オンラインストレージのメリットとデメリット
まずはオンラインストレージを導入することで考えうるメリットとデメリットをおさらいしましょう。
オンラインストレージの導入メリット
- ●場所を選ばず使用できるので在宅勤務やテレワークに対応が可能
- ●サーバ管理や運用にかかるコストや工数が削減できる
- ●バックアップやアップデートが自動で行える
オンラインストレージの導入デメリット
- ●カスタマイズが難しい
- ●セキュリティレベルや障害時の対応がベンダーに依存する
- ●インターネット環境が必須となる
メリットとデメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
オンラインストレージの課題と注意点
ここからは、オンラインストレージ導入時の課題点と注意点を紹介します。
情報漏えいのリスク管理
オンラインストレージはデバイスを問わず気軽にファイルにアクセスでき、社内だけでなく社外のユーザーとも簡単にファイル共有が可能です。その反面、インターネット上に社内の重要な情報を保存するため、情報漏えいのリスクが少なからずあるでしょう。
例えば、「ファイルの保存先URLを記したメールの誤送信で、データが関係ない第三者に流出してしまった」「セキュリティの脆弱性に気付かず無料のオンラインストレージを利用していたため、不正アクセスの被害にあってしまった」などです。そのほかIDやパスワードなど、アカウント情報が流出してしまう懸念もあるでしょう。不正アクセス対策をしているサーバの利用や、情報漏えい防止に役立つ暗号化、２要素認証機能など、セキュリティ対策に強みをもつ製品がおすすめです。
バックアップデータの移行
オンラインストレージの運用を開始する際、自社サーバ内で実行しているバックアップをオンラインストレージに移行することがほとんどです。しかしすでに膨大なバックアップデータが存在する場合、移行作業に時間がかかるなどのトラブルが想定されます。
データ移行のサポートをしているオンラインストレージサービスもあります。導入時の設定や準備について事前に相談しましょう。
無料サービスのデータ保存期間
無料のサービスや無料トライアルには、一定期間ログインしなかったり、アクセスしなかったりすると、データやアカウントが削除されるものもあります。無料プランを運営し続けるにはディスクの稼働率を上げる必要があるので、許容すべきルールといえるでしょう。
したがって、無料プランを選択した場合は、利用開始前に規約を十分確認しておく必要があるといえます。また、無料トライアルから正式な環境へデータを移行できないこともあります。無料トライアルを利用する場合は、有料版への切り替え時のリスクについても事前に確認しましょう。
利用可能容量の想定
オンラインストレージには、保存可能な最大ディスク容量が設定されているものと、基本容量＋従量課金の二本立てで制限なく保存できるものがあります。社内で作成されるファイルを分別せず保存すると、契約しているプランによっては、膨大なコストが発生するおそれもあるでしょう。
特に基本容量＋従量課金で契約していると、基本容量を超えた従量課金部分で予算を超過してしまうリスクもあります。社内の保存ルールや自社のデータ使用状況などをふまえて契約しましょう。
シャドーITの対応
法人向けオンラインストレージを導入すると、社内すべてのデータを移行し集約させる工程が必要です。そこで障害となるのがシャドーITの存在です。シャドーITとは、社内で用いられているIT機器やクラウドサービスのうち、企業が把握できていないものや使用許可を与えていないものを指します。シャドーITは、企業の行うセキュリティ対策や管理が行き届かないため、セキュリティホールとなるリスクがあります。
これまでデータを保管する場を企業側が公に用意していなかった場合、シャドーITとして、無料のオンラインストレージサービスや個人向けのツールが蔓延している可能性が高いでしょう。リテラシー教育だけでは防ぎきれないため、業務で使用するオンラインストレージ以外をブロックする「フィルタリングツール」を導入することも検討してみてください。
法人向けオンラインストレージの選び方
これまで紹介したオンラインストレージのリスクを少しでも解消するには、正しい知識をもって製品を選ばなくてはなりません。ここからはオンラインストレージを法人利用する場合のサービス選定のポイントについて解説します。
自社のセキュリティ要件を洗い出す
法人向けオンラインストレージには、高セキュリティを謳ったものが多く存在します。そのなかで自社に適したものを選ぶには、まずは自社にとってどのようなセキュリティ機能が必要かを整理すべきでしょう。一般的には次のようなセキュリティ機能が備わっています。
- ●SSL/TLSなどによる暗号化通信
- ●ファイルの暗号化保存
- ●IPアドレスやアカウントごとの制限管理
- ●ログ管理
- ●ウイルスチェック
- ●バージョン管理
そのほかベンダーのセキュリティポリシーなどもチェックしてみるのがおすすめです。なお、高度なセキュリティ機能はオプション契約が必要な場合もあるため、要件の洗い出しとあわせて見積もりをとっておくとよいでしょう。
必要に応じてデータ移行サービスがあるものを選ぶ
情報システム部門の不在などで、NASやファイルサーバからデータを移行する作業に負担を感じるようであれば、データ移行サービスのある製品を選ぶのがよいでしょう。既存のデータを移行するだけでなく、データの整理を行いストレージ容量の圧縮をサポートするサービスもあります。
