オンラインストレージサービスをご紹介
オンラインストレージは、ファイルやドキュメントなどのデータを保存・共有するためには非常に便利で、ビジネス現場での導入は欠かせません。
今回は、数あるオンラインストレージサービスの中から、無料プランがあるものをピックアップしました。これから導入を検討している方や、今使っているサービスからほかのサービスへの乗り換えを考えている方は、ぜひ参考にしてください。
オンラインストレージの概要
オンラインストレージとは、インターネットを通じて利用できるディスクスペースのことです。データはインターネット上に保存されるので、インターネット環境さえあればいつでも、どこからでもアクセスができます。
パソコン内のディスクスペースと同じような感覚で利用できますし、必要であればダウンロードしてオフラインでも使えます。詳しくは後述しますが、データのバックアップや共有に役立つため、導入する企業がここ数年で増えています。
オンラインストレージサービスの主な機能
オンラインストレージには単純にデータを保存するだけではなく、さまざまな機能が搭載されています。ここからオンラインストレージサービスの主な機能についてご紹介していきます。
自動のデータバックアップ
企業で管理するデータは増えることはあっても減ることはないでしょう。それらのデータをバックアップする作業や管理には大きなコストがかかります。
ほとんどのオンラインストレージサービスには、自動でデータをバックアップしてくれる機能があります。バックアップの頻度も自由に設定が可能で、サービスによっては指定したフォルダだけをバックアップする機能もあります。
また、外部にデータを保存することで、災害時のリスク分散にもなるでしょう。
ファイル転送
オンラインストレージに保存したファイルのダウンロードができるURLを取得できるサービスです。社外の人にファイルを送りたい場合に、URLだけを送信すればファイルを送れるため、ファイルの容量を気にせずに送信できます。
従来のUSBやDVD、メールへの添付などはセキュリティ面で問題がありました。ファイル転送機能ならダウンロードに期限やパスワードも設定できるため、セキュリティ面も安心です。
ファイル共有
オンラインストレージに保存されているファイルに、複数人がアクセスできる機能です。一つのファイルを同時に編集することもできるため、業務の効率化にも繋がります。
社内に設置するサーバとの大きな違いは、社外の人にも使える点です。オンラインストレージサービスでは、アクセスできるファイルや人を細かく設定できます。サービスにより異なりますが、ダウンロードの禁止や編集の禁止などの設定も可能です。
無料と有料の違いを整理しておこう
オンラインストレージには、無料と有料のサービスがあります。ここから無料と有料の違いについて解説していきます。どちらにもメリットがあるので、しっかりと確認しておきましょう。
個人向けの無料サービス
無料のサービスは主に個人向けのサービスになっており、コストと利便性がメリットとして挙げられます。
コスト
最大のメリットは無料で利用できるため、コストがかからないことです。また、利用の状況によって容量などの契約内容を自由に変更できるため、有料プランへの変更も柔軟に対応できます。
利便性が高い
無料のオンラインストレージサービスでも、データのバックアップやファイルの共有などの基本的な機能は有料と変わらずに利用できます。もちろん、有料のプランになると、さまざまな機能が追加されるため、利便性はさらに高まります。
ビジネス向けの有料サービスのメリット
有料で利用できるビジネス向けのオンラインストレージは、無料のサービスよりも使用できる機能が多くなっています。ビジネスでの利用を考えているのなら、有料サービスも検討してみましょう。
大容量で利用可能
有料プランは、１TBを超える大きな容量での契約ができます。無料プランの多くは10GBや20GB程度で機能も限られるため、ビジネスでの利用には向いていません。とくに動画などの容量の大きなファイルを扱うのであれば、有料サービスがいいでしょう。
セキュリテイ関連の機能が充実
有料プランでは、以下のような機能が揃っています。
- ■アクセス制限を細かく管理ができる
- ■IPアドレスやGPSでの制限が可能
- ■データの流出が発生した際にも操作履歴を遡って確認できる
- ■ファイル転送時に、パスワード設定やダウンロード制限が可能
オンラインストレージは企業の情報が入っているため、情報の流出に繋がることもあります。しかし、そのほとんどが人為的なミスによるものです。有料サービスであれば、アクセス制限やパスワード機能などによりデータが守られるため、安全性は非常に高いです。
