ナレッジマネジメントの無料ツールはあるの？有償版との違いも解説！

無料でナレッジマネジメントツールを活用する方法

ナレッジマネジメントとは、ベテランの社員や企業がこれまでに培ってきた「知識」や「ノウハウ」を共有することです。では、ナレッジマネジメントツールを無料で活用するには、どのような方法があるのでしょうか。

ナレッジマネジメントツールについて、改めて確認したい方はこちらの記事をご覧ください。

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無料版のあるツールを導入する

ナレッジマネジメントツールの無料版を導入すると無料で活用ができます。

しかし、製品によっては月額料金が無料であっても利用できる人数に制限があります。新規プロジェクトのスタート人数が少ないチームであれば、無料のナレッジマネジメントツールを十分活用できるでしょう。

オープンソースを用いて自社で作る

オープンソースのソフトウェアを自社にインストールして、ナレッジマネジメントツールを利用できます。オープンソースを利用するため、導入から運用に至るまでのコストの削減を期待できるでしょう。

また、既存システムとの連携が比較的容易であり、さまざまなデバイスでの使用が可能です。欲しい機能があれば自分で追加でき、柔軟にカスタマイズできます。

無料ツールの懸念点

無料でナレッジマネジメントツールを活用する方法を説明しました。続いて、無料でツールを利用する際に考えられる懸念点はどのようなものがあるのか解説します。

機能に制限がある

無料のナレッジマネジメントツールを利用すると、使用できる人数や機能に制限があります。

ナレッジマネジメントは、知識やノウハウなどのさまざまな情報を共有することで社員や企業にとってプラスに働きますが、人数や機能に制限がついてしまうとナレッジマネジメントの効果を実感できなくなることもあります。

自社で作るのにコストがかかる

オープンソースを利用して自社にシステムを構築する場合、製品やカスタマイズによってはかえってコストがかかってしまう可能性があります。また、管理や運用を行うIT人材が不足している企業にとっては導入自体が厳しいといえるでしょう。

迅速なサポートが受けられない場合も

オープンソースを利用すると緊急時に迅速なサポートが受けられない可能性があり、業務が滞ってしまうリスクがあります。また、無料ツールを利用している際のトラブル解決は有料となってしまう可能性もあるため、注意が必要です。

ツールの代わりにGoogleの無料サービスを検討する

専用のナレッジマネジメントツールではありませんが、Googleのサービスを上手く活用してナレッジマネジメントを行う企業もあります。Googleドライブ・Googleドキュメントを使ってWordやExcel形式で社内のナレッジを一箇所に蓄積することで、情報の検索も容易にできます。

Gmailアカウントがあれば無料で利用できるため、ナレッジマネジメントツールの代用としてある程度は活用可能でしょう。しかし、やはり専用ツールには機能的に一歩及ばない点も多いため、後述の有償の専用ツールの導入を最終的に決める企業も多いようです。

有償版のナレッジマネジメントツールの導入を検討しよう

ナレッジマネジメントツールの導入を検討しているのであれば、有償版ツールの導入の検討をしてみましょう。おすすめのポイントを説明していきます。

有償版ナレッジマネジメントツールの機能

有償で提供されているナレッジマネジメントツールには以下のような機能が搭載されています。

ヘルプデスク

ナレッジマネジメントのヘルプデスク機能は、社内で発生した質問に対して全社員が回答できる機能です。この機能を利用すると、ノウハウの共有や新たな発見につながります。

ファイル共有

ドキュメントの有効活用ができる機能です。プロジェクトごとにドキュメントのタグ付けを行い、最新のドキュメントを探しやすくすることが可能です。スマートフォンやタブレットからでも閲覧できるように設定もできます。

マイニング・検索

高速・高性能な検索エンジンを利用して社内に蓄積されている膨大なデータの中から目的のデータを探し出す機能です。WordやExcelデータからも目的のデータを探し出すことが可能な製品もあります。

グループウェア

社員同士で情報を共有し、業務効率化を図ることができる機能です。成功事例や失敗事例の共有、ノウハウの継承など、あらゆる情報の共有が可能です。

eラーニング

スマートフォンやタブレットを活用して、蓄積されたナレッジを基にeラーニングのコンテンツにまとめた機能です。場所や時間に限定されずに新入社員の教育や接客マナーなどを学習できます。

ブログ・SNS

社内SNSなども情報共有に活用できます。SNSなどは使い慣れている人が多いため、気軽に情報の入力も可能で、些細なナレッジも集めやすくなるメリットもあります。

有償版ナレッジマネジメントツールの機能一覧については、こちらの記事をご覧ください。

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初期費用が無料で導入できるツールがある

クラウド型で提供されているナレッジマネジメントツール製品の中には、初期費用をかけずにすぐに導入可能なものがあります。また、月額料金も利用ユーザーごとに異なるため、効率よく運用コストを抑えることが可能です。

無料トライアルで使用感を試せるツールもある

製品によっては無料トライアル付きのツールもあります。無料トライアルを利用して、自社の業務スタイルとうまく合致するのか、利便性が高く操作しやすいのかどうかを確認することが大切です。

実際のナレッジマネジメントツール製品をチェックしよう

ここまで無料でナレッジマネジメントツールを利用する方法をご紹介しました。ナレッジマネジメントは無料で利用することもできますが、無料ツールはトライアルとしてのみ利用することをおすすめします。

また、ツールを選定する際は、機能だけを重視せず自社の導入目的に合った製品であるのか、操作しやすいのかなど、さまざまな側面から製品を比較・検討することが大切です。

以下の記事で製品の比較・紹介を行っていますので、合わせてご覧ください。

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