Confluence とは
Confluenceは情報の発信、整理、検索を容易とすることで、業務の効率化を実現する情報管理・共有ツールです。社内wikiとして使われるケースも多くあります。
ファイルサーバーやメール、ローカルといった至る所に散在する情報を一元管理し、社員間で共有する体制を整えることで、新たなコラボレーションを生み出します。
情報保管単位のスペースやページごとに閲覧・編集権限設定ができるため、全社に安心して展開いただけます。
Confluence で解決できる課題
【チームの情報共有にこのような課題を抱えていませんか?】
● 文書の書式、粒度がバラバラ
× 作る人によって情報の粒度がバラバラ
× 各自が独自の書式で情報共有するため、必要な情報が蓄積されないことがある。
● メールやファイルに情報が埋もれてしまう
× 情報が分散されていて、何がどこにあるのかわからない。
× ファイルサーバーにファイルを保存しているが、最新のファイルがどれかわからない。
× 重要なファイルにはアクセス権限をつけたい。
● 検索時間を減らしたい、より効率化したい
× 情報が分散されていて、いろいろな場所を探さなくてはならない。
× 重要な情報がメールに埋もれ、長い&大量のやり取りの中から欲しい情報にたどりつけない。
● 情報が多すぎて、新しい情報をキャッチできない
× 誰かが情報を更新しても気づくことができず、最新情報を逃してしまう。
Confluence でできること
☆ 情報発信 ☆
コンテンツを「ページ」という単位で作成し、階層構造で管理します。
ページはMicrosoft Wordのような感覚で作成でき、画像や動画、表などのコンテンツを挿入可能です。
またテンプレートを予め登録、全員が使えるようにすることで、文書の書式を統一することができます。
☆ 情報整理 ☆
情報は親ページから子ページとして階層構造で管理します。
ページにはラベル付けができ、情報の分類も可能です。
☆ 情報検索 ☆
検索機能を利用すれば、欲しい情報に簡単に辿り着けます。
検索文字列、対象スペースや投稿者、最終変更日やコンテンツで絞り込みができます。
添付ファイルの中の文字列も検索可能です。
例えば、パワーポイントに記載した「ファイルの中身も検索」で該当ファイルがヒットします。
☆ 情報更新 ☆
ウォッチ機能を利用して、気になるページや必要なページをウォッチしておけば、
そのページが更新されたときに通知を受け取ることができます。
Confluence自身の通知ボックスやメール、チャットなどへ通知され、情報を浸透させる事ができます。
☆ 拡張 ☆
マクロを使用することで、別の機能を追加したり、動的コンテンツを組み込んだりできます。
豊富なアドオンでさらに多くの機能を追加することも可能です。