オンラインストレージの仕組み
通常、データやファイルを保存する場合は、パソコン内のハードディスクやUSBメモリなどの記録媒体となるストレージを利用します。
オンラインストレージとは、この記録をする場所となる「ストレージ」がネット上（オンライン）にある仕組みのことを意味し、同様のサービスを指す場合もあります。ここからはオンラインストレージの仕組みについて説明していきます。
ネット上でデータの保存が可能
オンラインストレージはネット上のストレージであり、パソコン内のデータやファイルなどの情報をインターネットを介し保存できます。基本的にはオンラインストレージを使うことで、USBメモリのような物理的な記録媒体に頼ることがないため、遠方の方でもインターネット環境があれば、簡単にデータを共有できます。
容量は価格で変動
オンラインストレージを使う上で最も重要になるポイントが「容量」です。多くのオンラインストレージのサービスは、決まった容量まで無料で利用できますが、使用する容量が大きくなればなる分だけ、費用は高額になります。
また、有料のオンラインストレージを利用する場合は、毎月固定の費用を支払う必要があります。ほかにも充実した機能を利用すると費用が大きくなります。
オンラインストレージとクラウドの関係性は？
オンラインストレージを理解するときに必ず議論になることが、「クラウド」との違いです。オンラインストレージを利用するときはクラウドとの関係性を知ることが重要です。
オンラインストレージ＝クラウド（SaaS）の一種
オンラインストレージにはそのサービスの提供形態によって大きく、種類が分かれますが、そのほとんどはクラウドサービスである「SaaS」に分類されます。
SaaSとは「Software as a Service」の略になり、インターネット環境を介してネット上のソフトを利用できるサービスです。一般的なクラウドサービスはSaaSと呼ばれることが多くあり、オンラインストレージの多くはこのSaaSに該当します。
オンラインストレージの中には、企業のインフラとして機能する「IaaS」のサービスや、プラットフォームとしての機能を持つ「PaaS」のサービスもあります。
クラウド＝インターネット上の貸し倉庫
オンラインストレージはクラウドサービスの一つであり、その機能はインターネット上の貸し倉庫のような役割を持ちます。この貸し倉庫に保存できる量やデータの種類はサービスによって変わり、また、利用料も大きく変わってきます。
オンラインストレージのメリットとデメリット
オンラインストレージはインターネット環境さえあれば、データを保存・管理ができます。それ以外にも、ストレージの「鍵」（ID・パスワードや権限など）を付与することで、他人にデータを共有したり、ダウンロードが可能です。
オンラインストレージを有効に活用すればメリットが多いですが、デメリットも存在するため、使用には十分注意する必要があります。ここからは、オンラインストレージのメリット・デメリットを紹介していきます。
メリット：作成場所や機器を選ばない
オンラインストレージは物理的なストレージと違い、インターネット環境と操作する端末（パソコンやスマートデバイス）があれば作業場所や時間、機器などを選ぶことなく利用が可能です。
また、データを共有する場合でも、USBメモリなどの物理ストレージに保存したデータは、相手にそのまま渡す必要がありましたが、オンラインストレージの場合はインターネット上でデータを共有できるため、インターネット環境があれば簡単にデータのやり取りができます。
デメリット：セキュリティ管理が必要
オンラインストレージを利用するときに重要なことは、セキュリティの管理が必要であることです。
データ消失の危険性
オンラインストレージは外部のサービスになるため、サービスを運営している企業がなくなってしまったり、データを保存しているサーバにトラブルが発生すればサービスを利用できなくなるだけでなく、保存したデータが消失する可能性もあります。
情報漏えいの危険性
オンラインストレージはサイバー攻撃の対象になることが多く、重要な情報が漏えいする可能性も考えられます。また、オンラインストレージはサービスを運営している企業のサーバにデータが保存されるため、運営会社にデータを覗かれるケースもあります。そのためオンラインストレージを使用するときは、信用できるサービスかどうかを見極める必要があります。
このように、オンラインストレージはセキュリティのリスクが大きいため、機密情報の取扱いに注意し、サービスを良く選ぶことが重要です。
無料オンラインストレージと有料オンラインストレージの違い
オンラインストレージのサービスは世の中に多く存在しており、無料で利用できるものもあれば、有料のものもあります。個人で利用できるオンラインストレージは無料版が多いですが、法人用のオンラインストレージは有料版が多くなります。
業務でオンラインストレージを活用する場合は、無料と有料の大きな違いについて知っておくことが大切です。ここからは、無料オンラインストレージと有料オンラインストレージの違いを説明していきます。
無料のオンラインストレージはシンプルに使える
無料のオンラインストレージは機能や容量が限られていますが、使える幅が狭いため操作が簡単になり、シンプルに使うことができます。また、無料版でも法人で利用する人数が増えたり、使用する容量が大きくなると有料になることも多いです。
そのため、無料のオンラインストレージは簡易的なデータの共有として使い、保存したデータは使用後に削除すると、容量の空きがある状態を維持できるため有効活用できます。
有料のオンラインストレージは機能性にも優れる
無料のオンラインストレージと違い、有料のオンラインストレージはセキュリティの強度が高い特徴があり、ファイルのバックアップを取っているためデータの消失を予防できます。また、オンラインストレージ上で共同作業できるサービスもあるため、業務を効率化することも可能です。
ほかにもローカルと同期することで、スムーズなデータのアップロード・ダウンロードを行うことができます。このように、有料のオンラインストレージではデータの保管庫としての機能を活用することも可能です。
使って便利なオンラインストレージはビジネスシーンで大活躍
オンラインストレージのサービスは非常に使いやすいため、ビジネスシーンでも活躍します。基本的にはデータを保存するインターネット上のストレージとして利用可能で、多くのサービスは無料で活用できます。
特別な機械を使うことなく、迅速にデータを保管・共有するときは、無料のオンラインストレージサービスを使い、充実した機能が必要なときは有料のサービスを使うことがおすすめです。オンラインストレージのサービスを活用する場合は、メリット・デメリットを把握し自社に合ったサービスを使うことが重要です。
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