失敗例１．システム構築後の運用ルールの検討ができていない
ナレッジマネジメントは企業の競争力を強化する大きな可能性を持っています。経営トップが号令をかけてシステムの導入を決定し、情報システム部門が導入・構築することはよくある話です。
しかしシステムを構築しただけで満足してしまい、運用方法が決定されないままになっている例が実に多くあります。
ナレッジマネジメントツールは特定の部署のみで使用したり、バックオフィスで自動的に機能するものではありません。システムを構築しても運用されなければ、いつまでたっても軌道に乗らず効果も見えません。導入はゴールではなく、スタートです。自社でどのように運用して行くのかをよく検討し社員に周知しましょう。
失敗例２．ツールの操作性が悪く社員が使用したがらない
いざ現場でナレッジマネジメントツールを利用しようとしても、操作方法が難しくて分からなかったり、操作性が悪く使用を敬遠されてしまうことがあります。ナレッジマネジメントツールの導入や構築に携わる情報システム部門の人間は、総じてITリテラシーが高くシステムやツールの利用を難なくこなせる場合が多いでしょう。
しかし実際に使用する社員のITリテラシーのレベルや年齢層によっては、情報システム部門が簡単に操作できると判断しても、「操作がわからない」「使いづらい」という声が上がることもしばしばあります。
自社の社員のITリテラシーを推し量りつつ、できれば導入前にテストとして何人かの社員にツールを使用してもらい、使用感に問題がないか確認することにしましょう。
失敗例３．優秀な人間ほど忙しくツールの利用度が低い
ナレッジマネジメントツールには全社員のナレッジを蓄積していきますが、特に企業としては成績優秀な社員の仕事のコツやノウハウを集めたいと考えるはずです。しかし、どの企業でも優秀な人間ほど忙しくツールを利用する時間がなかったり、貴重なノウハウを他人と共有することを嫌う場合もあります。
忙しくてツールを利用する時間が取れない場合は、パソコンやタブレットを携帯させて、移動時間などの隙間時間を上手く利用してもらいましょう。
また他人とのナレッジ共有を嫌う場合は、自社が過剰な成果主義に陥っている可能性もあります。人事評価制度の仕組みを見直すなどして、他社とのナレッジ共有を評価する項目を追加するなどの工夫をしましょう。
失敗例４．継続して使用されず存在が忘れられてしまう
導入当初は経営層からの号令がかかったり、目新しさなどから積極的に利用されていたものの、１年経った頃にはすっかり存在を忘れ去られて「あのプロジェクトは失敗だった」などと言われることがあります。ナレッジマネジメントツールは導入自体よりも、継続使用してもらうことの方が難易度が高いと言えるでしょう。
解決する方法として、各部署にナレッジマネジメントプロジェクトのメンバーを配置し、定期的に社員からの不満や疑問の声を吸い上げて検討するようにします。またツール利用によるKPIの達成状況を可視化することで、全社的なナレッジマネジメントへのモチベーションを高く維持することができるでしょう。
導入前の段階から、継続的な使用を促すための方法を検討しておきましょう。
失敗例５．管理職の理解がなく現場での利用が進まない
現場の社員は積極的にナレッジ共有を行うものの、上司である管理職の理解が無いために下火になってしまうことがあります。例えばツールを積極的に利用している若手社員に対して、管理職が「仕事は足で覚えるものだ」などとツール利用を勝手に禁止にしてしまう場合があるようです。
何のために全社でナレッジマネジメントを実施するのか改めて目的を共有すると共に、全社員が正しく目的を理解出来ているか確認する必要があります。ツールに頼りすぎることは良いとは言えませんが、現場の社員も視野を広く持ってツールを正しく活用すべきでしょう。
失敗例６．自発的に思考する機会が減ってしまう
ナレッジマネジメントツール自体は企業文化にしっかり定着したものの、困ったことがあればすぐに検索して自力で考える機会が減ってしまう場合もあります。
例えば蓄積されたナレッジをもとに、困ったときはすぐに調べることで業務の効率化ができます。しかし、時にはナレッジ活用のみでは解決できない事態が仕事では起こるものです。
自発的に考えたり行動することができなくなり、新たなアイデアや改善策が出なくなってしまうこともあり得ます。ナレッジの蓄積・共有・活用と同時に、自力で思考することの重要性についても社内教育していく必要があるでしょう。
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失敗事例を知ってナレッジマネジメントを成功させよう
ここまで、ナレッジマネジメントツール導入の失敗事例を紹介しました。ノウハウの共有で力強い組織づくりにもつながるナレッジマネジメントシステムですが、十分な準備を怠り運用がうまく行かない企業も多いようです。
事前に運用方法や継続使用を促す仕組みを検討し、必要であれば専門のコンサル利用も視野に入れましょう。失敗事例から学び、自社のナレッジマネジメントツールの導入・運用を成功させましょう。
以下の記事では、ナレッジマネジメント導入の課題と解決策について解説しています。合わせてチェックしてみてください。