転送速度も早い
有料になると、無料とはサーバも違うため、転送速度が早いです。ビジネスでの利用となると、大きなデータのやり取りが頻繁に行われるので、転送速度は早いほうが良いでしょう。
無料プランを利用する注意点をおさえよう
無料プランにはコストがかからないメリットがある一方で、注意点もあります。ここからは注意すべきポイントを４つ解説していきます。
容量の制約がある
無料で利用できる容量は、かなり制限があります。容量が小さい文書の一時的な保存や共有はできますが、容量の大きなファイルのやり取りやバックアップにはおすすめできません。利用するファイルの種類や用途によっては、容量の多い有料プランのほうがいいでしょう。
セキュリティ機能が制限されている
有料プランはアクセス制限などのセキュリティは充実していますが、無料プランではセキュリティ機能はあまり多くありません。とくにファイル転送のパスワード機能やファイルの閲覧制限は使う機会も多いため、無料プランでも使えるかチェックしておきましょう。
データが一時保管しかできない
無料のオンラインストレージサービスの中には、一定期間利用がないとデータが削除される場合があります。期間はサービスによって90日や１年など大きく違うので、事前に確認しておく必要があります。
データに全くアクセスしないということは、あまり考えられないですが、消える可能性があるということを覚えておきましょう。
利用を禁止している企業も
セキュリティの問題や、社内のコンプライアンスで無料のオンラインストレージサービスを利用しないと定めている企業もあります。
オンライストレージ13製品ご紹介！
オンラインストレージサービスは多くありますが、今回は無料有料合わせて13製品をご紹介します。（2018年12月３日時点）
無料のオンラインストレージ10選を紹介
最初は無料で利用できるオンラインストレージを10製品ご紹介します。製品の特徴から、無料で利用できる容量まで解説しているので、参考にしてください。
Dropboxは無料で２GBの容量を利用できます。無料プランの容量は少ないのですが、共有フォルダの設定ができるのが特徴です。１つのファイルに複数人でアクセスして編集もできるため、Officeファイルの編集などの際に便利です。
１箇所にアクセスして、意見を交換したり、タスクの管理ができる「Dropbox Paper」も利用できます。
Google ドライブは、Googleアカウントを持っていればすぐに無料で15GBを利用できます。ファイルやフォルダごとに共有が可能で、共有の内容は閲覧のみやコメントのみ、編集可能など細かく設定できます。
Googleアカウントを使用するため、ほかのGoogleサービスのとの連携もスムーズにできます。
OneDriveはMicrosoftアカウントを持っていれば利用できるオンラインストレージです。無料の容量は５GBで、共有や共同での作業にも対応しています。Microsoftが展開しているサービスのため、Officeファイルとの相性も抜群です。
専用のソフトウェアやアプリをインストールすれば、パソコン内のローカルディスクと同じように利用できます。
MEGAの最大の特徴は容量の多さです。無料でも50GBを利用できるため、バックアップ領域として最適でしょう。
さらに、専用のソフトウェアとモバイル用のアプリをインストールすることで、利用できる領域が35GBもプラスされます。多少の条件はありますが、合計で85GBも無料で利用できます。共有するためのURLが取得できる機能もあり、使い勝手も良好です。
Teraクラウドは無料で10GBを利用できます。すべてのサーバを国内で運用しているため、転送速度は高速で安定しています。バックアップの設定はもちろん、ファイルやフォルダの共有や共有用のURL取得もできるので、使い勝手がいいのも特徴です。
アップロードできるファイルサイズが無制限というのも特徴で、動画など大容量のファイルも保存できます。
Boxは無料でファイルの共有やダウンロードURLの取得も可能です。さらに、Officeファイルをはじめ、120種類以上のファイル形式をダウンロードせずにプレビューできます。
ファイルを変更した際に、共有しているユーザーに通知する機能も搭載。利用できる容量は10GBで、250MBのアップロード制限はありますが、無料でも機能は充実しています。
firestorageは他のオンラインストレージとは異なり、ファイルをアップロードして、ダウンロードURLを取得して使用します。ファイル転送機能に特化したオンラインストレージです。ダウンロードURLには保存期限とパスワードが設定できるため、セキュリティ面も問題ありません。
