無料でナレッジマネジメントツールを活用する方法
ナレッジマネジメントツールを無料で活用する方法は、主に無料版のあるツールを導入する方法と、オープンソースを用いて自社で構築する方法の２つです。手軽に始めたい場合は無料版のあるツール、柔軟にカスタマイズしたい場合はオープンソースの活用が適しています。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 無料版のあるツールを導入する | ナレッジマネジメントツールの無料版を導入すると無料で活用ができます。 |
| オープンソースを用いて自社で作る | オープンソースのソフトウェアを自社にインストールして、ナレッジマネジメントツールを利用できます。オープンソースを利用するため、導入から運用に至るまでのコストの削減を期待できるでしょう。 |
ナレッジマネジメントツールについて、改めて確認したい方は以下の記事をご覧ください。
無料版のあるツールを導入する
ナレッジマネジメントツールの無料版を導入すると無料で活用ができます。
しかし、製品によっては月額料金が無料であっても利用できる人数に制限があります。新規プロジェクトのスタート人数が少ないチームであれば、無料のナレッジマネジメントツールを十分活用できるでしょう。
オープンソースを用いて自社で作る
オープンソースのソフトウェアを自社にインストールして、ナレッジマネジメントツールを利用できます。オープンソースを利用するため、導入から運用に至るまでのコストの削減を期待できるでしょう。
また、既存システムとの連携が比較的容易であり、さまざまなデバイスでの使用が可能です。欲しい機能があれば自分で追加でき、柔軟にカスタマイズできます。
無料ツールの懸念点
無料でナレッジマネジメントツールを活用する方法を説明しました。続いて、無料でツールを利用する際に考えられる懸念点はどのようなものがあるのか解説します。
機能に制限がある
無料のナレッジマネジメントツールを利用すると、使用できる人数や機能に制限があります。
ナレッジマネジメントは、知識やノウハウなどのさまざまな情報を共有することで社員や企業にとってプラスに働きますが、人数や機能に制限がついてしまうとナレッジマネジメントの効果を実感できなくなることもあります。
自社で作るのにコストがかかる
オープンソースを利用して自社にシステムを構築する場合、製品やカスタマイズによってはかえってコストがかかってしまう可能性があります。また、管理や運用を行うIT人材が不足している企業にとっては導入自体が厳しいといえるでしょう。
迅速なサポートが受けられない場合も
オープンソースを利用すると緊急時に迅速なサポートが受けられない可能性があり、業務が滞ってしまうリスクがあります。また、無料ツールを利用している際のトラブル解決は有料となってしまう可能性もあるため、注意が必要です。
無料から試せるナレッジマネジメントツール
ここからは、無料トライアルを利用できるおすすめのナレッジマネジメントツールを紹介します。一定期間、無料で機能や操作性を試せるため、導入前に自社との相性を確認したい場合におすすめです。ただし、無料トライアル終了後は料金が発生するため、利用期間や条件を事前に確認しましょう。
saguroot
- ファイル形式問わず画像や図面内の文字まで探せる「検索網羅性」
- 10秒で資料の『勝ち筋』を見極める「サムネイル＆AI要約」
- キーワードが分からなくても知見へ導く「思考ガイドタグ」
株式会社丹青社が提供する「saguroot」は、AIを活用して社内に蓄積された情報を検索・活用できるナレッジマネジメントツールです。ファイル名や文書内のテキストだけでなく、画像や図面に含まれる情報も検索でき、必要な資料を効率よく探せます。AIによる資料の要約などにも対応し、社内ナレッジの活用を支援します。無料トライアルが用意されています。
Confluence
- 10万社以上が活用するナレッジ管理とコラボレーションの基盤
- Jira、Slack、Googleなど業務ツールと連携し情報を一元管理
- AIアシスタントRovoで検索・要約・コンテンツ作成を効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Confluence」は、チームの知識や情報を一元管理・共有できるナレッジマネジメントプラットフォームです。直感的なエディターや豊富なテンプレートを備え、複数人でのリアルタイム編集や情報共有を効率化できます。Jiraをはじめとする各種ツールとの連携にも対応。無料トライアルに加えて無料プランも提供されています。
QuickSolutionを利用したユーザーの口コミ
検索結果の表示などに関して、柔軟にカスタマイズできるようになると良いと思います。 また、仕方ないのかも知れませんが、導入時にインデックスの作成などに多大な時間を要するのは改善していただきたいです。
