ナレッジマネジメントツールとは？比較ポイントもご紹介

ナレッジマネジメントについておさらい

まずは、ナレッジマネジメントについて、簡単におさらいしておきましょう。

ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントとは、社員・企業の持つ知識や経験を全社で共有し、企業をより活性化させる取り組みのことを指します。ベテランの社員が持っている「カンやノウハウ」などが共有されることによって、全社員のスキルを底上げでき、企業の活性化や競争力の強化につながると言われています。

組織の「知識」には2パターンある

一口に「知識」といっても、そのパターンは「形式知」と「暗黙知」に分けられます。形式知は文章や図表、数式などによって表現できる知識のことで、暗黙知は逆にそういったものでは説明が難しい知識のことを指します。

ベテラン社員の「カン」や「知恵」などは、一般的に暗黙知であり伝達が難しいとされていました。そのため、新入社員がそのスキルを身につけるには経験を積むことが必要であると認識されていたのです。

その暗黙知を形式知化し、全社員が共有できれば、それは企業の財産となります。また、その形式知をそれぞれの社員が自分の中に取り入れることによって、また新たな暗黙知が生まれる、という上向きのスパイラルが発生するのです。

▼ナレッジマネジメントについてさらに詳しく
参考記事：ナレッジマネジメントとは？基礎を詳しく解説

ナレッジマネジメントツールの導入で効率的に

こういったナレッジマネジメントの取り組みは、ナレッジマネジメントツールを導入することによって効率的に行うことができます。ここでは、ナレッジマネジメントツールについて解説していきます。

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、ナレッジマネジメントをより効果的に行えるようにサポートするツールです。ナレッジマネジメントツールは4種類に分けられます。

• ●専門知識を共有するヘルプデスク型
• ●業務の進め方のナレッジを共有する業務プロセス型
• ●優秀な社員の行動パターンを形式知化したベストプラクティス型
• ●ナレッジを収集し解析に重きを置く経営資産・戦略策定型

具体的な機能は以下で紹介します。

ナレッジマネジメントツールの機能

ナレッジマネジメントを実現する機能としては、以下のようなものが例として挙げられます。

ヘルプデスク（FAQ）

社内で発生した質問に対して、社員同士で回答し合うことができる機能です。さらにその回答をブラッシュアップするなど、新たな発見が生まれることも期待できます。

ファイル共有（ドキュメント管理・文書管理）

ドキュメントの有効活用を目的とする機能です。プロジェクトなどで利用するドキュメントを整理し、最新のものを探し出しやすくするといった使い方ができます。

マイニング・検索

高速、高性能な検索エンジンを利用して、膨大なデータの中から目的の情報を見つけ出しやすくする機能です。

グループウェア（情報共有）

もともと従業員間の情報共有などを目的としたグループウェアは、ナレッジマネジメントの目的で利用することができます。掲示板機能やメッセージ機能、ファイル共有機能を使って、成功・失敗事例の共有などが可能です。

eラーニング

集まったナレッジをeラーニングの教材コンテンツとして配信することによって、効率的な共有が可能です。

ブログ・SNS

社内SNSなどを情報共有の場として利用することもできます。気軽に投稿することができるため、ナレッジを集めやすくなるでしょう。

▼ナレッジマネジメントツールの機能をご紹介！
参考記事：ナレッジマネジメントツールの機能を解説！

ナレッジマネジメントツールの4つのメリット

ナレッジマネジメントツールを利用することによるメリットは、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、例として4つのメリットを解説します。

技術・ノウハウが共有できる

ベテラン社員が独自に保有していた技術やノウハウを共有することで、全社員のナレッジ・スキルを底上げすることができます。また、休職者や退職者が出た際にも、業務の進め方などが共有されている状態になるため、他の社員がカバーに入ることができます。

ナレッジ検索の自動化により、人件費を削減できる

大小様々なナレッジの中から目的のものを探し出すのは大きな工数がかかりますが、ナレッジマネジメントツールを利用することで、入力された各種ナレッジが自動的に整理されるため、検索の手間が大きく省けます。

システム連携やサーバ横断を実現できる

各種ナレッジを収集し、統合しようと考える際、ボトルネックになりがちなのがデータの分散です。各種システムに蓄積されたデータを統合しようとすると、人間の手で加工が必要な場合も少なくないでしょう。

ナレッジマネジメントツールの中にはシステム・サーバーを連携できるものもあります。各種データベースやサーバーを連携してデータを抽出することができ、効率的なナレッジの収集を実現できるようになるのです。

ナレッジをリコメンデーションできる

ナレッジを収集しても、どれを見ればよいかわからない、ということはよくあるでしょう。ナレッジマネジメントツールを利用すれば、社員の属性などから判断して、都度必要なナレッジを絞ってリコメンデーションすることができます。

▼メリットだけでなくデメリットも確認しておこう
参考記事：ナレッジマネジメントのメリットを紹介！懸念点は？

ナレッジマネジメントツールを比較する際の3つのポイント

ナレッジマネジメントを効果的におこなうためには、自社に合ったツールを導入することが重要です。ここでは、自社に最適なナレッジマネジメントツールを導入するために押さえておきたいポイントをご紹介します。

誰でも使いこなせるか

ナレッジマネジメントツールは、全社員のナレッジがきちんと登録されることでその効果が発揮されます。製品比較をおこなう際には、導入検討者だけでなく、全社員が使いやすいか、ナレッジの登録作業が負担になりすぎないかなどの観点を持つことが重要です。

スモールスタートできるか

ナレッジマネジメントツールを導入する際に、いきなり全社で利用開始しても運用ルールなどが定まっていないままでは有効活用しにくい状態になってしまいます。まずは特定の部門のみで利用開始するなど、スモールスタートしていきながら成功事例を積み重ねていき、徐々に活用範囲を広げていく使い方ができるかどうか確認することをおすすめします。

タブレット端末等のデバイスでアクセスできるか

働き方が変化していく中で、外出中や在宅勤務時にもツールにアクセスする要望が出てくることも想定できます。そういった活用シーンが想定される場合は、スマートフォンやタブレット端末など、PC以外でも利用できるかどうかも検討事項に加えたほうがよいでしょう。

まとめ　実際に製品を比較してみよう！

ナレッジマネジメントツールは、有効活用できれば企業の競争力強化など大きなメリットを得ることができます。そのためには、自社で効果的に使えるツールを導入できるようにしっかりと製品を比較することが重要なポイントです。