オンラインストレージの仕組み
通常、データやファイルを保存する場合は、パソコン内のハードディスクやUSBメモリなどの記録媒体となるストレージを利用します。
オンラインストレージとは、この記録をする場所となる「ストレージ」がネット上（オンライン）にある仕組みのことを意味し、同様のサービスを指す場合もあります。ここからはオンラインストレージの仕組みと特徴について説明します。
ネット上でデータの保存が可能
オンラインストレージはネット上のストレージであり、サービスを提供するベンダーによってユーザーに貸し出され、ユーザーはパソコン内のデータやファイルなどの情報をインターネットを介しアップロード・保存ができます。
基本的にオンラインストレージを利用した場合、USBメモリのような物理的な記録媒体に頼ることがないため、インターネット環境があれば遠方にいる相手とも簡単にデータを共有できます。
容量やセキュリティ・機能で価格が変動
オンラインストレージを使う上で最も重要になるポイントが「容量」です。多くのオンラインストレージのサービスは決まった容量まで無料で利用できますが、使用する容量が大きくなればなる分だけ費用は高額になりがちです。
なお、有料のオンラインストレージを利用する場合は、毎月固定の費用を支払う必要があります。ほかにもセキュリティ対策やサポート体制など、機能やサービスの充実度によっても費用には差が出ます。
オンラインストレージとクラウドの違い
オンラインストレージを理解するときに必ず議論になることが、「クラウド」との違いです。ここからはオンラインストレージとクラウドの違いをわかりやすく解説します。
オンラインストレージはクラウド（SaaS）の一種
オンラインストレージはサービスの提供形態によって種類が分かれますが、そのほとんどはクラウドサービスである「SaaS」に分類されます。
SaaSとは「Software as a Service」の略になり、インターネット環境を介してネット上で提供されているソフトウェアを利用できるサービスです。一般的なクラウドサービスはSaaSと呼ばれることが多く、オンラインストレージの多くはSaaSに該当します。
ただし、中には企業のインフラとして機能する「IaaS」のサービス（例：Amazon EC2など）や、プラットフォームとしての機能を持つ「PaaS」のサービス（例：Google App Engineなど）もあります。
オンラインストレージ=クラウドストレージ
「クラウドストレージ」という言葉もよく耳にしますが、クラウド上に用意されたストレージを指します。インターネット環境を介して提供されるサービスという点でオンラインストレージと同義語です。
オンラインストレージのメリットとデメリット
オンラインストレージはインターネット環境さえあれば、データを保存し、管理できます。それ以外にも、ストレージの「鍵」（ID・パスワードや権限など）を付与することで、他人にデータを共有し、ダウンロードや同時編集が可能です。
オンラインストレージを有効に活用すればメリットが多いですが、デメリットも存在するため、使用には十分注意する必要があります。ここからは、オンラインストレージのメリット・デメリットを紹介していきます。
メリット：作成場所や機器を選ばない
オンラインストレージは物理的なストレージと違い、インターネット環境と操作する端末（パソコンやスマートデバイス）があれば作業場所や機器などを選ぶことなく利用が可能です。
また、データを共有する場合、USBメモリなどの物理ストレージに保存したデータは相手にそのまま渡す必要がありましたが、オンラインストレージならインターネット上でデータを共有できるため、インターネット環境があればデータのやり取りが簡単です。
デメリット：セキュリティ管理が必要
オンラインストレージは外部から提供されるサービスのため、サービスを運営する企業がなくなったり、データを保存しているサーバにトラブルが発生すれば利用できなくなります。最悪の場合、保存したデータが消失する恐れもあります。
また、オンラインストレージはサイバー攻撃の対象になることが多く、情報漏えいの危険性がないとは言えません。サービスの運営会社にデータを覗かれるケースもあるため、オンラインストレージを使用するときは、信用できるサービスかどうかを見極める必要があります。
オンラインストレージサービスの「無料」と「有料」の違い
オンラインストレージサービスは世の中に多く存在しており、無料で利用できるものもあれば、有料のものもあります。個人で利用できるオンラインストレージは無料版が多いですが、法人用のオンラインストレージは有料版が多いです。
業務でオンラインストレージを利用する場合は、どちらが良いのでしょうか。ここからは、無料オンラインストレージと有料オンラインストレージの違いを説明します。
無料のオンラインストレージは機能がシンプル
無料のオンラインストレージは機能や容量が限られていますが、その分操作が簡単になりシンプルです。なお、無料版であっても法人利用で人数が増えたり、使用する容量が大きくなると有料にグレードアップされることが多いです。
そのため無料のオンラインストレージは簡易的なデータの共有として使い、保存データは使用後に削除すると、容量の空きがある状態を維持できるため有効活用できるでしょう。
有料のオンラインストレージは比較的安全性が高い
無料のオンラインストレージと違い、有料のオンラインストレージはセキュリティの強度が高く、ファイルのバックアップを取っているためデータの消失を防止できます。また、オンラインストレージ上で共同作業できるサービスもあるため、業務を効率化することも可能です。
ほかにもローカルと同期し、スムーズなデータのアップロードやダウンロードを行えます。このように、有料のオンラインストレージではデータの保管庫としてだけでなく、より有効的に活用するための機能を有しているので、業務で利用する場合に適しているでしょう。
使って便利なオンラインストレージはビジネスシーンで大活躍
オンラインストレージサービスはデータを保存するインターネット上のストレージとして利用でき、ビジネスシーンでも活躍します。多くのサービスは無料で使えますが、大容量のデータを扱う場合やセキュリティ対策を重視したいときは有料のサービスがおすすめです。最適なサービスを導入して、有効活用しましょう。
