オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保管するためにユーザにディスクスペースを貸し出すサービスです。基本的にユーザごとにパスワードを設定することで、他のユーザがファイルにアクセスできない仕組みですが、ファイル共有や共同作業にも対応したサービスもあります。
オンラインストレージはいつでもどこでもファイルのやり取りができるため、情報共有の手段として非常に重宝します。最近では機能面や価格面で以前より利用しやすくなっており、プライベートに限らず仕事上でも社内外の情報共有に活用している方も少なくないでしょう。
個人向けサービスと法人向けサービス
現在オンラインストレージにはさまざまなサービスがあるため、導入にあたっては目的にあったサービスの選択が重要です。
サービスの種類は大きく分けて家庭などでの利用を想定した個人向けサービスと、企業での業務利用を想定した法人向けサービスの２種類があります。
個人向けサービス
個人向けサービスは手軽にサービスを開始できますが、一方で、標準で使用できる容量は少なめに設定されていたり、容量が大きくてもその分ダウンロードの速度に制限があったりします。個人の利用には問題がなくても、企業が業務用として使用するには制限が多く適さない傾向にあります。
法人向けサービス
法人向けサービスは一般的に資料請求を行い契約を締結してから利用を始めるため、個人向けサービスより手続きに手間と時間がかかります。しかし、企業による複数ユーザでの利用を想定しているため大容量の確保が可能だったり、個人向けにはないさまざまなな機能が装備されていたりします。
法人向けオンラインストレージを選ぶポイント
それでは、オンラインストレージを選択する場合、具体的にどのようなポイントでサービスを比較すればよいでしょうか。セキュリティやデータ容量、料金体系などに注目し解説します。
セキュリティ面の確認
企業が大事なデータを外部に保管する場合、セキュリティが確保されているかは一番重要なポイントです。各社セキュリティ対策には重点をおいていますが、十分なものか確認をしておきましょう。情報漏えいの危険がないかどうか、堅牢なデータセンターがあるか、暗号化による通信が徹底されているかなど確認が必要です。
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データ容量や速度の確認
オンラインストレージに保管したいデータの容量は、企業によってさまざまです。見積書・請求書などのデータ保存だけであれば１アカウントあたり数GBで足りますが、解像度の高い画像や動画を保存する場合には数TBの容量を確保する必要があります。まずは自社に必要な容量がどのくらいかを試算しましょう。
なお大容量のデータを保管する場合は、アップロードにかかる時間も把握することが重要です。ダウンロードの速度はサービスによって変わらない場合もありますが、有料版であっても遅いことがあるため注意が必要です。
料金体系
法人向けに提供されるオンラインストレージの料金は通常、初期料金と月額料金が必要です。月額料金は、ID数と容量ごとに決められることが多く、無制限プランが用意されるケースもあります。
また、容量は個人ごとに割り当てられる場合と、全体に対し総容量で割り当てられる場合があります。一見して比較しにくいためどちらがお得かを確認するには、１人あたりの容量または総量に基準を決めて比較すると分かりやすいでしょう。
さらに、各社ボリュームディスカウントや特定の法人（非営利団体や教育機関など）向けの割引も行っているため、該当する企業はチェックしてみましょう。
管理者機能の充実
企業内もしくは取引先も含めて多くのユーザでオンラインストレージを利用する場合、管理者はさまざまなルールや制限を設ける必要があります。
例えばファイル共有は許可した相手しか行えない設定や、ワークフロー承認後に共有できる仕組みなどの機能を備えているかを確認しましょう。モバイル端末からの利用時にも同様の制限に対応しているか併せて確認しましょう。
必要最低限の機能があるか
多くのオンラインストレージにバージョン管理機能が備わっていますが、そのほかはサービスごとにばらつきがあります。どの機能が自社の運用に必要かを検討した上でその機能が盛り込まれているサービスを選択しましょう。オンラインストレージサービスに備わっている主な機能例は以下のとおりです。
- ・ワークフロー機能
- ・ブラウザ上でのファイル更新
- ・IDが無い人へのファイル送信、IDが無い人からのファイル受信
- ・更新通知やファイル公開の期限、ユーザの有効期限などの自動化機能
- ・モバイル管理
- ・自動での同期
また、近年ではスマートフォンやタブレットの業務利用が増えており、スマートデバイスに対応しているかどうかも重要な確認ポイントです。モバイル版のアプリをリリースしているサービスであれば、より簡便なアップロード・ダウンロード・閲覧・共有が可能です。
