ナレッジマネジメントツールを選定するポイントとは？

ナレッジマネジメントツールをおさらい

ナレッジマネジメントは経営手法から発展してきた考え方です。経営トップが戦略的に打ち出すこともありますし、グループ単位で課題解決のために導入することもあります。属人化されてきたノウハウの共有や作業フローの標準化、企業の業績向上など、多くのメリットを提供します。

一般的にナレッジマネジメントの実現にはツールが必要とされ、これらツールには得意とする機能あるいは母体となる分野があります。

【課題別】ナレッジマネジメントツールの種類

ナレッジマネジメントツールの選択に当たってはまず、現状の課題の整理と導入目的を明確にすることが求められます。これにより自ずと選択すべきツールのタイプが見えてきます。その代表的な4つの目的を紹介します。

知識を集約し共有したい　→ヘルプデスク（FAQ）型

新しい製品やサービスを導入する場合、その知識や作業手順はマニュアル化して配布されます。しかし、多忙な現場社員はマニュアルをひもとく時間がありません。そこで、ヘルプデスク（FAQ）型を導入し、社員が知りたい知識に容易に辿り着けるようシステム化します。

ドキュメントを共有したい　→ドキュメント管理（ファイル共有）型

プロジェクトなどグループ単位で作業を進める場合、ドキュメントの共有は必須となります。このようなニーズには更新履歴などが残るドキュメント管理（ファイル共有）型が有効です。

膨大なデータから知識を探り当てたい　→マイニング・検索特化型

社内に膨大な量のデータがあるものの、欲しいデータを見つけることができない……。このような課題にはマイニング・検索特化型がお薦めです。テキストのみならず、WordやExcelデータからもキーワードで検索できるシステムもあります。

ノウハウを継承したい　→知識共有（グループウェア）型

個人の持っている業務ノウハウを蓄積し、グループまたは全社で共有したいという課題には、知識共有（グループウェア）型が適しています。属人化されていた作業が誰でもできるようになります。掲示板やスケジュール管理などの機能が用意されている製品もあります。

▼ナレッジマネジメントツールの種類をもっと詳しく！
参考記事：【ニーズ別】ナレッジマネジメントツールの種類！

ナレッジマネジメントツールの選定のポイント

ナレッジマネジメントツールは、導入しただけでは何の役にも立ちません。体制を整備して、社員に浸透させていかなければなりません。そのための機能が十分かを確認しましょう。

誰にでも操作できるか？

ツールを使用するのは、多くの場合一般社員であり、専門家ではありません。このため、誰にでも容易に操作できるインタフェースが必要です。デモンストレーションを受けたり、評価版をダウンロードしたりして確認しましょう

スモールスタートできるか？

ナレッジマネジメントの導入は、部門単位で試験的に導入し、成功事例を重ねながら全社展開していくパターンが多くあります。これに対応できるかを確認してください。一般に、クラウドサービスであれば初期投資も少なく、すぐに始めることができます。対象人数のスムーズな増加も可能です。

トップダウンで運用できるか？

コストパフォーマンスも重要なポイントです。ナレッジマネジメントはボトムアップでの成功は難しく、トップダウンが理想とされています。多くの社員は独自のノウハウを公開したがらないものです。

ベテラン独自の作業手順が共有されたら、それだけ自分の存在価値が薄くなるからです。そこで必要となるのがトップの強力なリーダーシップなのです。

実績はあるか？

ナレッジマネジメントにはコンサルタントが必要になるケースもあります。提供事業者にコンサルティング能力があるか、どれだけの成功事例を持っているかも重要なポイントです。

フリーのナレッジマネジメントツールの利用は？

無料でナレッジマネジメントツールを利用する方法もあります。

• ●フリーツールを利用する
• ●オープンソースのツールを利用する

大きく２つの方法がありますが、懸念点としては機能が制限されていることや、結局構築にコストがかかってしまうという点です。デメリットも考慮して導入検討しましょう。

▼ナレッジマネジメントの無料ツールについて
参考記事：ナレッジマネジメントの無料ツールはあるの？

まとめ　選定ポイントを踏まえて製品を比較しよう

ナレッジマネジメントツールを導入することで得られるメリットはたくさんあります。自社の課題に合わせて、解決できるナレッジマネジメントツールを選定しましょう。また、製品の詳細が気になる場合は、無料で資料請求することも可能ですのでぜひご覧ください。