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業務上の大切なデータを保管するため、企業でもオンラインストレージの導入が進んでいます。しかし、各ベンダーから様々なサービスが提供されており、どれを選んでよいか悩まれる企業も多いと思います。
今回は、法人・個人でのサービスの違いや、企業で利用するからこそ気を付けたい６つのポイントを説明した上で、具体的な９製品についてもご紹介していきます。
オンラインストレージはいつでもどこでもファイルのやり取りができるため、情報共有の手段として非常に重宝するツールです。最近では機能面や価格面で以前より利用しやすくなっており、プライベートに限らず仕事上でも社内外の情報共有に活用している方も少なくないでしょう。
今回は、そうした中でも法人向けにプランを提供しているものの中からオンラインストレージツール９選をご紹介します。
オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保管するためにユーザにディスクスペースを貸し出すサービスです。基本的にユーザごとにパスワードを設定することで、他のユーザにファイルにはアクセスできない仕組みでセキュリティを確保していますが、ファイル共有や共同作業にも対応したサービスもあります。
現在、オンラインストレージについてはベンダー各社によって様々なサービスが提供されています。そのため、導入にあたっては目的にあったサービスを選択することが重要となります。
サービスの種類は大きく分けて家庭などで利用することを想定した個人向けサービスと、企業で業務に利用することを想定した法人向けサービスの２種類があります。
個人向けサービスは、手軽にサービスを開始できますが、その一方で、標準で使用できる容量は少なめに設定されていたり、容量が大きくてもその分ダウンロードの速度に制限があったりします。個人の利用には問題がなくても、企業が業務用として使用するには制限が多く適さない傾向にあります。
法人向けサービスは一般的に資料請求を行い契約を締結してから利用を始められるため、個人向けサービスより手続きに手間と時間がかかります。しかし、企業が複数のユーザで利用することを想定して大容量を確保できたり個人向けにはない様々な機能が装備されていたりします。
このため、個人向けのサービスレベルでは物足りない場合には法人向けサービスの利用が適していることになります。
それでは、オンラインストレージを選択する場合、具体的にどのようなポイントでサービスを比較すればよいでしょうか。
企業が大事なデータを外部に保管する場合、セキュリティが確保されているかは一番重要なポイントとなります。各社セキュリティ対策には重点をおいていますが、十分なものか確認をしておきましょう。
オンラインストレージに保管したいデータの容量は企業によって様々です。見積書・請求書などのデータを保存するだけなら１アカウントあたり数GBで足りますが、解像度の高い画像や動画を保存する場合には数TBの容量を確保しておく必要があるかもしれません。自社がどれだけの容量が必要なのか試算した上でその容量に足りるサービスを確認しましょう。
また、繁忙期と閑散期で使用する容量に波がある場合には、基本料金が設定されており追加容量分を従量課金しているサービスを選択し、閑散期の費用を抑えるといった工夫もできます。
法人に向けて提供されているオンラインストレージの料金は、通常初期料金と月額料金が必要となります。月額料金に関しては、ID数と容量ごとに決められていることが多く、無制限プランが用意されていることもあります。
また、容量は個人ごとに何GBと割り当てられている場合と、全体で総容量何GBと割り当てられている場合があり一見して比較し辛いため、どちらがお得なのかを確認するためには１人あたりの容量か総量に基準を決めて比較すると分かりやすいです。
さらに、各社ボリュームディスカウントや特定の法人（非営利団体や教育機関など）に向けた割引も行っているため、該当する企業はチェックしてみましょう。
企業内もしくは取引先も含めて多くのユーザでオンラインストレージを利用する場合、管理者は様々なルールや制限を設ける必要があります。
例えばファイル共有は許可した相手しか行えないよう設定や、ワークフロー承認の後に共有できる仕組みといった機能をオンラインストレージサービスの中で備えているかを確認しましょう。モバイル端末からの利用時にも同様の制限に対応しているかなども併せて確認しておきましょう。
ほとんどのオンラインストレージにバージョン管理機能は備えられていると思いますが、そのほかの機能はサービスごとにばらつきがあります。どの機能が自社の運用に必要かを検討した上でその機能が盛り込まれているサービスを選択しましょう。
オンラインストレージサービスに備えられてることの多い機能例としては、ワークフロー機能/ブラウザ上でのファイル更新/IDが無い人へのファイル送信/IDが無い人からのファイル受信/更新通知やファイル公開の期限・ユーザの有効期限などの自動化機能/モバイル管理/自動での同期などといった機能が挙げられます。
業務で利用する上で何かあった際のサポート体制の有無を確認しておくことは重要です。特に外資系サービスでは日本語の問い合わせが可能かを確認しておいた方がよいでしょう。
