オンラインストレージサービスとは
オンラインストレージサービスとは、インターネット上でファイルやデータを保管・共有できるサービスのことです。クラウドストレージやファイルストレージとも呼ばれます。
インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずアクセスできるため、プライベートでのデータ共有や、ビジネスにおける社内外の情報共有手段として大変便利です。手軽に使用できる無料サービスは個人利用が多く、セキュリティ機能や管理機能に強みをもつ有料サービスは、法人での利用が多い傾向にあります。
以下の記事では、法人向けオンラインストレージサービスを比較して紹介しています。セキュリティ対策が強固なサービスを知りたい方は、参考にしてください。
オンラインストレージ導入のメリット
オンラインストレージを活用する主なメリットは、以下の４つが挙げられます。
- ●場所を選ばないアクセス性
- ●データ管理の一元化
- ●データバックアップの自動化
- ●セキュリティリスクの軽減
オンラインストレージは、インターネットに接続すればPCだけでなくスマートフォンやタブレット端末からも利用できます。外出先で簡単にアクセスし、気軽にファイルの閲覧や編集が行えるため、業務の効率化につながるでしょう。
また、強固なセキュリティが施されたストレージ上で、大容量ファイルやデータを一元管理できる点もメリットです。複数拠点をもつ企業や社内外での大規模なプロジェクトなど、大人数で情報共有が必要な場合にも、ファイル暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能により、安全かつスムーズなデータ共有を可能にします。
ファイル共有の目的で利用されることの多いオンラインストレージですが、利用時には自動でデータのバックアップが実施されるため、災害のリスク分散としても大変有効です。
オンラインストレージのメリットをさらに知りたい方は、以下の記事をご覧ください。デメリットも解説しているので、製品を選定する際の参考にしてください。
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オンラインストレージサービスの主な機能
オンラインストレージには、データの保存だけでなく製品によりさまざまな機能が搭載されています。オンラインストレージの代表的な機能は、以下のとおりです。
- ●自動データバックアップ
- ●ファイル転送
- ●ファイル共有
オンラインストレージの機能について詳しく解説します。
自動データバックアップ
企業で管理するデータは、年々増加傾向にあります。データ紛失のリスクに備えて、データをすべてバックアップするには、大きな手間とコストがかかるでしょう。
オンラインストレージサービスを利用すれば、自動でデータをバックアップできます。バックアップ頻度の設定や、指定したフォルダだけバックアップが可能なサービスもあります。ストレージ上にデータを保存することで、災害時のリスク分散にもなるでしょう。
ファイル転送
ダウンロード用URLを使用して、オンラインストレージに保存したファイルを共有する機能です。URLをメール送信するだけで、容量の大きなファイルも簡単に共有できるため、社外にファイルを送りたい場合などにおすすめです。
従来のUSBやDVD、メールなどによる共有方法では手間がかかり、セキュリティ面でも不安がありました。オンラインストレージのファイル転送機能はダウンロードの期限やパスワードも設定でき、安全性の高いファイル共有が実現します。
ファイル共有
オンラインストレージに保存されたファイルに、複数人が同時にアクセスできる機能です。製品によっては、一つのファイルを複数人で同時編集も可能なため、業務の効率化につながります。
また、社内に設置するファイルサーバとは異なり、オンラインストレージはインターネットを介して外出先や自宅などからもファイル共有や保存、閲覧や編集が可能です。さらに、ファイルやユーザーごとにアクセス権限を設けたり、送信データのダウンロード期間や編集などを制限したりできます。
以下の記事ではオンラインストレージサービスの活用方法を紹介しています。オンラインストレージ機能を上手に使いこなすヒントが得られるため、サービス導入を検討している方は参考にしてください。
無料製品と有料製品の違い
オンラインストレージには、無料製品と有料製品があります。それぞれの違いは以下のとおりです。
- ●保存できるストレージ容量
- ●セキュリティ対策の強度
- ●データの転送速度
無料版と有料版の違いを詳しく解説します。
保存できるストレージ容量
無料と有料のオンラインストレージでは、使用可能なストレージ容量に違いがあります。無料のオンラインストレージは保存容量が少ない傾向にあり、５GB～20GB程度が多いでしょう。利用できる機能にも制限があります。
一方有料版では、１TB以上の大きな容量に対応したサービスが豊富です。そのため、ビジネスなどにおいて動画データをはじめ容量の大きなファイルを扱う場合には、有料サービスがおすすめです。
セキュリティ対策の強度
有料のオンラインストレージでは、アクセス制限やIPアドレス、GPSでの制限が可能です。万が一データ流出が発生した場合も、操作履歴で経緯を確認できます。ファイル転送時にはパスワードやダウンロード制限をかけられるため、安全性が高いといえるでしょう。