サポート体制の有無
業務で利用する上で、有事の際のサポート体制の確認は重要です。特に外資系サービスでは、日本語の問い合わせが可能かを確認しておいた方がよいでしょう。
また、海外とのデータ共有を想定している場合には、サービスを受けられる国かどうか、サポートしている言語かどうかを確認しておく必要もあります。
【法人向け】おすすめのオンラインストレージサービス
それでは法人向けオンラインストレージの中でおすすめ製品を紹介します。
GigaCC ASP の比較ポイント
- 「パスワード付きZIPファイル送信（PPAP）」の代替手段に最適
- 柔軟なセキュリティポリシーの設定、詳細なログ履歴管理に対応
- ファイルアップロード＆ダウンロードの自動化が可能
日本ワムネット株式会社が提供している「GigaCC ASP」は、あらゆる企業間でセキュアにファイルを共有・転送できるオンラインストレージです。
セキュリティを強化する対策として、ファイルを送信をするときに上長承認を必要とするワークフロー機能などを有します。また、外部企業との安全なファイル共有に欠かせないアクセス権限の管理機能なども備わっています。
Bizストレージ ファイルシェア の比較ポイント
- Webブラウザーだけで大容量ファイルや機密情報をやり取り可能
- 豊富なセキュリティ機能と可用性
- 月額16,500円(税込)～の定額制で、最大1万人使用可能
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供する「Bizストレージ ファイルシェア」は、Webブラウザだけで2GBのファイル授受を可能とするオンラインストレージサービスです。通信事業者ならではのスピードや高可用性、セキュリティ機能の充実も高ポイントです。
アクセス権限は８種類ありフォルダーごとに設定可能で、取引先やプロジェクトごとに作れる共有フォルダーも該当するので、機密情報もリスクを抑えて共有できます。一時的なファイル送受信の際に役立つ上長承認機能も備わっており、誤送信や情報漏えいへの対策にも最適です。
Fleekdrive の比較ポイント
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- ファイルの暗号化、ウイルスチェックなどセキュリティ機能も充実
- 国内複数拠点での保管などBCP対策にも効果的、堅牢なインフラ
株式会社Fleekdriveが提供するオンラインストレージ「Fleekdrive」は、直感的な操作が可能で使いやすく、世界190カ国で利用されている実績があります。
社内はもちろん、クラウド上で許可された取引先ともファイルを共有できます。ファイルの暗号化やウイルスチェックなどセキュリティ機能も充実しており、データは複数拠点（24時間365日体制でセキュリティ担当者を配備）で保管されるため、BCP対策にも有効です。
DirectCloud-BOX の比較ポイント
- 全職員が社内外でセキュアにファイル共有できる
- 定額制で月額90,000円～で ユーザー数無制限で使い放題
- トップクラスのセキュリティだから安全・安心
株式会社ダイレクトクラウドが提供する「DirectCloud-BOX」は、全てのプランをユーザ数無制限で利用できるオンラインストレージです。
ウイルスチェックや通信の暗号化、外部からの攻撃に対する防御策としてのWAF・IDSの実施など、セキュリティの高さも特長のひとつです。社内に限らず取引先とのファイル共有も快適かつセキュアに実現できるでしょう。
Box の比較ポイント
- 世界10万社が利用の企業向けｵﾝﾗﾝｽﾄﾚｰｼﾞの決定版！
- 「Box」により、社内外コンテンツコラボレーションが加速
- 働き方改革に最適、容量も無制限！セキュアなVPN版もあります！
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供する「Box」は、世界で10万社もの利用実績を誇るクラウド型コンテンツ管理サービスです。高いセキュリティレベルと豊富な管理機能を有し、政府機関も使用するセキュアな環境でファイルの共有ができます。
アップロードしたファイルのダウンロード禁止や、共有リンクのアクセス制限や無効化も可能です。また、シンプルでわかりやすいUIのため使い勝手の良いシステムです。
SmartConnect Smart Storage
SmartConnect Smart Storage の比較ポイント
- 要望にお応えするラインナップ
- セキュアかつ高速なデータ共有を実現
- どこからでもデータの集約が可能
NTTスマートコネクト株式会社が提供する「SmartConnect Smart Storage」は、大容量・低価格が特長の法人向けクラウド型ストレージサービスです。
