ナレッジマネジメントツール徹底解説！メリットから選定ポイントまで

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、一体どのようなツールなのでしょうか。ここではナレッジマネジメントという概念のベースとなる形式知と暗黙知についても合わせて解説していきます。

個人の知識を全社共有して企業活動を活性化させるツール

ナレッジマネジメントとは、社員一人ひとりが持つ知識や経験を全社で共有し、企業をより活性化させる取り組みや概念を指します。ベテランの社員が持っている「カン」や「ノウハウ」などが共有される（ナレッジ共有）ことによって、全社員のスキルを底上げでき、企業の活性化や競争力の強化などの課題解決につながると言われています。

ナレッジマネジメントツールは、ナレッジマネジメントをより効果的に行えるようにサポートするツールです。ナレッジマネジメントツール製品は主に４種類に分けられます。

• ●専門知識を共有するヘルプデスク型
• ●業務の進め方のナレッジを共有する業務プロセス型
• ●優秀な社員の行動パターンを形式知化したベストプラクティス型
• ●ナレッジを収集し解析に重きを置く経営資産・戦略策定型

これら４種類のナレッジマネジメントツールについては、こちらの記事で更に詳しく解説しています。

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組織における２種類の知識：形式知と暗黙知

組織における知識はその性質から「形式知」と「暗黙知」に分けられます。形式知は文章や図表、数式などによって表現できる知識のことで、暗黙知は逆にそういったものでは説明が難しい知識のことを指します。

ベテラン社員の「カン」や「ノウハウ」などは、一般的に暗黙知であり伝達が難しいとされていました。そのため、新入社員がそのスキルを身につけるには経験を積むことが必要であると認識されていたのです。

ナレッジマネジメントツール導入の目的は、その暗黙知を形式知化して全社員で共有して企業の財産とすることです。また、その形式知をそれぞれの社員が自分の中に取り入れることによって、また新たな暗黙知が生まれるという上向きのスパイラルが発生するのです。

形式知と暗黙知については、以下の記事で詳細に解説していますのでチェックしてみてください。

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ナレッジマネジメントツールの機能

効果的なナレッジマネジメントを実現するために、ナレッジマネジメントツールには以下のような機能が搭載されています。

ヘルプデスク（FAQ）

社内で発生した質問に対して、社員同士で回答し合うことができる機能です。さらにその回答をブラッシュアップするなど、新たな発見が生まれることも期待できます。

ファイル共有（ドキュメント管理・文書管理）

ドキュメントの有効活用を目的とする機能です。プロジェクトなどで利用するドキュメントを整理し、最新のものを探し出しやすくするといった使い方ができます。

マイニング・検索

高速、高性能な検索エンジンを利用して、膨大なデータの中から目的の情報を見つけ出しやすくする機能です。

グループウェア（情報共有）

もともと従業員間の情報共有などを目的としたグループウェアは、ナレッジマネジメントの目的で利用することができます。掲示板機能やメッセージ機能、ファイル共有機能を使って、成功・失敗事例などのナレッジ共有が可能です。

eラーニング

集まったナレッジをeラーニングの教材コンテンツとして配信することによって、効率的な共有が可能です。

ブログ・SNS

社内SNSなどを情報共有の場として利用することもできます。気軽に投稿することができるため、ナレッジを集めやすくなるでしょう。

ナレッジマネジメントツールの機能については、こちらの記事で更に解説していますので是非ご覧ください。

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ナレッジマネジメントツールの4つのメリット

ナレッジマネジメントツールを利用するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、例として4つのメリットを解説します。

メリット１．スキルの底上げ・業務の属人化を防止できる

ベテラン社員が独自に保有していた技術やノウハウを共有することで、全社員のナレッジ・スキルを底上げすることができます。また、休職者や退職者が出た際にも、業務の進め方などが共有されている状態になるため、他の社員がカバーに入ることができます。

メリット２．ナレッジ検索機能で手間を削減できる

大小様々なナレッジの中から目的のものを探し出すのは大きな工数がかかりますが、ナレッジマネジメントツールを利用することで、入力された各種ナレッジが自動的に整理されるため、検索の手間が大きく省けます。

