オンラインストレージ導入時5つの注意点

オンラインストレージ導入のメリット・デメリットをおさらい

オンラインストレージを導入すると以下のようなメリットがあります。

• ●簡単にファイル共有ができる
• ●どこからでもアクセスすることができる
• ●データ容量の拡張性が高い

その一方でデメリットも存在します。

• ●カスタマイズがしにくい
• ●セキュリティに懸念がある
• ●障害対応はできない

▼メリット・デメリットをもっと詳しく
参考記事：オンラインストレージのメリット・デメリットをご紹介
▼オンラインストレージの導入失敗例
参考記事：【失敗事例】オンラインストレージ導入前に確認しよう！

オンラインストレージを導入する時の注意点

オンラインストレージを導入することで業務を効率的に行うことができますが、注意点も存在します。

注意点１．情報漏えいのリスク管理

オンラインストレージでは、社内だけでなく社外のユーザーともファイル共有をすることができます。しかし、簡単な操作でファイルを公開できるというメリットは、重要な文書ファイルを関係ない第三者に公開してしまう危険性がある、というデメリットと表裏一体です。

サービスによってはユーザーを指定しない共有、即ち全世界への公開機能を搭載しています。この場合、誤操作で重要なファイルを誰でも閲覧、ダウンロード可能な状態にしてしまうという状況も発生し得ます。

オンラインストレージの操作はこのようなリスクを把握し、慎重に行なうことが求められます。ミスを防ぎ、リスクを周知徹底するために運用マニュアルの作成、アップロード可能なファイルの種類の設定を行いましょう。

注意点２．バックアップデータの移行

オンラインストレージの運用を開始する際、自社サーバ内で実行しているバックアップをオンラインストレージに移行するケースもあると思われます。この時、バックアップ全体のデータ容量が少なければ、オンラインでバックアップデータをコピーして移行が完了します。

問題は、既に巨大なバックアップデータが存在する場合です。特にクラウド上のサーバにバックアップデータをコピーしようとすると、膨大な時間がかかってしまいます。このような問題が想定される場合は、バックアップデータをサーバを設置したデータセンターへ物理的に移動させてコピーを完了させるサービスの利用を検討するといいでしょう。

注意点３．無料サービスの保存期間

無料のサービスやお試しプランの中には、一定期間ログインしなかったり、アクセスしなかったりすると、データやアカウントが削除されるものもあります。無料プランを運営し続けるにはディスクの稼働率を上げる必要があるので、これは許容すべきルールです。

したがって、試用等で無料プランを選択した場合は、利用開始前に規約を十分確認しておく必要があると言えます。また、お試しプランから正式な環境へ、データを移行できないこともあります。こちらも利用開始時に周知徹底しておくべき事項です。

注意点４．利用可能容量の想定

オンラインストレージには、保存可能な最大ディスク容量が設定されているものと、基本容量＋従量課金の2本立てでいくらでも保存できるものがあります。「どうせ制限がないから」と、社内で作成されるファイルを分別せずにどんどん保存していくと、いくら容量があっても足りなくなってしまいます。

特に基本容量＋従量課金で契約していると、基本容量を超えた従量課金部分で予算を超過してしまう危険性も認識しておくべきでしょう。この容量問題についても、オンラインストレージをどのように使うか、スタート前に標準的な使用容量も想定に入れたマニュアルを作成しておくことが有効です。

注意点５．「シャドーIT」を見抜く

無料サービスのオンラインストレージを各自が自由に利用していた場合、導入する法人向けサービスへの移行には、それなりの労力が必要となります。「これまでは各自が選定していたが、今後は一本化する」と宣言するだけでは不十分なのです。

特に、無料サービスのオンラインストレージを積極的に活用し、多数のファイルを保存している社員がいれば、通達を無視する可能性があります。これこそが、近年問題となっている「シャドーIT」です。

部門内数人の切り替えといった規模にとどまるなら、ミーティング等で意識統一を図る、実態調査を実施して無理のない移行スケジュールを作成する、といった施策で間に合うでしょう。

全社的にオンラインストレージを導入する場合は、各部門への情報伝達だけでは意識の浸透が難しいケースもあります。情報漏洩のリスク回避を優先するなら、業務で使用するオンラインストレージ以外をブロックする「フィルタリングツール」を導入することが、比較的低コストで実現可能な対策となるでしょう。

オンラインストレージを利用するリスクを把握

オンラインストレージは導入することで得られるメリットは多くありますが、使い方を間違えると情報漏えいの危険性が出てきてしまいます。未然に防ぐためには、しっかりと製品を理解した上で導入する必要があります。

オンラインストレージ製品によって仕様やできることは異なるため、実際に製品を比較してみることをおすすめします。

▼オンラインストレージ製品を比較する！
参考記事：オンラインストレージの比較15選｜導入の注意点や比較ポイント
▼オンラインストレージの安全性は？
参考記事：オンラインストレージは安全なのか？｜リスク・対策・選び方