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mebaL(メバエル)
- 「探す」も「共有する」も簡単に！
- 「AI検索」や「AI要約」など、生成AIを搭載した最新機能
- ITの知識に関わらず、だれもが使いやすい画面デザイン
株式会社K-BITが提供する「mebaL（メバエル）」は、社内の業務ノウハウやアイデアを蓄積・共有できるナレッジマネジメントツールです。AI検索やAI要約、社内文書をもとに回答を生成する社内FAQ機能を搭載し、必要な情報へのスムーズなアクセスを支援します。共同編集や詳細検索、グループ管理にも対応しており、３か月間の無料トライアルを利用できます。
mebaL(メバエル)を利用したユーザーの口コミ
ナレッジツールには様々なタイプのサービスがありますが、mebaLは非常にシンプルで誰でも簡単に使えるUIが魅力的です。またAIサービスも人と実際に会話している様な感覚で情報を確認することが可能です。
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新機能のAIの機能が充実した方が良いと思う一方で、そうなると値段が上がるのでこのままでいいと思います。
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OPTiM Collaboration Portal
- ドキュメントをアップロードするだけ！ポータルを自動作成・更新
- 情報追加や修正時も、AIが影響する既存の箇所を特定し自動修正
- ポータルの中身を理解したAIチャットボットが社員の質問に回答
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Collaboration Portal」は、AIを活用して社内情報の共有や検索を効率化するサービスです。既存のドキュメントをもとに社内ポータルを構築し、必要な情報へアクセスしやすい環境を整備できます。AIチャットを活用した情報検索にも対応しており、社内ナレッジの活用促進に役立ちます。無料トライアルも利用可能です。
AUTOMETA
- ドラッグ＆ドロップするだけでAIが資料を自動集約・整理
- 自動付与されたタグ・カテゴリごとに一覧化され、簡単に検索可能
- PowerPointのスライドを組み合わせて質の高い資料を効率的に作成
パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社が提供する「AUTOMETA」は、生成AIを活用した社内資料の管理・検索・作成ツールです。資料を登録するとAIが自動で整理し、タグやカテゴリを付与するため、社内に散在する情報を効率よく探せます。蓄積した資料の再活用にも役立ち、１か月間の無料トライアルを利用できます。
QuickSolution
- [9年連続シェアNo.1] 発売から25年 5600サーバの導入実績
- 企業内に埋もれる情報の活用/共有の第一歩は検索から
- RAG、生成AI連携、AIエージェント(Copilot等)で社内情報に回答
住友電工情報システム株式会社が提供する「QuickSolution」は、企業内に蓄積されたさまざまな情報を横断的に検索できる全文検索システムです。ファイルサーバや社内システムに点在する文書・データから、必要な情報をスピーディーに検索できます。大量の社内データを有効活用し、情報探索にかかる時間を削減したい企業に適しています。無料トライアルも用意されています。
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、中小企業向けのグループウェアです。掲示板やメッセージ、ファイル共有などを活用して、社内情報や業務ノウハウを蓄積・共有できます。スケジュールやワークフローなど、日々の業務を支援する機能も豊富です。30日間の無料トライアルが提供されています。
サイボウズ Officeを利用したユーザーの口コミ
スケジュール管理について、どのようにするかが課題になっておりました。 今まではGoogleカレンダーなどを使って運用していましたが、やはり難しく、導入をしました。 全職員のスケジュール把握のしやすさはもちろん、ファイル保存機能やメール機能なども備わっており。これがあることで様々な運用が可能になりました。
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スケジュールについて、非公開機能があるのですが、私用を入れたい際にこの表示が非公開にしても予定ありと表示はされてしまいます。マスターアカウントで表示しない設定はできるのですが、表示させたい層もおりなかなか聞き入れてもらえません。個人毎に変えられるように改善いただければ幸いです。