提供プランのラインナップも豊富で、「低価格」「高IOPS」「世代管理」「超大容量(ペタバイト)」など、重視・優先したい条件や機能によって選択可能です。自社だけでなく他社のクラウドサービスからのデータ集約にも対応できるほか、マルウェア対策機能やボリュームインターフェースの追加などオプションも充実しています。
クラウドファイルサーバ type3 の比較ポイント
- AWS 環境に構築
- 完全定額制を実現
- 24時間365日のサポート体制
株式会社 USEN ICT Solutionsが提供するアウトソーシングサービス「クラウドファイルサーバ type3」は、AWS環境に専用のWindows Server 2019を構築しファイルサーバとして提供しています。
環境構築から障害対応、セキュリティ対策まで基本サービスに含まれているため、自社での管理運用負担を軽減できるでしょう。また、定期的なメンテナンスを受けることで、突然の故障やデータ破損などのリスクを抑えられます。
eTransporter Collabo の比較ポイント
- 自在にカスタマイズできる「権限管理」
- 業務に直結した「コミュニケーション」
- コラボレーションを広げる「ユーザ数無制限」
株式会社NSDが提供しているファイル共有システム「eTransporter Collabo」は、ユーザ登録できる人数に上限はないため、事業拡大による従業員数の増加などにも柔軟に対応可能です。
アクセス許可項目を組み合わせられるため、役割に応じた権限設定が可能です。またフォルダに紐づいたチャットやメール通知も有し、業務上のコミュニケーションをスムーズに行えます。
Google Drive の比較ポイント
- 文書やスライドを共同編集可能！チーム作業を効率化
- プラン次第で容量無制限！大人数での共有も可能
- AIを活用した高度な検索機能を搭載！情報が埋もれない
グーグル合同会社が提供する「Google Drive」は、さまざまなWEBアプリと連携し、リアルタイムに共同編集を可能とするオンラインストレージサービスです。ブラウザを介さないライブファイルストリーム機能により、自動で同期が可能。Googleの検索エンジンと同様の高精度の検索機能もポイントです。
企業向けプランの「G Suite」は、最大250名まで参加可能なビデオ会議機能や、アンケート作成・集計機能など、豊富な機能を取り揃えています。
Dropbox の比較ポイント
- 長期間保存されるバージョン履歴から復元！ミスをしても安心
- 社外の人ともデータ共有！セキュリティも万全
- 30日間の無料トライアルあり！使用感を確認してから導入可能
Dropbox Japan株式会社が提供する「Dropbox」は、機能性の高いオンラインストレージサービスです。スマートシンク機能によりハードディスク容量の圧迫を抑えたり、バージョン履歴の長期保存・復元も可能です。
保存したデータは権限を設定すればチームメンバーと共同編集できるほか、Dropboxを利用していない社外の人ともファイル共有が可能です。また情報漏えい対策のひとつとして、デバイス内に残っているデータを遠隔操作で削除する機能も搭載しています。
Quickスキャン V5 の比較ポイント
- スキャンしたデータを複合機から直接クラウドへアップロード！
- Microsoft 365、Dropbox、boxなど各種クラウドサービスと連携！
- クラウドに保存したデータを複合機から簡単印刷！
株式会社大塚商会が提供している「Quickスキャン V5」は、複合機のスキャナー機能を使って紙文書を電子化するとともに、クラウド登録も簡単に行えるアプリケーションです。データをクラウドサービスのストレージに直接保存したり、複合機のパネル上から簡単に印刷できるため、業務効率アップにつながるでしょう。
連携可能なクラウドサービスは、OneDrive for BusinessやDropbox Business、box、Google ドライブ、たよれーる どこでもキャビネット、Kintoneなどです。
使えるファイル箱 の比較ポイント
- 社内サーバー不要で大幅コストダウン、管理業務の簡素化↑
- ユーザ数無制限だから個別アカウント管理で業務効率大幅UP↑
- 2要素認証/2重暗号化/アクセスブロックなどセキュリティ対策も◎
使えるねっと株式会社が提供する「使えるファイル箱」は、ユーザ数無制限のクラウド型ファイル共有サービスです。外部とのファイル共有もクリック一つで行いやすいため、他社との共同開発や顧客とのやり取りにおいて使いやすいというメリットがあります。
また、２段階認証や二重暗号、ワンタイムパスワードなど、セキュリティ機能も充実しています。2021年3月31日まで無料で１TB使い放題キャンペーン中です。
他にも無料プランがあるオンラインストレージ製品などもあります。興味がある方はこちらの記事もご覧ください。
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