ナレッジマネジメントツールを４種類に分けて解説！

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、社員一人ひとりが蓄積したナレッジを全社で共有し、業務を活発化させることができるツールです。優秀な社員のノウハウなどを全社共有することで全体的なスキルレベルの底上げや業務の効率化を図ることができます。

ナレッジマネジメントツールについて更に詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

関連記事

watch_later 2023.08.08

ナレッジマネジメントツールとは？導入効果や機能をわかりやすく解説

続きを読む ≫

４種類のナレッジマネジメントツール

一言でナレッジマネジメントツールと言っても、ツールの活用でどのような課題を解決したいか、自社でどのように運用したいかによって導入すべき種類が異なります。

ここではツールを大きく４つの種類に分けて紹介します。

種類１．ヘルプデスク型（専門知型）

主に文書ファイルを扱うことにより、深い専門知識に関する情報がスピーディに得られるツールです。例えば、社内で質問回数の多いFAQ（よく尋ねられる質問）をデータベースにまとめておくことにより、ヘルプデスクや専門知識を持つ社員の負担を大幅に軽減することができます。

従来型のナレッジマネジメントツールとしてはもっとも一般的なもので、導入・利用の方法からユーザーインターフェースに至るまで分かりやすいシステムが数多くみられます。

企業内の形式知を自動的に収集しデータベースを構築してくれる「コーポレートサーチシステム」にも、こうしたヘルプデスク型ナレッジマネジメントツールとして応用できるタイプのものがみられます。

形式知とは何か詳しく知りたい方は、こちらの記事で詳細に解説していますのでチェックしてみてください。

関連記事

watch_later 2023.09.14

【図解】暗黙知と形式知とは？違いや変換法をわかりやすく解説

続きを読む ≫

種類２．業務プロセス型

特定の業務について、知識だけでなくその業務の進め方についても必要なナレッジを得ることができます。コールセンター業務を例として考えた場合、顧客からの問い合わせに対して満足度の高い回答プロセスを多くのオペレーターで共有できるといったメリットがあります。

社内データベースに対して検索をかけるだけでなく「このような問い合わせについてはこのような回答を」といった方向性が分かり、問い合わせ内容が高度だった場合は、すみやかに上司に交代できるようなシステムも提供されています。

また、顧客対応向けの業務プロセス型ナレッジマネジメントを追求していくと、顧客の潜在的ニーズを解析できるなど、CS（顧客満足度）向上のためのツールとしての活用も期待できるでしょう。このような機能を応用して、営業担当者向けやエンジニア向けのナレッジマネジメントツールも実現されています。

種類３．ベストプラクティス共有型

規範となる優秀な社員の行動パターンや思考パターンを形式知化した高度なナレッジマネジメントツールです。「優秀な技術者はこうした問題に直面したとき、どのように考えるか」といった思考法や業務への取り組み姿勢までも把握できるので、従業員の業務の質の向上に貢献します。

ただし、共有するべきナレッジの分析や暗黙知を形式知化するための方法論、システム構築などには高度な処理が要求されます。

種類４．経営資産・戦略策定型

戦略型ナレッジマネジメントツールは、知の集積よりも解析に重点を置いたシステムとなっています。例えば、１つの成功事例をさまざまな角度から検証し、類似の事例と比較して条件にどのような違いがあったのか、関係者の判断にどのレベルでどのような違いがあったかといったことを分析することで、経営判断に役立てようとする考え方です。

戦略型ナレッジマネジメントツールでは、業務プロセス全体を棚卸して、現在の業務プロセスに改善余地はないか、事故やトラブルを防止するために役立つ改良点はないかといった見直しにも役立ちます。

こうした高度な判断を行うためのナレッジマネジメントツールは、総合的な経営意思支援のためのグループウェアの一環として提供されることが多いようです。

おすすめしたいナレッジマネジメントツール

ここからは、実際におすすめしたいナレッジマネジメントツールを紹介します。

flouu

プライズ株式会社

add_circle_outline資料請求リストに追加

《flouu》のPOINT

1. 強力な全文検索機能により欲しい情報がすぐに見つかる！
2. 見やすい履歴管理機能でナレッジの更新を簡単に把握！
3. 情報シェア・アクセス管理機能により確実なナレッジ共有を実現！

プライズ株式会社が提供する「flouu(フロー)」は、プレーンテキストだけでなく様々な文字装飾や表による情報の整理（Excelからのコピペにも対応）、チェックリストなど見やすい・使いやすいナレッジを構築するための強力な文書作成機能があります。ナレッジ共有の過程の中では様々なコミュニケーションが必要ですが、flouuはコミュニケーションを円滑に行うための様々な機能によりナレッジの流通を加速させることが可能です。