無料のオンラインストレージもセキュリティ機能は搭載されていますが、法人利用に適した機能が備わっているか注意が必要です。企業機密や個人情報などを含む重要なデータの保存や共有には、適していない場合があります。
データの転送速度
有料版は、無料製品に比べて転送速度が速い傾向にあります。特に、大容量ファイルを転送する際のスピードが大きく異なります。
アップロード速度や転送速度が遅いと、業務に支障が出る場合もあるでしょう。容量が大きなデータを取り扱う場合は、転送速度の速い有料のオンラインストレージがおすすめです。
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オンラインストレージサービスの選定ポイント
オンラインストレージを有効活用するためには、自社の利用用途に適したサービスの導入が重要です。製品を検討する際のポイントは以下のとおりです。
- ●データ容量
- ●コスト
- ●セキュリティ強度
- ●データ保存期間
- ●操作性や対応端末
- ●サポート体制
オンラインストレージの選定ポイントを詳しく解説します。
データ容量
保存できるデータ容量は多いほど安心ですが、保存容量の増加にともない利用料も高くなる傾向にあります。容量が不足するのはもちろんのこと、容量が多すぎて無駄な利用料金が発生することのないように、自社で扱う毎月のデータ量をよく把握しましょう。また、導入後にデータ容量が増加することも考え、料金プランの変更のしやすさも考慮するとよいでしょう。
データの保存容量だけでなく、アップロードできる最大容量も重要です。動画データや高画質データを取り扱う場合は、ファイルのアップロード容量の大きな製品をおすすめします。
コスト
有料版オンラインストレージは多くの場合、初期費用と月額料金がかかります。無料版オンラインストレージはコストがかからない分、利用できる容量や機能が制限されます。
自社の利用頻度や保存するデータサイズなどによっては、無料版では使い勝手が悪く、逆に業務効率が低下することも考えられるでしょう。導入コストや運用コストはもちろん大切ですが、中長期的な視点をもち、費用対効果を考慮して予算やプランを決めましょう。
セキュリティ強度
インターネットを介して利用するオンラインストレージは、セキュリティ対策を強化しなければ情報流出につながる可能性があります。保存するデータの機密性が高い場合は、強固なセキュリティ対策が可能な製品を選びましょう。
セキュリティ機能の一例として、ファイル暗号化・通信経路暗号化・ログイン認証・ログ管理・アクセス制限などがあります。取り扱うデータの種類や自社のセキュリティ要件にあわせて、適切なセキュリティ対策を実施できるか比較検討しましょう。
データ保存期間
データ保存容量の多い無料オンラインストレージでも、保存期間に制限を設けている場合があります。社内データの長期的な保管場所として利用するのか、データ共有のために一時的に保存できればよいのかなど、使用用途により保存期間を選択しましょう。
また、電子帳簿保存法にもとづいた電子データの保存を行いたい場合は、要件の満たす製品か確認しましょう。
操作性や対応端末
大人数で利用することの多いオンラインストレージは、操作性に優れた製品がおすすめです。外出先からのデータ確認が多い場合には、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレット端末など、モバイルデバイスに対応したオンラインストレージだと便利です。
有料製品でも、無料トライアルを利用すれば操作感を確認できるため、トライアルを実施している場合はぜひ試してみましょう。
サポート体制
オンラインストレージを利用するうえで、ベンダーのサポート内容や対応時間も重要です。不明点がある場合に、気軽に問い合わせができる製品を選びましょう。
また、万が一システム障害などが発生した場合には、サービス提供事業者がトラブル対応にあたります。復旧までに想定される時間や対応内容などを事前に確認し、自社の取り扱うデータ内容を考慮して製品選定すると安心でしょう。
【比較表】無料で利用できるおすすめオンラインストレージ
ITトレンドおすすめのオンラインストレージから、無料プランや無料トライアルが提供されているサービスを一覧にまとめました。製品のポイントや機能などを比較して、自社にあうサービスを見つけてください。
無料プランのあるオンラインストレージ比較
ここでは、無料で利用できるオンラインストレージサービスを紹介します。各サービスの特徴をはじめ、無料プランから将来的に有料プランへ変更した際の参考価格も比較します。
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《セキュアSAMBA》のPOINT
- ユーザ数無制限だから社外利用や従業員数が多い企業様におすすめ
- セキュリティ対策万全、非同期型の純国産オンラインストレージ
- 導入実績数8,000社以上＆徹底したサポート体制
Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供する「セキュアSAMBA」は、５GBの容量を３ユーザーまで無料で利用できるクラウド型ファイルサーバです。保存容量の異なる大容量プランが複数用意されているのも特徴です。ファイルやフォルダ単位でのアクセス制限などにより、機密データの漏えいを抑止します。
