ナレッジマネジメントツール選択のポイント

課題ごとに選択する製品タイプ

ナレッジマネジメントは経営手法から発展してきた考え方です。経営トップが戦略的に打ち出すこともありますし、グループ単位で課題解決のために導入することもあります。属人化されてきたノウハウの共有や作業フローの標準化、企業の業績向上など、多くのメリットを提供します。 一般的にナレッジマネジメントの実現にはツールが必要とされ、これらツールには得意とする機能あるいは母体となる分野があります。その選択に当たってはまず、課題の整理と目的とするメリットを明確にすることが求められます。それによって自ずと選択すべきツールのタイプが見えてきます。その代表的な4つの目的を紹介します。

■知識を集約し共有したい　→ヘルプデスク（FAQ）型

新しい製品やサービスを導入する場合、その知識や作業手順はマニュアル化して配布されます。しかし、多忙な現場社員はマニュアルをひもとく時間がありません。そこで、ヘルプデスク（FAQ）型を導入し、社員が知りたい知識に容易に辿り着けるようシステム化します。

■ドキュメントを共有したい　→ドキュメント管理（ファイル共有）型

プロジェクトなどグループ単位で作業を進める場合、ドキュメントの共有は必須となります。このようなニーズには更新履歴などが残るドキュメント管理（ファイル共有）型が有効です。

■膨大なデータから知識を探り当てたい　→マイニング・検索特化型

社内に膨大な量のデータがあるものの、欲しいデータを見つけることができない……。このような課題にはマイニング・検索特化型がお薦めです。テキストのみならず、WordやExcelデータからもキーワードで検索できるシステムもあります。

■ノウハウを継承したい　→知識共有（グループウェア）型

個人の持っている業務ノウハウを蓄積し、グループまたは全社で共有したいという課題には、知識共有（グループウェア）型が適しています。属人化されていた作業が誰でもできるようになります。掲示板やスケジュール管理などの機能が用意されている製品もあります。

選択のポイント

ナレッジマネジメントツールは、導入しただけでは何の役にも立ちません。体制を整備して、社員に浸透させていかなければなりません。そのための機能が十分かを確認しましょう。

■誰にでも操作できるか？

ツールを使用するのは、多くの場合一般社員であり、専門家ではありません。このため、誰にでも容易に操作できるインタフェースが必要です。デモンストレーションを受けたり、評価版をダウンロードしたりして確認しましょう

■スモールスタートできるか？

ナレッジマネジメントの導入は、部門単位で試験的に導入し、成功事例を重ねながら全社展開していくパターンが多くあります。これに対応できるかを確認してください。一般に、クラウドサービスであれば初期投資も少なく、すぐに始めることができます。対象人数のスムーズな増加も可能です。

■トップダウンで運用できるか？

コストパフォーマンスも重要なポイントです。ナレッジマネジメントはボトムアップでの成功は難しく、トップダウンが理想とされています。多くの社員は独自のノウハウを公開したがらないものです。ベテラン独自の作業手順が共有されたら、それだけ自分の存在価値が薄くなるからです。そこで必要となるのがトップの強力なリーダーシップなのです。

■実績はあるか？

ナレッジマネジメントにはコンサルタントが必要になるケースもあります。提供事業者にコンサルティング能力があるか、どれだけの成功事例を持っているかも重要なポイントです。

ナレッジマネジメントにより隠されていた知識やノウハウを見える化し共有してみませんか？