対象従業員規模	すべての規模に対応	提供形態	クラウド / SaaS / ASP
参考価格	500円 ～	参考価格補足	基本料金：500円/30日(1ユーザー当たり)

flouuを利用したユーザーの口コミ

業種	金融・証券・保険
従業員規模	1,000名以上 5,000名未満

flouuのいい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
とにかく作業を効率化させてくれます。文書作成では誰でもすぐに使えるシンプルな操作性、ファイル添付機能やテンプレート機能など、種々の優れた機能によって日々の事務業務を効率的かつ効果的に進めることができます。作業を効率化させるにはうってつけの製品です。

業種	卸売・小売業・商業（商社含む）
従業員規模	100名以上 250名未満

flouuの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
価格がやや高い点が改善してほしい点です。機能は申し分ないので、あとは価格さえ何とかしていただければ、と思います。

flouuの口コミをもっと見る

Knowledge Explorer

株式会社図研プリサイト

add_circle_outline資料請求リストに追加

《Knowledge Explorer》のPOINT

1. AIがあなたのパートナーとなり、必要な資料をPUSH通知でお知らせ
2. 現在のシステム、業務プロセスを変えずに情報共有・活用を促進。
3. DX（デジタルトランスフォーメーション）推進を強力にサポート！

株式会社図研プリサイトが提供する「Knowledge Explorer」は、ユーザーが気付いていない「価値ある情報」を手間なく探し出すことができるナレッジマネジメント支援システムです。社内文書を作成中、企業で管理している文書群の中から、参考となる文書をプッシュ通知で受け取る事が可能です。

対象従業員規模	すべての規模に対応	提供形態	オンプレミス
参考価格	別途お問い合わせ	参考価格補足	別途お問い合わせ

Knowledge Explorerを利用したユーザーの口コミ

業種	電気、電子機器
従業員規模	500名以上 750名未満

Knowledge Explorerのいい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
社内のファイルサーバーの情報が、ブラウザの感覚で検索出来る事。作成中の資料に関連する情報を自ら検索しなくても、関連する資料を検索してPush通知で教えてくれるため、どの様な資料があるのかを知らない経験の浅い社員でも、関連資料にたどり着けるところ。

業種	その他製造
従業員規模	1,000名以上 5,000名未満

Knowledge Explorerの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
機能的には改善点となるような不満点はなく、ファイル検索の精度の向上や検索スピードのアップを期待したいです。

Knowledge Explorerの口コミをもっと見る

OfficeBot

ネオス株式会社

add_circle_outline資料請求リストに追加

《OfficeBot》のPOINT

1. Microsoft Azure OpenAI Service連携で高セキュリティを確保！
2. ChatGPT x 組織の情報＝ 企業専用"生成AI"チャットボット！
3. ユーザ体験を「検索」から「解説」に高度化。だから役立つ。

ネオス株式会社が提供する「OfficeBot」は、他社サービスと比較しても短期間でスピーディーに導入・運用開始でき、それでいてAIがとても高精度であるという点です。特にFAQだけでなく、社内で管理しているワードのドキュメントや規定文書などもそのままBOTに登録するだけで、AIが文書内を分析、自動学習し、最適な回答ができるチャットボットが作成可能です。

対象従業員規模	すべての規模に対応	提供形態	SaaS
参考価格	150,000円(月額費用）	参考価格補足	初期費用：350,000円

OfficeBotを利用したユーザーの口コミ

業種	その他製造
従業員規模	750名以上 1,000名未満

OfficeBotのいい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
シンプルなUIで扱いやすく、Excelで質問と答えを入力、そのデータをアップロードするだけで使えるので簡単です。またFAQの登録が簡単であるということは、データの修正や確認も簡単なので便利です。

業種	素材
従業員規模	5,000名以上

OfficeBotの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
特に機能的な問題はなく、強いて挙げればFAQの検索の精度の向上、表記の揺れにより多く対応してくれるとユーザーとしても便利になります。

OfficeBotの口コミをもっと見る

下記記事では、ITトレンドに掲載しているナレッジマネジメントツールを紹介しております。気になる方はご確認ください。

関連記事

watch_later 2023.08.30

【2023年版】ナレッジマネジメントツール36選！価格や口コミも紹介

続きを読む ≫

自社に合った種類のナレッジマネジメントツールを選定しよう

ここまで紹介してきたように、同じナレッジマネジメントツールであっても、どのような用途や目的で活用するかによって選択すべき種類が異なります。自社のナレッジマネジメントにおける課題は何かを明確にし、適切な種類のシステムを選定しましょう。

自社に合ったナレッジマネジメントツールの種類が分かったら、続いて製品を選ぶときのポイントもチェックしてみましょう。

関連記事

watch_later 2023.01.17

ナレッジマネジメントツールの選定基準は？６つのポイントで解説

続きを読む ≫