社内が活性化する「情報の共有化」の方法とは？３つのステップで解説

情報の共有化を行う方法

情報の共有化方法を３つ紹介します。

１．共有すべき情報の設定

情報には共有すべきものとそうでないものがあります。例として、共有すべき情報の種類を見てみましょう。

• ■スケジュール・タスク
• ■宅配・郵送関連
• ■顧客・案件情報
• ■進捗状況
• ■トラブル

上記の情報を共有すると、業務が円滑になったりトラブルへの対応が迅速になったりと、色々なメリットを得られます。一方、以下の情報は共有すべきではありません。

• ■プライベートなこと
• ■すでに共有されているトラブル
• ■個人的な意見
• ■経営情報

上記の情報を共有しても、業務の役に立つ可能性は高くありません。むしろ、余計な情報として業務の邪魔になるおそれがあります。

このように、共有すべき情報とそうでない情報の種類を明確に分けましょう。明確にした基準を社内で周知すると、必要な情報のみが共有されるようになります。

２．共有手段の決定

続いて、情報を共有する手段を決定します。代表的な手段をいくつか紹介します。

チャット

情報を伝えたい相手に、チャットツールで文章を送る方法です。文章だけでなく画像や映像、その他ファイルの共有もできます。後で確認しやすいうえ、リアルタイムにやり取りしやすいのも特徴です。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、プロジェクトの進捗状況を管理するITツールです。このツールにアクセスすれば、終わったタスクや残っているタスクを一目で確認できます。

SFA・CRM

SFAは営業支援ツール、CRMは顧客管理ツールです。どちらも営業活動をするうえでの情報共有に役立ちます。たとえば、顧客との商談履歴やアポイントメントを管理できます。

ナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツールは、業務ノウハウを共有するのに有効なツールです。FAQやファイル共有、情報検索などの機能を持ちます。

３．共有ルールの策定

最後に行わなければならないのが、共有ルールの策定です。ルールが定まっていなければ、共有された情報を適切に扱えないからです。

たとえば、ある人は営業報告をメールで送ってくるのに、別の人は共有ツールに直接アップする…というやり方では混乱が生じます。どこに何が保存されているのか分からなくなり、後で確認するのが大変です。

そのため、「いつ」「誰が」「どのタイミングで」など、情報共有についてルールを定めなければなりません。ルールが明確になるだけで余計な確認の手間がなくなり、企業全体の生産性が向上します。

情報の共有化を行う際のポイント

続いて、情報の共有化を行う際に気をつけるべきポイントを２点見ていきましょう。

目的を明確にする

情報の共有化を図った結果、雑多な情報が増えるばかりで、活用できなかったという事例も珍しくありません。このような失敗をしないために必要なのが、目的の明確化です。

たとえば、トラブルの情報を共有するのはなぜでしょうか。基本的には、同じトラブルが生じた際の対処を容易にするためです。したがって、すでに共有されているトラブルの事例を再度共有する必要はありません。むしろ、余計な情報が増えて必要な情報を探す際の邪魔になる可能性があります。

このように、目的を明確化すれば共有すべきかどうかの判断が可能になり、必要な情報だけを蓄積できます。

共有されやすい雰囲気を作る

情報の共有は、自発的に行われるべきものです。従業員全員が積極的に情報共有に取り組んでくれなければ、有益な情報は蓄積されません。

そこで必要になるのが、情報共有をしやすい雰囲気づくりです。「こんなことを共有してよいのか」「今はタイミングが悪いのではないか」といった懸念を払拭する環境を整えましょう。

具体的には、いつ何をどのように共有するのかを明確化します。そして、積極的に情報を提供してくれた人にはインセンティブを付与するなどし、動機付けを行いましょう。この繰り返しによりモチベーションを高めれば、自然と情報が共有されるようになります。

情報の共有化方法を知り、社内コミュニケーションを促進！

情報の共有化方法は以下のとおりです。

1. １．共有すべき情報の設定
2. ２．共有手段の決定
3. ３．共有ルールの策定

また、共有化を図る際に気をつけるべきポイントは以下の２つです。

• ■目的の明確化
• ■共有されやすい雰囲気づくり

共有された情報は企業にとって資産となります。最初は微々たる変化しか生じなくても、やがては大きな力になるでしょう。

以上を踏まえて情報の共有化を図り、ビジネスに役立てましょう。