ベテラン社員のノウハウ継承がなかなか進まない理由
まずは、ベテラン社員のノウハウ継承が進まない理由を3つ紹介します。
理由1:ベテラン社員が多忙
限られた就業時間内で業務効率化が求められる中、ノウハウを継承する時間はほとんどありません。特にベテラン社員は多忙を極めているため、ノウハウの継承が進まないのです。目の前の業務が優先され、ノウハウの継承は後回しになります。
中には、自身の仕事がなくなる恐怖から、ノウハウを教えたくないというベテラン社員もいます。
理由2:教える知識やスキルが専門的
教える知識や経験が専門的だと、仕事の本質や全体像を理解しにくいため、ノウハウの継承が進みません。
たとえば、ある優秀な営業マンは、顧客を購買行動を促す「芽」を育てるノウハウを持っており、会社側で継承を試みました。「芽」とは、いわゆる顧客の興味関心を引くキーワードのことです。顧客と対話する中で、そのキーワードを見つけ育てていき、顧客を購買行動へと導きます。
これは非常に有効なノウハウですが、経験を積んだ営業マンでないと顧客の購買行動を促すキーワードがどれなのか、基準がわかりません。本質を理解できない継承者が、このノウハウを習得するのは非常に困難であるのが現実です。
理由3:仕組みの未整備
そもそもノウハウを共有する仕組みが未整備だと、継承したくてもできない状況になります。属人化を容認したままでは、ツールを導入してもノウハウの継承は困難でしょう。
この場合は、ノウハウを保有するベテラン社員個人の問題ではなく、会社側が情報共有の仕組みや意識を改善しなければなりません。
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ベテラン社員のノウハウ継承を進める方法
これらの課題を解決するには、何をすればよいのでしょうか。ここでは、ベテラン社員がノウハウ継承をうまく進めるための方法を紹介します。
ベテラン社員への支援体制を整備する
ノウハウの継承を就業時間内に行うため、通常業務に組み込み、手当をつけるなど、ベテラン社員への支援体制を整えましょう。どうしてもベテラン社員が時間をつくれない場合は、継承者に外部研修を受けさせるという方法もあります。
また、過去にノウハウを継承された経験がないベテラン社員は、ノウハウ継承の前提となるスキルが不足しているかもしれません。サポートマネージャーを設置すると、どのようにノウハウを教えればいいのか、アドバイスしてくれます。これにより、ノウハウの継承経験がないベテラン社員でも、スムーズに進められます。
なお、継承者にとって有用な仕組みも必要です。継承者が疑問に感じたことをすぐに質問できたり、気付いたことを記録できたりすると、自身が若手社員に継承する際に活かせるでしょう。
知識やスキルを段階的に教えさせる
知識やスキルを段階的に教えることで、継承者に負担をあまりかけず、ノウハウの継承がスムーズになります。簡単な作業から順次覚えていくので、段階ごとに理解度を確認することも可能です。
継承者が未経験の場合は、作業内容や手順を書いたマニュアルを渡し、事前に業務内容をイメージしてもらいましょう。事前に業務内容をイメージすると理解度が上がり、経験の差を効率的に克服できます。
ノウハウの継承において、ノウハウの整理とキャリアパスを体系化し、継承者とベテラン社員の双方が納得したうえで、内容・手段・時期を決めて進めるのが鉄則です。
ナレッジ共有ツールを活用する
ナレッジ共有ツールとは、知識やノウハウといったナレッジを社内で共有するためのツールです。
ベテラン社員が培ってきた知識や経験を皆で共有・利用できます。ノウハウの継承が効率化するだけでなく、蓄積したナレッジからそれまで見落としていた改善点を明らかにし、新たなノウハウを抽出することも可能です。うまく活用することで、組織全体の業務効率化が期待できます。
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ベテラン社員のノウハウを継承し、成果につなげよう!
「ベテラン社員が多忙」「教える知識やスキルが専門的」「仕組みが未整備」という理由ででノウハウが継承されないことが多いです。
まずはベテラン社員の支援体制を強化しましょう。知識やスキルを段階的に教えて、継承者の負担を軽くすることも大切です。ナレッジ共有ツールを導入すると、より効率的になります。ベテラン社員のノウハウを継承し、若手社員を即戦力にしましょう。