| 無料版データ容量 |
５GB |
有料版無料トライアル |
◯ |
| 有料版参考価格 |
スモールプラン：初期費用15,000円、月額15,000円
スタンダードプラン：初期費用25,000円、月額25,000円
ビジネスプラン：初期費用：35,000円、月額35,000円 |
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 100名以上 250名未満
《Google Drive》のPOINT
- 文書やスライドを共同編集可能！チーム作業を効率化
- プラン次第で容量無制限！大人数での共有も可能
- AIを活用した高度な検索機能を搭載！情報が埋もれない
グーグル合同会社が提供する「Google Drive」は、個人でも企業でも使いやすい信頼性の高いオンラインストレージです。１ユーザー15GBまで無料で利用できる個人向けのプランが用意されています。企業向けプランでは、大規模なビデオ会議や共同編集に対応し、不正アクセスを防ぐ端末ロックなど豊富なセキュリティ設定が可能です。また料金プランにかかわらず、インターネットと電話による24時間365日体制のサポートが受けられます。
| 無料版データ容量 |
15GB |
有料版無料トライアル |
〇（14日間） |
| 有料版参考価格 |
初期費用無料
Google Drive：月額250円～/ユーザー、Google Workspace：月額680円～/ユーザー |
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 250名以上 500名未満
改善してほしい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 5,000名以上
《Dropbox》のPOINT
- 長期間保存されるバージョン履歴から復元！ミスをしても安心
- 社外の人ともデータ共有！セキュリティも万全
- 30日間の無料トライアルあり！使用感を確認してから導入可能
Dropbox Japan株式会社が提供する「Dropbox」は、世界で６億人以上のユーザーが使用しているオンラインストレージです。無料プランでは１ユーザー２GBまで利用できます。共有リンクによって、Dropboxを利用していない人とのファイル共有も可能です。個人用とビジネス用アカウントの使い分けもしやすいため、従業員のスマートデバイスでも扱いやすいでしょう。
| 無料版データ容量 |
２GB |
有料版無料トライアル |
〇（30日間） |
| 有料版参考価格 |
Standard：月額1,500円～/ユーザー、Advanced：月額2,400円～/ユーザー
Professional：月額2,000円/ユーザー |
いい点 コンサル・会計・法律関連 5,000名以上
改善してほしい点 放送・広告・出版・マスコミ 10名未満
OneDrive
Microsoft社が提供する「OneDrive」は、Microsoftアカウントで利用できるオンラインストレージです。無料の容量は５GBで、共有や共同での作業にも対応しています。Microsoftが展開しているサービスのため、Officeファイルとの相性も抜群です。専用のソフトウェアやアプリをインストールすれば、パソコン内のローカルディスクと同じように利用できます。
| 無料版データ容量 |
２GB |
有料版無料トライアル |
〇（１か月） |
| 有料版参考価格 |
月額630円～/ユーザー |
MEGA
Mega社が提供する「MEGA」は、個人や企業どちらにも対応したクラウドストレージです。無料で20GBを利用でき、専用のモバイルアプリやデスクトップアプリで使用可能です。チャットツールやコラボレーションツール機能もあわせて活用できます。
| 無料版データ容量 |
20GB |
有料版無料トライアル |
ー |
| 有料版参考価格 |
月額2,442円～/ユーザー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
firestorage
ロジックファクトリー株式会社が提供する「firestorage」は、ファイル転送機能に特化した容量無制限のオンラインストレージです。Webブラウザでファイルをアップロードし、URLを取得して使用します。ダウンロードURLには、保存期限とパスワードが設定できます。ログインしないと30日でファイルが削除されるため、運用時には注意が必要です。有料版では、独自ドメインやロゴ表示、アクセスログなどを利用できます。
| 無料版データ容量 |
２GB |
有料版無料トライアル |
ー |
| 有料版参考価格 |
初期費用55,000円～（税込み）、月額54,780円～（税込み） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
無料トライアルを実施しているオンラインストレージ比較
オンラインストレージ上で機密情報や個人情報を取り扱う場合には、セキュリティ機能の充実した有料プランがおすすめです。無料トライアルを実施している製品も多いので、実際に利用して機能や操作性を確かめてみましょう。ここでは、無料トライアルのあるオンラインストレージを紹介します。
《使えるファイル箱》のPOINT
