ナレッジマネジメントツールとは
ナレッジマネジメントは経営の手法・考え方です。経営トップが戦略的に打ち出すこともありますし、グループ単位で課題解決のために用いられることもあります。属人化していたノウハウの共有や作業フローの標準化、企業の業績向上など、多くのメリットを提供するでしょう。
一般的にナレッジマネジメントを効率よく実施するためには、ITを活用したツールが欠かせません。ナレッジマネジメントツールには、いくつかの種類があり、それぞれ得意とする分野や特化した機能をもちます。
ナレッジマネジメントツールの詳細について確認したい場合は、以下の記事を参照ください。
自社の課題からナレッジマネジメントツールの種類を選ぼう
ナレッジマネジメントツールを選定する際は、まず現状の課題整理と導入目的の明確化が求められます。ツール導入により解決したい課題や期待する効果をはっきりさせることで、自社が選択すべきツールのタイプが見えてくるからです。ここからは、企業が抱える課題別に４種類のツールを紹介します。
知識を集約し共有したい → ヘルプデスク（FAQ）型
新しい製品やサービスを導入する場合、関連知識や作業手順はマニュアル化して配布されます。しかし、多忙な現場社員はマニュアルを熟読する時間がありません。
この場合、ヘルプデスク（FAQ）型のナレッジマネジメントツール導入がおすすめです。社員が知りたい知識に容易に辿り着けるようなシステム構築が実現するでしょう。
ドキュメントを共有したい → ドキュメント管理（ファイル共有）型
プロジェクトなどグループ単位で作業を進める場合、ドキュメントの共有は必須です。ニーズに応えるためには、更新履歴などが残るドキュメント管理（ファイル共有）型のナレッジマネジメントツールが有効です。
膨大なデータから知識を探り当てたい → マイニング・検索特化型
膨大な量のデータから、欲しい情報を見つけられない・検索性が悪いなどの課題には、マイニング・検索特化型がおすすめです。テキストのみならず、WordやExcelデータからキーワード検索できるシステムもあります。
ノウハウを継承したい → 知識共有（グループウェア）型
個人がもつ業務ノウハウを蓄積し、グループまたは全社で共有したい場合、知識共有（グループウェア）型が適しています。属人化されていた作業が誰でも理解・習得できるようになるでしょう。
中には掲示板やスケジュール管理などの機能が用意されている製品もあります。
なお、以下の記事ではナレッジマネジメントツールを種類別（得意分野別）に紹介しています。人気の製品がわかるほか、口コミなども確認できるので、まずは製品を把握したいという方におすすめです。
ナレッジマネジメントツールを選定する６つのポイント
自社に最適なナレッジマネジメントツールを選ぶためのポイントを紹介します。
- １．操作性や使いやすさ
- ２．アクセス可能なデバイスの種類
- ３．セキュリティ対策
- ４．コスト
- ５．段階的なスタートへの対応可否
- ６．導入実績
１．操作性や使いやすさ
ツールは一般社員を中心に利用されるため、必ずしもITリテラシーが高い情報システム部門の人間だけではありません。そのため、誰でも容易に操作できるインタフェースが求められます。デモンストレーションを受けたり、評価版をダウンロードしたりして確認しましょう。
２．アクセス可能なデバイスの種類
ナレッジマネジメントツールを活用したいが、多忙で時間が取れない場合もあります。PC以外にタブレットやスマホなどからアクセスできれば、移動などの隙間時間を有効利用できるでしょう。積極的なツール活用が期待できます。
３．セキュリティ対策
ナレッジマネジメントツールに蓄積されるナレッジは、自社の機密情報や社外秘の情報を含む場合があります。情報漏えい対策が十分か、ツール内での権限設定は可能かなどを必ず確認しましょう。
４．コスト
ナレッジマネジメントツールは使用人数ごとに課金される料金体系が増えています。製品にもよりますが、大人数での利用が得な場合と、少人数での利用が得な場合にわかれます。将来的な社員数の増減など、長期的な視点も考慮に入れて適切な料金プランのある製品を選びましょう。
５．段階的なスタートへの対応可否
ナレッジマネジメントツールの導入は、部門単位で試験的に導入し、成功事例を重ねながら全社展開していくパターンが目立ちます。段階的な展開が可能か確認しましょう。一般的にクラウドサービスであれば、初期投資も少なくすぐにはじめられます。対象数の増加にも対応可能です。
６．導入実績
ナレッジマネジメントツール導入にはコンサルタントが必要になるケースもあります。提供事業者にコンサルティング能力があるか、どれだけの成功事例をもっているかも重要なポイントです。
なお、ナレッジマネジメントツールを選定したい方におすすめなのが、こちらの最新人気ランキング情報です。注目度の高い製品がわかるため、比較・検討の参考になるでしょう。
無料のナレッジマネジメントツールの利用は可能か
無料でナレッジマネジメントツールを利用する方法もあります。
- ●フリーツールを利用する
- ●オープンソースのツールを利用する
しかし上記方法には、懸念点もあります。利用できる機能の制限や、構築にコストがかかることが例に挙げられるでしょう。ナレッジマネジメントツールの導入は、デメリットも考慮したうえで検討しましょう。
無料ツールについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をチェックしてみてください。
選定ポイントを踏まえて製品を比較しよう
ナレッジマネジメントツールは製品によって得意分野が異なります。ツール導入の課題や目的を明確化して、自社の課題解決につながるナレッジマネジメントツールを選定しましょう。
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