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グループウェア導入時に気をつけるべき７つのポイント

グループウェアは「経営資源」と考える

グループウェアを導入をするうえで、アピールする点として挙げられるのは、たとえばスケジュール管理があります。

ただ単に自身のToDoを管理するだけでなく、全社員的にかかった工数をはじき出し、今後のリソース配分に使うことができます。すなわちグループウェアは導入によって、社内の経営資源になり得るのです。その点をアピールして、長期的な視野でグループウェア導入を検討してもらいましょう。

できうるかぎり社員に浸透させる

グループウエア導入のポイントは、社員全員で使うこと。ひとりでもグループウェア導入に反対者がいて、その反対者が旧来のシステムを使うとなったら、効果は半減です。

旧来のシステムと新グループウェアを2つ運用することになりコストも手間も2倍かかります。すなわち、グループウェアはトップダウンで使用を浸透させる。そのためにはスタッフ全員を納得してもらえるようなグループウェア導入の根拠を用意し、丁寧に説明することが重要です。

現場の意見を反映する

グループウェア導入で社内稟議を通す際に、現場の意見を聞かずに、情報システム部門だけで決定してしまうことがあります。これは後々のトラブルのタネとなります。

そのため、現場である工場や営業部門などの声を聞いて、現場が使いやすいグループウェアを導入するようにしましょう。ベンダーのプレゼンテーションなどにも積極的に現場の人を参加させるようにして、使用感を確かめてからグループウェアを導入、決定することも大切です。

飽きないようなつくりも重視する

結局毎日使うのは従業員という「人」ですから、飽きないようなつくりも大事です。デザインやレイアウトが自由にカスタマイズできたりする機能を持ったグループウェアを選ぶのもひとつでしょう。

レイアウトが自由に変えられることで、使っている現場の社員が、ログインするたびやる気がでるような使い勝手のいいグループウェアを導入することが大事でしょう。

すべての要望を満たすグループウェアはないと心得る

すべての要望を満たせるグループウェアはありません。大切なのは多機能であることよりも、自社にとって必要な機能を網羅していることなのです。

機能豊富な商品に惹かれてしまう気持ちはわかりますが、自社の業務を良く分析し、実情に合ったグループウェアを選定するよう心掛けましょう。

乗り換えの場合は機能を捨てることをいとわない

グループウェアを乗り換える場合は、新システムが旧システムのすべての機能を引き継いでいるわけではありません。選定の際に、捨てる機能も必要になってきます。すべての機能を新システムでも使えるように選んでいては永遠に決まりません。思い切って、使えない機能がでてくることも念頭において、グループウェアを選んでください。

グループウェアは他のシステムとも連携ができる

以前はシンプルな情報共有、コミュニケーションの手段、文書管理のソフトウェアだったグループウェアが近年は非常に進化して、他システムとの連携が可能になってきています。

たとえば、経費清算機能が進化しています。外部の機能と連携して、経費の精算を容易にするだけでなく、どこにどれだけ経費がかかったか算定し、今後の経営判断に活かせるというような、経営情報としての使い方も可能になるのです。ただ単にメッセージを送るだけでなく、重要な経営判断も可能になり、業務改善が実現するのが現在のグループウエアです。

まとめ　～ 導入前の調整で導入後の効果を高める ～

ここで紹介したようなポイントを導入前にしっかりと認識して、事前の社内調整や予算獲得のための社内稟議などにも反映させて活用してみてください。

グループウェアは使いこなしてこそ、導入効果を高めることができるものです。使いこなすための利用者側のハードルは高くなく、使いやすい製品ですが、従来の慣れ親しんだやり方に固執し、一部でも移行できない業務が残ってしまうと導入効果は半減してしまいます。事前の調整をしっかりしてグループウェアの利用を統一ルールとすることが大切です。