オンラインストレージのメリット・デメリットとは？

そもそもオンラインストレージって？

オンラインストレージとは、ファイルやデータなどを格納するストレージをインターネット上で提供するサービスのことで、クラウドストレージとも呼ばれています。社内システムを変更することもないため導入が容易で、かつデータの格納方法もドラッグ&ドロップで簡単におこなうことができます。

種類も様々あり、個人向けでは友人や家族とデータ共有できたり、法人向けではさらにセキュリティ面での機能が強化されています。また、一定の容量までは無料で利用できる製品などもあり、最近では個人・法人問わず利用が拡大しています。

オンラインストレージ８つのメリット

オンラインストレージの8つのメリットについてご紹介します。

メリット１．場所を選ばないアクセス性

オンライン上で利用するため、インターネット環境があればどこからでもアクセスすることができます。外出先からでも必要なデータを確認・共有ができるため、業務効率化が期待できます。また、PCだけでなくスマートフォンやタブレット端末からも利用可能です。

メリット２．一元管理で従来の手間が簡略化

データを一元管理できるため、共有する際の工数を省くことができます。これまではメールやUSBなどのデバイス経由でデータ共有をおこなっていたところを、オンラインストレージに格納することで、いつでも必要な情報を取りに行くことができます。特に、複数拠点のある企業にとっては、情報共有を大幅に効率化することが可能です。

メリット３．自社サーバーの管理・運用が不要

これまでファイル管理は、サーバーを社内ネットワークに設置しなければなりませんでした。しかし、オンラインストレージは管理・運用をサービス提供会社がおこなうため、自社の負担を軽減させることができます。

メリット４．導入・運用・人件費のコスト削減

管理・運用の手間がない分、そこにかかる人件費も削減できます。その他、オンラインストレージは多くのサービスで無料もしくは安価に導入が可能です。サーバーを用意すると数百万円レベルでコストがかかりますので、低コストで導入できる点は大きなメリットと言えるでしょう。

メリット５．常に最新バージョンが利用できる

基本的にサービス提供会社が運用・保守をおこないます。そのため、バージョンアップやメンテナンスを自社でおこなう必要がなく、いつでも最新の状態でサービスを利用することができます。

メリット６．容量の拡張性が高い

無料で利用できる上限を超えた場合、追加料金を支払うことで容量を増やすことができます。社内ファイルサーバーの場合は、一定の容量を超えるとデータファイルの断捨離が必要でした。しかし、簡単な手続きですぐにストレージを増やせるため、容量を気にすることなく利用することができます。

メリット７．リスク回避

自然災害や火災などの脅威から企業データを守るBCP対策の一環として、自社以外にデータを保管する動きが高まってきています。セキュアな場所に保管することで万が一の場合でも企業継続ができ、リスクヘッジが可能です。

メリット８．バックアップの手間が不要

オンラインストレージでは、バックアップを自動でおこなうことができます。これまで紛失や破損に備えて手動でバックアップを取っていた工数が削減されるだけでなく、急な故障などでの復旧作業もスムーズにおこなうことができ、安心です。

オンラインストレージの抑えておくべきデメリット

一方で、オンラインストレージにはデメリットもあります。具体的に以下4つをご紹介します。

デメリット１．カスタマイズ性に乏しい

システムや機能がある程度決まっているため、自社独自のカスタマイズが難しい点が挙げられます。その分、豊富な機能を備えたサービスもありますので、導入の際は自社が必要としている機能があるかを確認してみましょう。

デメリット２．セキュリティに懸念

複数人と情報共有をしたりオンライン上でデータ保管をする特性上、情報漏えいや第三者による攻撃などのセキュリティリスクは高まります。サービスのセキュリティ機能や対策をしっかりと確認したり、個人情報や機密情報を含むデータはオンラインストレージでは保存しないなどのルールを策定するなど対策をとる必要があります。

▼オンラインストレージの安全性は？
参考記事：オンラインストレージは安全なのか？｜リスク・対策・選び方

デメリット３．障害時になにもできない

運用・保守をサービス提供会社がおこなってくれるのはメリットである反面、万が一障害が起こった際、自社では何も対応することができないというデメリットにもなりえます。障害発生時の対応については、サービス提供会社に直接問い合わせてみるとよいでしょう。

デメリット４．パスワード管理の手間

オンラインストレージはアカウント情報が知られてしまうと、誰でもアクセスできてしまいます。パスワード管理を厳重におこなうだけでなく、日ごろから流出を防ぐために社員へ啓もう活動をおこなったり、退職者が出たときの運用ルールなどを固めるなど、管理には多くの工数がかかることがあります。

オンラインストレージの導入は慎重に

オンラインストレージを導入することで、業務を効率化することができますが、情報漏えいなどのリスクもあります。導入に失敗してしまった事例もあるため、導入する際は慎重に導入するようにしましょう。

▼オンラインストレージ導入時に抑えておくこと
参考記事：オンラインストレージ導入時5つの注意点
▼オンラインストレージ導入の失敗例も
参考記事：【失敗事例】オンラインストレージ導入前に確認しよう！

実際にオンラインストレージを比較しよう！

オンラインストレージのメリット・デメリットについてご紹介してきました。理解は深まりましたでしょうか。簡単・安価で導入でき、業務効率化が期待できるオンラインストレージですが、一方でデメリットもあることを十分に把握し、検討を進めましょう。

特にセキュリティ面については資料だけではわからないこともありますので、サービス提供会社に詳細を確認してみると確実です。サービスによっては機能や特性が異なるため、気になる製品は資料請求をして比較し、導入可否を検討してみてください。