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NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、社内のナレッジを一元管理・共有できるナレッジマネジメントツールです。AIチャットボットやマニュアル作成、要約などのAI機能に加え、表記ゆれや同義語にも対応した検索機能を備えています。マニュアルや業務ノウハウを探しやすい環境を構築でき、30日間の無料トライアルで操作性を確認できます。
キントーン
- クラウド上に社内の知識・データやノウハウを集約
- 全文検索機能で添付資料の中身まで検索
- 話題やプロジェクトごとに整理できるコミュニケーションスペース
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、社内の情報や業務データをクラウド上に集約・共有できる業務改善プラットフォームです。社内FAQやナレッジ共有用のアプリを構築でき、文書や画像などのファイルもまとめて管理できます。部署や業務にあわせて柔軟にカスタマイズできる点も特徴です。30日間の無料トライアルを利用できます。
キントーンを利用したユーザーの口コミ
必要な機能をドラッグ＆ドロップと設定画面で細かい設定ができるので、顧客管理システムを簡単に構築できる。
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ちょっと複雑な処理をやろうと思うと、結局プログラミングが必要になる。 いろんなサイトでカスタマイズ事例が見れるが、ほぼコピペでは動作しない。 既存データ（kintone外）との連携強化。 データのエクスポート機能の充実。 エラー発生時の対応方法が非常にわかりにくい。
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無料だけではなく有償版も検討するべき
上記でおすすめした製品は基本的には、無料トライアルを実施している製品です。無料トライアルにてナレッジマネジメントツールがどのようなものなのかを把握する事が大事ですが、本格的にナレッジマネジメントツールの導入を検討しているのであれば、有償版ツールの導入の検討をしてみましょう。おすすめのポイントを説明していきます。
有償版ナレッジマネジメントツールの機能
有償で提供されているナレッジマネジメントツールには以下のような機能が搭載されています。
ヘルプデスク
ナレッジマネジメントのヘルプデスク機能は、社内で発生した質問に対して全社員が回答できる機能です。この機能を利用すると、ノウハウの共有や新たな発見につながります。
ファイル共有
ドキュメントの有効活用ができる機能です。プロジェクトごとにドキュメントのタグ付けを行い、最新のドキュメントを探しやすくすることが可能です。スマートフォンやタブレットからでも閲覧できるように設定もできます。
マイニング・検索
高速・高性能な検索エンジンを利用して社内に蓄積されている膨大なデータの中から目的のデータを探し出す機能です。WordやExcelデータからも目的のデータを探し出すことが可能な製品もあります。
グループウェア
社員同士で情報を共有し、業務効率化を図ることができる機能です。成功事例や失敗事例の共有、ノウハウの継承など、あらゆる情報の共有が可能です。
eラーニング
スマートフォンやタブレットを活用して、蓄積されたナレッジを基にeラーニングのコンテンツにまとめた機能です。場所や時間に限定されずに新入社員の教育や接客マナーなどを学習できます。
ブログ・SNS
社内SNSなども情報共有に活用できます。SNSなどは使い慣れている人が多いため、気軽に情報の入力も可能で、些細なナレッジも集めやすくなるメリットもあります。
有償版ナレッジマネジメントツールの機能一覧については、こちらの記事をご覧ください。
初期費用が無料で導入できるツールがある
クラウド型で提供されているナレッジマネジメントツール製品の中には、初期費用をかけずにすぐに導入可能なものがあります。また、月額料金も利用ユーザーごとに異なるため、効率よく運用コストを抑えることが可能です。
実際のナレッジマネジメントツール製品をチェックしよう
ここまで無料で試せるナレッジマネジメントツールをご紹介しました。ナレッジマネジメントは無料で利用することもできますが、無料ツールはトライアルとしてのみ利用することをおすすめします。
また、ツールを選定する際は、機能だけを重視せず自社の導入目的に合った製品であるのか、操作しやすいのかなど、さまざまな側面から製品を比較・検討することが大切です。
以下の記事で製品の比較・紹介を行っていますので、合わせてご覧ください。
社員の退職などによるファイルの紛失などが過去はありましたが、本サービスを導入したことにより、ファイルの検索性が上がり、そういったトラブルが無くなりました。 また、自社開発製品のためサポートが手厚いのも魅力です。
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