データ容量の拡張性が高いものを検討する
事前にどの程度のデータ保存量が必要かわかっていれば、容量に対応したプランやサービスを選べますが、将来的には拡張の必要も出てくるでしょう。最初から大容量のものを選ぶとコストがかかるため、変動する可能性があるのであれば、オプションで容量を追加できるものや容量ごとのプランが豊富なサービスを選ぶのがおすすめです。
ディザスタリカバリについても考慮する
災害の多い日本だからこそ情報漏えいのほか、事業継続性の確保は重要です。データセンターの位置や分散保存の可否、管理体制なども調べてみましょう。
おすすめしたいオンラインストレージの比較表
ここからは、ITトレンド編集部がおすすめする製品を比較して紹介します。
| GigaCC ASP | Fleekdrive | 使えるファイル箱 | DirectCloud | SPPM AI | SHARERN(シェアルン） | 純国産クラウドストレージ Fileforce | |
| 全体評価点 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.7 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.7 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1 |
ー |
ー |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.7 |
| 提供形態 | クラウド/ASP | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS/サービス | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 50名以上 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 |
| ポイント |
|
|
|
|
|
|
|
| 機能 |
|
|
|
|
|
|
|
| お試し |
|
|
|
|
|
|
|
| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
ビジネス利用に適したオンラインストレージ
ここでは、ビジネス利用おすすめのオンラインストレージを紹介します。製品選びの参考にしてください。
GigaCC ASP
- 企業が求めるセキュリティ要件に対応し情報漏えいリスクを極小化
- ファイル共有作業や管理作業の自動化・効率化、負荷軽減を実現
- 2002年より提供開始。国産サービスとして豊富な導入実績
日本ワムネット株式会社が提供する「GigaCC ASP」は、セキュリティを重視した国産のファイル転送・共有サービスです。安心・安全なデータ共有と管理を実現し、利便性とセキュリティを両立した企業間コラボレーションを支援します。企業が求めるセキュリティ要件に対応することで情報漏えいのリスクを極小化でき、取引先ごとに個別の送付手段を用意する必要がありません。ファイル共有作業や管理作業の自動化・効率化により運用負荷も軽減できます。2002年より提供されている国産サービスで、ファイル共有・転送やバージョン管理の機能を備えます。
Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
株式会社Fleekdriveが提供する「Fleekdrive」は、企業の情報資産を社内外を問わず有効活用し、素早く安全なファイルのやり取りを可能にする企業向けオンラインストレージサービスです。簡単で分かりやすい操作のため、社内や取引先とのファイル共有を特別な説明なしに任せられます。必要なファイルを分かりやすく整理して文書管理でき、探す時間を短縮できる点も特徴です。徹底したセキュリティ環境のもとで共有でき、ファイル共有・転送や自動バックアップ、データセキュリティ、ファイル検索、バージョン管理の機能を備えたクラウド型のサービスです。
使えるファイル箱
- エクスプローラーで利用可 使い慣れた操作で簡単導入を実現
- ユーザ数無制限×柔軟な権限管理でセキュリティ/業務効率大幅UP↑
- 2要素認証/2重暗号化/アクセスブロックなどセキュリティ対策も◎
使えるねっと株式会社が提供する「使えるファイル箱」は、クラウド上でファイルの保存・共有を安全かつ簡単に行える法人向けクラウドストレージサービスです。エクスプローラーから利用できるため、使い慣れた操作のまま移行でき、社内への周知や教育の負担を抑えられます。ユーザー数無制限と柔軟な権限管理により、人数を気にせず業務範囲に応じた共有を設計できる点も特徴です。2要素認証や2重暗号化、アクセスブロックといったセキュリティ対策を備え、ファイル共有・転送や自動バックアップ、ファイル検索、バージョン管理などの機能を提供します。
DirectCloud
- 取引先とのファイル共有が簡単でセキュア！
- ユーザー数無制限！定額制によるコスト削減
- 業界最多のログ取得が可能！強固なセキュリティ対策
株式会社ダイレクトクラウドが提供する「DirectCloud」は、ユーザー数無制限で利用できるクラウドファイルサービスです。3ステップで安全かつ高速にファイルを送信でき、社外の取引先ともセキュアにファイルを共有できます。人数を気にせず定額で使えるため、部門や取引先が増えるたびにライセンスを追加する手間とコストを抑えられます。多くのログを取得できる強固なセキュリティ対策も特徴です。ファイル共有・転送や自動バックアップ、データセキュリティ、ファイル検索、バージョン管理、オフラインアクセスの機能を備えたクラウド型のサービスです。
