ナレッジマネジメントツール導入のメリットとは！デメリットあるの？

ナレッジマネジメントツールの6つのメリット

では、具体的にナレッジマネジメントの導入メリットを6つご紹介します。

社員のスキルアップが期待できる

経験豊富な社員のスキルやノウハウが共有されることで、社員一人ひとりのナレッジが向上します。そのため、休職・退職者が出ても業務のレベルを落とすことなくスムーズに続行することができます。

ナレッジをスムーズに収集できる

ナレッジマネジメントには、社員同士で質問・回答し合うことができるFAQ機能やグループウェア、社内SNSなど、情報を収集するためのプラットフォームが揃っています。そのため、社員はいつでも簡単にナレッジを共有できるため、彼らのもつ「暗黙知」をスムーズに収集することが可能になります。

業務を効率化できる

社内ドキュメントの有効活用を目的としたファイル共有機能を活用したり、FAQ機能などで収集したナレッジを実際の業務に活かすことで、業務の効率化を図ることができます。例えば、資料作りに難航していた社員が、ファイル共有機能で先輩社員の作った資料を参考に作成することで、資料の作り方を学べたり、作成時間を短縮することが可能です。

顧客対応力を強化できる

カスタマーサポートから、お客様のご意見や満足度などの情報を収集することで、営業や開発部門にも素早く共有・反映させることができます。そのため、顧客対応のスピードや質が向上し、顧客対応力を強化することが可能です。

ナレッジをリコメンデーションできる

ナレッジマネジメントでは、社内から収集された多くのナレッジを活用する仕組みの構築が大切です。情報や知識が多すぎてしまうと、なにが必要なナレッジなのかを判断できず、やがて使われなくなってしまうこともあるでしょう。ナレッジマネジメントツールを導入すれば、社員の属性などから必要なナレッジを分析し、リコメンデーションすることができます。

システム連携できる

収集されたナレッジを活用する際にボトルネックになるのが、情報が分散されているということです。販売管理や顧客管理など、各システムのデータを統合しようとしても、収集に手間がかかったり、形式が違うなどで活用が難しい場合もあるでしょう。

ナレッジマネジメント製品によっては、社内の他システムと連携できるものもあります。それらを利用することで、効率的にナレッジを活用することができるのです。

ナレッジマネジメントツールのデメリットは？

ナレッジマネジメントの導入メリットについて解説してきました。一方で、デメリットはあるのでしょうか。ここでは、2つの懸念点をご紹介します。導入検討の際は、デメリットも理解したうえで進めていきましょう。

社員に浸透しない場合も

社員にナレッジマネジメントの重要性が浸透していないと、活用することができません。一般的にベテラン社員は忙しいため、業務を優先しナレッジの共有に時間を割くことが難しいかもしれません。

また、成果主義を掲げる企業の社員にとっては、成果に繋がるノウハウを共有しがたらないかもしれません。このように様々な状況から、ナレッジマネジメントを活用できず、デメリットとなる可能性もあるのです。

導入前には、ナレッジマネジメントの必要性を十分に説明し、社員に理解してもらうことが重要です。

ナレッジは蓄積されるがそれを活用できない場合も

せっかくナレッジが集まっても、情報過多により社員が必要なナレッジを選択することができず、ナレッジマネジメントの良さを還元できない場合もあります。

社員の属性なども鑑みて、必要なナレッジを提供できる仕組みづくりが大切です。

▼導入したあとの失敗例も知っておこう
参考記事：【段階別】ナレッジマネジメントの失敗例

ナレッジマネジメントツールの選定ポイント

メリット・デメリットを理解したところで、ナレッジマネジメントツールを選定する際のポイントも把握しておきましょう。以下4つ、ご紹介します。

スモールスタートできるか

全社で一斉に導入すると、社員が混乱してしまう可能性もあります。部署やチーム単位など小規模で試験的に始め、そこで出た成功事例を全社に共有していきながら全体に展開することで、スムーズに導入できる場合が多くあります。検討している製品が、このようなスモールスタートに対応できるかどうかを確認してみましょう。

自社の規模に適しているか

基本的にはどの企業規模でも対応できる製品が多いですが、中には規模を限定した製品もあります。自社の規模に最適な製品かどうかも要チェックです。

提供形態は適切か

ナレッジマネジメントツールには、クラウド型とオンプレミス型の2つの提供形態があります。それぞれにメリット・デメリットがありますので、把握したうえで最適な形態を選択することが必要です。

サポート体制は十分か

導入するだけが目的ではありません。導入後もきちんと活用でき、有効利用されていることこそゴールとなります。そのためには、なにか問題が発生した際も迅速に対応してもらえるなどのサポート体制があるとよいでしょう。どこまでサポートしてもらえるか、また費用の有無なども含めて確認しておきましょう。

まとめ

ナレッジマネジメントについて、理解いただけましたか。デメリットもありますが、導入することで得られるメリットも多くあります。社員のもつナレッジを全体共有することで、業務効率化や企業経営の強化などにつなげていきましょう。

また、具体的に導入を検討している企業は、ご紹介した選定ポイントを踏まえて比較してみてください。

▼ナレッジマネジメントツールを比較しよう！
参考記事：ナレッジマネジメントツールとは？比較ポイントもご紹介