ファイルを保存しておける「ストレージ保存」機能もありますが、利用できる容量は２GBでログインがないと30日でファイルが削除されてしまいます。使い方は限定されますが、ファイル転送機能として考えれば、容量の制限なく使えるのでおすすめです。
CoreDriveは無料で５GBを利用できます。「ボード」と呼ばれるファイルを共有する場所を作って、招待したユーザーとファイルが共有できます。直感的で、見た目にも分かりやすいユーザーインターフェイスになっており、パソコン操作の苦手な人でも簡単に扱えます。
プレビューに対応している形式がOfficeファイルやRAW画像データなど260種類以上もあります。ブラウザ上で簡単にプレビューできるため、専用のソフトウェアなどは必要ありません。
ownCloudはオンラインストレージを構築できるソフトウェアです。ソフトウェアは無料で利用できますが、サーバの購入やOSのインストールなどは自分でする必要があります。
特徴としては、共有する際のパスワードやアクセス制限を細かく設定できます。さらに、サーバも自分で選定できるため、セキュリティに関してはユーザーからも高く評価されています。
FINALBOXは無料で利用できる容量が１GBと少ないのですが、保存期間が無期限です。期間を気にせずデータが保存できるため、大切なデータを長期間保存したい場合におすすめします。
有料プランに変更すると、容量無制限で利用できます。有料プランでアップロードしたファイルは、そのあと無料プランに変更しても保存され続けます。必要なときだけ有料プランに切り替え、データにアクセスするという使い方も可能です。
ただし、共有機能やアクセス制限などの機能に関しては、あまり充実しているとはいえません。
無料トライアル付きオンラインストレージ3選
次に無料トライアル付きのオンラインストレージサービスを３製品ご紹介します。製品の特徴や料金などを解説しているので、導入の参考にしてください。
- 初期費用：30,000円
- 月額料金：10ユーザー 5,000円
- データ容量：100GB〜
J-MOTTO ファイル共有サービスはブラウザから簡単に利用ができるオンラインストレージで、最大２ヶ月間無料でお試しできます。ユーザーインターフェイスも分かりやすく、直感的に操作ができます。Officeファイルなどもブラウザ上でそのまま編集ができるので、使い勝手も良くなっています。
アクセス制限はファイルの閲覧や編集権限を細かく設定できます。操作履歴を遡って確認できる証跡管理機能も搭載しているため、人為的なミスで発生した不正なアクセスやデータが流出した際も安心です。
- 初期費用：無料
- 月額料金：10ユーザー 5,000円
- データ容量：100GB〜
Fleekdriveは世界190カ国で利用されている、ユーザーからの評価も高いオンラインストレージサービスです。初期費用が無料で、最大で30日間のお試しができます。
細かいアクセス制限の設定やIPアドレス制限などのセキュリティ機能が充実しています。過去５年間の操作履歴を見られる証跡管理機能も搭載しており、データの流出や不正アクセスを防止します。ファイル転送やブラウザ上からのOfficeファイルの編集にも対応しています。
- 初期費用：30,000円
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- 月額料金：10ユーザー 7,000円
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- データ容量：１GB〜
-
楽天クラウド セキュアドライブ・プラスはローカルディスクと同じ感覚で利用できるため、パソコンが苦手な人でも簡単に利用できます。管理画面もシンプルで、アクセス制限や容量、ユーザー数をすぐに変更できる仕様になっています。
セキュリティ面では、細かなアクセス制限やIPアドレス制限に加えて、一度しか使用できないワンタイムパスワードを利用した認証方式も設定できます。サービスは２週間お試しで利用できるので、まずはお試しで利用してみましょう。
無料と有料のオンラインストレージを上手に使い分けよう
オンラインストレージサービスを13製品ご紹介しました。セキュリティや機能、容量を考慮すると有料プランのほうがいいでしょう。しかし、無料のオンラインストレージも、決して使えないわけではありませんが無料の注意点をしっかりと把握しましょう。
無料トライアルが可能な製品もあるので、詳細な製品情報が気になる方は無料でお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。