SPPM AI
- 暗号化からバックアップまで自動で行うセキュアストレージ機能
- AIによる文字起こし・要約で議事録作成をサポート
- 知識豊富な専門部隊による徹底サポート！安心の導入支援
株式会社AXSEEDが提供する「SPPM AI」は、セキュリティの向上と業務効率化を両立する法人向けサービスです。暗号化からクラウドバックアップまでを自動で行うセキュアストレージ機能を備えているため、担当者が手順を意識しなくても安全な保管が続きます。AIを活用した文字起こしと要約により議事録の作成もサポートし、会議のたびに録音を聞き直す手間を減らせます。ファイル共有・転送や自動バックアップ、データセキュリティ、ファイル検索、バージョン管理、オフラインアクセスの機能を備え、専門部隊による導入支援も受けられます。
SHARERN(シェアルン）
- データの保管は国内で安心
- データの移行もお手伝い
- 使いやすい
日本ワムネット株式会社が提供する「SHARERN(シェアルン）」は、ファイルサーバーの自社運用からの脱却を後押しする企業向けクラウドストレージです。クラウドへ移行することで、機器の管理や更改に追われる運用から離れられます。データの保管は国内で行われるため、預け先の所在を気にせず利用できる点も特徴です。データの移行についても支援を受けられるので、既存のファイルサーバーからの切り替え作業を自社だけで抱え込む必要がありません。使いやすさを重視した設計で、ファイル共有・転送とデータセキュリティの機能を備えたクラウド型のサービスです。
純国産クラウドストレージ Fileforce
- オンプレの操作性とアクセス権限設計を維持してクラウド化
- 開発・運用・データ保管・サポートまですべて国内
- 25,000社以上導入。国産クラウドファイルサーバー(SaaS) No.1
ファイルフォース株式会社が提供する「純国産クラウドストレージ Fileforce」は、オンプレミスのファイルサーバーをクラウドへ移行できる純国産のクラウドファイルサーバーです。エクスプローラーから使えて、これまでのアクセス権限設計も維持できるため、社員が操作を覚え直すことなく全社のファイル基盤を刷新できます。ユーザー数は無制限で、開発・運用・データ保管・サポートまですべて国内で行われます。ファイル共有・転送、自動バックアップ、データセキュリティ、ファイル検索、バージョン管理、オフラインアクセスに対応します。
オンラインストレージ導入後のステップ
オンラインストレージ導入後に確認しておくべきポイントを紹介します。
１．使用容量と用途の再確認
導入前に概算での必要容量などはすでに算出し、導入作業が行われているはずですが、実際にどれくらい必要か確認は必須です。概算当初と比べて変更がある場合であっても、導入直後であれば対応できる場合も多いでしょう。
もちろん、追加費用が発生する場合もありますが、実際にデータ移行している最中などに容量不足が発覚した場合、対応に時間を要する可能性もあります。そのため、データ移行前にあらためて算出しておくのをおすすめします。
また、データのバックアップ先としてオンラインストレージを使用する場合は、なおさら厳密に確認しておかなければいけません。いざという時のバックアップが容量不足でうまくできていなかった、となれば業務が滞り、企業生命に関わる事態にもなりかねません。
さらに、使用用途についても言及し、導入作業開始前と変更されていないか確認する必要があります。業務における現状を見直した上で、再度容量や要件の調整を行う場合もあるでしょう。
２．ファイル取扱規程や運用ルールの策定
安全かつ効率的にファイルを管理するためには、オンラインストレージ上のファイルについて取扱規程を正式に決めておく必要があります。社内ルールとして決めておきたい項目の一例は以下のとおりです。
- ●フォルダの構成
- ●ファイル名の付け方
- ●共有・権限設定と承認プロセス
- ●ファイルの削除
あわせて、バックアップ先をオンラインストレージにする場合のバックアップ頻度や方法なども決めておきましょう。
３．ルールの周知と運用方法のアップデート
ルールの周知を徹底することで、オンラインストレージのセキュリティリスクを低減させられます。掲示板やメール、チャットなどで全社的に通知するほか、オンラインストレージを使用する予定の者や管理者に向けて社内講習を行いましょう。また、マニュアルを整備し、いつでも見直せるようにしておくのもおすすめです。
実際に運用してみたうえで、ルールの修正・追加が必要か、セキュリティ対策は十分に行えているかを再度見直してみましょう。データ量によっては料金プランの見直しも必要かもしれません。
オンラインストレージの注意点をふまえたデータ管理をしよう
オンラインストレージは導入することで得られるメリットは多くありますが、使い方を間違えると情報漏えいの危険性が出てきてしまいます。未然に防ぐためには、オンラインストレージ導入における注意点や課題点を理解し、社内で可能な限り対策を講じてからシステム導入する必要があるでしょう。
オンラインストレージ製品によって仕様やできることは異なるため、製品の比較をおすすめします。なお、ITトレンドではオンラインストレージの一括資料請求が可能です。比較表作成もできるため、社内検討に役立ててください。