- 社内サーバー不要で大幅コストダウン、管理業務の簡素化↑
- ユーザ数無制限だから個別アカウント管理で業務効率大幅UP↑
- 2要素認証/2重暗号化/アクセスブロックなどセキュリティ対策も◎
使えるねっと株式会社が提供する「使えるファイル箱」は、ユーザー数無制限のクラウド型ファイル共有サービスです。世代管理やログイン履歴確認、機能制限設定など、管理者向けの機能が充実しています。電話やメール、チャットなどによる充実したサポートも安心です。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル期間 |
２週間 |
| 参考価格 |
初期費用無料
スタンダードプラン：月額21,230円～（税込み）/１TB/ユーザー数無制限
アドバンスプラン：月額60,500円～（税込み）/３TB/ユーザー数無制限 |
いい点 コンサル・会計・法律関連 10名以上 50名未満
改善してほしい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 50名以上 100名未満
《GigaCC ASP》のPOINT
- 「パスワード付きZIPファイル送信（PPAP）」の代替手段に最適
- ファイル送信とファイル共有をひとつのプラットフォームで提供
- 柔軟なセキュリティポリシーの設定、詳細なログ履歴管理に対応
日本ワムネット株式会社が提供する「GigaCC ASP」は、企業向けオンラインストレージです。セキュアな環境でのデータのやりとりだけでなく、メール誤送信防止機能も備えています。PPAP（パスワード付きzipファイル）問題の解決を課題とする企業にも適しているでしょう。
| 提供形態 |
クラウド / ASP |
無料トライアル期間 |
ー |
| 参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 5,000名以上
改善してほしい点 その他製造 1,000名以上 5,000名未満
《Box》のPOINT
- 事前検討や導入支援から利用開始後の運用保守まで一貫サポート
- 他製品や利用中の既存システムとの連携についてもサポート可能
- 問い合わせ利用回数も無制限。充実したサポート体制
株式会社オプテージが提供する「Box」は、容量無制限のクラウドコンテンツ管理プラットフォームです。導入前の検討段階から利用開始後の運用保守を支援します。既存のシステムとの連携や業務形態をヒアリングし、企業にあわせた提案やサポートが魅力です。システムの管理者だけではなく、利用するユーザーからの問い合わせにも対応しています。
| 提供形態 |
サービス |
無料トライアル期間 |
最大60日間 |
| 参考価格 |
Business：年額21,600円/ユーザー、Business Plus：年額 36,000円/ユーザー
Enterprise：年額50,400円/ユーザー |
改善してほしい点 自動車、輸送機器 5,000名以上
《SHARERN(シェアルン）》のPOINT
- データの保管は国内で安心
- データの移行もお手伝い
- 使いやすい
日本ワムネット株式会社が提供する「SHARERN（シェアルン）」は、運用中のファイルサーバからの移行に最適なクラウドストレージです。VPNやファイルサーバ利用における管理負担を削減できます。SSL/TLS暗号化通信やサーバ内の暗号化により、クラウドであっても安全な運用が実現します。ドラッグ＆ドロップでデータをアタッチできるなど、操作性の高さに定評があるため、無料トライアルで試してみるのもおすすめです。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル期間 |
２週間 |
| 参考価格 |
初期費用50,000円
３TBプラン：月額85,000円/100ユーザー |
《DirectCloud》のPOINT
- PPAPから解放されたファイル共有を実現！管理の煩雑さから解放！
- 取引先とのファイル共有が簡単でセキュア！
- 利用ユーザー無制限！定額制によるコスト削減
株式会社ダイレクトクラウドが提供する「DirectCloud」は、重要ファイルや大容量ファイルの共有や転送に適したクラウドファイルサービスです。ユーザー数に制限はなく、ストレージ容量とファイルサイズによりプランを選択します。信頼性の高いAWSを採用し、高度なアクセス認証やアクセス制御で、セキュリティの高い環境でのデータ管理や転送が実現するでしょう。ファイル送信前の上長承認など、誤送信対策も充実しています。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル期間 |
14日間 |
| 参考価格 |
スタンダードプラン：月額30,000円、アドバンスドプラン：月額50,000円
ビジネスプラン：月額90,000円、プレミアムプラン：月額180,000円
エンタープライズプラン：月額300,000円 |
《AOSBOX Business》のPOINT
- 3種類のストレージを組み合わせて低コスト・安全・速いを実現
- ３重の暗号化でセキュアなクラウドバックアップを実現
- 柔軟なブラウザ上のプレビュー機能で効率よくデータ共有