また、海外とのデータ共有を想定している場合には、サービスを受けられる国かどうか、サポートしている言語かどうかを確認しておく必要もあります。
それでは法人向けオンラインストレージの中でおすすめの９製品を具体的にご紹介します。
あらゆる企業の間でセキュアにファイルを共有・転送できる、５年連続でトップの実績を誇るオンラインストレージサービスです。セキュリティを強化する機能として認証パスワードを必須とする機能や宛先を制限する機能やファイルを送信する際に上長承認を必要とするワークフロー機能などを有します。
また、大規模な運用にも耐えられるよう様々なアクセス権や権限を移譲できる機能があり、モバイルアプリでは端末を制限する機能や保持期間を設定する機能も備えています。ASPタイプとOFFICEタイプの２種類の体系で販売されています。
東日本と西日本２か所のデータセンターでデータを保管することで万一の災害時に備える環境を実現したオンラインストレージサービスです。ドラッグ＆ドロップでの直観的な作業が可能で、複数のフォルダやファイルも簡単にアップロードできます。
また、スマートフォン専用の画面を準備することで操作性を向上させ、最新版OSにも対応しています。さらに、SSL通信による暗号化やアクセス制限などによりセキュリティを強化しています。
快適に使えるユーザインターフェースを有し、URL生成機能による大容量ファイルの共有にも対応したオンラインストレージです。ユーザごとにゲストフォルダを作成し権限を割り当てることができ、取引先ごとにセキュアにデータを共有することが可能です。
また、パソコン・スマホに向けた各種のソフトウェアを使えばさらに便利な利用の仕方ができます。その他にもファイル転送・各種セキュリティ機能・WebAPIによる外部システムとの連携など、様々な機能を有します。
100GBからという大容量サービスで、社外との共有にも適したオンラインストレージです。特定のアプリをインストールすることなくブラウザですぐに利用することができ、直観的な操作が可能です。また、Officeファイルを直接編集する機能も有します。
さらに、ユーザごとにファイルの閲覧や編集において様々な権限を設定することが可能です。最大で２か月間、無料で試すことができます。
共同作業をする際のファイル共有に必要な機能を充実させたプラットフォームです。１つのファイルを複数人で一斉に編集する機能や、いいね！をつけてファイルの価値を可視化するする機能などを有します。
また、ダウンロードせずに閲覧だけさせたり、アカウントのないユーザにはWeb公開やファイル配信したり、ローカルとクラウドを同期させたりと目的に応じて様々なファイル共有手法を選択できます。少人数向けTeamコースと大規模向けBusinessコースの２種類の体系があります。
世界で66,000社以上の利用実績を誇るファイル共有システムです。高いセキュリティレベルと豊富な管理機能を有し、管理者に評価が高いのが特徴です。
また、マルチデバイスに対応し、いつでもどこからでもシンプルにファイル共有できる上に、数千ものアプリケーションが連携されており、直接ファイルにアクセスすることが可能なため、ユーザにとっても非常に使い勝手のよいシステムです。Staterプラン、Businessプランの２種類のラインナップを有します。
豊富な機能を有し、規模・業種・職種を問わず様々な企業での利用実績を持つエンタープライズ向けのクラウドストレージサービスです。管理者・ユーザを含む全ての操作を可視化し、制御することが可能です。
また、全社統一の包括的なファイル管理を実現し、チーム内でもスムーズなファイル共有ができることで、生産性と効率性を大幅に高めることができます。さらに、全ての通信経路とデータを暗号化し、きめ細やかな権限設定機能を有するなど強固なセキュリティ機能を備えています。30日間の無料トライアルが可能です。
大容量で低価格が特徴の、様々な業界での導入実績を持つファイルストレージです。社内サーバと同じ感覚で、ドラッグ＆ドロップで直観的かつスピーディーにファイル共有が可能です。
また、SSL暗号化の技術を利用しており、拠点間でセキュアにファイル共有を行ったり、災害時に備えたバックアップデータサーバーとしても利用可能です。さらに、ユーザ管理やログ確認・共有フォルダの管理など全ての管理者業務をブラウザ上で実現できます。14日間の無料トライアルが可能です。
全てのプランでユーザ数無制限で利用できることが特徴のオンラインストレージです。高いセキュリティと利便性の両方を兼ね備え、社内に留まらず取引先とのファイル共有を快適かつセキュアに実現することが可能です。
４種のプランを有し、社内外でのファイル送受信・取引先とファイルの共有・NASをクラウド化・ファイルサーバをクラウド化といったそれぞれの用途によってプランを選択することができます。30日間の無料トライアルが可能です。
以上、法人向けのオンラインストレージの製品を紹介させていただきました。まずは貴社のオンラインストレージの使い方や容量に合わせて条件を整理し、機能面・価格面で気になったサービスは実際に資料請求して比較検討してみましょう。
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