メリット３．システム連携でデータの統合が簡単にできる

各種ナレッジを収集したとき、ボトルネックになりがちなのが分散したデータの統合です。各種システムに蓄積されたデータを統合しようとすると、人間の手で加工が必要な場合も少なくないでしょう。

ナレッジマネジメントツールの中には関連システムやサーバと連携できるものもあります。各種データベースやサーバを連携してデータを抽出することもでき、効率的なナレッジの収集を実現できるのです。

メリット４．ナレッジをリコメンデーション（おすすめ）できる

ナレッジを収集しても、自分に必要な情報がどれかわからないということがあります。ナレッジマネジメントツールを利用すれば、社員の属性などの情報をもとに自動的に必要なナレッジを絞ってリコメンデーションすることができます。

ナレッジマネジメントツールのメリットとデメリットについては、こちらの記事でも解説しています。

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ナレッジマネジメントツールの３つの選定ポイント

ナレッジマネジメントを効果的に実施するためには、自社に合ったツールを導入することが重要です。ここでは、自社に最適なナレッジマネジメントツールを導入するために押さえておきたいポイントをご紹介します。

１．使用感が良く負担にならない操作性か

ナレッジマネジメントツールは、全社員のナレッジがきちんと登録されることでその効果が発揮されます。製品比較をおこなう際には導入検討者の目線だけでなく、全社員が使いやすいか、ナレッジの登録作業が負担にならないかという観点を持つことが重要です。

２．スモールスタートできるか

ナレッジマネジメントツールを導入する際に、いきなり全社で利用開始しても運用ルールなどが定まっていないままでは有効活用できません。

まずは特定の部門のみで利用開始するなど、スモールスタートして成功事例を積み重ねていき、徐々に活用範囲を広げていく使い方ができるかどうか確認することをおすすめします。

３．タブレットなどのデバイスでアクセスできるか

働き方が多様化していく中で、外出中や在宅勤務時にもツールにアクセスする要望が出てくることが想定されます。そういった活用シーンが想定される場合は、スマートフォンやタブレット端末など、PC以外のデバイスで利用できるかどうかも検討事項に加えたほうがよいでしょう。

製品の詳しい選定ポイントについて知りたい方は、こちらの記事もチェックしてみてください。

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無料のナレッジマネジメントツールの活用

ナレッジマネジメントツールに興味を持ったが、いきなり製品導入をするのは心配だという話をよく耳にします。その場合は製品の無料版をトライアルで利用してみるのがおすすめです。

無料版は利用可能期間や利用人数、機能に制限がある場合もありますが、導入前に使用感を確かめることができ非常に便利です。機能制限がかかった状態で無料版を使い続ける企業もありますが、ツールをフルに活用するためにも最終的には有料版への移行がおすすめです。

製品によっては導入費用が非常に低価格のものもあるため、積極的に有料版の導入を検討しましょう。無料のナレッジマネジメントツールについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

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エクセルでナレッジマネジメントはできるか

ナレッジマネジメントを自社でも行いたいが、専用のツールの導入はコストや手間がかかるため、エクセルなどの身近なツールを活用して行いたいという企業もあります。

エクセルを利用すれば、文章などの形式でナレッジを蓄積していくことはできます。しかし、ナレッジマネジメントは単に知識を蓄積していくことが目的ではなく、蓄積された知識を活用することが一番重要であるはずです。

エクセルには膨大な数のナレッジを分析したり、リコメンドする機能までは搭載されていません。また、グループウェア機能や社内SNS機能も無いため、気軽に入力することが難しいのです。

そのためエクセルでのナレッジマネジメントは出来なくはありませんが、ナレッジの蓄積から活用までが非常にしづらく企業文化として浸透させる難易度がかなり高いと言えるでしょう。本格的にナレッジマネジメントを自社で行うのであれば、やはり専用のツール導入がおすすめと言えます。

ナレッジマネジメントツール製品を比較して選ぼう

ナレッジマネジメントツールは、有効活用できれば企業の競争力強化など大きなメリットを得ることができます。そのためには、自社で効果的に使えるツールを導入できるようにしっかりと製品を比較することが重要です。

こちらの記事でナレッジマネジメントツールの製品比較を行っていますので、是非チェックしてみてください。

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