そもそもオンラインストレージとは
オンラインストレージとは、ファイルやデータなどを格納するストレージをインターネット上で提供するサービスのことで、クラウドストレージとも呼ばれています。社内システムを変更せずに使えるため導入が容易で、データの格納もドラッグ&ドロップや簡単なクリック操作で行えます。
サービスの種類はさまざまで、個人向けだと友人や家族とデータ共有でき、法人向けではセキュリティ面での機能が強化されています。また、一定の容量までは無料で利用できる製品などもあり、最近では個人・法人問わず利用者が増えています。
オンラインストレージのメリット
ビジネス利用においてもオンラインストレージにはいくつものメリットがあります。以下で、代表的な８つのメリットについて詳しく解説します。
- ・場所を選ばないアクセス性
- ・一元管理で従来の手間が簡略化
- ・サーバの管理や運用が不要
- ・導入、運用、人件費のコスト削減
- ・常に最新バージョンが利用できる
- ・容量の拡張性が高い
- ・リスク回避
- ・バックアップの手間が不要
１．場所を選ばないアクセス性
オンライン上で利用するため、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。外出先からでもデータの確認や共有ができるため、業務効率化につながるでしょう。また、PCだけでなくスマートフォンやタブレット端末からも利用可能です。
２．一元管理で従来の手間が簡略化
データを一元管理できるため、共有する際の工数を省けます。これまではメールやUSBなどのデバイス経由でデータ共有を行っていたところを、オンラインストレージに格納すれば、いつでも必要な情報を取り出せます。特に拠点が複数ある企業にとっては、情報共有を大幅に効率化できます。
３．サーバの管理・運用が不要
これまでファイル管理は、サーバを社内ネットワークに設置しなければなりませんでした。しかし、オンラインストレージはサーバの管理や運用をサービス提供会社が行うため、自社内の負担を軽減させられるでしょう。
４．導入、運用、人件費などのコスト削減
管理や運用の手間がない分、そこにかかる人件費も削減できます。そのほか、オンラインストレージは多くのサービスが無料もしくは安価な導入が可能です。サーバを用意すると数百万円レベルでコストがかかりますので、低コストで導入できる点は大きなメリットと言えるでしょう。
５．常に最新バージョンが利用できる
基本的にサービス提供会社が運用・保守を行います。そのため、バージョンアップやメンテナンスを自社で行う必要がなく、いつでも最新の状態でサービスを利用できます。
６．容量の拡張性が高い
無料で利用できる上限を超えた場合、追加料金を支払えば容量を増やせます。社内ファイルサーバの場合は、一定の容量を超えるとデータファイルの断捨離が必要でした。しかし、オンラインストレージの場合、簡単な手続きですぐにストレージを増やせるため、容量を気にせずに利用できます。
７．リスク回避
自然災害や火災などの脅威から企業データを守るBCP対策の一環として、社外にデータを保管する動きが高まっています。サービス提供会社のセキュアなデータセンターへの保管により、万が一の場合でも事業を継続でき、リスクヘッジが可能です。
８．バックアップの手間が不要
オンラインストレージは、バックアップを自動で行えます。これまで紛失や破損に備えて手動でバックアップを取っていた場合は工数削減だけでなく、急な故障などでの復旧作業もスムーズに行え、安心です。
オンラインストレージのデメリット
一方で、オンラインストレージにはリスクや注意点もあります。具体的に以下４つを解説します。
- ・カスタマイズ性に乏しい
- ・セキュリティに懸念
- ・障害時に操作できない
- ・パスワード管理の手間
１．カスタマイズ性に乏しい
システムや機能がある程度決まっているため、自社独自のカスタマイズが難しい点が挙げられます。その分、豊富な機能を備えたサービスもありますので、導入の際は必要としている機能が搭載されているかを確認してみましょう。
２．セキュリティに懸念
オンライン上でデータを保管し、複数人と情報共有できるなどの特性上、情報漏えいや第三者による攻撃などのセキュリティリスクは高まります。サービスのセキュリティ機能や対策を確認し、個人情報や機密情報を含むデータはオンラインストレージでは保存しないなどのルールを策定する必要があります。
３．障害時に操作できない
運用や保守をサービス提供会社が行ってくれるのはメリットである反面、万が一障害が起こった際、自社内では何も対応ができないというデメリットにもなり得ます。障害発生時の対応については、サービス提供会社に直接問い合わせてみるとよいでしょう。
パスワード管理の手間
オンラインストレージはアカウント情報が知られてしまうと、誰でもアクセスできてしまいます。パスワード管理を厳重に行うだけでなく、日ごろから流出を防ぐために社員へ啓もう活動を行い、退職者が出たときの運用ルールなどを固めるなど、管理には多くの工数がかかります。
実際にオンラインストレージを比較しよう
簡単かつ安価で導入でき、業務効率化が期待できるオンラインストレージですが、デメリットについても十分に把握し、検討を進めましょう。
特にセキュリティ面については資料だけではわからないこともありますので、サービス提供会社に詳細を確認してみると確実です。サービスによっては機能や特性が異なるため、気になる製品は資料請求をして比較し、導入可否を検討してみてください。
