DocBase導入で社内の知見閲覧をグループ単位で制御可能に
この製品のいい点
私の社内ではDocBaseは会議の議事録や顧客インタビュー結果などの知見をまとめた資料置き場のように利用しています。また社内で○○課のように分かれているのですが、DocBaseだと簡易に公開範囲をグループ指定できるので資料管理はDocBaseに統一、その中で資料ごとに閲覧範囲を指定するというルールにすることで無駄な工数を低減できています。
DocBaseの改善してほしい点
DocBaseの設定なのかも知れませんが、新しい文書を作るとデフォルトでマークダウン記法になっているのがちょっと困りものです。これまでマークダウン記法を使った事がなかったので導入当初はかなり戸惑いました。また、リスト形式のデータを書いた後に普通の段落を追加すると表示が一時的におかしくなります。あれは改行コードを認識できていないのでしょうか。
システムの不具合がありましたか？
いまのところ特に発生していないです
DocBase導入で得られた効果・メリット
大企業だとよくあるような文書を課などの組織ごとに管理するといった無駄な工数が発生する問題をDocBase導入で回避する事が出来ます。資料はとにかくDocBaseに保存し、もし組織ごとに閲覧制限をつけるならDocBaseの使いやすいグルーピング機能を活用という安定したルールで運用できるので長期的な運用コストを低減できます。
検討者にオススメするポイント
社内のインフラチームに所属するエンジニア向けです
ナレッジやマニュアルの蓄積場所として
この製品のいい点
今まで、スプレッドシートやらエクセル、パワポにまとめて管理していたマニュアルやノウハウ、運用ルールなどを1箇所に集約して共有化できる
DocBaseの改善してほしい点
タグが無限に作れてしまうので、名寄せではないがタグの付け替えや投稿同士の紐付け、また階層の管理機能などあるといい。
エクスポートした上で、整理してインポート出来たりしても便利。
DocBase導入で得られた効果・メリット
各部署で独自に作っているマニュアルや、ノウハウ、社内公開の事例などをルールを作って登録させると検索から社内オールで確認できるようになる。
閲覧したかどうかの確認やお気に入りボタン、また内容により公開範囲の設定も可能。
社内情報共有が部署を超えてしやすくなりました
この製品のいい点
わかりやすいUIで誰でも簡単にページをUPすることができ、情報共有が手軽にできる。通知相手や見せる相手なども細かく選ぶことができる。
DocBaseの改善してほしい点
比較的わかりやすいですが、表の中の改行の仕方はどうするのか？など、少し記述方法がわかりにくいものもあります。
DocBase導入で得られた効果・メリット
今までは部署ごとのフォルダで管理していた情報も、ドックベースで管理するようになり部署ごとのナレッジ共有が他部署まで渡るようになり、情報の活用性があがりました。
社内の資料から管理までを一元管理！
この製品のいい点
文章の共有が簡単で、DocBaseのアカンウトを持っていない人でも共有リンクから確認することができる。社内マニュアルや、顧客向けの説明資料を作成・管理するツールとして利用しています。
DocBaseの改善してほしい点
Markdownのプレビュー機能がリアルタイムで反映されない時が多い。
Markdown記法が利用できるため、文書の装飾が簡単にできるが、デフォルトで用意されている記法が少ないため、デザインの数が限られている。もう少しボタン一つで装飾できる機能を増やして欲しいです。
DocBase導入で得られた効果・メリット
社内のマニュアル作成・管理までをこのツールのみで、完結することができる。
共同編集機能があるため、社内MTGの議事録作成などで使える。
誤って編集してしまっても、以前のバージョンに復元できるバックアップ機能がある。
社内向けのドキュメントを用意するのに役立つツール
この製品のいい点
今までは別ツールのwikiにドキュメントを整備していたがDocBaseを使用したことにより視認性や検索のしやすさが向上しました。
また、同時編集できるのもいい機能だと思います。
DocBaseの改善してほしい点
バックエンドがAWSなのか、AWSの障害が発生するとアクセスがしづらくなる。
同時編集する際は下書きではなく一度パブリックに公開する必要があるので、公開前でも同時編集できるようにしてほしいです。
DocBase導入で得られた効果・メリット
他ツールと比較した際に費用が安く、アカウントの権限(グループ)を制限できるのでツールとしてのセキュリティー性向上につながりました。
作成文書のグループ内共有やタスク管理やペーパーレス化実現
この製品のいい点
DocBaseの利用メリットは作成する文書をアクセス権を与えた担当のみチームにログインでき、情報共有や文書作成ができるアクセス制御ができるセキュリティをコントロールできるメリットやDocBase内で文書作成ができ、メンション機能が付いているので、どのユーザーがどれだけ記事作成が進行しているかなどの進捗管理がチーム内のユーザーに一目でわかる点が非常に便利です。また合わせて紙面ベースでのやりとりもほとんどなくなるメリットがあります。
DocBaseの改善してほしい点
記事を書くことはできますが、やはり機能があり過ぎることで、文書の書き方を覚えてるのにもしっかりとした習熟が必要になったりします。Googleドキュメントの無料アプリのように手軽に文書がかけるようになると、もっと利用しやすくなる感じがありました。
システムの不具合がありましたか？
特に大きな不具合はありませんでした。
DocBase導入で得られた効果・メリット
DocBase内でチームを作成でき、そのチームで情報を共有し合える点やチーム内での業務の状況が一画面で管理ができるので、マネジメント層でタスク管理をする際には非常に利用しやすいと感じました。
検討者にオススメするポイント
チームでタスク管理や情報共有すると効率化を図ることができます。
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個人の持つ知識・経験をしっかりと共有できる
この製品のいい点
個人の知識・経験を属人化させず、全社の共有財産として効率的に管理するツールとして、シンプルで扱いやすくオススメです。議事録やメモ、よくある問い合わせなど幅広く活用していますね。
DocBaseの改善してほしい点
記事を投稿する際に動画共有が簡単に出来るようになると、より分かりやすいページ作成につながると思います。現在でも不可能ではないですが、時折リンクエラーになります。
DocBase導入で得られた効果・メリット
よくある質問集などのページを作り、問い合わせがきた際にそのページのリンクを紹介することで、対応が簡単になりました。また会議の際に資料を印刷する代わりにDocBaseの該当ページを見ると決めることで、コスト削減にも繋がっています。
簡単に資料をWeb化
この製品のいい点
容易に複数人で資料の共有や更新を行うことができる。編集権限や公開範囲の選択も簡単に操作することができ、特別なスキルを必要としない。
DocBaseの改善してほしい点
特にないのですが、強いて言うならば料金がもう少し安いと嬉しい。同時編集時など接続しにくい状況が頻発することがあった。
DocBase導入で得られた効果・メリット
テレワーク導入時に各種業務資料を共有する必要がありましたが、導入することで即座に資料を共有することができました。各メンバーに編集権限を付帯することにより資料内容の再申請を保つことができ非常に重用しています。
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