有機能以外にも製品によって多彩な機能が提供されており、サポートする社内業務も幅広いのが特徴です。導入を検討する際は、自社が求める機能が搭載されているか、使いやすいシステムかなど、十分に吟味しましょう。
なお、最適なグループウェアを導入するためには複数企業の製品を比較することが大切です。資料請求を活用のうえ、気になった製品は見積もり依頼をしてみましょう。
