ナレッジマネジメントツールとは
ナレッジマネジメントツールとは、社内の情報やノウハウを一元管理し、効率的に共有できるシステムです。社員一人ひとりが蓄積した知識を活用することで、業務の属人化を防ぎ、組織全体のスキル向上や業務の効率化につながります。
ナレッジマネジメントツールの機能や導入メリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
４種類のナレッジマネジメントツール
ナレッジマネジメントツールには、FAQ管理、文書管理、業務プロセス管理、ベストプラクティスの共有など、さまざまな種類があります。導入目的に応じて最適なツールを選択することが重要です。
ここでは、代表的な４種類のナレッジマネジメントツールの特徴や活用シーンを紹介します。
種類１．ヘルプデスク型（FAQ管理型）
FAQ（よくある質問）や文書ファイルを管理することで、社内の専門知識をスピーディーに共有できるツールです。例えば、問い合わせの多い内容をデータベース化することで、ヘルプデスク担当者や専門知識をもつ社員の負担を大幅に軽減できます。従来型のナレッジマネジメントツールとして一般的で、直感的なUIとシンプルな運用方法が特徴です。
また、社内の形式知を自動収集する「コーポレートサーチシステム」も、ヘルプデスク型として応用可能です。
- ■おすすめの企業
- ・社内問い合わせが多い企業
- ・マニュアル管理やFAQデータベースを強化したい企業
形式知については以下の記事で詳しく解説しています。
種類２．業務プロセス型
特定の業務において、知識だけでなく業務の進め方や最適な対応フローも提供するツールです。例えば、コールセンター業務では、顧客からの問い合わせに対し、満足度の高い対応手順をオペレーター間で共有し実践できます。
また、システム上で「このような問い合わせには、この対応を推奨」というガイドが表示されることで、対応の標準化やスムーズなエスカレーションが可能です。さらに、顧客の潜在ニーズを解析し、CS（顧客満足度）向上にも貢献します。
- ■おすすめの企業
- ・コールセンターやカスタマーサポートを運営している企業
- ・業務の属人化を防ぎ、標準化を進めたい企業
- ・営業担当者やエンジニア向けにナレッジを共有したい企業
種類３．ベストプラクティス共有型
優秀な社員の行動パターンや思考プロセスを形式知化し、組織全体で共有する高度なナレッジマネジメントツールです。例えば、優秀な技術者が問題解決の際にどのように考えるかを可視化し、ほかの社員がその方法を学ぶことで、全体のスキル向上を図れます。
ただし、暗黙知を形式知化するためには、適切な分析やシステム構築が不可欠です。そのため、導入時には社内のナレッジの棚卸しや、共有ルールの策定が求められます。
- ■おすすめの企業
- ・技術者や専門職のノウハウを体系化したい企業
- ・社員のスキル向上や教育を強化したい企業
- ・リーダーやエキスパートの知識を組織全体で活用したい企業
種類４．経営資産・戦略策定型
経営戦略や業務改善のために、蓄積された知識やデータを解析するナレッジマネジメントツールです。例えば、過去の成功事例を分析し、類似のケースとの違いを比較することで、より精度の高い経営判断を実現します。
また、業務プロセスを可視化し、トラブルの発生要因や改善余地を特定することで、業務の最適化にも貢献します。これらの機能を活かし、経営意思決定を支援するグループウェアの一環として提供されるケースが多いようです。
- ■おすすめの企業
- ・経営戦略や意思決定の精度を高めたい企業
- ・業務プロセスの見直しや改善を進めたい企業
- ・データ分析を活用し、経営判断を効率化したい企業
ITトレンドでは多種多様なナレッジマネジメントツールを取り扱っています。詳しい製品情報が知りたい方は、一括資料請求の活用が便利です。以下のボタンよりぜひご利用ください。
おすすめしたいナレッジマネジメントツール
ここからは、ITトレンド年間ランキング2024（ナレッジマネジメントツール）をもとに、ユーザーから最もお問い合わせが多かった上位３製品を紹介します。
QuickSolution
- [売上シェアNo.1 四冠達成] 発売から23年 5300サーバの導入実績
- 企業内に埋もれる情報の活用/共有の第一歩は検索から
- ChatGPTなど、生成AIとの連携(RAG対応)で社内情報に回答
住友電工情報システム株式会社が提供する「QuickSolution」は、企業内に点在する情報を横断的に検索し、業務効率化を支援するシステムです。AIによるセマンティック検索や行動分析機能により、必要な情報を高精度かつ迅速に発見。検索キーワードの入力支援や関連情報の可視化で、ナレッジの整理・活用も可能です。さらに、生成AIとの連携（RAG対応）により、社内情報を活用した回答を生成し、情報活用の幅を広げます。
| 対象従業員規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / その他 |
| 参考価格 | ー | 参考価格補足 | 基本ライセンスとフルスペックの拡張ライセンスを用意 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
より多くのナレッジマネジメントツールが知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
まとめ
ナレッジマネジメントツールは、情報共有や業務効率化を支援する重要なツールです。導入の際は、自社の課題や目的に合った種類を選ぶことが成功の鍵となります。
この記事で紹介した４種類のタイプを参考にしながら、自社のナレッジマネジメントを最適化できる製品を選定しましょう。適切なツールを導入することで、業務の標準化や生産性向上を実現できます。