AOSデータ株式会社が提供する「AOSBOX Business」は、従来の100分の１という短時間でデータを復元するクラウドバックアップサービスです。クラウドバックアップに加え、ローカルストレージにもバックアップが可能なデュアルバックアップ技術を採用しています。３層の重複チェックを行う重複除外機能により、古いデータの二重保存を防止します。ユーザー操作はすべてログが残るため、管理の強化に役立つでしょう。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル期間 |
２か月 |
| 参考価格 |
Business：年額20,000円～/10ユーザー、Pro：年額40,000円～/100GB |
《コワークストレージ》のPOINT
- デスクトップ感覚で使える高い操作性
- 安心の国内データ保管、強固なセキュリティ
- リーズナブル、導入しやすい料金体系
東日本電信電話株式会社が提供する「コワークストレージ」は、使いやすさに定評があるクラウドストレージサービスです。基本情報を登録すると、アカウントが発行されすぐに利用可能です。SMSなどを利用した認証でなりすましを防止するため、機密情報にも対応できるでしょう。Microsoft Officeアプリが搭載されていない端末でも、プレビュー確認が行えます。
| 提供形態 |
クラウド / サービス |
無料トライアル期間 |
30日間 |
| 参考価格 |
初期費用無料
スタート：月額2,750円（税込み）/５ユーザー
スタンダード：月額6,600円（税込み）/10ユーザー
アドバンスト：月額23,100円（税込み）/30ユーザー
プロフェッショナル：月額39,600円（税込み）/50ユーザー |
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 10名以上 50名未満
改善してほしい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 50名以上 100名未満
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無料オンラインストレージを利用する注意点
無料のオンラインストレージを有効的に活用するためには、以下の点に注意して導入しましょう。
- ●容量の制約
- ●セキュリティ機能の制限
- ●データの保管期限
- ●企業の利用規定
無料オンラインストレージの注意点を詳しく説明します。
容量の制約
無料で利用できるデータ容量には、制限があります。容量が小さいデータの一時的な保存や共有には有効ですが、容量の大きなファイルのやりとりやバックアップにはおすすめできません。利用するファイルの種類や用途によっては、容量の多い有料プランが推奨されます。
セキュリティ機能の制限
有料プランではアクセス制限やログ管理などのセキュリティ機能が充実しています。同じオンラインストレージサービスでも、無料プランでは利用できる機能に制限のある場合が多くあるでしょう。ファイル転送のパスワード機能やファイルの閲覧制限は使用頻度が高いため、無料プランでも使用可能か確認しましょう。
データの保管期限
無料オンラインストレージサービスには、一定期間利用がないとデータが削除される製品もあります。データのバックアップとしての利用を想定している場合には、数か月の短い期間でデータが削除されてしまっては意味がありません。90日や１年など、データの保存期間はサービスによって大きく異なるため、事前に確認しておくのが大切です。
企業の利用規定
セキュリティの観点や社内のコンプライアンス規定により、無料のオンラインストレージサービスの利用を禁止している企業もあります。無料サービスは、セキュリティ面で不安が残るためです。自社のセキュリティ要件に適した方法で、オンラインストレージサービスを利用しましょう。
以下の記事では、オンラインストレージ利用にともなうさまざまなリスクを紹介しています。各リスクに対する対策も解説しているので参考にしてください。
オンラインストレージサービスの普及率が向上している理由
企業間でのデータのやりとりは、メールにファイルを添付する方法が中心でした。パスワード付きzipファイルを送信し、あとからパスワードをメールで送信する「パスワード付きzipファイル（PPAP）」は、日本企業で多く導入されていました。
しかし脆弱性が問題視され、2020年11月に内閣府で導入の廃止が発表されたことは大きな話題を呼びました。現在ではメール添付だけに頼らず、オンラインストレージやファイル共有ツールが代替案として注目されています。
参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日｜内閣府
保存したいデータの容量や機密度に適した製品を導入しよう
オンラインストレージサービスには、無料で利用できる製品と有料で利用する製品があります。無料製品と有料製品の違いは、保存できる容量やセキュリティ対策の強度、データ転送の速度です。自社の取り扱うデータにあわせて、適したオンラインストレージを導入しましょう。
また、はじめは無料プランを活用し、データ量の増加や機密度の高い文書の保存が必要になった場合には、あとから有料プランに変更するのもおすすめです。無料トライアルを実施している有料版オンラインストレージも多いため、まずは資料請求して気になる製品を見つけ、無料トライアルで使用感を確認することからはじめてみましょう。
