ナレッジマネジメントツール選定の６つのポイントを徹底解説！

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントは経営の手法・考え方です。経営トップが戦略的に打ち出すこともありますし、グループ単位で課題解決のためにこの手法を取り入れることもあります。ナレッジマネジメントは、属人化されてきたノウハウの共有や作業フローの標準化、企業の業績向上など、多くのメリットを提供するのです。

一般的にナレッジマネジメントを効率よく実施するためには、ITの力を活用したツールが必要とされ、これらのツールには得意とする機能あるいは母体となる分野があります。

ナレッジマネジメントツールの詳細について確認したい場合は、以下の記事を参照ください。

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自社の課題からナレッジマネジメントツールの種類を選ぼう

ナレッジマネジメントツールを選定する際は、まず現状の課題の整理と導入目的を明確にすることが求められます。そうすることで自社が選択すべきツールのタイプが見えてくるからです。ここからは、企業が抱える課題別に4種類のツールを紹介します。

知識を集約し共有したい → ヘルプデスク（FAQ）型

新しい製品やサービスを導入する場合、その知識や作業手順はマニュアル化して配布されます。しかし、多忙な現場社員はマニュアルを熟読する時間がありません。そこでヘルプデスク（FAQ）型を導入し、社員が知りたい知識に容易に辿り着けるようシステム化するのがおすすめです。

ドキュメントを共有したい → ドキュメント管理（ファイル共有）型

プロジェクトなどグループ単位で作業を進める場合、ドキュメントの共有は必須となります。このようなニーズには更新履歴などが残るドキュメント管理（ファイル共有）型が有効です。

膨大なデータから知識を探り当てたい → マイニング・検索特化型

社内に膨大な量のデータがあるものの、欲しいデータを見つけることができない、ということは無いでしょうか。このような課題にはマイニング・検索特化型がおすすめです。テキストのみならず、WordやExcelデータからもキーワードで検索できるシステムもあります。

ノウハウを継承したい → 知識共有（グループウェア）型

個人の持っている業務ノウハウを蓄積し、グループまたは全社で共有したいという課題には、知識共有（グループウェア）型が適しています。属人化されていた作業が誰でもできるようになります。掲示板やスケジュール管理などの機能が用意されている製品もあります。

ナレッジマネジメントツールの種類については、以下の記事で更に詳しく解説しています。

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ナレッジマネジメントツールの６つの選定のポイント

自社に合ったナレッジマネジメントツールの種類が分かったら、更に製品数を絞りましょう。これから紹介する６つの選定のポイントを押さえて、自社に最適な製品を選びましょう。

１．誰でも簡単に操作できるか

ツールの使用は一般社員が中心であり、必ずしもITリテラシーが高い情報システム部門の人間だけではありません。そのため、誰でも容易に操作できるインタフェースが必要となります。デモンストレーションを受けたり、評価版をダウンロードしたりして確認しましょう。

２．PC以外のデバイスからも使用できるか

ナレッジマネジメントツールを活用したいが、業務が多忙で時間が取れないという場合もあります。PC以外にタブレットなどの携帯可能な端末からアクセスできれば、移動などの隙間時間を有効活用し、忙しい社員にも積極的にツールを活用してもらうことができるでしょう。

３．セキュリティ対策は十分か

ナレッジマネジメントツールに蓄積されるナレッジは、自社の機密情報や社外秘の情報を含む場合があります。情報漏えいへの対策がされているか、ツール内での権限設定は可能かなどを必ず確認しましょう。

４．長期的な目線で見て費用は適切か

ナレッジマネジメントツールは使用人数ごとに課金される料金体系が多くなっています。製品にもよりますが、大人数で使うのが得な場合と、少人数で使うのが得な場合に分かれるのです。自社の今後の社員数の増減なども考慮に入れて、適切な料金プランのある製品を選びましょう。

５．段階的なスタートが可能か

ナレッジマネジメントツールの導入は、部門単位で試験的に導入し、成功事例を重ねながら全社展開していくパターンが多くあります。段階的な展開が可能かを必ず確認しましょう。一般的にクラウドサービスであれば初期投資も少なく、すぐに始めることができます。対象人数のスムーズな増加も可能です。

６．導入実績は十分か

ナレッジマネジメントツール導入にはコンサルタントが必要になるケースもあります。提供事業者にコンサルティング能力があるか、どれだけの成功事例を持っているかも重要なポイントです。

無料のナレッジマネジメントツールの利用は可能か

無料でナレッジマネジメントツールを利用する方法もあります。

• ●フリーツールを利用する
• ●オープンソースのツールを利用する

大きく２つの方法がありますが、懸念点としては機能が制限されていることや、結局構築にコストがかかってしまうという点です。デメリットも考慮して導入検討しましょう。

無料ツールについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をチェックしてみてください。

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選定ポイントを踏まえて製品を比較しよう

ナレッジマネジメントツールを導入することで得られるメリットはたくさんあります。自社の課題を解決できるナレッジマネジメントツールを選定しましょう。また、こちらの記事で製品の比較を行っていますので是非ご覧ください。

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