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個人に内在している知識やノウハウを収集・共有し、企業全体での活用へと拡大していくナレッジマネジメント。競争力強化などのメリットから導入企業が増加している反面、成功に至らない例も多く見られます。
そこでここでは、ナレッジの収集や活用に着目し、「トップの空回り」「情報の分散」「届く情報の過多」の3つの課題に分けて、その解決法や得られるメリットを解説します。
ナレッジマネジメントを運用しようにも、課題が出てきてしまう場合があります。ここではその課題例と解決策を紹介します。
ITシステムには、トップダウンで成功するものとボトムアップで成功するものの2種類があります。ナレッジマネジメントは前者、トップダウンに入ります。導入の成功には強いリーダーシップが必要なケースが多いです。
ナレッジマネジメントは、個人が今まで苦労して手にしてきた知識やノウハウを、他者に提供する行為です。
そのため、トップ主導での強制的なナレッジの引き出しが求められます。社長命令でナレッジ共有を進めるのです。しかし、やり過ぎると返って逆効果になり、現場社員から反発を買ってしまう危険性もあります。トップの独走が空回りして、ナレッジが収集できないという失敗が多く見られます。このような場合には現場の自発性に期待するのも解決手段の1つです。部門ごとに勉強会を開く、定期的な研究会を立ち上げるなどして、必要性を訴え、ナレッジマネジメントの概念を植え付けていきます。
また、ナレッジを収集しやすい仕組み作りも重要となります。SNSやグループウェアなどを利用して、わかりやすいインターフェースでスムーズに収集できる環境を構築しましょう。
社内に蓄積されている既存の情報を収集し、ナレッジとして活用していく場合、課題となりやすいのが情報の分散です。
すでにほとんどの業務はシステム化されており、顧客、販売、生産管理システムなどが構築されています。インターネットにも大量の情報が公開されています。しかし、これら情報ソースが分散しているために、容易に集めることができません。
収集できたとしても、形式等が異なっており、分析やナレッジとして活用できない場合もあります。
これは比較的容易に解決できます。それぞれのシステムを連携する仕組みを構築するのです。すでに、各種データベースを接続し、欲しいデータをダウンロードできるツールは数多く発売されています。
EAI（Enterprise Application Integration）という、アプリケーションの統合・連携を行うための製品も存在します。これら技術を利用して情報ソースを接続し、統合します。
社内外のWebサイトとイントラネット、企業内の大規模なファイルサーバやメールサーバを高速で検索できるエンタープライズサーチも製品化されています。これら技術を活用して、データベース連携と活用環境を構築します。
この課題を解決することは難しいと言われていますが、その理由を解説します。
ナレッジマネジメントの構築には、次の4つのステップがあります。
このケースの課題は最後の「集めたナレッジを共有化し、活用しやすい仕組みを作る」に位置しますので、前記2つの課題よりは前進しているといえますが、反面最も難しいのがここだと指摘する専門家もいます。
「ステップ1～3までは比較的実現しやすいものの、ステップ4で挫折し、結局浸透せずに終わってしまった企業も少なくありません」と語ります。
例えば、要不要にかかわらず多くのナレッジが強制的に送り込まれると、社員は必要なナレッジを確認できず、やがて無関心になってしまいます。ナレッジの提供にはプッシュ型とプル型がありますが、プッシュ型はプル型に切り替え、ナレッジが必要になった際に検索できる仕組みをつくることが重要です。
社員教育の必要性からプッシュ型を取り入れたい場合は、社員の属性などから必要性を分析し、リコメンデーションするといいでしょう。このことにより、社員に使ってもらえるナレッジを届けることが可能となります。
ナレッジマネジメントツールは「導入して終わり」ではありません。しっかり管理・運用を行わなければ、その効果をえることはできません。導入に失敗する理由をしては以下のようなケースです。
▼導入後の失敗例をさらにに詳しく
参考記事：【段階別】ナレッジマネジメントの失敗例
以上の導入課題からもうかがい知れるように、ナレッジマネジメントの導入やメリットの達成には、手厚いコンサルティングが必要です。これを専門としている事業者もいますので、相談してみましょう。
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