オンラインストレージに特化したサービス！ Dropbox

■あらゆるデバイスから利用可能
Dropbox内に保存したファイルは、アカウントとリンクしたあらゆるデバイスから閲覧・編集できます。社内ではパソコンでファイルを管理しつつ、外出先ではスマホから閲覧といった柔軟な使い方が可能です。

■スマートシンクを使えばハードディスク容量の心配不要
通常、オンラインストレージとパソコンを同期させた場合、パソコンのハードディスク容量が圧迫されます。しかし、Dropboxのスマートシンク機能なら、同期してもそのファイルをローカル環境で使わない限りハードディスクを圧迫しません。ハードディスクの容量を気にすることなく、Dropbox内のすべてのファイルを確認できます。

■プライベートとビジネスの使い分けも簡単
Dropboxは個人用アカウントとビジネス用アカウントをリンクさせると、保存してあるデータを混ぜることなく、両方のデータにアクセスできます。社員が個人用とビジネス用のアカウントを１つの端末で使い分ける手間が少なく済むのが魅力です。

■バージョン履歴を長期間保存
古いバージョンを長期間保存し、必要があればそこから復元することも可能です。何らかの原因でデータが失われた際のバックアップとして活用できます。具体的な保存期間はプランによって異なります。

■リンクを使って安全かつスムーズにファイルを共有
共有リンクを活用すれば、Dropboxを利用していない人ともファイルを共有可能です。相手が社外の人であっても、メールなどでリンクを送信すればファイルを閲覧してもらえます。また、パスワードや有効期限を設定できるためデータの保護も可能です。

■ファイルを共同編集
Dropboxに保存したデータには、コメント機能でコメントを残せます。さらに、共有フォルダにチームメンバーを招待すれば、一緒に編集することも可能。編集内容は自動的に同期され、全員で共有できます。

■作業スペースを整理すれば目的のファイルをすぐに発見
作業するファイルを１か所にまとめて管理できます。作業中のファイルの所在が分からなくなる心配はありません。

■Dropbox Paperでプロジェクトを遠隔から管理
Dropbox Paperは管理者向けの機能で、コンテンツの共同編集だけでなく、メンバーが作成したコンテンツのレビューや承認が可能です。そのほか、リマインダーの送信やレイアウト調整機能などを活用し、チームの活動を支援できます。

■アクセス権限を詳細に設定
社員が共有リンクに有効期限やパスワードを付与するだけでなく、管理者がチーム内の誰とファイルを共有するのか権限を設定できます。社外の人物と共有するかどうかの設定も可能です。

■紛失対策機能も豊富
Dropboxの管理者機能には、紛失した端末からデータにアクセスできないようにする機能が備わっています。たとえば、アカウントとの同期を切り、デバイス内に残っているデータを遠隔操作で削除可能です。

■アカウント移行機能でファイルを異動
アカウント移行機能を使えば、あるアカウントで保存されていたファイルを別のアカウントに移動できます。社員が異動や退職などによって職場を離れる際、データが失われる心配はありません。

■２段階認証で安全ログイン
パスワードによる認証だけでなく、セキュリティコードを使うことでログインを厳重に管理可能です。一方、シングルサインオン機能を使えば１度のログインで複数のサービスにアクセスできるため、利便性にも優れています。